自考 专科 电子文件与档案管理 考试大纲整理.doc

电子文件与档案管理第一章 电子文件第一节 电子计算机发展与电子文件一、 大型计算机时代二、 个人计算机时代（PC机时代）三、 网络时代第二节 电子文件定义一、 现代文件的概念二、 电子文件的概念1. 研究思路2类：一类是就电子文件研究电子文件；另一类是先研究文件，再给电子文件下定义（系统的研究思路）2. 电子文件的概念：是适合于数字电子计算机操作、传递和处理的文件。第三节 电子文件的基本特征一、 电子文件信息的转换性二、 电子文件载体的不确定性三、 电子文件结构的二重性四、 电子文件背景信息的不完整性五、 电子文件外延的模糊性六、 电子文件信息的易逝性1. 电子文件的基本特征（6个）：1） 电子文件信息的转换性2） 电子文件载体的不确定性3） 电子文件结构的二重性4） 电子文件背景信息的不完整性5） 电子文件外延的模糊性6） 电子文件信息的易逝性第四节 电子文件的作用和类型一、电子文件的作用二、电子文件的种类1. 作用：（一）使用电子文件可改变办公方式和提高办公效率（二）使用电子文件有利于文档一体化的实现（三）电子文件能集成多元化信息（四）电子文件可被快速检索、全文检索和远程检索（五）电子文件可实现高度的信息共享（六）有助于组建国家综合信息系统2. 种类（一）按存储载体分类：1） 磁盘文件（软盘文件和硬盘文件）2） 磁带文件3） 光盘文件（二）按文件的内容形式分类1） 记载文字、符号、插图的文本文件（一般电子文件）2） 用扫描仪及数码相机获得的图像文件3） CAD电子文件4） 用音频设备获得的声音文件5） 用视频设备获得的影像文件6） 用多媒体技术制作的多媒体文件7） 存放结构化或非结构化数据的各种数据库文件8） 生成电子文件所依赖的操作系统文件和命令文件（三）按文件产生的环境分类1） 一般办公室工作中产生的文件2） 计算机辅助设计和制造中产生的文件（四）按文件的属性分类1） 普通文件2） 只读文件3） 隐含文件4） 加密文件5） 压缩文件（五）按文件生成形式分类1） 计算机直接产生的电子文件2） 对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的电子文件第五节 电子文件的生命周期一、 文件生命在于运动二、 文件运动的整体性三、 文件运动的阶段性四、 根据每个阶段的特点，采取适宜的管理方法1. 电子文件的生命周期理论包含三层含义：文件运动的整体性；文件运动的阶段性；根据每个阶段的特点，采取适宜的管理方法2. 文件运动的四个阶段：1） 文件的设计、制作形成阶段（文件的孕育形成阶段）：又分为孕育期、形成期2） 文件的现实使用阶段（现行阶段）3） 文件的暂时保存阶段（休眠阶段）4） 文件的永久保存或历史阶段3. 为什么说文件的生命在于运动？文件的运动与人类的活动有什么关系？4. 为什么说文件的运动具有整体性？认识这一点有什么意义？5. 电子文件运动阶段三分法、四分法和五分法区别何在？有什么共同点？6. 应如何针对不同运动阶段电子文件的特点管理他们？第二章 电子档案第一节 电子档案概述一、 电子档案的定义二、 电子文件与电子档案1. 电子档案的定义答：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。2. 电子档案和电子文件的关系是什么？你是如何理解电子档案的定义的？答：电子文件归档后即为电子档案。作为电子文件运动的特定阶段和归档后电子文件的存在形式，电子档案则一方面具有电子文件的一切主要特点，另一方面它当然也应该符合关于档案的一般定义具有档案所要求的各种要素。他们有着基本相同的运动规律，因而管理他们的基本原则也大体相同。电子档案的定义：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。当使用特定的技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存贮载体后，就永远离不开这种技术和设备。第二节 电子档案的现状一、 电子档案在向我们走来二、 积极创建电子档案的管理方法三、 我国电子档案管理的现状1. 电子商务的定义答：通过电脑和网络来完成商品或产品的交易、结算等一系列商业活动及行政作业过程的一种方式，它具有无纸支付、营运成本低、价格有竞争力、用户范围广、无时空限制以及能同用户直接互动交流等性质。2. 江泽民在第六次亚太经合组织会议上指出：“电子商务代表着未来贸易的发展方向”3. 我国电子档案管理的现状：一时难于解决电子文件及其归档后形成电子档案的管理问题。现在产生和发送电子文件的单位，对一些重要的电子文件，在传递、承办之后，又辅发纸质文件作为保存用，这样就形成两种类型文件并发的局面。