会议的基本知识.ppt

会议的基本知识 会议的概念 会议是人类群体有组织的会晤 议事行为或过程 会议的构成要素 会议的要素即会议的组成因素 分为基本要素和其它要素两大类 基本要素即所有会议必有的要素 目的 时间 会址 主持者 组织者 与会者 议题 议程 其他要素即可供选择的 并非为所有会议所共有的要素 名称 服务机构 秘书机构 经费 文件材料 专用设备工具 各种消耗性材料 会议的主要种类 按组织类型 可分为内部会议和外部会议 正式会议和非正式会议 按时间方面的规定性 可分为定期和不定期两类 按出席对象 可分为联席会 由若干单位共同召集并参加 内部会 代表会 群众会等 按功能性质 可分为决策性 必有决议 决定 讨论性 执行性 分配工作 布置任务 执行政策 告知性 发布会 说明会 学术性 协调性 报告性 谈判性 动员性 纪念性等 会议的主要种类 按议题性质 可分为专业性 解决专门领域问题 专题性 综合性等 按照规模大小 可分为特大型 万人以上 大型 数千人 中型 数百人上下 小型 数十人或数人 等 按会议采用的方式手段 可分为常规会 广播会 电话会 电视会等 按与会者的国籍及议题的范围 可分为国内会议和国际会议等 公司常见会议的种类与作用 经理例会与特别会议经理例会是指由本企业的经理们参加 研究经营管理中重大事项的办公会议 这类会议是例行的 通常每月一次或每周一次 与会者和会议地点都相对固定 经理特别会议是在企业的外部环境或内部运转机制面临重要问题 急需领导集体研究 立即拿出解决方案时召开的会议 这类会议的主要任务就是研究和解决新问题 做出相应的对策 部门员工例会是某一部门定期召开 由本部门全体员工参加的会议 如生产部门例会 销售部门例会等 一般起到通报情况 交流信息 解决问题 融洽感情的作用 股东大会和董事会议股东大会是股份制企业定期召开的例行性会议 一般每年召开一次 有股东参加 决定股份公司的最高执行方针 秘书通常在会前三到四个星期就要将会议通知邮寄给参会人员 董事会分例会和特别会议 公司常见会议的种类与作用 公司年会用于各部门报告一年来的工作业绩 确定下一年的工作计划 公司年会往往在年终举行 不仅总结表彰 还可能开展一系列的庆祝活动 客户咨询会这类会议主要是邀请企业的客户代表 合作单位代表参加 听取客户对企业经营管理方面的意见 建议 对客户提出的问题集中给予解答 这类会议的与会者来自方方面面 有本地区的 也有外埠的 有本国的 也有外国的 规模比较大 工作量难度较大 要求高 公司常见会议的种类与作用 产品展销定货会这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手段 一般由销售部门负责人操办 业务洽谈会是企业中一项重要的活动 是企业提高经济效益的关键 企业的领导人常常亲临此类会议 新产品新闻发布会企业研制出新产品并准备将其推入市场时 常常采用新闻发布会的形式进行宣传 公司常见会议的种类与作用 会议筹备 拟订会议议程和日程 学习目标掌握会议议程和日程表的设引方法 会议议程会议议程是对会议所要通过的文件 所要解决的问题的概略安排 并冠以序号将其清晰地表达出来 会前发给与会者 会议日程会议日程是指会议在一定时间内的具体安排 如有说明可附于表后 会前发给与会者 宣布议程 说明人员缺席情况 宣读并通过上次会议的记录 财务主管报告 其他报告 新的议题 有关人事任命 提名并选举新的负责人 通知有关事项 宣布休会 会议议程表的设计 正确的设计方法 编制会议议程表时 首先应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定 议程表中 第一项是宣布议程 再安排讨论的问题 尽量将同类性质的问题集中排列在一起 保密性较强的议题 一般放在后面 会议议程的样式 天地公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9 00在公司总部的三号会议室举行 宣布议程 说明有关人员缺席情况 宣读并通过上次会议记录 通信联系情况 东部地区销售活动的总结 销售一部关于团队沟通问题的发言 公司销售人员的招聘和重组 销售二部经理的人选 下季度销售目标 会议日程表的设计 会议的日程一般采用简短文字或表格形式 将会议时间分别固定在每天上午 下午 晚上三个单元里 将会议的议题具体化 会议日程的样式 天地公司新产品销售展示会日程安排日期时间内容安排地点参加人自责人备注2003年11月12日8 