高效会议（PPT49页).ppt

对低效率会议的抱怨 美国一项对高级管理人员的调查表明 人们不喜欢开会的原因有 跑题 83 准备不足 77 低效率 74 缺乏倾听 68 会议长度 60 缺乏参与 51 低效率会议的高成本 研究表明 主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的30 高级管理人员甚至达到50 低效率会议掠夺你的时间每个会议均耗时X年均开会数量X会议有效率 你主持的低效率会议掠夺别人的时间 低效率会议 犯罪 先开一个会ThingsinCommon 议题 找出小组成员之间肉眼无法观察到的8个共同点地点 XX会议室时间 8分钟主持人 志愿者记录人 志愿者阐述人 志愿者 目的 帮助参会人员增进相互之间的了解 融洽团队气氛 促进未来沟通和关系的建立 课前热身回顾 是什么行为和心态导致你们的讨论结果用一个比喻形容参加会议的心情用一个比喻形容主持会议的心情 界定 会议 三人以上聚在一起展开有组织的讨论有效达到明确目的 会议和渠道沟通 会议的独特优势 在有效沟通中 所传递的信息55 是通过身体语言传达的38 通过语调完成的7 是通过所使用的言辞传达的 开会具有电子邮件 电话 信函等方式不可比拟的优势 会议的作用 发放消息型PresentationMeeting互通消息型InformationSharingMeeting解决问题型Problem solvingMeeting做出决定型Decision makingMeeting 信息沟通类 决策讨论类 会议的作用 会议是由哪些要素组成的 会议三维立体图会议任务会议程序会议成员会议成员 会议角色 会议要素 会议三维立体图 会议任务Task会议程序Process会议成员People 会议要素 会议任务 完成会议既定的目标 会议要素 会议程序 有完整的会议过程 以便有效完成会议任务 会议要素 会议成员 充分发挥各成员的作用 创造积极的会议气氛 会议要素 会议角色 会议要素 会议角色及任务 回顾你以往主持的会议 你是否完成了 主持人的任务协助人的任务记录人的任务 会议准备5WIH WHY WHO WHENWHERE WHAT HOW 以下情况 开会是种资源的浪费 主持人没有时间为会议作充分准备与会者没有时间为会议作充分准备必要人物不能出席会议没有时间对问题展开讨论书面形式比开会更有效 你以前主持的会议 哪些会议不该召开 举例说明 WHY 会议的目的 WHY 会议的具体目的是什么 会议主题 会议目的 会议目的 通过开会预期达到的结果会议主题 会议讨论的核心议题 WHO 谁 WHO 关键人物 谁参加 每个成员的独特作用 考虑因素 职位会议中发挥的作用会后发挥的作用 WHEN WHERE 何时何地 WHEN WHERE 何时开会最有效达到会议目的 在哪里开会最合适 座位如何摆放 需要哪些设备 需要哪些食物准备 WHEN WHERE 何时何地 避免 在用餐时间开讨论决策型会议在临近下班时间仓促开会在刚上班时间开会在大家疲劳时间开会没有及时提前通知会议时间与地点在嘈杂地点开会 信息沟通类会议场地布置 活页纸架 投影屏幕 活页纸架 投影屏幕 活页纸架 决策讨论类会议场地布置 活页纸架 活页纸架 活页纸架 活页纸架 WHAT 议什么 WHAT 议程 会议讨论什么主题 议程有哪些 每项议题的时间分配 制订议程注意事项 议程应提前分发 使与会者有备而来与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题重要议题应留有充分时间常规议题先讨论 时间简短 重要议题之间应穿插一些简单议题一次会议不要安排太多重要议题会前合理划分每个议题的讨论时间 制订议程注意事项 议题 关于 沟通技巧 培训的企划 目的 构筑整体的培训内容 出席者 日時 場所 HOW 怎么议 HOW用什么方法 如何让大家作最好准备 哪些内容需提前通知 会议规则有哪些 6 高效会议 6 2会议的基本步骤 Step1 Step2 Step3 Step4 Step5 Opening 把握状况 征求意见 方案 达成共识 Closing 阐明会议内容 目的 介绍详细的相关信息 寻求意见 商讨方案 