office技巧集锦大全 第6章 Access篇.doc

第6章 Access篇6.1 基本应用技巧 6.1.1 在表格中自动输入月份和年份在制作表格过程中，常常需要输入系统当前的日期或时间，如果直接输入的话，特别麻烦。有什么更快更好的方法吗？答：可以利用快捷键来输入。输入当前日期：选中需输入当前日期的单元格，直接按下“Ctrl+；”键可输入当前日期。输入当前时间：选中需输入当前时间的单元格，直接按下“Ctrl+Shift+；”键即可。使用上述方法插入的日期和时间的类型是标准格式的文本类型，所以不能在其他非文本格式的单元格中用这种方法。6.1.2 执行单一条件筛选系统的筛选功能还是很不错的。但是它总是自作聪明地自动保存前一次筛选的条件，这给执行独立条件筛选带来很多不便。请问可以更改系统这一默认设置吗？答：其实这主要是因为系统在选择内容上实行的是继承选择机制，所以导致筛选条件的继承。要实现独立条件的筛选，可以执行如下操作：首先在“数据透视表视图”或“数据透视图”操作窗口打开数据表。移动鼠标至“数据透视表”或“数据透视图”工具栏上，单击鼠标右键，在弹出的菜单中单击“属性”命令，再选择“筛选和分组”选项卡。单击取消选择“在筛选区内允许选择多个项目”复选框，如图6-1所示。图6-1 设置单一条件筛选这样就可以根据独立条件来进行筛选了。6.1.3 打印数据库关系图数据库之间的关系多而复杂，为了更好分析，希望能将它们的关系图直接打印出来，可是系统好像没有提供这样的操作命令。请问该如何才能打印出关系图呢？答：在系统中是无法直接打印出关系图的，但只要生成图形化关系报告，然后打印该报告就可以得到关系图了。生成关系报告的操作如下：打开数据库文件，然后执行“工具”菜单中的“关系”命令，调出“关系”窗口。再单击“文件”菜单中的“打印关系”命令，这时系统会自动生成一份显示各种关系的报告。再单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“打印”命令来打印该关系报告。也可以执行“另存为”命令来保存该关系报告。6.1.4 自定义数据表的背景创建的数据报表都是一个样式，想改变一下数据表的显示背景，该如何操作？答：要更改数据报表的背景，可以执行如下操作：首先打开该数据报表，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中单击“属性”命令，接着会弹出一个报表属性对话框，如图6-2所示。图6-2 “报表”对话框在“格式”选项卡中选择“图片”项，再单击后面的“省略号”按钮图标，这时会弹出一个“插入图片”对话框，可以通过它来设置要设为背景的图片。同时还可以利用“图片缩放模式”项，以及“图片对齐方式”等其他项来调整图片的大小和其他属性。6.1.5 隐藏工作表请问如何在数据库窗口隐藏数据表？答：要隐藏数据表是很简单的。可以执行如下操作：在数据库窗口，选择该数据表，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“属性”命令，在弹出的对话框中单击选择“隐藏”复选框即可。其实除了上面的方法外，还可以将数据表设置为系统对象，来达到隐藏的目的，因为系统对象的属性都是隐藏的。只要在该数据库的名字前加上“usys”就可以将它设置为系统对象。6.1.6 显示隐藏的对象请问如何查看隐藏的数据表或其他对象？答：可以通过下面的设置来显示隐藏的对象：单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“视图”选项卡，然后单击选择“隐藏对象”和“系统对象”两个复选框，如图6-3所示。图6-3 显示隐藏对象最后单击“确定”按钮完成即可。6.1.7 以单击方式打开数据窗口请问如何设置可以直接单击就能打开对象？答：可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“视图”选项卡，最后单击选择“单击打开”单选按钮即可，如图6-4所示。图6-4 以单击方式打开窗口6.1.8 在数据表中插入图片或声音信息请问用什么办法可以将图片或声音等其他类型的信息插入数据表中？答：一般的数据表中都是文本信息，如果要插入其他类型的信息，可以以OLE对象的形式来实现。具体步骤如下：首先在数据库窗口选择该数据表，然后单击“设计”按钮，为该数据表增加一个字段，并将其“数据类型”项设置为“OLE对象”。