30报到员工餐厅门厅全体员工9 00销售主管做介绍公司会议厅全体员工9 50休息10 00新产品展示 技术总监主讲和演示公司会议厅全体员工11 00销售活动录象员工餐厅三层自由参加12 00自助午餐员工餐厅二层13 30员工自由观看和动手操作新产品员工餐厅三层自由参加14 30销售部人员讲解广告宣传单公司会议厅全体员工15 30分小组讨论与咨询员工餐厅三层自由参加16 30散会 注意事项 会议议程和日程 程序三种会议文件的功能是不同的 应抓准三种文件所传达的会议信息的侧重点 会议议程的编制应在前 议程一旦确定 就不应再变 会议日程在时间 地点 人员等问题上 如遇到一些变化 可相应调整 会议的议程与日程的安排必须吻合 会议的议程 日程表制定后 必须经主管领导审核方可实施 发送会议通知 学习目标 准确地发送会议通知 发送形式 正式通知为了规范公司的管理及运作 除了非正式会议和每日例会之外的所有会议 均应正式打印会议通知 再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员 以示正规和郑重 非正式通知非正式会议 可采用非正式通知 如先发传真或打电话 随后再寄备忘录或信函 也可先发电子邮件 再通过电话或回复电子邮件确认 一些会议 如股东会议 在发送通知时应按规定的会议规则行事 发通知的同时应附上一份代理委托书 其它类型的会议如无法出席 也应在必要时授权代理 以保证通过决议时有所需的法定人数 发送内容 如果有预备议程 事先需准备的材料或其它需让与会者事先了解的情况 应随会议通知寄发一份 需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片 上面注明本公司地址 邮编 电话 发信人姓名 以便对方有时间考虑并能及时回复 可将会中使用的有关票证 入场券 代表证 汽车通行证 座次号 编组名单 就餐证和乘车证等 与会议通知一并发出 如果某些与会者对会议地址不熟悉 应附加一份说明或回执单 要求与会者告知具体的到达和返程日期 并标明到达会址的汽车 火车等交通工具线路 会议通知和委托书的样式 hui议通知的内容 被通知部门 被通知人员的姓名及职务 通知事由 会议时间 会议召开地点 会议出席对象或范围 会议程序 议事内容 注意事项 公司全称 通知部门 通知者姓名和职务 通知日期 便函式 会议通知致 各部门经理发自 总经理秘书刘丽日期 2002年7月15日主题 部门经理的圆桌会议通知2002年7月25日上午11 00 在燕都宾馆会议室举行全体部门经理的圆桌会议 下午12 15分将有午餐供应 假如您不能参加请在7月24日之前打电话62479521告知 附上一份议事日程 除此之外 您还将得到一张另人满意的旅行指导地图和一份便于在宾馆旁停放车辆的说明 我很高兴地欢迎你们都来出席我们团体的这个重要的计划会议 附件 议事日程地图 卡片式 部门经理会议目的 讨论公司下一年度市场营销计划时间 2002年12月20日上午9 00地点 公司第一会议室如您无法出席 请于 月 日前电话告知 电话号码 会议委托书 委托书兹任命 人名 和 人名 作为我的代理人参加 日期 时间 在 地点 举行的 公司名 股东会议 他们均为本公司的高层管理人员或部门经理人 不管此次会议如期还是延期召开 他们都将作为我的全权代表 行使我出席时所拥有的全部权力 生效日期签名 股东签字 地址 邮编 会议回执 请于12月1日以前将回执寄回 我准备参加此次会议 我将届时赴会 并带 宾客来 我不能参加此次会议 署名 公司 发送会议通知的注意事项 明确会议通知发送对象 落实发送的回复确认环节 对书面会议通知的地址 邮编一定要填写正确 装信封和邮寄时应注意不要错装 漏装或漏寄 通知的封筒应醒目标出 会议通知 字样 对于经常参加某类会议的部分人员 可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签 以免重复打印 对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新 正确选择会址 学习目标能够正确选择会址 综合考虑各种因素选择恰当的会议地点 交通便利 会场的大小应与会议规模 主题相符 场地要有良好的设备 应尽量必开闹市区 场地应不受外界干扰 选择会议地点应考虑有无停车场所 场地租用的成本必须合理 制发会议的姓名卡片和会议证件 