会议室预定系统设想.doc

会议室预定系统设想以用户名和密码进入，每个研究组和部门拥有各自独立的登陆帐户。后台服务（管理）为物业公司会议服务和研究所行政资产处。登陆进入后，为全所会议室介绍(见附件1)和会议室使用协议（见附件2），同意协议后进入预定页面。预定页面为全所会议室分布及预定情况表格(见附件3) 点击会议室未预定时间段,进入预定表格(见附件4)附件1:全所会议室介绍地点会议室可容纳人数主要特征描述会议室照片北郊A楼A102128人固定座位,投影,音响A121外宾接待室,地毯,沙发,投影A20120人长型会议桌, 投影A20227人可移动课桌,一般为听课型(需圆桌型,预订时备注),投影, 音响A20356人可移动课桌,一般为听课型(需圆桌型,预订时备注),投影,音响A223贵宾室, 地毯,沙发A32312人长型会议桌, 投影A42312人长型会议桌, 投影A52322人长型会议桌, 投影A62330人长型会议桌, 投影A72312人长型会议桌, 投影北郊C楼C40421人长型会议桌, 投影中关村北楼10124人可移动课桌,一般为听课型(需圆桌型,预订时备注),投影中关村中试厂附件2：会议室使用协议（需修改）1、使用原则 确保所内重要会议的优先使用； 因公务使用； 遇会议延时使用发生冲突时，预订部门有使用优先权，另可通过双方协商解决。2、会议室使用程序预定者需提前2天根据网上查询会议室的空闲情况,直接在网上填写预订，系统将自动确认。遇网络故障时或临时会议预定人员可直接拨打64807552预定。需要会议服务的或重大会议会议需提前3天预订。预定会议时间为8：00-11：30或13：3017：00。四、相关职责 预订会议室后,因情况变动,放弃使用.应在预订使用前半小时自行在网络中取消预定,以避免资源的浪费。会议应严格控制在预订时间内，超时使用须在预订结束时间10分钟前与后续预订使用部门协调。自觉保持室内卫生，正确使用和维护仪器设备。 为不影响他人，任何部门（人）未经预定，不得私自使用会议室资源。 不要在会议室内吸烟。3、会议期间会议室的卫生、照明、空调、设备的使用由主办部门负责，使用时要爱护各种设施，如有损坏，按原价赔偿。4、会议室的设备、桌椅未经许可，不得随意搬动挪作它用，室内物品不得随意拿出或挪用，若确因需要借用，必须征得管理部门同意后方可动用，事后归还原处。5、会议室为会议和接待来宾常规备有饮用开水，茶叶、纯净水和纸杯；如承办部门需要茶叶、纯净水和纸杯，须在预约使用会议室时一并告知。部门会议请自行做好会务服务工作。在会议室悬挂、张贴标语条幅，需在办公室专人指导下开展，并在用后及时清除，以保持墙面整洁。 6、会议室使用完毕后，会服人员应随时关闭门、窗和全部设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，如因会服人员造成的损失将追究个人的责任。 7、会议室配置的影音设备由物业办公室负责管理。各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，会服人员发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，应及时向物业办公室报告，分析原因，明确责任。附件3:会议室及预定情况地点会议室预定时间段8:00-9:009:00-10:0010:00-11:0011:00-12:0012:00-13:3013:30-14:3014:30-15:3015:30-16:3016:30-17:30北郊A楼A102未预定未预定未预定未预定未预定未预定未预定未预定未预定A121未预定未预定未预定未预定未预定未预定未预定未预定未预定A201未预定未预定未预定未预定未预定已预定已预定已预定已预定A202已预定已预定已预定已预定未预定未预定未预定未预定未预定A203A223已预定已预定A323已预定已预定A423未预定未预定已预定已预定未预定未预定A523未预定未预定已预定已预定未预定未预定A623未预定未预定未预定未预定A723未预定未预定未预定未预定已预定已预定北郊C楼C404未预定未预定未预定未预定已预定已预定中关村北楼101未预定未预定未预定未预定已预定已预定中关村中试厂未预定未预定已预定已预定附件4:会议室预定(请在以下表格的需求内容中划”)A102会议室投影音响茶水(茶叶、纸杯)矿泉水水果横幅（如需制作请填写标题及要求）备注(如茶歇等特殊需求)10:00-11:00A201会议室投影茶水(茶叶、纸杯)矿泉水水果横幅（如需制作请填写标题及要求）备注(如茶歇等特殊需求)13:30-14:30A203会议室投影茶水(茶叶、纸杯)矿泉水水果横幅（如需制作请填写标题及要求）备注(如茶歇、会议室布置等特殊需求)13:30-14:30A223会议室茶水(茶叶、纸杯)矿泉水水果备注(如茶歇等特殊需求)10:00-11:00投影仪遥控器按键说明1、 遥控器：“STANDBY” 开关键；“ZOOM ” 调整焦距；一般情况下不用切换信号，信号一般是输入。2、投影仪切换操作步骤： 打开电脑，连接数据线； 打开投影仪的电源开关，然后按下遥控器的开关键； 切换投影仪：Fn+F7或Fn+CRT/LCD； 为了确保投影仪的正常显示，请不要