没有电子文件归档及其归档后形成电子档案的具体管理办法和措施，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。第三节 电子文件档案一体化管理一、 文件档案一体化管理的理论依据二、 实现文件档案一体化管理的关键三、 文件档案一体化管理是现代档案事业发展的必然趋势四、 未来文件档案一体化管理系统应具备的功能1. 什么是电子文件档案一体化管理？其理论依据是什么？答：文件管理是档案管理的前期工程、起始工程；档案管理师文件管理的继续和发展。文件管理的质量将直接影响档案管理的成败，管理和处理好现行和半现行文件，是档案馆馆藏的质量保证。理论依据：文件生命周期理论2. 为什么实现电子文件档案一体化管理更加重要？1）电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关2）电子文件需要预先的档案干预3. 如何实现电子文件档案一体化管理？（为了实现文件档案管理一体化，应做好几个方面的工作？）1）研究制定总体规划，加强宏观管理2）建立办公室和档案馆相衔接的计算机网络系统3）制定好各类档案的综合管理标准4. 未来文件档案一体化管理应具备哪些功能？1）完备的文件管理功能，充分考虑到档案工作的要求2）全面的档案管理功能，兼及文件工作的特点3）确保文件向档案转化的“无缝交接”第四节 电子档案工作标准化一、 电子档案工作标准化的概念与作用二、 电子档案管理标准的构成与制定原则三、 电子档案工作标准化的实施1. 电子档案工作标准对电子文件和电子档案工作中具有多样性和相关性特征的重复事物，经过充分协商，通过专门的程序制定的、用特定的文件形式、由权威机构颁发的同一规定。2. 电子档案工作标准化的作用主要表现在哪些方面？1）标准化是指导档案工作实践，规范档案工作的重要内容2）标准化有利于提高电子档案管理水平3）标准化是电子档案管理的基础3. 试述制定电子档案管理标准的重要性（电子档案工作标准化的作用主要表现在3个方面）1）标准化是指导档案工作实践，规范档案工作的重要内容2）标准化有利于提高电子档案水平3）标准化是电子档案管理的基础4. 电子档案工作标准的结构（构成）1）电子档案工作的组织标准2）电子档案工作技术标准5. 制定电子档案管理标准的原则（制定原则）1）与整个档案工作的标准相衔接2）采用国际标准3）追踪高科技的发展，适时制订和修订标准第三章 电子文件的计算机技术环境第一节 计算机硬件技术一、计算机的分类二、计算机硬件的组成三、多媒体计算机四、计算机通信的重要设备调制解调器（Modem）五、计算机的主要技术指标1. 计算机的分类（一）根据计算机在信息处理系统中的地位与作用，可以把计算机分成以下6类： 1）巨型计算机 2）小巨型计算机 3）主机（主干机、大型机） 4）超级小型计算机 5）工作站 6）个人计算机（微机）（二）按计算机发展的年代分，可以分成5类：1）第一代计算机（电子管计算机）2）第二代计算机（晶体管）3）第三代计算机（集成电路）4）第四代计算机（微型计算机、大规模集成电路）5）第五代计算机（超大规模集成电子技术、人工智能）2. 计算机硬件主要指哪些设备？（一）中央处理器（二）主存储器内存（三）辅助存储器外存：磁带、磁盘、光盘存储器（四）输入/输出设备 输入设备（9个）：键盘、鼠标、扫描仪、数码相机、手写输入器、语音输入、数字化仪、条形码读入器和磁卡阅读器、IC卡读入器 输出设备（3个）：显示器、打印机、绘图仪3. 多媒体计算机系统的定义是能对文本、声音、图形、视频图像等多种媒体进行获取、编辑、存储、处理、加工和输出的一种计算机系统。4. 系统的构成有2种方式： 1）直接设计和实现的多媒体计算机 2）在现有计算机的基础上通过增加一些部件而升级为多媒体计算机5. 对媒体计算机中的2种表示声音的方法 1）数字波形法 2）合成法6. 多媒体技术的应用：多媒体与出版、多媒体与广播电视、多媒体与通信7. Modem的类型：内置式与外置式8. 衡量一台微机的好坏，主要的技术指标有： 1）CPU型号2）主频（CPU的工作频率）3）字长（一次处理的二进制位，一般“奔腾”机为64位）4）内存容量（一般为32 MB）5）硬盘容量（一般为1 GB）6）外设配置（显示器、显卡、键盘、打印机、鼠标、扫描仪、Modem、声卡、音箱、光驱）第二节 软件技术一、软件的分类二、操作系统三、数据库管理软件四、常用软件1. 软件的分类：系统软件、应用软件2. 操作系统主要有：DOS、Windows、UNIX、OS/23. Windows与DOS相比它具有的主要特点： 1）采用了图形用户界面 2）可同时运行多了任务的能力 3）提供各种系统管理工具 4）具有多媒体处理能力 5）提供回收站保证文件的安全 6）提供与局域网或广域网的接口，可方便地上网实现资源共享 7）对显卡、声卡、CD-ROM都能自动识别，做到即插即用 8）提供联机帮助4. 