第七章 会议沟通.ppt

第七章会议沟通 第一节会议概述第二节会议筹备与组织第三节会议管理技巧 格罗夫 会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段 第一节会议概述 一 会议的含义 所谓会议 是指有两个以上的人共同参与的 有组织 有目的的一种短时间举行的集体活动形式 二 会议的目的 一 上情下达 二 分配任务 三 解决问题 四 作出决策 五 产生创意 课堂互动 人们对会议有很多不满和抱怨 最常见的抱怨有 我不明白开这次会有什么用 我去开会 无非是凑个数而已 我所有的主张都遭到批评 开会大家都在说自己的事 你认为导致人们不满抱怨的原因是什么 三 会议的类型 一 按照会议的目的分类1 谈判型会议2 通知型会议3 解决问题型会议4 决策型会议5 信息交流型会议 二 按照会议的人员规模分类1 大型会议2 中型会议3 小型会议 三 按照会议的时间规律分类1 例行会议2 非例行会议 四 按照会议的形式分类1 正式会议2 非正式会议 五 按照会议参与者的身份分类1 员工会议2 委员会议3 董事会议 六 按照会议的内容分类1 业务会议2 销售会议3 专业分享会议4 咨询性会议5 座谈会和讨论会 第二节会议的筹备与组织 一 会议的筹备 一 明确会议目的 二 确定会议议题 三 确定会议场地 会场布置 礼堂型 U型 圆桌型 长桌型 课堂式 V型 四 选定会议时间 五 确定与会人员 六 制定会议计划 七 确定会议议程 二 会议的组织 一 明确与会者角色1 会议主席的职责 1 会议控制 2 过程引导 3 促进讨论 4 应付 隐秘议程 5 做出决定 2 一般与会者的责任3 工作人员与成员的职责 二 会议开始常用的介绍方法1 自我介绍2 互相介绍3 主席介绍4 名片介绍 三 讨论主题 四 会议收尾 第三节会议管理技巧 一 影响会议成效的因素 一 会议目的不明确 二 会议持续时间过长 三 简单问题复杂化 四 意见分歧处理不当 五 会议主持人主持不力 六 物质环境不利 二 提高会议成效的对策 一 明确会议目的 二 缩短会议时间 三 领导者以身作则 四 选择好会议主持人 五 正确处理各种矛盾和分歧 六 做好会议简报的分发工作 三 会议管理技巧 一 做好会议的各项准备工作 二 对会议过程进行合理控制 1 有效控制会议议题和议程 1 明确会议议题所要达到的目标 2 根据会议议程顺序 征求与会者意见 3 给每个人表达自己意见的机会 4 控制讨论进程 5 如果会议上出现见解不一致而引起争论时 主持人要做过渡性的总结 6 控制会议预期时间 不要拖时 按时结束 7 每个议题讨论结束后 主持人就已经达成一致的内容给出一个简短 清晰的概括 2 合理控制会议成员的行为 1 严肃对待迟到行为 2 控制喋喋不休者 3 对沉默给予积极引导 4 保护下级 5 鼓励思想碰撞 6 提防对建议的压制 实践演练 假设你公司某部门的负责人 你在召集本部门人员开会时 总遇到下属情况 作为该部门的负责人你会采取什么措施处理 1 小张拖拖拉拉 开会总是迟到 2 小王在会上默不作声 不管正确与否 从不发表意见 3 小李在会上十分活跃 不管会议内容如何 总爱打断主持人的讲话 对会议内容进行评价 时常导致会议主题难以正常进行 3 加强对会议的组