然后再打开该数据表，选择刚才添加的字段下要插入信息的记录单元格，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入对象”选项，再在弹出的对话框中选择“由文件创建”单选按钮（如果选择“新建”单选按钮，就可以调用系统已有的应用软件来编辑对象），然后单击“浏览”按钮，选择要插入的图片或声音文件，如图6-5所示。图6-5 插入图片成声音文件如果要使插入的图片和源文件保持自动更新，可以选择“链接”复选框；还可以选择“显示为图标”复选框来使该对象以图标显示。最后单击“确定”按钮完成添加。6.2 数据处理技巧 6.2.1 数据库格式转换的必要性听说各个版本的Access之间的数据库格式有些不兼容。请问能具体说说吗？答：现在常用的Access版本一般有三个，即97版、2000版和2002版。它们基本上是向下兼容的，即高版本一般可以兼容低版本的数据文件，而低版本的一般无法打开高版本的数据文件。所以在2002版本中一般可以直接打开和编辑任何的2000版本的数据库文件或项目，即使是有安全措施的数据库也是如此。虽然Access版本有向下兼容的特点，但是如果要在2002版本中使用97版本的数据文件却是有一定的局限性。只能打开数据文件，但无法进行必要的编辑或修改（比如无法修改或编辑数据文件中的对象和设计等），所以必须将其转换到更高版本。但是一旦将低级版本的数据库文件转换为高级版本的数据文件格式后，该数据文件就无法在低级版本中再执行或打开了。6.2.2 建立关系子表来统计数据请问如何在一个数据表建立关系子表进行统计？答：要建立关系子表进行统计可以执行如下操作：先打开该数据表，然后单击“插入”菜单上的“子数据表”命令，在弹出的“插入子数据表”的对话框中，选择“表”选项卡，再在下面的对话框中选中该数据表。然后分别在“链接子字段”框和“链接主字段”框中选择要建立关系的字段，如图6-6所示。图6-6 建立关系子表这时会弹出没有建立关系的警示对话框，直接单击“是”按钮即可，系统自动根据前面所设置的条件建立关系并且建立子数据表。这样就可以直接在子表中查看统计的结果了。6.2.3 多用户共享有密码保护的低版本数据库请问要如何设置，才能让不同版本的用户实现对一个有安全机制的数据库的共享？答：如果要共享的是Access 95 或 97版本的数据库，则只要在高版本中工作组信息文件与低版本中的该数据库建立连接即可。具体操作是先启动高版本的Access主程序。然后单击“工具”菜单的“安全”子菜单中的“工作组管理员”命令。在弹出的对话框中单击“加入”按钮。再在弹出的对话框中输入要加入的工作组信息文件的路径和名称，如图6-7所示。图6-7 输入工作组信息最后单击“确定”按钮完成。这样需要共享该数据库时，系统就会对所联接的工作组使用存储在工作组信息文件中的用户账户与组账户及密码。不过这种方式的共享只能是高版本共享低版本的数据库文件，而低版本是不能共享高版本创建的工作组信息文件的。但是Access 2000可以使用在Access 2002中以Access 2000文件格式创建的工作组信息文件。6.2.4 将Excel中的数据导入Access数据库中请问如何将Excel中编辑的电子表格数据导入到Access的数据库中？答：实现这种方式的数据导入，可以通过以下操作来完成：需要在Excel中调整数据的格式和排列形式，由于导入数据的方式是将电子表中的列作为一个字段下的记录，而每一行则是一条记录，所以必须保证每一列中的数据都同一个类型，每一行都按字段顺序排列数据。接下来在Access中打开数据库。然后单击“文件”菜单上的“获取外部数据”项中的“导入”命令。在弹出的“导入”对话框中，选择“文件类型”为“Microsoft Excel”，并单击“查找范围”选择要导入的电子表格文件。再单击“导入”按钮，接着会弹出“导入数据表向导”对话框，如图6-8所示。图6-8 “导入数据表向导”对话框选择好电子表中工作表，然后单击“下一步”按钮。如果该工作表的第一行数据是数据库字段名称，单击选择“第一行包含标题”的复选框。如果不是则直接单击“下一步”按钮。接下来设置的是信息要保存到的数据表名称、对数据库中各个字段进行设置以及再建立索引字段等，根据具体情况一步一步设置。最后单击“完成”按钮结束导入过程。 6.2.5 将低版本数据库转换为前端/后端应用程序实现共享请问如何通过将低版本数据库转换为前端、后端应用程序以实现共享？