数据库的分类 按分布情况分：集中式、分布式 按规模分：小型数据库、中型数据库、大型数据库5. 目前常用的与电子文件管理相关的计算机软件主要有哪些？各有什么特点？ （一）文字处理软件（其特点） 1）所见即所得 2）自动编排格式、项目、页号，自动加入索引目录 3）图文混合排版，也可插入声音、电影 4）方便的表格编辑功能 5）绘图、数学公式编辑 6）英语的拼写和语法检查 7）自动处理页面、页脚 8）宏语言和Word Basic使用户可以随心所欲地控制Word 9）各种文本向导可以帮助你很容易地完成诸如国家标准公文、简历、信件等文件的编排。 （二）电子表格软件（其特点） 1）操作简单 2）图表能力 3）数据库管理能力 4）对象连接功能 （三）图形和图像软件 表达效果是形象的、甚至是立体的 （四）幻灯片制作软件 主要用于幻灯片、演讲报告等的准备与制作 （五）上网软件 IE是专门用于因特网信息浏览和查找的上网软件，使用户在网上的漫游更加轻松自如、妙趣横生。 （六）网页制作软件 Frontpage98可以像使用文字处理软件那样轻轻松松地制作Web页面 （七）电子邮件软件 通过它可以方便地进行电子邮件的收发和管理，还可以下载新闻组以便联机脱机阅读。 （八）多媒体制作软件 一切的创作过程都因多媒体制作软件（Authorware）的可视化的工作平台而变得简易、有效、紧凑。6. Notes软件（网络办公软件）的主要功能：7个1）电子邮件功能2）文档数据管理功能3）全文信息检索功能4）工作流功能5）数据库复制功能6）远程通信功能7）因特网访问功能第三节 网络技术一、什么是网络二、网络的分类三、网络的组成四、网络的体系结构五、网络服务六、因特网（Internet）简介1. 什么是网络？ 就是把分布在不同地理区域的、功能独立的多台计算机与专门的外部设备用通信线路连成一个规模大、功能强的网络系统，从而使众多的计算机可以方便地互相传递信息，共享硬件、软件、数据信息等资源。2. 网络按其作用范围分，可以分为几类，每类的特点是什么？ 1）局域网：特点是传输速率高，构建网络设备便宜，错误率低；作用范围一般只有几公里，一般工作范围在一公里左右的一个单位或一座楼内可联成局域网。 2）城域网：特点是传输速率、设备价格和错误率介于局域网和广域网之间；作用范围在一百公里左右，能覆盖一个城市 3）广域网：特点是传输速率远远低于局域网，设备昂贵，可能的错误率高；作用范围在几十公里到几千公里左右3. 网络的基本组成有哪些？ 1）服务器 2）工作站 3）网卡 4）媒体介质 5）附属设备（调制解调器、中继器、网桥、路由器、网管） 6）外围设备 7）网络协议 8）网络操作系统 9）网络应用程序 10）网络其它共享资源4. 什么是服务器？ 服务器是为网络上的其它计算机提供服务的功能强大的计算机。5. 什么是网络协议？ 网络协议是网络通信实体之间必须遵循的一些规则的集合，是网络通信的语言、规则和约定。6. 什么是网络操作系统？目前流行的网络操作系统有哪些？ 网络操作系统是指服务器上安装的操作系统，它是网络软件系统的核心。目前有3大系列Netware、UNIX、WindowsNT7. 网络的体系结构（4个） 1）面向终端的计算机网络系统 2）工作站/文件服务器系统 3）客户机/服务器系统 4）对等网络系统8. 网络所能提供的服务有哪些？ 1）文件服务 2）打印服务、传真服务和CD-ROM服务 3）报文服务 4）目录服务 5）应用程序服务 6）数据库服务9. 文件服务的主要功能有哪些？ 文件服务的主要功能体现在网络上的： 1）文件的传输 2）文件的存储和转移 3）文件的同步更新 4）文件的备份10. 因特网上的信息服务有哪些？ 1）远程登录（Telnet） 2）文件传输（FTP） 3）电子邮件（E-mail） 4）电子公告牌（BBS） 5）万维网服务（WWW）第四节 计算机安全技术一、计算机安全概述二、计算机安全的内容三、计算机安全防护策略四、密码技术五、口令技术六、计算机安全的技术防范措施1. 计算机安全的内容主要包括哪几个方面？ 1）实体安全 2）运行安全 3）数据安全 4）软件安全 5）通信安全2. 6层分层防护的各层内容 1）社会层防护 2）实体安全防护层 3）电磁防护 4）软硬件防护 5）通信防护6）网络防护3. 什么是公开密钥密码体制？RSA的主要原理是什么？ 公开密钥密码体制就是加密密钥和解密密钥不同，而已知加密密钥在计算机上不可能推导出解密密钥的一种体制。 RSA的主要原理：是根据寻求两个大素数比较简单，而将他们的乘积分解开则极其困难这一原理设计的。4. 怎样设置口令不易被猜中？ 口令可以是字母、数字、特定符号等，一般由一串字符组成，字符数应足够多，以使它不易被猜中。5. 