会议策划与组织-2.ppt

项目二会议的策划与准备 1 课程内容 2 案例导入 A公司总经理让新来不久的秘书小黄安排一次部门经理会议 讨论公司新的营销方案 要求各部门正副经理参加 各部门事先做好好相关准备 以多媒体的形式介绍本部门的创意和想法 小黄欣然接受任务 她把会议时间安排在周一上午8点半 地点在公司小会议室 并很快在公司网络办公平台发出通知 总经理看到通知 立即把小黄叫到办公室 对着她大发脾气 你这是干的什么事 安排时间 地点为什么不征求我的意见 为什么自己就把通知发了 公司小会议室能坐得下二三十人吗 你难道不知道小会议室没有投影设备 一连串的问题把小黄问懵了 不是总经理她安排会议的吗 回到办公室 小黄伤心地抹着眼泪 办公室主任陈大家过来安慰她 问明情况后 陈大姐告诉她 安排一次会议可不是件简单的事情 会前会有很多准备工作 要把会议的程序 议题 人员 场所以及其他一些细节认真地进行 安排好后还应写成会议方案 领导审阅通过后 才能进行具体的工作准备 3 有人觉得小黄很冤枉 就为这点小事挨了总经理批评 你认为呢 你认为会议应该有哪些准备工作 案例中小黄的问题出在哪里 你认为该如何避免 4 思考 一 会议策划 会议策划会议策划是会议的总体构思 是对会议过程中各个环节所作的初步安排和打算 其内容包括 会议目的和意义 开会时间和地点 参加人 主持人 会议议题 大会程序 会议方式 经费预算 会场布置 突发事件处理等方面 5 任务一会议策划与会议方案 二 会议方案 完整的会议方案应包含哪些内容 会议概述会议主题会议形式会议日程安排会议经费来源及预算会议准备工作其他要说明的事项 6 三 会议议程 日程和程序 一 会议议程会议议程是对于会议顺序的总体安排 主要涉及到会议所讨论的具体事项 需要解决的问题 包括两项内容 会议的议事程序列入会议的各项议题 7 某股份有限公司股东大会会议议程宣读参加大会股东人数及持有和代表的股份数宣布会议开幕进入会议议程宣布议案股东发言宣布本次股东大会投票表决方法与会股东对上述议案进行表决监事点票 股东代表监票 工作人员计票主持人宣读表决结果律师宣读法律意见书宣读会议决议与董事会签署会议决议及会议记录宣布会议闭幕 散会 8 某股份有限公司股东大会会议议程宣读参加大会股东人数及持有和代表的股份数宣布会议开幕进入会议议程宣布议案股东发言宣布本次股东大会投票表决方法与会股东对上述议案进行表决监事点票 股东代表监票 工作人员计票主持人宣读表决结果律师宣读法律意见书宣读会议决议与董事会签署会议决议及会议记录宣布会议闭幕 散会 三 会议议程 日程和程序 二 会议日程会议日程是对会议每天活动的具体安排 也可以看作是会议的时间表 应该具体列出每天每个时间段会议的详细内容 以控制会议的进程 会议主题活动其他辅助活动聚餐 游览 参观 娱乐等 9 三 会议程序会议程序是具体规定一次会议的详细步骤 它既可以让与会代表了解会议内容和循序 同时也是会议主持人场控会议的依据 10 11 2014北京APEC峰会会议日程 会议程序 四 会议的其他准备工作 会议工作进度甘特表 12 任务二会议机构的组成和人员选择 一 成立会议机构 13 14 负责会议文字工作及领导在会议期间交办的各项任务 负责代表的编组 签到 代表资料的审核 会议协调 会议进程的控制 负责对外联络沟通 宣传报道 以及会议的摄影 录音 录像工作 小组 主要任务 材料组 财务组 技术组 负责会议材料的印发 保管 回收以及会后材料的汇集 归档工作 负责狐疑的决算工作 会议费用的筹集 会务费收取 会议开支的支付和控制 会议账目的登记 负责会议各种设备的安装 调试 维护工作 负责会议期间的后勤保障 包括代表的食宿 交通 