会务工作手册.doc

会务工作手册 - 1 - 目 录 一,会议管理 1,周安排会议管理 2,部门会议管理 3,外单位借场(委托)会议管理 二,会议准备工作内容 1,明确会议主题 2,明确会议议程 3,明确会场布置与设备要求 4,明确会议责任人 5,会议通知拟定发放 6,会议文件准备 7,会前检查 三,会间服务 1,入场礼仪 2,会议签到 3,规范服务 4,技术保障 5,相互协作 6,会议记录 7,外延工作 8,安全保卫 四,会后工作 1,礼仪服务 2,会场检查 3,设施,设备检查 4,材料,记录整理 5,工作总结 五,会务工作的分类与要求 1,会 见 2,晚 会 3,茶 会 4,座 谈 5,展 览 6,发布会 - 2 - 六,会议座次安排常识 1,关于会议主席台座次的安排 2,仪式的座次安排 3,合影座次安排 4,会议座位安排 七,校内场所资源资料 1,图文信息中心会务场所资料 2,行政楼会务场所资料 3,行政楼裙楼会务场所资料 - 3 - 一,会议管理 会议是集思广益,聚众议事的一种讨论形式.上海工程技术大学对在校区内举行的会议管理,目的是追求会议之必需,会议之效率,避免凡事开会之会海现象.我校将会议分成周安排会议,部门会议,外单位借场(委托)会议三类. 1,周安排会议管理 周安排会议是通过校长办公室将由校领导主持的重要活动和会议组织安排在一周会议安排中之会议活动. 为使一周会议安排及时准确,做到一周会议早知道,要求有关部门做好向校办报送工作,报送截止时间要求为每周四下午15:00. 2,部门会议管理 部门会议是由部门组织,召集,部门负责人主持的各种会议. 为了使部门会议有序进行,请有关部门提前三天到校办办理会场使用登记手续. 3,外单位借场(委托)会议管理 外单位借场会议是外单位借用我校会议场所进行相关活动的会议.外单位委托会议是外单位委托我校有关部门组织实施,并使用我校会场的会议. 外单位借场会议需要该单位与校办联系,签订借用协议,并经校领导批准,才予进行.外单位委托会议需由我校有关承接部门以部门报告形式向学校申请,并经批准,在校办组织协调下进行各项会务准备工作. - 4 - 二,会务准备工作内容 会务准备工作是保证会议举行质量和效果的重要部分,需认真严谨地完成.会前应制订会务预案. 1,明确会议主题 主题是举行会议要完成的任务和目标.主题往往与会名相关,会名要名实相符,妥帖恰当. 根据会议主题预设出席会议人员范围和人数,以达到会议举办效果. 2,明确会议议程 会议议程通常是指会议要进行的逐相内容的安排,也是主持者主持的方案.应经有关领导审定通过,并作为会议文件一部分发放给与会者. 3,明确会场布置与设备要求 会场是开会的场所,要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑会场的选用;会场布置要简约,与会议内容相符.根据会议的不同类型进行桌台,席卡,话筒,投影,鲜花等的准备. 4,明确会议责任人 会议筹备班子的人员组成和工作分配是保证会议组织完成重要前提,以使各部门(人员)分别按照其职责要求完成会议筹备和会议工作任务,做到人有专责,事有专人. 5,会议通知拟定发放 会议通知必须简明扼要.通常须具备会名,会期,开始时间,地点,会议参加人员范围,入场凭证,筹备会议的联系人(单位,联系方式)等七要素. 上述七要素,可据会议的特点,相取选用.通知发放应该与会议举行时间有一提前量,保证有途中时间和反馈时间.通知发出后,应跟踪落实. 邀请市领导,委办领导出席,提前一个月报上级主管部门;邀请校领导出席,提前五十个工作日报两办. 6,会议文件准备 会议文件在经有关方面审定完成后,应事先印制成册(页),在会议期间发放至每位与会者. - 5 - 7,会前检查 会前检查是落实预案,保证开好会议的重要步骤.现场检查的主要内容有会议文件材料的准备,会场布置以及会场扩音,播放设备等.这一工作应在会议正式开始前2小时完成,如是隔天上午举行的会议应在前一天下午完成. 三,会间服务 1,入场礼仪 会务服务人员在会议开始前须站在会场入口处礼貌热情地向客人问好,并引请客人进入会场入座.