计算机安全的技术防范措施 1）身份验证 2）数字签名 3）信息加密 4）防火墙 5）计算机病毒的防治 6）数据备份系统的建立6. 通信安全主要有哪些内容和防范措施？1）保密安全：指通过提供技术严密的密码系统以及对该密码系统的正确使用来实现2）传输安全性：指通过采取措施来保护传输不被密码分析以外的手段来截获和利用。3）辐射安全性：指通过措施以拒绝非授权的人员获得有价值的信息来实现4）物理安全性：指通过一切必要的物理措施来保护需要保密的设备、材料、文档不被非授权的人员访问和观察。第四章 电子文件的鉴定第一节 鉴定程序与电子文件内容价值鉴定一、三重鉴定二、电子文件鉴定程序与鉴定工作的组织三、电子文件内容价值鉴定与职能鉴定四、电子文件与之相应的纸质文件的不同鉴定标准1. 如何判断电子文件的保存价值？1）对电子文件内容价值的鉴定继续存在2）由于电子文件信息的易变性，必须对其原始性进行鉴定，以便保证文件的凭证价值。3）电子文件对计算机软硬件环境有很强的依赖性2. 电子文件的鉴定程序1）初次鉴定：在信息系统设计的时候进行，对电子文件内容价值进行的鉴定2）二次鉴定：在介质实体归档时，也就是将电子文件脱机保存在移动载体上时进行。对内容价值的鉴定，也包括对原始性、完整性等，以及对技术状况进行的全面性鉴定3）第三次鉴定：由机关档案室在电子文件保管期满时进行。对确实没有继续保存价值的电子文件，可以删除销毁。 3. 电子文件究竟应该进行三重鉴定，还是双重鉴定？ 三重鉴定。（答案同2）4. 对电子文件的首次鉴定应在何时进行？为什么？首次鉴定：在信息系统设计的时候进行，对电子文件 内容价值进行的鉴定。由计算机自动进行电子文件的首次鉴定工作，这样可以最大限度地控制文件的自动消失，或者控制由种种失误操作或其他人为的、自然的原因而引起的错毁文件现象的发生。5. 直接鉴定法的定义所谓直接鉴定法，亦即通过直接审查档案来鉴定档案的价值，它要求鉴定人员逐件逐张地审查文件，而不是仅仅根据案卷目录和案卷标题就判定其价值。6. 职能鉴定科学吗？能够完全取代直接鉴定法吗？为什么？“职能鉴定”具有相当程度的科学性，是完全可以做好的。实践发现本单位主要职能多多哦那种形成的文件一般情况下比较重要，需要长久保存；而在非主要职能活动中形成的文件，则往往保存价值小，只需要短期保存，甚至在网络条件下可以考虑不保存，因为这些文件的内容往往与其他全宗内的类似文件雷同。这些经验，正是我们今天进行“职能鉴定”的基础。“职能鉴定”在电子文件价值鉴定中得到提倡，并不意味着“直接鉴定法”就此再无用武之地。相反，在用于鉴定业已正式产生的电子文件时，尤其在进行第二、三次鉴定时，“直接鉴定法”仍然可以在特定条件下担当重任。7. 对与电子文件相应的纸质档案文件，应如何鉴定？一般按常理，对这些作为电子文件重复件的纸质文件进行鉴定，其结果应该与相对应的电子文件完全相同。8. 对已拷贝有纸质档案该如何处理？首先，对这些纸质文件将不存在技术鉴定问题。一般情况下，只需要鉴定纸质文件的内容价值。其次，纸质文件的留存标准，除了可以不用考虑计算机软硬件环境等技术因素以外，在其他方面应该比电子文件更加严格，只有那些具有凭证价值和永久价值的纸质文件，才具有留存的资格。第二节 电子文件原始性鉴定与电子档案法律问题一、电子文件原始性的鉴定二、电子档案法律地位问题1. 对电子文件原始性的鉴定，为什么非常重要？从管理角度考虑应如何进行？原始性鉴定对电子文件具有特别重要的意义。只有经过这一程序得到确认的电子文件，其真实性才可信赖，才会被人们放心地使用，作为档案保存才有意义。对传统载体档案文件原始性的鉴别和保护，比较轻而易举，因为这种文件的信息和载体是紧密结合在一起、极难分离的。如果要使其分离，难免不留痕迹。故而，除对历史档案文件真伪（也就是对其原始性）的鉴定以外，这项工作并未在传统档案工作中占据重要位置。2. 电子文件原始性的鉴定内容 1）从技术状况的角度，鉴定其可靠性 2）从管理的角度鉴定其真实性和完整性，即是否就是正式形成文件时的版本，或其内容是否与之完全相同。3. 电子文件和档案能够用作法律证据，必须确保哪些条件？（要使用电子文件/档案能够用作法律证据，应具备哪些条件？为什么？）1）确保并且通过鉴定能够证明电子文件的原始性，趋势那个时期的真实记录，没有被人改动过。2）通过立法，赋予特定机构证明电子文件原始性的职责和权力3）制定必要的有关电子文件形成、制作和管理的法规性文件及标准，用以保障电子文件及其档案的原始性4. 试述电子档案法规建设的重要性。电子文件/档案法规是整个档案法规体系的一个组成部分。它是国家权力机关和行政管理机关为管理电子文件和电子档案工作而制定、批准并发布实施的有关条例、规章制度和法律条文的总称。它规定电子档案管理部门所履行的职责、任务以及更好地开发利用档案信息的准则。一部完整的电子档案法规，应该是档案法规体系的一个子系统。