高效会议系统.ppt

高效会议系统 欢迎走进高效会议系统 管理是设计和保持一种良好的环境 使人在群体里高效率地完成既定目标有效的会议经营是营造良好环境 达成既定目标的重要手段 一 会议概述 会议的意义 会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式 团队建设的本质就是会议的经营和管理 启示录 会议是 领导重要的舞台 员工学习的课堂 干部训练的场所 疗伤止痛的医院 展示才华的舞台 成长进步的阶梯 召开会议的目的 开展有效的沟通传达政令和资讯转移目标 形成规则协调矛盾 取得共识达成协议 解决问题资源共享 开发创意影响团队 激励士气教育训练 培养人才统一思想 巩固地位 二 高效会议与低效会议 什么是问题 什么是会议经营的问题 问题 标准 现状 关注现状和病因 仅仅只能防止出错 只有找到成功的标准 才可以复制成功 启示录 低效会议通病 不知道何时是开会的最好时机 许多重要的会都安排在周五下午开 或非要安排在事务繁忙的周一开 何时开会几乎不征询员工的意见 这使得员工疲于奔命 甚至得延后或放弃参加其他会议 有些 必须到会 的员工 因为已经与重要客户有约在先 根本不能出席 这使得会议讨论很难进行 而到场的人往往并非与议题关系最密切的人 所以准备不充分或者根本来不及准备 会议效率不高的原因及具体表现 低效会议预防措施 高效会议规范 会议守则 正规会议 超过1个半小时的会议应有通知 议程表及相关资料所有发言者都要提前通知并做好准备不唱独角戏 主题鲜明 流程顺畅会议要准时开始 准时结束 有会议纪律制度会议讨论问题时 没有决议 会议不结束维护别人的尊严 不在会中羞辱人在否决他人的想法之前 请先提案意见不同是好事 议论才能面面俱到 甚至有人扮 黑脸 会议结束最迟2 3天后 所有与会者应拿到会议纪要与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责 高效会议的规范 规范流程 会议需要管理 需要技巧 更需要经营 有效的会议应该是 会而有议议而有论论而有行行而有果果而有报 有效会议经营的原则 有计划 有准备 有目标 有方向 有组织 有参与 有把握 有进度 有激励 有奖励 有策略 有方法 有气氛 有士气 有追踪 有检讨 有评估 有改进 有管理 有活动 有帮助 有收获 有教育 有训练 聚成在管理中开了些什么会呢 会议的类型 日常经营例会 业务启动会 经营管理专题会 成功的方法大家都知道 但只有成功者去做了 启示录 会议种类 1 经理早会13 整风会2 早会14 座谈会3 二次早会15 冲刺动员会4 户外早会16 士气展示会5 夕会17 剥皮会6 周主管例会 7 研讨会8 庆生会9 批评与自我批评会10 总经理月例会11 月初启动大会12 年终总结表彰会 日常经营例会 第一模块 每天开干部早会有必要吗 干部早会真正的价值是什么 课堂思考 1 由老板或高管主持 部门负责人参加的会议 2 会议时间在15分钟左右 3 在每天全体员工上班前召开 4 干部早会最好站立召开 5 会议地点可选择在召集者的办公室 干部早会的运作原则 1 强化干部出勤 增强凝聚力 树立榜样2 工作 目标 文化 制度推动的源头3 昨日工作小结 阶段性工作的调整4 今日目标分解落实 做到干部工作目标清晰5 干部教育 提升经营管理能力6 面对面协调 解决问题 表扬优秀7 各部门工作的对接 沟通和协调8 临时性重要工作的部署 强调当前方向 干部早会的目的 干部早会流程 1 关怀 问候 2 出勤汇报 开场 协调 1 昨日工作小结 2 今日工作计划 2 当日重点工作提示 1 工作协调与部署 工作 3 谢归用谢 干部早会开得好 昨日准备少不了 干部早会开得好 今日工作没烦恼 启示录 这对我的企业有什么帮助 思考 为什么全员早会在操作中总是觉得很乏力 全员早会对企业的文化建设和管理意味着什么 课堂思考 早会经营的目的1 是经营管理每日的启动点 出发点2 是教育训练的最佳场所与时机3 强化人员活动管理 增强单位凝聚力4 工作管理的基础 出勤管理的闹钟5 是提升单位士气的广场 员工情绪的调节器6 建立单位文化模式 贯彻团队经营思想 早会的主旋律1 公司政令宣导 信息交流2 知识教育 技巧训练与辅导3 考勤管理 树立正确的工作态度4 成功分享5 提升单位士气 早会的要素1 早会的时间5 早会的主讲2 早会的地点6 早会的内容3 早会的程序7 早会的形式4 早会的主持8 早会的效果 知识测验头脑风暴名人访谈个案研讨话术演练热点追踪新人会诊趣味游戏有奖竞答读书感想演讲比赛经验分享技能辅导疑难解答视听教学情景话剧奖项颁发健身体操生日庆祝倾诉心声 早会运作形式 1 国歌 周一 2 士气展示出勤汇报3 互相问好 击掌 拥抱 相亲相爱的一家人 4 热身运动 舞蹈 5 新闻早播 公司及时政要闻 6 喜讯报导7 成功分享8 专题进修9 轻松时刻10 政令宣导11 高管勉励12 朗诵使命结束 全员早会常规流程 1 四声 歌声 掌声 笑声 读书声2 三盛 人气盛 士气盛 正气盛3 二人 负责人 主持人4 一畅 流程紧凑主持顺畅 全员早会要领 会后早会真正的功能是什么 为什么会后早会的质量难以把握 课堂思考 会后早会规范 每个单位之经营除全员早会外 全赖会后早会之成功召开 主要由最小单位负责人召集所属成员开会 亦可邀请领导列席指导 召开时机 每天全员早会后会议时间 3 15分钟 切忌冗长耽误员工销售活动之安排 