先到达的客人入座以后,及时提供服务. 2,会议签到 及时了解准确掌握与会人员出席情况,及时正确地把出席,列席及缺席人数统计出来,报告主办方有关人员. 会议进行半小时后,将签到册,签到台的整理,收集工作. 3,规范服务 会议期间,服务员站于会议室门口随时提供服务,直至会议结束. 服务员20-30分钟为客人添加茶水,更换烟缸等,特殊情况按客人要求服务. 会议中间休息,要尽快整理会场,补充和更换各种用品. 4,技术保障 影像,扩音设备操作者须保持高度的注意力,要有内外场分工,协调联系保持工况正常. 5,相互协作 相关会务工作人员保持在会场内外岗位工作,以便做好协调联络,临机应变. 6,会议记录 做好有关如会议录像,照相,录音等会议记录工作. 7,外延工作 如布置休会茶歇,文体活动,与会人员合影及住宿交通返程等有关服务. 8,安全保卫 指定专人维护会场秩序,保持良好的会场秩序,确保会场安全. - 6 - 四,会后工作 1,礼仪服务 会议结束时,服务员,工作人员应站在会场门口,微笑着向客人道别. 2,会场检查 与会人员完全离场后,会务人员及时仔细地检查会场,查看是否有遗忘的东西和文件,争取及时交还.对未及时交还的物品要有专人负责保存,尽快与主办方取得联系,及早送还. 3,设施,设备检查 将会议举办中使用的用具,设备整理好,对借用的用具,设备及时归还.关闭空调,电灯,窗,锁好会议室门.并对会场设备设施的使用状况做好检查并记录. 4,材料,记录整理 做好会议材料的整理工作.文件,席卡及相关材料的清退,收集,归档工作. 5,工作总结 对会务工作进行总结,肯定成绩,找出问题.对给予会议帮助的有关人士,及时寄感谢信表示谢意. - 7 - 五,会务工作的分类与要求 1,会 见 在约定时间,场合和方式为前提,接待者与来访者彼此对面相见的活动.各种级别的会谈,交往,交流活动.双方要共同协商安排好会见计划,明确时间,地点,议程及内容. 2,晚 会 晚上举行的以文娱节目为主的集会.重大庆典等系列交流活动的组成部分.要根据来宾的性质,身份,风俗习惯,双方的相互关系,本地的传统文化和实际能力拟定,应以具有本地特色的音乐,歌曲,戏剧,舞蹈为主,必要时可加入一两个来宾所在地知名节目或来宾本人喜爱的节目.正装出席.演出时应印制专门的节目单,人手一份,对每个节目略加介绍.来宾座位的安排要便于安全保卫,位置要最佳,通常最好的座位在第七至九排的中间.还要让宾主集中就座,来宾进场,退场要比较方便.演出前,接待人员要在门口迎候,并专门设立休息厅,主人与来宾共同步入剧场,其他观众应起立鼓掌欢迎.演出结束时,主人与来宾要一同上台,向演员献花,见面,合影,来宾退场后,观众才离开. 3,茶 会 用茶点招待宾客的社交活动集会.休闲,轻松,随意的社交活动.举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右.有些时候,亦可将其安排在上午十点钟左右.茶话会时间的长度,若是将其限定在一个小时至两个小时之内,效果最佳.适宜举行茶话会的大致场地主要有学校的会议厅,学校的多功能厅,宾馆的多功能厅,包高档的营业性茶楼或茶室.安排具体座次时,主要采取环绕式,散座式,圆桌式,主席式.除主要供应茶水之外,在茶话会上还可以为与会者略备一些点心,水果或是小吃.要求品种对路,数量充足,并且便于取食,最好同时将擦手巾一并上桌. 4,座 谈 是在约定的时间,场所中,双方不拘形式地讨论的活动.各种讨论性,增进性,多边性的交流活动.举行双边洽谈时,应使用长桌或椭圆形桌子.在进行洽谈时,各方的主谈人员应在自己一方居中而坐,其余人员则应遵循右高左低的原则,依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐.举行多边洽谈时,为了避免失礼,按照国际惯例,一般均以圆桌为洽谈桌来举行圆桌会议. - 8 - 5,展 览 以相关的主题,通过某种表现方式将展品陈列,供参观者观看的活动.可作为参观活动的一部分.