学习目标掌握各种会议证件的制发方法 制发会议姓名卡片和证件的方法 召开重要的大中型会议会议应视必要制发姓名卡片和会议证件 通常小型会议 不必制发证件 正确制作姓名卡片 会议证件的方法是 内容设计上要有会议的名称 与会者姓名 称呼 先生 女士 小姐等 身份 职务 职称等 组织或公司的名称 重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片 并加盖印章 姓名卡片可设计为红 蓝 白 黄四种不同的颜色 在会议的接待区向与会人员发放 并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片 不同类型的姓名卡片样式 粘性标签 比较经济 方便 但它们可能由于粘贴在衣服上而留下痕迹 系带的卡片 比较经济 戴取方便 但可能在衣服上晃动 有夹子的卡片 成本略高 它们能更换塑料封里面的标签而重复使用 并能移动夹在衣服的不同部位 台签式的姓名卡片 这些是开会的时候放在桌子上使用的 证件的类型 作用 代表证 与会者不仅能参加会议 而且有表决权 选举权 列席证 能够到会旁听 但无表决权 工作证 只证明是大会的工作人员 在会议期间出入行走有一定的限制 记者证 是发给新闻媒体的有关的工作人员 记者 持记者证在有些工作区域出入受到限制 来宾证 表明是被主办方邀请的嘉宾 会议证件既能证明与会者身份 保证会议安全 控制出入人员 又能统计大会人数和维持会场秩序 注意事项 在设计上应区分正式代表 列席代表 工作人员 特邀嘉宾等与会者的不同身份 应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片 有的公司强调区分开不同职务 地位人员的身份 有的公司强调所有员工的平等 姓名卡片的大小式样应注意经济活用美观大方 发放会议文件资料 学习目标掌握各种会议文件的发放方法 会议资料的准备对于会议的成效至关重要 会议文件资料发放工作的基本方法 按照与会人员名单 准备好每人一个文件袋 在文件袋上填上与会者的姓名 并注明 会议文件 等字体 分发重要文件一般要编号 登记 文件编号通常印在文件首页的左上角处 字体字号应有别于文件正文 具有保密性内容的文件 还要注明密级 一些征求意见稿 或保密性文件 需要在会后退回的 则应附上一份文件清退目录 分发会议资料时要适时适量 准备会议资料不能有多少代表就打印多少份 有可能出现临时增加与会者 或者出现代表丢失材料的情况 一定要留有充分的余地 内容重要又需事先送达与会者的文件 可派专人递送或用传真 特快专递送达 常见的会议文件资料主要包括 开幕词 闭幕词 领导讲话稿 主题报告 专题报告 会议简报 会议记录 会议纪要 新闻稿 会议通知 日程安排等 准备会议所需用品和设备 学习目标掌握会议所需各种物品和设备的准备方法 尽量考虑全面 有备无患 了解可以租用会议设备公司的名称 地址和电话号码 了解文具用品和相关设备供应商的名称 地址和电话号码 掌握企业内可用的音像设备的类型和存放位置的清单 掌握公司内部紧急维修工程师以及外部维修单位的名称 地址和电话号码 会议用品和设备的类型 可分为必备用品和特殊用品 必备用品是指各类会议都需要的用品和设备 包括文具 桌椅 茶具 扩音设备 照明设备 空调设备 投影和音像设备等 特殊用品是指一些特殊类型的会议 例如谈判会议 庆典会议 展览会议等所需的特殊用品和设备 例如 张贴画 花卉 充气模型 巨型屏幕 展台展板 签字用具等 注意事项 事先要制定周密的准备方案 尽量详细的列出用品和设备的名称 数量和价格 会议用品和设备是购买 租用还是使用原有的 要本着统筹节约 经济适用的原则 准备会议用品和设备要力求一丝不苟 有备无患 预订内部会议室 学习目标掌握内部会议室的预定方法 会议室预订的基本方法 大多数企业都有自己的内部会议室 这就减少了租用外部场地和设施的费用 内部会议室多适合内部会议和活动 预订会议室要打出一定的提前量 在确定准确的会期之后 应尽早预订 以免临时被动 正式预订会议室之后 在使用的前一天 一定要再次落实 以免与其他会议发生冲突 预订和调配会议室应尽量使场地的大小 格局 设备的配备与会议的人数 性质和类型相匹配 调配安排会议室时要留有足够的自由使用空间 会议之间的间隔不要太紧 使人们安心开会 不致出现会议还未结束就被人请走的麻烦事 负责会议室安排和协调的秘书 事先要查看会议议程 