答：要将低版本数据库转换为前端/后端应用程序必须先将其转换为高版本数据库。转换为高版本数据库的具体操作如下：在转换前先备份该数据库，然后关闭该数据库，如果该文件位于服务器或共享文件夹的多用户 Access 数据库中，应确保网络中其他的人也没有打开该数据库。接下来启动高版本的Access（在这里我们使用的是Access 2002版），单击“工具”菜单，找到“数据库实用工具”项下的“转换数据库”命令，再选择“转换为2002格式文件”。在“数据库转换来源”对话框中，选择要转换的源数据库，再单击“转换”按钮。接着在“将数据库转换为”对话框中，分别设置新文件名称及存放位置，最后单击“保存”按钮完成转换。下面开始将其拆分为前端/后端应用程序。单击“工具”菜单中“数据库实用工具”下的“拆分数据库”命令，在弹出的对话框中单击“拆分数据库”按钮。然后在弹出的对话框中分别输入后端数据库的文件名和存放路径，最后单击“拆分”按钮即可。这样就将转换的数据库拆分为前端/后端应用程序。要实现共享，后端数据库应该是最老版本的数据格式，并为拆分出来的前端程序和老版本的数据库链接起来。单击“工具”菜单中的“数据库实用工具”项，找到“链接表管理器”命令并单击。在弹出的“链接表管理器”对话框中选择旧版本数据库文件存放路径，然后单击“确定”按钮即完成链接。这样，新的前端数据库，就可以使用新版本中的新功能，而旧版本的用户则可以继续使用旧版本的后端数据库，以达到共享的目的。6.2.6 更改Access 2002中默认的数据格式为什么在Access 2002中建立的数据库默认的却是Access 2000的数据格式。请问可以直接建立Access 2002格式的数据库吗？答：由于微软公司考虑到Access 2002刚出来时，大多数用户都还在使用Access 2000版。而数据文件只向下兼容，为了避免无法打开高版本格式的数据文件，所有系统默认建立的数据格式是Access 2000版。要更改该默认设置可以执行如下操作：单击“工具”菜单下的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“高级”选项卡。在“默认文件格式”下拉列表框中选择“Access 2002”项，如图6-9所示。最后单击“确定”按钮完成即可。图6-9 更改默认的数据格式6.2.7 数据或数据库对象导出到Excel文件中在前面我们知道了如何将Excel工作表数据导入Access数据库。但现在需要将Access数据库数据导入到Excel工作表中，请问该如何实现？答：要将Access数据文件导出到Excel文件中，可以利用“导出”命令来实现：首先在“数据库”窗口中选择该数据表（如果只是导出数据表中的部分数据，则先打开数据表，然后选定该部分数据）。执行“文件”菜单的“导出”命令。在弹出的对话框中，分别输入文件名称和存储路径，再在“保存类型”下拉列表框中选择需要的Excel版本文件，如图6-10所示。图6-10 导出Excel文件最后单击“导出”按钮完成即可。除了利用“导出”命令外，其实还可以利用“Microsoft Excel 分析”来完成导出数据到Excel文件中。具体方法如下：开始步骤和前面基本相同，先选择数据库文件，然后执行“工具”菜单中的“Office 链接”子菜单的“用Microsoft Excel分析”命令。系统会自动调用Excel程序打开该数据库，只要直接在Excel操作窗口将其保存为新的工作表文件即可。很显然这种方法更方便快捷。6.2.8 压缩数据库文件为什么即使数据库中的数据很少，但是数据文件却有好几百KB大？这样实在太浪费磁盘空间了。答：的确如此。所以系统提供了一个压缩功能来减少数据库文件所占的磁盘空间。单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“常规”选项卡。单击选择“关闭时压缩”复选框，如图6-11所示。图6-11 压缩数据库文件最后单击“确定”按钮即可。6.3 系统设置技巧 6.3.1 自定义系统默认文件夹路径希望将系统默认打开或保存的路径设置为其他目录。请问该如何操作？ 答：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“常规”选项卡。在“默认数据库文件夹”文本框中输入新的目录即可。请参看图6-11所示。6.3.2 增加显示最近使用的文件数目系统“文件”菜单中最多只能显示最近使用的四个文件，请问可