工作内容主要包括参展单位的确定,展览内容的宣传,展示位置的分配,安全保卫的事项,辅助服务的项目等等.对参展人员要求在整体形象,待人礼貌,解说技巧等三个主要方面特别的重视: (1),努力维护整体形象.在一般情况下,要求在展位上工作的人员应当统一着装,男士应当剃须,女士则最好化淡妆. (2),时时注意待人礼貌.当观众走近自己的展位时,工作人员都要面含微笑,主动地向对方说:您好!欢迎光临!当观众离去时,工作人员应当真诚地向对方欠身施礼,并道以谢谢光临,或是再见. (3),三要善于运用解说技巧.在实事求是的前提下,要注意对其扬长避短.不过,争抢尾随观众兜售展品,弄虚作假,或是强行向观众推介展品,则不可取. 6,发布会 以一定的主题向社会,新闻界传播信息的活动.具有重要意义的信息传播,宣传活动.发布会组织工作应当包括会议的筹备,媒体的邀请,现场的应酬,善后的事宜等四个主要方面的内容.筹备新闻发布会,要做好主题的确定,时空的选择,人员的安排,材料的准备等项具体工作.新闻发布会主持人应善于把握大局,长于引导提问,并且具有丰富的会议主持经验. (1),材料的准备: .发言提纲; .问答提纲; .宣传提纲; .辅助材料. (2),会后的事宜: .了解新闻界的反应; .整理保存会议资料; .酌情采取补救措施; .对于失误,要主动采取一些必要的对策. - 9 - 六,座次安排常识 1,关于会议主席台座次的安排 (1),主席台必须排座次,放名签,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让. (2),主席台座次排列: .领导为单数时,主要领导主席台人数为奇数时 .领导为偶数时,1,2号领导同时居中,2号领导依然主席台人数为偶数时 机关排列次序排列.可灵活掌握,不生搬硬套.如对一些德高望重的老同轻的居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置. 在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置. 主.几个机关的领导人同时上主席台,通常按志,也可适当往前排,而对一些较年领导同志,可适当往后排.另外,对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾,也不一定非得按职务高低来排,通常掌握的原则是:上级单位或同级单位的来宾,其实际职务略低于主人一方领导的,可安排在主席台适当位置就座.这样,既体现出对客人的尊重,又使主客都感到较为得体. - 10 - 2,仪式的座次安排 字双方主人在左边,客人在主人的右边.双方其他人数一般对等,按主客3,合签左右排列. 影座次安排(主席台安排相同) 4,会议座位安排 (1),长条桌 .与外宾会谈 .与上级领导座谈 注:A为上级领导,B为主方席 (2),沙发室 注:A为主方,B为客方 注:A为上级领导,B为主方领导 - 11 - 七,校内场所资源资料 有,示这设和务备注:表具有一施服 志宏堂平面图 图文信息中心会务接待场所资料 设 备,设 施 放置方式,可纳人数 资 源场 所 音响 功放 投影 电视 灯同讲沙背景尺寸单位米)横幅尺寸(单位米)光 译台发礼堂式课堂式回形式 (志宏堂 6 50人 612 19.21.2 第二报告厅 298人 2.96.85 9.20.9 第三报告厅 120人 80人 40人 4.92.6 第四报告厅 50人 40 35 人人 第五报告厅 24 人 贵宾厅 12人 - 12 - 行政楼会务接待场所资料 设 备,设 施 放置方式,可纳人数 资 源 场 所 音响 功放 投影 电视 灯光 同译讲台沙发礼堂式课堂式回形式 背景尺寸(单位米)横幅尺寸(单位米)第一贵宾室 20人 第二贵宾室 20人 203会议室 28人 205会议室 63人 视频会议室 20人 第九会议室 16人 第十会议室 40人 第三贵宾室 14人 第十一会议室 16人 第十二会议室 34人 第四贵宾室 16人 备注:有,表示具有这一设施和服务 第二报