高效会议管理技巧(南京).ppt

高效会议管理技巧 申俊喜 请问现在几点几分 您发现的问题与期望 我们需要会议会议需要管理管理需要技巧 学习方式 体验式学习 聆听易于忘记 目睹方能记忆 行动才能了解 基本规则 第一次会议主题 组建团队 要求 给团队命名确定队长认识成员5分钟完成 课程内容 会议现状分析 成功会议的准备工作 高效会议的标准流程 影响会议的个人因素 高效会议的沟通与反馈 会议的领导艺术 第一单元会议现状分析 会议难道就是一群毫无准备的人被一个不情愿的人召集在一起办一些毫无必要的事 会议管理调查 经理级干部与专业人员每周约花1 4的时间在开会上 中上级经理约1周2天 高级执行官则多达1周4天 开会时有一半以上的时间是浪费掉的 针对500多个中型企业所作的调查 每年因无效会议导致的损失约1 43亿美元 大多数员工对会议的态度 漠不关心抱怨不认同 要求 1 每个人将主题填写在中间的格子2 每个人尽可能把答案罗列出八个3 每组讨论得出认为最重要的八个问题4 队长负责组织讨论5 队长指定记录员6 每组推选代表发言7 15分钟内完成 第二次会议主题 我们参加过的会议存在哪些问题 十大会议杀手 离题 闲聊无结论无会议目标或议案会议拖得太久低效率的会议主持人 与会者心不在焉与会者无准备过多或无组织的开会资料一言堂内部或外部干扰 会议的意义是什么 1 会议是一个集思广益的渠道2 会议显示一个组织或一个部门的存在3 会议是一种群体沟通的方式 会议管理调查 第三次会议主题 迷失丛林你们乘坐的飞机在飞越非洲丛林上空时飞机突然失事 这时你们必须跳伞 跳伞前可以选择6样认为最重要的物品 在非洲丛林中生存能够有用 这时你们必须在10分钟内开会商议为生存作出一些选择 并且推选一位队员来宣布这个决定 请选择 1 手枪2 打火机3 蜡烛4 指南针 罗盘 5 一瓶驱虫剂6 药箱7 7个大的绿色垃圾袋 8 一盆轻便食物9 一个热水瓶 空的 10 蛇咬药箱11 3支高尔夫球杆12 大砍刀13 手提收音机14 一张防水毛毯 专家的选择建议 1 大砍刀2 打火机3 药箱4 3支高尔夫球杆5 7个大的绿色垃圾袋6 一张防水毛毯 会议可以如此高效关键在于求同存异 第二单元成功会议的准备工作 成功会议的准备工作 一 如何理清开会的目的与诉求 会议形式与领导风格 如何选择与会者 会议规模 会议地点 如何理清开会的目的与诉求 开会的目的与诉求 应尽可能以一句话清楚地陈述出来 清楚的程度至少要包括 为何开会 谁来开 及工作何时该完毕 第四次会议主题 我们希望通过会议达到哪些目的 要求 每组派出一人上前书写 只能补充不能重复 会议目的 开展有效的沟通传达资讯监督员工 协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位 开会形式与过程 决定与会者资格时所应考虑的要项 跟讨论题目有直接关联的人 可提供无法从他处取得的资讯 发言具有代表性 能为其团体负责 如何选择与会者 会议规模 会议规模直接影响到互动的状况 对于减少阶层间的隔阂 强调上级与部属沟通畅通的公司 控制会议规模 即与会人数 更显得格外重要 研讨 一家工厂着火了 经调查 原因在于一名员工违反了操作条例 在车间内吸烟 所以导致火灾发生 如果你是这家厂的经理 你要采取哪种方式处理此事 一对一的批评 还是开会当众批评 你为什么这么选择 必须开会的五个如果 1 必须把信息同时传达给很多人2 有些事情需要当众表扬或批评3 要让别人参与决策以集思广益4 听取部门汇报工作5 给小组委派任务 如果 研讨 一家工厂职工小王 经考勤调查 平均每个月迟到11次 如果你是这家厂的经理 你要采取哪种方式处理此事 一对一的批评 还是开会当众批评 你为什么这么选择 无需开会的五个如果 1 已经按惯例每周聚会2 会议成本太大3 还有比会议更好的方法4 没有什么特别的事要讨论5 你是唯一作决策并且知道该怎么做的人 如果 会议地点 会议地点应考虑的因素 找一个肯定不会受到打扰的地方 会前应确定电话已被免打扰 注意使与会者有足够舒适以集中精力开会 但不要让他们舒服得想瞌睡 关注音响效果 你的办公室 优缺点 优点 你的全部参考资料在手边 你的权威性可能得到加强 缺点 可能会有电话干扰 或者有人打扰 下级的办公室 优缺点 优点 可能提高一位下级的地位和士气 缺点 如果工作处狭小 可能会使双方感到不适 单位会议室 优缺点 优点 避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题 缺点 外人可能同与会者接触而打扰会议 外面的会议室 优缺点 优点 保证没有任何一方占地主优势 如果保密是重要的 这类会议室很有用 缺点 可能昂贵 