浅谈存货的管理问题.doc

浅谈存货的管理问题一：摘要有效管理企业存货是降低企业成本不可缺少的环节，在不同的存货管理水平下,企业的收益是不同的。一个企业若想要保持较高的盈利能力，就应当十分重视存货的管理。存货是企业的重要资产，它管理的好坏，直接关系到企业的资金占用水平，以及资产运作，是企业管理中不可忽视的一部分。因此，企业必须认识到存货管理的重要性，通过实施正确的存货管理方法，最终提高企业的经济效益。任何企业都必须有某种程度的存货，但是存货过多，会使利息支出增加，并且会增加包括仓储费、保险费等各项开支直接使成本上升。最终都会导致企业利润的减少。相反地存货不足，会使订货费用增加。若存货经常不足，会影响企业生产经营，失去销售机会。存货管理的目的就是在充分发挥存货作用的同时降低存货成本,使存货效益和存货成本达到最佳结合。因此，管理好存货对一个企业来说是必不可少的。在不同的存货管理水平下，企业的平均资金占用水平差别是很大的。通过实施正确的存货管理方法，来降低企业的平均资金占用水平，提高存货周转率，才能最终提高企业的经济效益。当今中国的很多企业，特别是中小企业在库存管理方面还比较落后,本文较详细地分析了目前中小企业存货管理存在的问题，阐述了加强存货管理的重要性，最后提出了适合中小企业应用的探索解决思路，有力地促进企业的快速发展。二：存货的概念，影响及存货管理目标（一）存货的概念存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或为了出售仍然处在生产过程中消耗的材料、物料等。存货一般占企业总资产的30%左右，是企业重要的流动资产，是企业经营管理中不可忽视的一部分。企业持有一定数量的存货有利于保障企业生产经营的顺利进行，也可以使企业的生产与销售具有较大的机动性，适应市场不规则的突然变化，以免失去商机。存货管理就是对企业的存货进行管理，是企业为了降低经营成本，提高管理效率，而采取一些有效的方法来管理存货，使企业能以最低的成本获得最大的利润。（二）存货对企业的影响为了保证生产经营过程的持续性，企业必须有计划地购入、消耗和销售存货，它是生产经营过程中不可缺少的资产，也是保证生产经营活动连续顺利进行的必要条件。企业对存货管理的重视程度和管理的好坏，直接反映出企业存货平均占用资金的差异是很大的。实践证明，加强存货控制和管理，会使濒临绝境的企业有起死回生的可能，反之，则会使充满活力的企业逐步陷入困境。（三）企业存货的管理目标企业置留存货的原因一方面是为了保证生产或销售的经营需要，防止停工待料，并及时对市场变化做出反应；另一方面是出自价格的考虑，零购物资的价格往往较高，而整批购买在价格上有优惠，这样可以降低进货成本；但是，过多的存货要占用较多资金，并且会增加包括仓储费、保险费、维护费、管理人员工资在内的各项开支，因此，进行存货管理目标就是尽力在各种成本与存货效益之间做出权衡，达到两者的最佳结合，这就是存货管理的目标。三：存货管理出现的问题以及解决办法（一） 出现的问题内控制度不健全，岗位责权不明晰，管理不到位很多企业在材料采购、产品销售环节往往由同一个人完成采购销售、付款收款、入库出库等全过程，使采购销售工作无章可依，还会提供暗箱操作的温床，增加了营私舞弊的可能性。因此要加强存货采购管理，合理运作采购资金，控制采购成本。首先，设立正确完善的采购业务内部控制制度以保证采购业务在内、外部各个环节的运行通畅和高效率并及时、准确提供存货采购的会计信息。采购业务内部控制制度的设计：其一，采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门会同供货单位共同签订。其二，物资的采购人员不能同时负责存货的验收保管。其三，物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。其四，采购人员应与负责付款审批的人员相分离。其五，审核付款人员应与付款人员相分离。其六，记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。存货采购的请购单控制制度为使物资既能够满足需要，又能防止由于存货过多而造成的积压风险，在确定存货采购时，必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量，以填制“物资需求单”的方式提前通知物资保管部门，由保管部门再根据现有存货的库存量计算出请购量后，正式提交“请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单还必须通过采购部门和资金管理部门确认后方可生效。采购部门确认的目的在于两个方面：一是防止已经采购的物资又重复执行，二是咨询现行市场价格，对所需要采购资金进行估算。采购部门签署同意采购的意见并将估算的资金需要、付款时间说明后交资金管理部门，由资金管理部门根据企业的经营目标、资金预算范围和企业的现有资金状况进行综合审查后批准的。存货采购的请购单由资金管理部门签署同意执行的意见后，再交由采购部门采购。其次，计划员要有较高的业务素质，对生产工艺流程及设备运行情况要有充分的了解，掌握设备维修、备件消耗情况及生产耗用材料情况，进而做出科学合理的存货采购计划。再次，要规范采购行为，增加采购的透明度。