它应该包括两部分的内容：1）专门的电子档案立法2）包含在其他法规中的有关电子档案和档案工作的法律条文它与其它的档案工作法律、法令、规则之间，应该有相互参照、互为补充的作用。第三节 电子文件的技术鉴定一、技术鉴定的特点、原则二、技术鉴定的原理、方法三、技术评价体系1. 电子文件的技术鉴定为什么很重要。通过技术手段，我们能够识别电子文件是否被修改过。这就是电子文件的特性，技术检测和鉴定比内容鉴定从某种意义上说更为有效。技术鉴定的重点是保证文件在规定的保存期限内是可利用的，无论是介质实体的、还是网络系统中流动的。2. 技术鉴定的特点、原则1）复杂性2）系统性3）与日常维护结核性4）依赖性5）法律认可性6）效益原则7）技术鉴定应该考虑的因素 3. 技术鉴定应从哪几方面进行？具体内容如何？技术鉴定可以分为硬件方面和软件方面进行。 （一）硬件方面 （1）鉴定的内容：对载体、网络连接等状况的鉴定和检查 （2）鉴定的手段：任何企图修改光盘上的信息，其行为都可以用物理的方法在介质中检测出来。（二）软件方面 （1）鉴定内容1）电子文件可机读性的鉴定2）可靠性鉴定3）文件上下关系的保护4）完整性的鉴定5）病毒防御（2）鉴定方法：计算机阅读除此之外，还可采取下面的方法与步骤.：1）发挥元数据的作用，检查有无电子文件信息记录制度2）检查文件在形成过程中的控制方法，对电子文件作者的可靠性进行检验。3）文件的传递方式、格式、状况以及保存文件的方法的鉴定4）电子文件的完整性的分析4. 建立电子文件信息记录制度要区别两种情况：1）档案部门提前介入2）存储在移动介质的电子文件，归档时必须辅以人工干预，建立记录制度。第五章 电子文件的归档第一节 归档的含义和特点一、归档的含义二、归档的特点三、文件的原始性、真实性、完整性1. 电子文件归档的定义。 就是将具有完整的背景信息和元数据的需要继续保存的电子文件，一并移交到档案部门控制的计算机系统中。2. 电子文件的归档一般分为 物理归档 和 逻辑归档 两种方式。3. 传统归档的三部曲 1）鉴定文件的价值，剔除无保存价值的文件 2）对需保存的文件整理立卷，组成保管单位 3）移交机关档案室收藏4. 电子文件的来源有3个方面 1）存放在个人电脑中，以设备为单位，相互之间并未联网（实体性归档） 2）将存有信息的移动介质长期保存，必要时可原样复制或整个更新到新的信息载体中（实体性归档） 3）在网络上以数据库的形式，长期或永久保存（逻辑性或虚拟性归档）5. 电子文件的形态表现：1）记录在信息载体上2）分布在网络中6. 电子文件的归档具体情况1）将纸质文件归档后转换为数字化形式，如录入光盘2）文件材料形成时即为电子化形式3）把电子文件用纸质或胶片等任何其他传统载体复制下来进行双套归档7. 归档 = 存入计算机系统 + 数据信息真实性8. 简述电子文件的结构。电子文件的物理结构在层次上有分区：物理记录、磁道、磁盘、驱动器、系统等，逻辑结构也比较复杂，有数据、字段、记录、数据库等，还有文件、文件夹等。9. 对传统环境与电子环境中文件可信度与真实性作了比较，给出了2种文件的概念： 1）可信赖文件 含义：指文件内容真实、准确的反映了它所描述的事实与问题 三个起决定性作用的要素：文件的完整性文件形成过程中的程序控制作者的可靠性。 2）真实文件 含义：真实文件是经确认不是伪造的文件，也就是文件真正出自于形成者10. 文件形成过程中的程序控制，有2种途径：1）外部控制2）系统自身的控制11. 什么是电子文件的原件？ 即当它的形体附着到系统时的第一份完整有效的文件。电子文件的所有特征都完整地存放在文件轮廓里面。任何文件都有可能保存文件原始形成的格式，即电子文件形成时所依附着某一种模板。12. 建立电子文件信息记录系统的必要性是什么？ 每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要对其管理和利用情况开始记录，使电子文件在形成、处理、保管等整个过程中，都有完整信息供查询。归档之前的信息记录是对其原始性的证明，而归档之后的信息记录则是对文件的真实性的保证。13. 电子文件信息记录制度的2种情况 1）对于档案部门提前介入，从收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可以通过网络系统的自动记录功能记录相应的数据。 2）对于存储在移动介质的电子文件，归档时必须辅以人工干预，建立手工或计算机辅助的记录制度第二节 归档的意义和组织管理一、归档的意义二、归档的组织管理三、文件保存系统1. 文件保存系统的定义。 是一种不受时间限制地对文件进行收集、组织、分类与存取以便于文件的保存、使用以及文件处理的人工或自动化系统。电子文件保存系统是以电子方式保存、检索、处置与利用电子文件的计算机系统。 