娱乐 各种生活用品的供应 各种票证的准备与制作 返程车船机票的预订工作 秘书组 组织组 宣传组 后勤组 负责会议的安全保卫和保密工作 保卫组 任务二会议机构的组成和人员选择 二 选择会务人员 15 迈尔斯 布里格斯类型指标 16 17 18 19 20 小组 性格特点 材料组 财务组 技术组 负责会议材料的印发 保管 回收以及会后材料的汇集 归档工作 工作细心 稳重踏实 思维周密 专业知识扎实 动手能力强 能够处理各种现场问题 秘书组 组织组 宣传组 后勤组 保卫组 个性外向 语言能力强 善于沟通 应变能力好 负有一定的艺术修养和设计能力 熟悉各种宣传手段 坚定冷静 目光敏锐 观察能力强 反应敏捷 动作迅速 任务三会议经费预算 一 会议经费的来源主办方承担与会者承担社会赞助钱 实物 义务工 承担活动 转让无形资产使用权上级拨款 21 任务三会议经费预算 二 会议开支的项目交通费用会场费用会场租金 会场设备租赁费 会场布置及其他住宿费用餐饮费用早中晚餐 酒水及服务 会场茶歇游览费宣传交际费用各种耗材费用会议纪念品人员劳务费 22 任务三会议经费预算 三 会议经费预算表 23 任务三会议经费预算 常见的开支名目 24 任务四会议选址和布置 一 会议场所的选择 1 大小适中 2 设施齐全 3 保密性好 4 安全性强 5 避开干扰 6 经济实用 7 符合规定 25 任务四会议选址和布置 二 会场布置 一 小型会议 26 小型会议 一般指参加者较少 规模不大的会议 它的主要特征 是全体与会者均应排座 不设立专用的主席台 任务四会议选址和布置 常见的小型会议会场布置图 27 主席 主席 排座的三种具体形式 1 自由择座它的基本做法 是不排定固定的具体座次 而由全体与会者完全自由地选择座位就座 28 29 APEC领导人非正式会议现场 30 APEC部长级会议召开现场 回形台或U型台 APEC宴会现场 31 2 面门设座它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座 其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座 适用于 32 2 3 主席台1 门 4 5 6 7 8 9 3 依景设座所谓依景设座 是指会议主席的具体位置 不必面对会议室正门 而是应当背依会议室之内的主要景致之所在 如字画 讲台等等 其他与会者的排座 则略同于前者 33 会议座位排定的方法 环绕式 34 在会场中不设立主席台 把座椅 沙发 茶几摆放在会场的四周 不明确座次的具体尊卑 听任与会者在入场后自由就坐 这样的座次安排 比较人性化 没有明显的地位区分 大家也能够畅所欲言 不致过分拘谨 这与茶话会的主题最相符 也最流行 但不适合一些主题严谨的会议 会议座位排定的方法 散座式 35 散座式安排 大多适合在户外举行的联欢会或是联谊会 座椅 沙发自由地安放组合 甚至可由与会者根据个人要求而随意安置 这样就容易创造出一种宽松 惬意的社交环境 这是一种体贴的安排 适合私下的沟通和交流 当然 这种座位安排方式也只是适合主题轻松的会议 会议座位排定的方法 圆桌式 36 在会场上摆放有一张圆桌 请与会者在周围自由就坐 在圆桌会议中 可以不用拘泥诸多的礼节 主要记住以门作为基准点 靠里面的位置是主座就可以了 面门为上 以里为尊 这就是圆桌式座位安排的基本原则 会议座位排定的方法 主席式 37 在会场上 主持人 主人和主宾被有意识地安排在一起就坐 这个在安排座位时有明确的规则 首先主席台必须排座次 放座次牌 以便领导同志对号入座 避免上台之后互相谦让 38 二 大型会场布置分主席台和听众席常见大中型会议会场布置 