就结论和执行方法达成一致 回顾会议内容确定跟进方法 Step1Opening 阐明会谈内容和目的 对出席者表示感谢 说明会谈的目的和重要性 说明议题的讨论进程 时间分配等 6 高效会议 6 2会议的基本步骤 Step2把握状况 说明详细的相关信息 确认背景状况 寻求补充信息 总结 Step4达成共识 就结论和执行方法达成共识 听取与会者意向 达成最佳结论 决定 由谁 何时 做什么 6 高效会议 6 2会议的基本步骤 Step3征求方案 征集意见 商讨方案 征求提案 筛选候选方案 仔细讨论候选方案 总结 Step5Closing 回顾会谈内容 确定后期跟进方法 总结 确定 何时 如何确认进展状况 再次对出席者表示感谢 6 高效会议 6 2会议的基本步骤 会议实施后的对应 跟进 6 高效会议 6 2会议的基本步骤 将会议的结果 总结成文字资料 与参会人员共享 结果 会议纪要 要在3日之内展开 对于决定的事项及待续事项进行跟进 6 高效会议 6 3会议发起者的职责 通过会议运营 促使其他与会者积极参与讨论 促进会议成果的取得和目标达成 同时作为会议参加者的一员 积极阐述自己的意见 履行作为会议参加者的责任 作为会议发起者 不仅要努力促进会议取得尽量多的成果 还应把会议成果和实际的工作连接起来 1 参会人员的责任 6 高效会议 6 4参会人员的责任 积极参与 促进会议成果的取得 通过付诸实际行动 提高 深化会议成果 2 参会人员应发挥的具体作用 6 会议的推进方法 6 4参会人员的责任 为能在会议上进行高效的意见信息交换 需要做好事前准备 注意讨论不能偏离会议的目的 积极提供信息 意见和想法 积极鼓励其它与会者发言 与其他参会者接触时 要怀有敬意 有效会议准则 会议目的要清楚明确 议题三个最适宜与会人员要精选 四至十人最理想会前有资料 以免空口讲白话避免马拉松会议 一小时为宜 二小时为极限 准时开始 准时结束主席应带动讨论 激发创意 立场中立 化解冲突开放心胸倾听 尊重别人不同的意见 分享他人的想法与感受会议务必达成决议会议记录要忠实和完整 三天内分发给每位与会者及相关人士追踪会后各项决议的行动及结果 问题人物 事不关己者夸夸其谈者挑起争论者连讽带刺者 问题人物 事不关己者 解决措施 直接提问多作口头鼓励会后给予实际工作 问题人物 夸夸其谈者 解决措施 适时插入 直接提问他人时间有限会议原则会后交流 问题人物 挑起争论者 解决措施 体恤情绪明确讨论主题适时总结 直接提问他人会议原则 问题人物 连粉带刺者 解决措施 直接提问客观事实 数据提问简短 客观 不容主观发挥不要介入负面情绪 问题人物 预测练习 预测案例中的问题人物并考虑解决措施 棘手情况 与会者陷入僵局或手足无措与会者陷入缄默与会者不正视问题 或只专注于一个问题而排除其他问题与会者不断地重复已提出的观点产生冲突时 棘手情况 与会者陷入僵局或手足无措 询问与会者发生了什么事情 提醒大家议程进行到了何处以及具体的目标是什么如有可能 清除障碍 看大家陷入僵局是否是因为缺乏足够的信息 还是需要澄清要完成的任务或如何继续询问大家是否准备好了可以继续 或是否存在还没有提出来的观点或问题建议休息片刻 然后再回到正在讨论的主题上 或把它移至日程的后一阶段或另一会议上 棘手情况 与会者陷入缄默 让大家安静一会了解发生了什么事情及人们都在想什么询问大家是否想让你对一些事项予以澄清询问他们是否有你不清楚的观点或问题 或是否你引起了某种疑惑在给他们建议之前等一等 不要过快地打破沉默确保你的行为举止不会引起问题分成较小规模的小组 以鼓励更多的参与 棘手情况 与会者不正视问题 这可能是因为他们担心提出某一特殊问题 因此 主持人应要求发言人明确界定问题 议题或机会的实质 然后 了解它已存在了多长时间 谁涉及了这个问题 以及后果是什么 棘手情况 与会者不断重复已提出的观点 把想法记录在活页板或白板上 不要忘记让大家知道你理解他们的想法当某个人开始重复已经列出的想法时 就指向活页板或白板 并提问 我们是不是已经了解这一观点了 你还有需要补充的吗 棘手情况 产生冲突时 对任何争吵予以制止让成员知道有激情是没有关系的 但不能控制自己情绪的人则应在会外解决他们的问题重申已达成一