并且每个人都不熟悉 会议中心 优缺点 优点 具有开大会的设备 需要时能够提供技术支持和安全保卫 缺点 可能缺少非正式的小规模聚会的机会 成功会议的准备工作 二 会议时间传达开会通知座位安排议程设计会议记录会议规范的制定 会议时间 根据行为学家的研究 同样目的的会议在不同时段召开 会有不同的结果 所以 因时制宜 来开会有其必要性 Pareto原则 日本企业50 60年代运用这一原则在众多领域达到世界领先水平 质量革命 80 20不同于普通思维的地方 80 20思维 50 50思维 1 超常的创造力2 寻找解决问题的捷径3 有选择地做4 在少数领域卓越5 尽量多放权6 只做能做得最好 最有兴趣做的7 在每个重要领域问 做哪些20 导致80 8 少工作 多思考 1 超出平均水平的努力2 走完全程3 全面 找尽一切可能4 在许多领域良好5 尽量自己做一切事情6 做一切必须做的7 一份辛勤 一份收获8 抓着每一个机会 第五次会议主题 安排会议的合理时间和频率 1 部门会议2 全体会议3 处理突发事件的会议4 一对一会议 要求 1 各队长汇总小组讨论结果2 队长碰头会得出一个结果并公布3 10分钟之内完成 注意事项 1 不能多 不能频繁 否则容易形成拖沓的不良习惯 造成沉重负担 2 不能过少 那只会让公司陷入工作无序的可怕境地 3 会议长度最好不要超过一小时 4 将会议时间记录在笔记本上 以防疏忽造成工作上的被动 日本太阳公司为提高开会效率 首先实行开会分析成本制度 每次开会时 总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上 成本的算法是 会议成本 每小时平均工资的3倍 2 开会人数 会议时间 小时 传达开会通知 开会通知应包括请他与会的理由 该准备哪些资料及会议召集人所期望的会议目标 座位安排 与会者座位安排对会议的成功有很大的影响 预先考虑座位安排 如果必要 设一个座位安排方案 给会议创造一个良好的机会来达到目的 主席坐在团队成员之间 面对面就座 主席坐在长桌的项端 资历最浅者坐在离主席最远处 显示等级 主席可坐在任何一个座位 自由讨论 意见未定者可清楚地看到和听到与会者全部观点 动议的支持者坐在其他支持者的斜对面 可以直接看到其他支持者 动议的反对者 被支持者的座位隔开 支持者在此位置有利于把情况传给意见未定的出席者 主席与大部分与会者尤其是意见未定者保持目光接触 反对者坐在主席旁边以 平衡 会议桌 意见未定者看着主席寻求引导 反对者坐在主席对面 在讨论中起很大作用 支持者可以影响那些反对者 分散对抗 议程设计 好的议程设计有助于讨论上轨道 避免讨论离题 有系统地帮助与会者一步步达到目标 中国互联网政策与发展研讨会会议议程8 30 8 55来宾签到9 00 10 10主题发言主持人 海闻 北京大学中国经济研究中心副主任致辞 林毅夫 北京大学中国经济研究中心主任9 10 9 40中国互联网的未来凯瑟琳 曼美国国际经济研究所高级研究员9 40 10 10数字经济发展政策 美国的经验罗伯特 佩珀美国联邦通讯委员会主任10 10 10 30休息10 30 12 00专题讨论一 互联网发展与政府管理刘鹤 国家信息中心副主任12 00 1 30午餐 勺园 午餐为自助餐 在勺园一层大厅举行 请您佩戴胸卡就餐 1 30 2 00主题发言1 30 2 00中国互联网的现状和政策周其仁 北京大学中国经济研究中心教授2 00 3 30专题讨论二 互联网的投资政策主持人 林毅夫 中国经济研究中心主任3 30 3 50休息3 50 5 30专题讨论三 互联网的商务应用主持人 马云 阿里巴巴创始人5 30 6 30酒会 您所领取的同声传译接收设备及耳机请在会后归还 案例 人员安排 交互作用法 交互作用法的角色分配能保证会议的秩序顺畅会议主席 经理 M C 会议主持人 F 记录员 R 小组记忆人员 GM 记时员 TK 会议纪要员 MT 会议记录 与会者的重要发言及决议都应正确地记录下来 并在会后发给与会者 会议记录者的技能 反应快写字快知识面广记忆力强组织能力强倾听能力强总结能力强 会议规范的制定 会议规范指的是大家达到共识的会议守则 每次开会就照此守则来进行 会议准备工作核对单 了解会议的目的是否一定要开会确定会议的形式安排会议的议程决定会议的时间确定会议的主持人决定会议的地点研究会场如何布置确定出席人数安排出席者座位 是否准备会议名签是否安排交通工具是否安排与会者住宿是否发出了会议通知确定视听教材确定辅助教材准备会场周边的位置图是否要求与会者准备资料确定自己人的相关资料是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 