1 主席台排座 主席团前排高于后排中央高于两侧左侧高于右侧 39 1 3 2 5 4 6 7 8 9 10 11 注 以上会议排座一般适用于国内正式会议 而在商务会议 涉外会议中则通行以右为尊的原则 1 主席台排座 主持人坐席会议主持人 又称大会主席 其具体位置之所在有三种方式可供选择 一是居于前排正中央 二是居于前排的两侧 三是按其具体身份排座 但又宜令其就座于后排 40 1 主席台排座 发言者席位发言者席位 又叫作发言席 在正式会议上 发言者发言时不宜就座于原处发言 发言席的常规位置有二 一是主席团的正前方 二是主席台的右前方 41 2 听众席的布置在大型会议上 主席台之下的一切坐席均称为群众席 群众席的具体排座方式有二 其一 自由式择座 即不进行统一安排 而由大家自择位而坐 其二 按单位就座 它指的是与会者在群众席上按单位 部门或者地位 行业就座 它的具体依据 既可以是与会单位 部门的汉字笔划的多少 汉语拼音字母的前后 也可以是其平时约定俗成序列 按单位就座时 若分为前排后排 一般以前排为高 以后排为低 若分为不同楼层 则楼层越高 排序便越低 42 43 教室式 有桌有椅 适合讲座 培训等 剧场式 只有椅子没有桌子 或是只有前几排有桌的 44 第八届APEC旅游部长会议现场 鱼骨式 像鱼刺一样的摆台样式 适合小型的培训会 45 会场布置的其他注意事项 会标 会徽 标语 花卉 灯光 视听设备 46 会议常见视听设备一览表幻灯机录像机书写板活动价纸板音响设备 录音机 扩音器 调音台 功率放大器等 投影仪计算机移动式同声翻译系统会场展示系统 47 案例讨论 座次风波 某分公司要举办一次重要会议 请来了总公司总经理和董事会的部分董事 并邀请当地政府要员和同行业重要人士出席 由于出席的重要人物多 领导决定用U字形的桌子来布置会议桌 分公司领导坐在位于长U字横头处的下首 其他参加会议者坐在U的两侧 在会议的当天开会时 贵宾们进入了会场 按安排好的座签找到了自己的座位就座 当会议正式开始时 坐在横头桌子上的分公司领导宣布会议开始 这时发现会议气氛有些不对劲 有些贵宾相互低语后借口有事站起来要走 分公司领导人不知道发生什么事或出了什么差错 非常尴尬 思考 1 该公司会场座次安排出了问题 2 案例中的领导位置放在哪里比较好 3 如果在现场发现了问题 应该如何及时处理 48 任务五会议文件的准备 一 会议通知会议通知是上级对下级 组织对成员或平行单位之间部署工作 传达事情或召开会议等所使用的应用文 会议通知的发送形式有正式通知 公文 和非正式通知 书面 口头 电话 邮件 会议通知的内容包括名称 时间 地点 与会人员 议题及要求等 49 范文 50 主送机关 前言 主体 会议回执 落款发文机关 日期 标题 51 二 开幕词 闭幕词开幕词 52 标题 会议开幕词 领导在 会议上的开幕词 领导在 会议开幕式上的讲话 称谓 女士们 先生们 根据大会情况选择开头 问候语之后宣布大会开幕主体 会议的筹备和出席会议人员情况 会议召开的背景和意义 会议的性质 目的和主要任务 会议的主要议程及要求 会议的奋斗目标及深远影响 等等 要求文笔明快 流畅 评议坚定有力 充满热情 富于感染力 结尾 祝大会取得圆满成功 领导人在开幕式上讲话具有宣告性和引导性 二 开幕词 闭幕词闭幕词 53 标题 会议闭幕词 领导在 会议上的闭幕词 领导在 会议闭幕式上的讲话 称谓 女士们 先生们 根据大会情况选择开头 首先用一段简明的文字说明大会在什么情况下圆满结束 胜利闭幕 之后 以简练的文笔概述总结大会情况或对大会作出基本评价 主体 对大会讨论通过的主要文件 研究解决的重要 或重大 问题 会议取得的成果及经验 