医院人事档案管理数字化平台建设论文.doc

医院人事档案管理数字化平台建设论文 摘要：医院人事档案是事关医院人力资源优化配置的基础性工作基于此研究如何切实推动档案的管理的数字化建设进程和提高医院管理的现代化水平 关键词：医院；人事档案；信息化；自助 随着医疗卫生体制的改革和发展医院各项工作都在迈向科学化、规范化、标准化为适应医院发展建设加强医院档案管理势在必行面对卷帙浩繁的档案资料如何实现对病历、设备、文书、人事、科研等档案的有效管理成为当今大型医院的共同思考笔者结合无锡市中医医院人事管理信息化建设实际就医院人事档案管理信息化建设问题进行分析 一、人事档案在医院管理工作中起着极其重要的作用 对于一家医院来说人事档案是医院人才队伍建设的重要依据也是医院人才队伍现状的重要体现是制订医院人才的培养及引进计划保证医院的可持续发展的基础人事档案与职工个人的组织关系、工资待遇等紧密相连因为反映职工的身份、学历、职称而具有法律效用在医院的档案管理工作中人事档案是重要的组成部分是医院职工晋升及考核的重要依据工龄计算、工作调动、转正定级、职称评审以及办理各种社会保险等都需要人事档案 二、医院人事档案管理存在的问题 1.工作量大 医院科室多员工多信息量大档案管理专职工作人员却很少甚至往往由其他岗位人员兼职担任然而在进行员工信息统一维护更新工作时档案录入工作耗时长专业要求高工作量很大如果仅依靠一两名兼职人员的管理很难达到录入的及时性、完整性和准确性 2.难以及时更新 由于工作量大专职管理人员匮乏就会出现员工信息更新滞后主要反映在员工信息动态变化缺少空间和不能体现员工的个性与常态的工作动态过程与创新这两个方面对员工的基本信息的输入与分析等并不是一劳永逸学历、职称、科室调动等员工的变化在原有的管理模式下根本不能动态化管理老办法已经不能适应当亲医院管理的需要 3.管理系统信息化滞后 目前各大医院使用的人力资源管理系统可能有部分档案功能但也仅实现了从纸质档案向以Word或Excel格式的电子存档的量变系统难以对人员数据信息实时同步更新和及时地维护人员数据信息的不完整难以满足人事日常工作的基本需求所以经常出现碰到需要查询的资料还是要到档案室翻阅档案更谈不上对人力资源的开发与利用总之信息系统的自动化一定程度内减轻了档案工作者的工作量但档案的收集、整理、归类、编目等工作还是主要依靠手工操作 三、建设员工参与的档案自助管理平台 医院人事档案管理改革新方向建设员工参与的档案自助管理平台 1.建设员工参与的档案自助管理平台 笔者所设想的员工参与的档案自助管理平台就是让把事关员工的信息输入、修改、补充等档案初始工作交还给员工本人在医院人事档案信息化自助平台上首先单位给每个职工一人一个账号让他们自己设置密码、登录；再请他们自己完善个人信息经人事部门审核通过后保存；基础信息的完整录入后可生成一个对应员工个人的职业生涯档案库纵向上可以看出一个员工的完整的人事信息的演变横向上人事部门可以对整个职工群体进行统计与比对 2.把简单的档案卡片完善为电子档案库 通过这样一个档案自助管理平台可以把简单的文本或表格形式的档案登记卡向完善的网页式的档案数据库的迈进提升把每个员工的信息都设计成丰满的个人档案库如检索员工学习经历时不再是单一的学历现状而可以查询他历年来学历的提升变化 3.使广大职工参与到自己的信息完善工作中 建设需要员工主动参与的档案信息化自助建设系统在激活员工的主人翁意识的同时也大大降低了人事部门专员的工作压力通过系统平台把员工医德、科研、技能培训与工作创新都做出较为科学的比对让人事部门在医院档案信息系统平台能全面的认识自己的员工让员工自己在完善信息的过程中发现不足及时改进与提升 4.个人档案的隐私性与安全性得到保障 每一个员工使用与工号相对应的账号登入系统后可以维护或增加个人职称、学历、继续教育等方面的信息经人事科审核后才能正式入库使用一个账号只能查看对应的自己的个人信息且修改或增减都必须经过人事科审核这就保障了信息的保密性和可信度 5.加强监管力度 通过构建完善的档案信息自助平台的过程人事部门对各项信息进行了审核、发布、整理、归纳、综合、分析与运用档案信息的完善有助于提高医院职能科室部门的管理质量有助于他们有针对性地促进医院与员工的不断提升 四、结语 建设医院人事档案信息化员工自助建设系统与平台这一理念具有前瞻性它是以科学的方法、发散性的思维、集体的智慧来解决工作问题的一种方式这种新兴事物可以调动员工的积极性、责任心发挥其个人对于自身了解的优