了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备 秘书要了解各种设备的功能 并事先将各种设备调整到最佳状态 热情迎接与会者 学习目标掌握接待与会者的基本工作内容和程序 做好会议的接站和报到工作的主要内容和程序 会议的性质与规模不同 接待的要求 程序和规范也不同 大中型会议参加人数较多 应及时做好接站报到工作 接站报到工作的主要步骤 要有统一的指挥调度系统 掌握与会代表的名单以及飞机 火车的班次及抵达的准确时间 将其编制成一目了然的表格 并掌握与会议代表的联络方式 要备有足够的车辆和接站的人员 接站人员要人手一份代表抵达的时间表 按分工的时间和线路迎接 对于自备交通工具的外地与会人员 要事先通过发传真或电话的形式告之到达报到地点的详细路线图 在车站 机场设置接待站 制作醒目的牌子或横幅 上面要表明 天地公司接待处 的字样 在报到处的周围设立引导牌和标识牌 标明报到的具体位置 接待人员将预先准备好的文件袋 包括文件 证件 餐券 住宿房间号码 文具等 发给报到人员 必要时 引导与会者去其住宿的房间 并简单介绍周围的情况和开会的要求 会议中的服务 做好会议的签到和座位引导工作 学习目标掌握会议签到和引导工作的主要办法 如何做好签到和座位引导工作 秘书应热情地迎接与会人员 并引导与会者及时签到 尽快就座 选择恰当的签到形式人数较少的小型会议 可由秘书按照事先确定的到会人员名单 逐一进行签到 来一人划一人 以便迅速掌握到会者的状况 大型会议可用签到卡和电子签到机配合使用 与会者只需要将自己的电子卡送入签到机插口 有关数据即传入会议组织中心 准备好签到的登记簿 签字笔等用品 必要时事先准备好嘉宾的留言簿 请与会者按照会前安排好的座位或区域就坐 内部会议 与会者一般都有自己的习惯座位 大中型会议 一般事先制作好各种座次标识用品 如 主席台或会议桌上的名签卡片 座次图表 指示牌等 采取对号入座的方式 或是将会场划分为若干区域 以部门或地区为单位集中就座 会议签到的目的是为了及时准确地统计到会人数 以及缺席情况 注意事项 负责接待签到的人员应训练有素 照顾周到 负责签到的人员要提前到岗 使到会较早的人员不致产生无人过问的尴尬感觉 热情主动的迎接与会者 并按礼仪规范将客人引导入场 一般来讲 无论陪伴还是引领 秘书都应站在上司或来宾的左侧 承担会议记录 学习目标通过学习 承担会议记录工作 会议记录的方法 作为一个秘书 在会议期间作好记录和笔记是秘书的主要职责 会议记录员应协助主持人进行会议的筹划和安排工作 正式会议的记录是会议进程的原始记录 是具有法律效力的档案因此务必准确 完整和条理清楚 为会议记录做好准备工作 准备足够的钢笔 铅笔 笔记本和记录用纸 准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录 要备有一份议程表和其他的相关资料和文件 需要核对相关数据和事实时随时使用 提前到达会场 了解与会人员的座位图 便于识别会议上的发言者 在利用录音机的同时 必须手工记录 可以防止录音机中途出故障 会议记录的内容 会议描述 包括会议类型 时间 日期 地点 与会者姓名 主席的名字在最前面 记录员的名字在最后 会议过程 宣读上次会议记录 有会议记录中产生的问题 通讯情况 一般事务 决议应包括会议上的确切措词 其他事务 按在会上进行的顺序记录 下次会议日期 主席 记录员签名 会议记录的方法 会议记录的重点应将主要讨论的观点 决议 决定 重要的声明 修正案内容 结论一字不漏地记录下来 而其他的内容可简要概括地记录 漏记的内容 可事先做出记号 然后对照录音磁带修改 也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释 与会者提出的意见 建议 要把人名记录下来 会议记录的修改 在定稿打字之前 通常向主席提交一份草稿经他签字批准 如果某一成员指出会议记录中的一个错误 经会议批准 主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误 会议记录一经签名 任何地方都不能再作改动 会议记录的要求 真实 正式的会议记录具有法律效力 要确保内容的真实可信 准确无误 一旦会议主席签名 全体成员通过则不得再行改动 完整 会议记录必须体现会议的实际进程 要将所有要点完整地记录下来 不能遗漏 简洁 会议记录不同于一份详细报告 