会议的重要意义和如何贯彻会议精神等方面进行归纳肯定 并在此基础上提出贯彻执行的要求 结尾 以简明 富有号召力而又充满信心的精炼语言 郑重宣布大会胜利闭幕 同时 再次对与会者和相关单位表示感谢和祝愿 领导人在会议结束时上讲话具有总结性和评价性 三 讲话稿 54 习近平在APEC领导人非正式会议讲话各位同事 很高兴同大家聚会在北京的雁栖湖畔 首先 我谨对各位同事的到来表示热烈的欢迎 每年的春秋两季 都有成群的大雁飞到这里 雁栖湖由此得名 亚太经合组织的21个成员就好比是21只大雁 风翻白浪花千片 雁点青天字一行 今天我们聚首雁栖湖 目的就是加强合作 展翅齐飞 书写亚太发展的新愿景 今年是亚太经合组织成立25周年 亚太经合组织的25年 也是亚太发展繁荣的25年 亚太经合组织见证了亚太发展的历史成就 亚太发展也赋予亚太经合组织新的使命 当前 世界经济复苏仍面临诸多的不稳定 不确定因素 亚太发展也进入新的阶段 既有机遇 也有挑战 如何破解区域经济合作碎片化风险 如何在后国际金融危机时期谋求新的增长动力 如何解决互联互通建设面临的融资瓶颈 这些都需要我们深入思考 积极地应对 面对新形势 我们应该深入推进区域经济一体化 打造有利于长远发展的开放格局 亚太经合组织应该发挥引领和协调作用 打破种种桎梏 迎来亚太地区更大范围 更高水平 更深层次的新一轮大开放 大交流 大融合 要打破亚太内部的封闭之门 敞开面向世界的开放之门 要在推进茂物目标的同时 大力推进亚太自由贸易区进程 明确目标 方向 路线图 尽早将愿景变成现实 实现横跨太平洋两岸高度开放的一体化安排 面对新形势 我们应该全力推动改革创新 发掘新的增长点和驱动力 打造强劲可持续的增长格局 后国际金融危机时期 增长动力从哪里来 毫无疑问 动力只能从改革中来 从创新中来 从调整中来 我们要创新发展理念 从传统的要素驱动 出口驱动转变为创新驱动 改革驱动 通过结构调整释放内生动力 我们要改变市场管理模式 使市场在资源配置中起决定性作用 更好发挥政府作用 我们要推动科技创新 带动能源革命 消费革命 推动亚太地区在全球率先实现新技术革命 我们今年推动互联网经济 城镇化 蓝色经济等领域的合作 探讨跨越中等收入陷阱问题 抓住了重大前沿的国际经济议题 开了一个好头 面对新形势 我们应该加快完善基础设施建设 打造全方位互联互通格局 互联互通是一条脚下之路 无论是公路 铁路 航路还是网络 路通到哪里 我们的合作就在哪里 互联互通是一条规则之路 多一些协调合作 少一些规则障碍 我们的物流就会更畅通 交通就会更便捷 互联互通是一条心灵之路 你了解我 我懂得你 道理就会越讲越明白 事情也就会越办越好办 实现亚太全方位的互联互通 就是让脚下之路 规则之路 心灵之路联通太平洋两岸的全体成员 打通融资贵 融资难的瓶颈 就是要加强公私伙伴关系建设 实现联动式发展 各位同事 亚太经合组织是一个大家庭 打造发展创新 增长联动 利益融合的开放型亚太经济格局符合所有成员共同利益 为了实现上述目标 亚太经济体需要共同构建互信 包容 合作 共赢的亚太伙伴关系 为亚太地区和世界经济发展增添动力 第一 共同规划发展愿景 亚太未来发展攸关每个成员利益 我们已经在启动亚太自由贸易区进程 推进互联互通 谋求创新发展等方面达成重要共识 要将共识转化为行动 规划今后五年 十年甚至二十五年的发展蓝图 一步步扎实地向前推进 第二 共同应对全球性挑战 在后国际金融危机时期 我们既要抓住经济增长这个核心加强宏观政策的协调 又要妥善应对流行性疾病 粮食安全 能源安全等全球性问题 以信息共享增进彼此了解 以经验交流分享最佳实践 以沟通协调促进集体行动 以互帮互助深化区域合作 第三 共同打造合作