主要包括管理电子文件的政策、步骤与程序；分类与处置、登记、稽核等子系统；保护文件的安全技术；保存文件的设备、装置与安全地点；环境条件的控制等。 文件保存可以是电子和纸质两种方式2. 文件保存系统的功能（6个） 1）将满足机构的业务和责任的文件收集保存 2）能够识别系统内形成和收集的文件的可存取性、元数据和背景信息，并保留它们特有的数据和信息 3）必须提供有关文件的分类，保持它们的上下文关系，保证元数据和背景信息能被有效检索利用 4）文件必须是可以被授权人或单位存取，以保证文件在机构中的可用性 5）允许进行简单、及时的检索 6）在规定的留置期间内，文件保存系统必须把文件保存在合适的位置，使文件为用户服务，保护政策法规的实施和公民的权利3. 归档的意义在于对文件材料的无论是物理上还是内容上的全面控制，总体上可以分为手工归档、脱机归档和联机归档三种模式。第三节 归档的方法一、归档的原则二、移交三、若干必须讨论的问题1. 归档的原则 1）价值原则 2）集中统一原则 3）标准化原则 4）可靠性原则 5）门票原则 6）技术多元化原则 7）超前原则 8）全过程原则 9）打包原则 10）有序化原则 11）格式化原则2. 电子文件的移交方式有哪些？3. 脱机归档的方式 1）直接将本机或本系统产生的文件，卸载到移动介质上并归档 2）非本机或系统产生的电子文件，首先转存在移动介质中，再移交到档案部门的计算机系统上进行归档 3）在网络系统上产生的，没有在形成之时归档的文件，在文书处理程序结束以后，通过网络向档案部门传输或被档案部门在网络上采集到，下载到移动介质加以归档的方法4. 脱机归档的方法 1）文档管理 2）压缩归档 3）用备份系统归档 4）映像系统归档5. 联机归档方式有哪几种？ 按归档时机划分，可分为：在线实时归档、在线滞后归档 按归档后电子文档的组织与结构划分：在线集中式归档、在线分布式归档6. 为什么网络实时归档值得推荐？ 这是最值得推广的归档方式。其特点是在电子文件刚刚形成或收到之初，就同时通过网络传输到档案部门的数据库或计算机系统之中。实行这种方法的关键则是必须进行改革，真正实行文件和档案管理一体化，文件管理机构和档案机构也合并成一个机构。第六章 档案馆对电子档案的收藏第一节 电子档案进馆概述一、电子档案进馆集中式与分布式之争二、电子档案进馆的时间三、档案馆对电子档案的选择收藏四、电子档案进馆的技术要求1. 电子档案的保存方式1）档案馆集中接收电子文件2）电子档案由其生成机关保存2. 欧美国家对进馆问题有什么不同看法？3. 澳大利亚国家档案馆对移交的电子档案有那些方面的技术标准？1）物理格式标准2）逻辑格式标准3）特种技术档案的特殊格式4）数据标准5）功能结构的变更6）数据备份4. 档案馆选择收藏电子档案的特点1）往往以全宗为选择收藏的单位2）必须同时考虑档案全宗的组建、划分问题3）必须考虑今后的维护费用5. 档案馆收藏电子档案的范围1）元数据文件2）支撑文件3）产生电子文件所使用的计算机硬件说明文件4）电子文件形成过程中产生的纸质文件第二节 电子档案进馆的方法一、收藏电子档案的档案馆类型二、接收电子档案进档案馆的方法1. 收藏电子档案的档案馆类型1）传统档案馆2）虚拟档案馆3）电子档案馆2. 电子档案可有那些进馆方法？各有何优缺点？1）电子档案以纸质打印件进传统档案馆优：价格便宜，所需要的技术不多，有成熟的管理办法对这些纸质打印件进行管理。缺：有些电子文件的许多相关信息无法通过打印成纸质文件而同样得到保存2）电子档案以“双套制”的方法进传统档案馆优：利用纸质文件将电子文件的内容固定，使其不易变动或修改，以此达到具有法律效力缺：档案馆的工作量增多，对同一档案要有两套管理方法，需要的管理人员也相应增多3）电子档案以脱机载体方式进电子档案馆优：保留了电子文件检索、传输、存储的功能缺：电子档案的法律凭证作用得不到完全保障4）电子档案的虚拟进馆方法优：从事档案收集工作的人员将不必上门收集，只需轻敲键盘，电子档案瞬间即可征集进馆缺：难以保证电子档案的原始性和安全性3. 电子档案馆和虚拟档案馆的主要区别是什么？电子档案馆：是指集中存储电子档案，并提供电子档案信息检索利用的系统和场所。由于用有形介质载录档案信息的电子文件仍是物理意义上的尸体，因而存放电子档案的档案馆也必然是物理存在的实体，是有形的，非虚构的。一个电子档案馆的档案信息资源可以通过计算机网络接受另一个电子档案馆的远程服务。虚拟档案馆：是由虚拟技术和网络技术发展而来的，实际上是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，也就是通过网络技术和特定软件，将时空上分散的档案馆连接一体，使之成为一个有机的信息系统。虚拟档案馆不接受电子档案的尸体，而只是在组织逻辑上进行档案全过程的管理，是一种假设的、虚拟的、无形的，没有物理实体存在的，却同样能提供档案信息的档案馆。