而是将会议进程以简明扼要的形式表达出来 准确 会议记录应做到条理清楚 内容表达要准确无误 不能含糊 更不能有任何内容错误 注意事项 要了解公司的业务情况 掌握专业领域的基本术语 会议记录原稿应统一编号 便于装订和复制 会议主持人需向记录员明确机密事项的范围及处理的要求 会议记录原件要由专人负责保管 确保会议期间的信息沟通 学习目标掌握会议期间进行信息沟通的方法 会议期间信息沟通的方法 做好会议期间信息的收集 传递 反馈工作 秘书人员要做到多听 多记 多想 多算 多跑 才能比较全面地收集信息 要深入实际 掌握第一手资料 3 要注重信息的加工提炼 形成成果使上司 与会者 新闻媒体都能方便利用 4 要注重时效 反映敏捷 狠抓反馈信息的收集 2 做好会议期间的对外宣传工作会务秘书要积极搞好对外宣传的工作 1 妥善处理与新闻媒体的关系 2 注意内外有别 严守单位秘密 3 在传递的方式和内容选择上应本着对象 效果 时效 费用的原则综合考虑 4 秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道 为领导提供参考 5 在会议结束后 秘书要为召开记者招待会提供必须的信息资料 使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况 回答记者的提问 信息加工的形式 1 综合加工 把各种相关的信息有机地结合在一起的过程 2 提炼加工 指从各种信息中摄取所需要信息的深加工过程 3 推导加工 依据已知消息 运用逻辑推理得出新结论的加工过程 信息传递的方式 1 口头传递 2 影像传递 3 电子系统传递 4 专人传递 注意事项 1 会议信息收集力求全面 真实 及时 适用 重点突出 2 与新闻媒体沟通要以礼相待 以诚相待 平等相待 迅速及时 做好会议的值班 保卫工作 学习目标做好会议值班 保卫工作的具体做法 做好会议值班 保卫工作的具体做法 会议值班要制度健全 人员要坚守岗位 中大型会议 一般要有会务秘书坚持24小时值守 以保证会议顺利结束 并随时应付各种突发事件 1 在会议中协助搜集有关情况 文件和资料 传递各种信息 2 要控制与会无关人员随便出入会场 特别是保密性较强时会议更不能让外人随意进出 3 手边要有公司和各部门领导的联络方式 以便出了问题 及时与之联络 请示 4 要备有一份设备维修人员 车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录 要坚守岗位 人不离岗 保证会议信息的畅通无阻 6 必要时 要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务 7 做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作 8 必要时 应建立主管领导带班制度 2 会议保卫工作 1 会议安全保卫应包括与会的重要人员人身的安全保卫 2 会议重要文件的保卫 3 会场和驻地的保卫 4 会议的各种设备用品的保卫 5 与会者私人贵重物品的保卫 会议的善后工作 合理安排与会人员的返程 学习目标掌握与会人员返程工作的主要内容 安排与会人员的返程工作的主要内容 会议结束并不意味着会议工作就结束了 有外部人员参加的会议应根据会议的长短 外部与会人数多少等情况 及早安排好与会人员的返程事宜 提早做好与会者车 船 飞机票的登记预售工作 应根据会期长短 外地与会人数多少等实际情况 及早安排好外地与会人员的返程事宜 要事先了解外地与会人员对时间安排 交通工具的要求 尊重他们的意愿 一般情况下要按先远后近的次序安排返程机票 车票的预订事宜 要掌握交通工具的航班 车次等情况 尽早与民航 铁路 公路 港口等部门沟通联系 提前预订好飞机 火车 汽车 轮船票 届时应编制与会者离开的时间表 安排好送行车辆 派人将外地与会人员送到机场 车站 港口 待他们乘坐的交通工具起程后再返回 如有必要 还应安排有关领导同志为与会人员送行 帮助与会者提前做好返程准备 提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品 提醒与会者及时与会务组结清各种账目 开好发票收据 帮助与会者检查 清退房间 避免遗忘各种物品 准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品 以备急需 帮助部分与会者托运