第三单元会议流程 会议流程要固定会议流程要公开 固定的会议流程 一 开始 欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度 固定的会议流程 二 议程 分享话题及目标交换信息产生注意 作决定 确认行动总结 固定的会议流程 三 会议结束 总结安排下次会议 固定的会议流程 四 跟踪 备忘录跟踪计划 会议的十项规则 事先了解所有与会者的工作时间 以找出最适宜的开会时间 超过一小时的会议应有书面通知 议程表及相关资料 所有与会者都要准备会上发言 准时开始 准时结束 维护他人的尊严 各单位负责人对决议能否达成负直接责任 存同求异 存异求同 会议结束3天内与会者能够得到会议记录 所有与会者具有对会议质量进行反馈的职责 必要时请第三方监控 保证会议质量 第四单元影响会议的个人因素 性格因素能力因素会议中的个性对策 请随意选择自己喜欢的数字 了解人物性格 人以群分见人说人话知己知彼 马斯洛需求理论 自我实现 尊严 归属 安全 生存 开会是为参加者做些他们所需要的事 柳传志 如何对待会议中的个性情况 直面与会者 一切尽在掌握 讨论 与 蝉 相遇 蝉的症状 讲无关的故事 讲很长时间不进入主题 讲得模糊没有具体事例 拒绝倾听别人的观点 VS 对策 非语言性暗示 探询 总结 测试其理解程度 善意提醒关于程序及时间限制 带入别人发言 讨论 与 鲨鱼 相遇 症状 有攻击别人的倾向 总是给与消极的 否定的意见 VS对策 理解对方的想法和情绪 重申什么意见都可以提 但正面的建议会更受欢迎 非语言性打断 讨论 与 驴 相遇 症状 过于敏感 防卫性很强 心中有 墙 不能站在别人的立场看问题 VS对策 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默 讨论 遭遇兔子般追踪 症状 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议 VS对策 肯定他的贡献 重申可以使用现在的程序 如不奏效 则马上按他的方法实施 讨论 与 螃蟹 相遇 症状 开会的同时亦并做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 瞌睡 以笔敲桌 背对发言者 故意看别处等 VS对策 主持人停止说话或示意发言者暂停 让会场突然静下来 问是否该分组讨论等 休息五分钟 把会议进程加快 短暂沉默 当心会场中的 小乌龟 第四单元会议沟通与反馈 沟通就是把组织中的成员联系起来 以实现共同目标的手段 巴纳德 沟通的定义 会议沟通的三大纪律 沟通的双向性沟通的双语性沟通的问听说 会议沟通的八项注意 发出信息要反复确认少说多听 少说多问多书面 少口头只解决 不争论先解决心情 再解决事情多赞美 少批评只对事 不对人态度比技巧更重要 第六次会议 春秋战国时期 耕柱是一代宗师墨子的得意门生 不过 他老是挨墨子的责骂 有一次 墨子又当着众门生的面责备了耕柱 耕柱觉得自己真是非常委屈 便愤愤不平地问墨子 老师 难道在这么多学生当中 我竟是如此的差劲 以致于要时常遭您老人家责骂吗 墨子听后 毫不动肝火 假设我现在要上太行山 依你看 我应该要用良马来拉车 还是用老牛来拖车 耕柱回答说 用良马 墨子又问 为什么不用老牛呢 耕柱回答说 因为良马足以担负重任 值得驱遣 墨子说 你答得一点也没有错 我之所以时常责骂你 也只因为你能够担负重任 值得我一再地教导与匡正你 第六次会议研讨 耕柱为什么会感到愤愤不平 墨子是如何解决的 在工作中给我们带来什么启示 要求 每组讨论推选代表发言 结论 启示一 员工应该主动与管理者沟通启示二 沟通要讲究场合和技巧启示三 企业忽视沟通管理就会造就无所谓的企业文化 会议沟通技巧 积极聆听 发出准备聆听的信息在沟通过程中采取积极的行动准确理解对方全部的信息 会议沟通技巧 积极探询 问对问题问好问题 探询是决定你能否听到 会议反馈技巧 正面的反馈 表彰鼓励 建设性的反馈 改进建议 一 反馈的类型 有效反馈技巧 1 指出对错不是反馈 2 对于他人的言行的解释 也不是反馈 3 对于将来的希望和建议 也不是反馈 目的 反馈是你给对方目前行为的鼓励和建议 为了使他做得更好 二 反馈的运用 会议反馈技巧 1 会中反馈要简短 会后反馈要及时2 首先要肯定 肯定要充分3 观察要仔细 重点要重复4 提建议先启发 探询要积极5 建议后要让对方复述 确定对方理解6 最后落实在行动 三 管理者反馈原则 改善批评三原则 1 对事不对人2 更多地采取建议的方式3 采取 三明治 式的批评方式 验证 汉堡原则 指导表 条理性解决问题的模型 日本狩野博士的 深耕法 即中国的