第三节 电子档案进馆的程序一、档案馆对电子文件的超前控制二、进馆鉴定和检测三、电子档案的移交1. 电子档案进馆的程序分为2大类：实体进馆程序、虚拟进馆程序2. 超前控制的定义档案馆对即将转化为本馆档案的前几个运动阶段文件形成、转化过程的控制3. 电子档案进馆的技术检测应如何进行？（一）载体状况的鉴定和检查 应对载体进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，是否清洁，是否有霉斑出现等，然后可在有关设备上演示或检测，确定归档文件载体质量良好，运转正常。（二）可读性鉴定和检测 需要对其载体状况和所存信息进行全面的检查，目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。（三）可靠性鉴定和检测 可靠性主要是指内容的真实与完整，电子文件的版本不像纸质文件那样易于识别，可以借助计算机中记录下来的文件形成时间进行比较和鉴别。 （四）完整性的鉴定和检测 完整性分析主要从文件的相关性入手（五）无病毒鉴定和检测 对于以载体状态接受进来的电子档案首先应使用查毒、杀毒软件进行检查是否有病毒，如发现病毒，应及时杀除，合格后才能移交。第七章 电子文件信息的整序第一节 电子文件信息处理一、组建电子档案数据库二、有序化三、档案信息处理语言四、著录标引与数据准备1. 什么是电子档案利用前的数据准备？包括哪些内容？与电子文件信息的整序有什么关系？1）电子档案利用前的数据准备就是一个电子文件信息处理的过程。2）包括的内容：A. 组建电子档案数据库B. 有序化C. 档案信息处理语言D. 著录标引与数据准备 3）为电子档案建立相关数据库并存入电子档案数据，因而就是电子文件信息整序的主要任务。事实上电子文件信息整序自身是通过标引进行的，由此建立的电子文件信息的有序结构，也正是未来进行有序检索的基础，是电子文件检索系统的组成部分。2. 整序电子文件信息的信息处理工作，由2个步骤组成：1）使原始的电子文件（一次文献）有序化2）加工形成二次文献（通过著录标引进行）3. 电子信息处理的方式大致上有几种方法？1）馆藏发2）分类法3）主题法4）代码法5）时序法6）字顺法4. 可以表达档案内容主题特征的档案信息处理语言，按编制规则相区分主要有几种语言？1）馆藏法语言（以来源原则共和馆藏法为基础编制）2）档案分类标引语言（以事由原则和事由类同性为基础编制）3）主题法语言5. 电子档案数据包含哪些内容？1）电子文件内容信息2）背景信息3）元数据4）识别文件6. 电子文件的自动标引主要有两种：关键词标引（自由标引）、主题词标引（受控标引）第二节 电子文件有机整体与来源原则一、组合成群体是文件运动的重要特点二、以来源原则为指导组织电子档案信息1. 档案信息整序的重要任务使档案信息按文件之间的有机联系组织起来，形成有机结构，或者说有机的整体。2. 为什么电子档案信息必须组成有机结构？1）首先，组成有机整体的文件，其价值远大于孤零、分散的文件2）构成有机整体的文件，更便于人们的利用3. 为什么来源原则在电子文件管理中仍然具有指导意义？应该如何理解文件“来源”的含义？1）“形成文件信息的社会活动过程”这一种广义定义才更深刻地反映了客观事实和文件运动的规律。正因如此，来源原则仍然适用于对电子文件和档案的管理，因为文件的“主体形成者来源”虽然有可能变得不太容易确定，但是文件的形成过程及形成文件的人类社会活动过程总是存在的并且是可以在实际工作中确定的。故而，来源原则必将永葆青春，即使在高科技时代也能大放异彩，是指导电子文件和档案管理的最基本原则。2）狭义指：文件的形成者；广义指：形成文件的人类社会活动活动过程第三节 馆藏法语言与档号标引一、馆藏法语言的构成二、档号标引程序1. 馆藏法的定义就是使文件和档案信息按来源于其形成过程的历史有机联系组织起来，形成有机整体的方法。2. 档号标引的具体程序或步骤：1）必须编制或者选用适合于本信息系统的馆藏法语言的词典2）标引档号3. 试述标引的种类，含义和各自在电子文件管理中具有的意义。4. 何时为电子文件标引档号最理想？为什么？标引档号的工作应该放在文件生成或受到的同时进行，也就是在电子文件网络归档的同时进行。档案部门必须能够从网上监督、检查，并具有修改权。第四节 电子文件和档案全宗一、主体全宗与客体全宗二、确定全宗构成方式三、全宗区分标准四、主体全宗的划分五、客体全宗的划分1. 全宗的定义人们在同一项社会实践活动过程中形成的文件有机整体。2. 全宗区分标准必须以全宗的形成组建核心立档单位或立档单元是否具有相对独立性作为主要标准3. 对客体事物而言，构成立档单元的条件必须有哪些？