召开场所 主管办公室 会议室 办公室原处所 或另行选择聚会场所召开重点 针对性训练 再教育 疑难解答 强化政令转达 会后早会流程 通报 跟进 通报 辅导训练 昨日工作成果目标进度查找和发现问题 确认今日工作计划确认今日工作量确认今日工作导向 共性问题辅导新技术辅导特殊案例辅导个别辅导 会后早会的注意事项 避免流于形式 内容要实在 解决问题 防止主题不鲜明 主管对早会的效果要有一个预估 注意不断更新早会的内容及形式 调动组员充分参与 保持早会融洽的氛围 不论谁主持 负责人对二次早会都要作好管理 控制 会后早会的成败 负责人要负90 的责任 夕会 何谓夕会呢 何时召开 什么人参加 会议时间长度和频率多少合适 会议的导向是什么 课堂思考 1 要有明确的目的 2 时间掌控适宜 避免跑题 3 气氛相对轻松 4 注重会后追踪 5 外来和尚好念经 偶尔请其他人来交流是必要的 夕会的提示 夕会的运作原则 1 夕会是补短板和业绩差人员开的会 2 会议的时间为1小时左右 3 夕会又称为爱心激励会 4 该会是由人力资源部或专业部门负责组织 夕会流程 激励 导入 追踪 根据实际问题点进行教育和训练 2 改进计划 1 学习心得 教育训练 小组总结会 三每三对照改进措施和方法个别辅导 周例会 1 你们公司开周例会吗 2 开的效果怎么样 3 现在你认为如何开周例会 周例会 会议目的 会议时间 会议地点 参会人员 会议纪律 会议流程 会议反馈 周例会流程 1 通报会议参加人员情况 2 宣布会议纪律 有违反的立刻兑现 3 朗诵公司企业文化4 由各部门对上周工作进行总结和本周工作进行安排汇报 关键点在绩效业绩分析 5 各部汇报后 总经理对各部门上周工作进行指导和本周工作进行安排 通过本次会议的决议 6 各部门之间重要事项的沟通 提合理化建议7 总经理宣布各项决策和通知 布置工作任务 工作勉励8 其他要交流的事情或培训 请示工作说方案布置工作说标准交接工作讲道德得到帮助要感谢造成损失勇承担发现错误要指正 汇报工作说结果总结工作说流程请求帮助需商量实施工作求结果获得利益要分享批评帮助提事实 业务启动大会 第二模块 你们单位开业务启动大会吗 效果怎么样 理想中的业务大会是什么样子的 课堂思考 业务启动大会的意义 业务启动会的运作原则 1 召开频率可为月度 季度 半年和年度 2 会议的时间为3 5小时左右 3 转移目标和展示企业文化的会 4 是一个表演型的会议 5 该会流程很制式化 但是内容需要不断的创新 业务启动大会流程 开场 表彰 启动 战前动员 1 士气展示 2 节目表演 3 拉歌 4 入场式 5 其他创意 奏唱国歌 歌唱祖国 1 业绩优异2 职业精神 1 军令状 2 PK式 3 表态式 4 表演式 5 拍卖式 6 其他创意 1 战前动员2 全员宣誓 经营管理专题会 第三模块 经营管理会 参会者 领导 工作总结 工作计划 1 目标达成情况10 2 目标 达成 未达成 超额达成 具体原因分析60 3 重大或创新的管理与活动的执行情况30 1 下阶段目标10 2 达成目标的具体措施与方案60 3 重大或创新的管理与活动规划30 1 点评 2 工作导向提示 3 重点工作提醒 4 谢归用谢 经营管理会流程 检讨上期计划的达成 上期会议设定指标的达成情况 目标达成与否的原因分析 重点措施完成情况及效果评估计划下期活动 设定下期指标 制定的实施及效果评估 管理工具使用情况汇报检查工作重点是否明确 并检讨效果最高长官布置本周重点工作确定本期辅导对象及内容确定本单位工作重点措施的落实及时间 工作汇报会议总结 经营管理会的召开 发言人 各单位主管团队最高长官 主要议程 主要内容 横线部分为会议中的重点环节 要做好追踪 全体干部 参加人员 资源需求 投影机白板白板笔 1 经营管理会不能流于形式 会议程序必须到位 2 每周 每月 每阶段必须固定时间召开 使主管养成习惯 3 会议要能够找出问题 分析原因 拟订对策 4 不要开成批评会 要能够帮助主管解决问题 经营管理会的提示 特殊经营会 1 人事出现重大变化或调整时 2 经营政策和策略出现重大变革时 3 公司希望发生变化或调整时 4 经营导向出现重大偏差时 5 经营绩效出现重大差异时 什么情况下召开 1 家宴或酒会 2 圆桌型开放式讨论会 3 封闭式专题讨论会 4 头脑风暴会 召开的形式 阶段经营分析会 阶段经营分析会召开目的 1 业务指标进度分析2 总结经验3 提高技能4 导正经营理念5 下阶段经营计划落实6 实施管理和业务进度追踪的重要手段 阶段经营分析会的内容 1 总结上阶段工作并分析原因2 经验分享3 教育训练4 制订改善措施与本阶段工作布置 推动计划 5 达成共识 指明工作方向 其他形式的阶段分析会 1 启发式2 集体研讨3 专题讲授4 其他方式 会议记录 会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的十大建议 会议记录者的才能 反应快写字快知识面广记忆力好组织能力强总结能力强 十项建议 重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议要指定专人记录记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任心要强会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议