1）自成系统，具有相对独立性或完整性2）具有一定规模，因而相关的文件具有相当数量第五节 全宗内分类与虚拟案卷一、全宗内分类二、案卷的作用三、电子文件如何立卷四、相关纸质文件的管理1. 为什么说电子档案全宗实际上处于虚拟状态？这是否是全宗形态的一种异化？2. 电子档案全宗内应如何分类，或者说分类主要采取什么样式？为什么？3. 试述电子文件虚拟案卷与纸质实体案卷的关系。应如何处理电子文件虚拟案卷与相对应的纸质文件之间的关系？4. “双套制”的定义在电子文件的法律证据作用没有解决之前，与电子文件相对应的纸质文件将继续产生和受到保存。5. 对“双套制”中的纸质文件，可以有2种整理方法：1）在电子文件组成虚拟案卷的前提条件下，与之相对应的纸质文件可以不再立卷，而完全根据其形成的先后顺序装盒上架2）也将纸质文件组成案卷，但只需用普通的8K纸折叠而成的软卷皮，并且绝对不要装订，也不要拟案卷标题，只要标上档号和存址号就可以了，然后同样装盒第八章 电子文件的著录和检索系统的建立第一节 电子文件的著录一、电子档案著录的概念二、电子档案著录的类型三、电子档案著录的规则四、电子档案的实施1. 电子档案著录的概念通过编制检索工具对档案形成智力控制的过程2. 电子档案著录包括哪几层意思？（电子档案著录的这个定义说明了几个问题）1）这个定义强调了档案著录是一个动态过程2）回避了著录结果，因为这样容易造成著录的过程是为了编制检索工具3）扩展了传统档案著录的范围，因为电子档案著录不仅包括了作为载体的档案的自身信息，还包括了产生和使用档案的背景信息及产生档案的信息系统的信息。3. 电子档案著录与传统档案著录相比其区别是什么？比较方面传统档案著录电子档案著录在时间上著录过程是不延续的著录过程是延续的在空间上著录过程仅仅是在一个点的著录过程是多维的在结果上著录过程仅仅是面向编制检索工具的著录过程回避了著录结果4. 电子档案著录的类型：前控著录、后控著录5. 电子档案著录规则有哪几种？具体如何实施？1）电子档案著录的数据结构规则是专门对电子档案的著录事项分成哪几类作出规定，并确定每一类中要著录哪些著录事项。2）电子档案著录的数据内容规则是为在数据结构规则中具体著录某一著录项的数据时提供著录规则。3）电子档案著录的数据值规则是对由数据结构规则规定的著录项中所使用的术语词汇进行控制。6. 电子档案著录的实施定义是具体地对电子档案进行著录7. 电子档案实施著录时的3个具体的方面1）电子档案的数据内容著录规则的实施2）电子档案数据结构著录规则的实施3）电子档案的数据值著录规则的实施8. 什么是元数据？由哪几部分组成？具有什么功能？元数据就是关于文件的背景信息和结构的数据。由以下几部分组成：1）载体元数据2）文件类型的外部元素元数据3）文件类型的内部元素元数据4）标注元数据5）背景环境元数据具有的功能如下：1）利用这个系统可以形成一份原则上具有永久性法律效力的文件2）利用这个系统可以在一个电子系统中识别具有永久性法律效力的文件，因为在电子系统中还生成有其他各种数据3）利用这个系统可以确定生成文件的电子系统的类型4）利用这个系统可以对在电子系统中保证电子文件的永久性法律效力的要求进行概念上定义5）利用这个系统可以发现和检索文件6）利用这个系统可以在启用新系统的时候不至于丢失重要文件第二节 电子档案检索系统的建立一、电子档案的计算机检索系统二、电子档案计算机检索的特点三、电子档案计算机检索系统的设计与实现1. 什么是电子档案检索系统，其地位与作用是什么？电子档案的计算机检索系统是指在电子计算机网络中，以电子计算机为检索设备，由计算机检索软件进行控制，对存储在各类载体上的电子档案数据进行收集、存贮、加工、查找、输出等处理，针对用户的利用需求找出所需电子档案的一种计算机系统。其地位和作用：电子档案的计算机检索系统是控制着计算机进行电子档案数据处理的一种程序系统。作为完整的电子档案计算机检索系统还包括电子档案目录信息、著录规则、记录格式和检索语言。2. 电子档案计算机检索的特点1）电子档案的多途径检索2）电子档案的网络化检索3）电子档案的检索结果直观4）电子档案的检索，随机调整检索策略方便5）电子档案计算机检索系统的检索内容新、实时性强6）电子档案计算机检索系统检索结果输出方式灵活、实用7）电子档案计算机检索系统检索速度快8）电子档案计算机检索系统检索费用较高9）检索质量较难控制3. 电子档案计算机检索系统的研制是以软件研制为中心的系统开发过程，按照软件生存期的划分方法，一般分为4个阶段：1）系统分析2）系统设计3）系统实施4）系统运行维护4. 每个阶段需要解决的问题是什么？系统分析1）确定检索系统的目标和功能2）考察档案界和本单位现有条件3）评价检索系统建立前后的功效4）选择硬件5）设计软件6）配置相应的工作人员系统设计1）代码设计2）输入形式及规格3）输出形式及其规格4）电子档案数据在计算机系统中的存贮5）程序设计语言的选择