本着节约的原则，采购员要对供货单位的品质、价格、财务信誉动态监控；收集各种信息，同类产品货比多家，以求价格最低、质量最优；同时对大宗原燃材料、大型备品备件实行招标采购，杜绝暗箱操作，杜绝采购黑洞。这样，既确保了生产的正常进行，又有效地控制了采购成本，加速了资金周转、提高了资金的使用效率。由于企业人员较少，管理部门相互兼职较多，供产销关键环节缺乏市场的预测和有效的监控，往往都是一人说了算，负责完成采购销售、付款收款和办理出入库手续等全过程。很多企业在每个季度或者在每个固定期限内的清产核资中对毁损待报废、超储积压存货储备作为重点问题进行上报，但每年都是只上报，没有上级主管部门的批示，没有处理结果，致使毁损待报废、超储积压存货储备量像滚雪球一样越滚越大，使之流于形式，没有从根本上解决问题。因此我们可以充分利用ERP等先进的管理模式，实现存货资金信息化管理，使存货管理达到现代化企业管理的要求。关于ERP使用：只要用户提供某材料的需求预测量、材料的单价、单位的储存成本及每次订货的费用，ERP就可以帮助企业找到最优的采购量。接下来，用户只要关心如何收集这些数据。物资储备过高，存货储量不合理，资金占用过大现在很多中小企业还是完全凭经验管理，对所有存货采用统一的库存控制方式。没有对重点存货进行重点管理，是一种较为粗放的库存管理。没有科学规范的方法，只能设置较高的安全库存以应付企业经常面临的预期外需求，而不是根据不同存货的服务水平以及各自提前期来确定。因此，在物资采购过程中就会缺乏科学的预测，也没有先进的库存数据分析系统，采购人员只能靠经验、订单和季节因素来确定目前企业所需的物资，缺乏具体的市场调研和需求调查，造成库存积压。根据分析提供的资料，一般情况下中小企业存货资金平均占用为流动资产总额的40%50%，也可因行业的不同而有所不同。企业往往从最初忽略存货的管理，不在乎库存占用资金的多少，发展到企业存货积压，流动资金严重紧缺，无形中积压了大量资金，造成资金周转速度明显减缓，在一定程度上影响了正常的生产经营活动，控制存货成本困难，这是普遍存在的问题，也是长期困扰企业发展的难点。某公司所属企业0105年财务数据反映，由于存货变现速度慢，大量资金积压在存货上，迫使企业举债经营，资产负债率均达90%以上；流动、速动比率也明显反映出无法保证生产经营所需物资和债权人的偿还能力，财务风险极高。存货管理不规范，存货的收入、发出、结存缺乏真实记录，造成账实不符部分企业只顾眼前利益，而忽略了企业长远发展，账务处理不规范，实现销售不做销售收入，不按实际结转库存产成品，对收回货款不列账，形成资金体外循环，造成存货账面数大于实际库存数，账实不符；部分相关联企业之间的货物转移，双方不签订代销合同，代销或赊销商品不如实计入库存，形成实物数大于账面数；部分企业不按规定设置保管员岗位，不按规定设置明细账。材料的使用关系着企业的各个方面，但是材料领用记录、生产成本及费用的归集、结转的记录等人为因素较多，尤其在工程项目核算上更显现其弊端。比如，甲、乙两个工号同时开工，月末核算记录显示的是乙工号的材料消耗极少甚至为零，而甲工号的材料消耗多出一大块；购入的材料购货发票未到，但已经领用消耗，期末又没有按规定暂估入库，造成资产负债表期末存货记录减少甚至出现红字余额。这些漏洞的产生都是因为没有严格的执行财务制度，因此要严格执行财务制度规定，使入库单、领料单等资料及时完整的注明所发生的每一笔往来情况，使账、物、卡三相符。4.信息化程度不高，存货管理信息化建设缓慢 据中国中小企业信息化发展报告(2007)显示，目前中小企业信息化存在的主要问题是，仍有相当数量的中小企业对信息化促进企业发展的作用、效果以及政府支持信息化建设的政策措施了解不够。虽然有高达调研数量80的中小企业具有接入互联网的能力，但用于业务应用的只占442，只有9的中小企业实施了电子商务，48的企业应用了管理软件。统计数据表明，目前，在我国1000万家中小企业中，实施信息化的比例还不到10，甚至有些企业仍然采用纯手工操作。另外还有一些原因也制约着中小企业信息化的进程。（二） 解决办法建立健全内部控制制度，发挥存货内控制度的作用目前，部分企业对存货内部控制制度的建立尚不够重视，例如：采购、生产、销售等相关部门和岗位的职责、权限不明确，忽略岗位相互分离、制约和监督，时常出现部门之间的相互推诿或一人说了算的现象，造成存货库存量过多、占用资金过大，给企业带来的损失难以估量，其主要原因就是没有建立健全存货内部控制制度。中小企业要依据会计法、公司法健全法人制度，履行法人的权利和义务，组织建立存货内部控制制度，结合企业的生产经营特点，从严格采购、销售制度，规范存货采购、消耗、销售环节，建立供应、销售方的信息档案，加强对其信誉、资质等级管理，进一步明确各职能部门的岗位职责，严格执行不相容岗位分离的原则，发挥存货内部控制制度的相互牵制作用。例如：企业法人代表对企业会计工作、会计资料的真实性、完整性负责，会计人员与业务人员、保管人员各自岗位的责任权限必须相互分离、相互监督和相互制约，可以有效地预防营私舞弊、以权谋私行为的发生，控制和降低存货成本，维护中小企业利益。近年来，某公司所属企业通过加强管理，逐步建立和完善了相关内控管理制度，实施规范管理，收到比较好的效果。例如：各中小企业实行物资招标比价采购、不定期到所属企业检查购销合同的执行情况和加大各项指标的考核力度、对财会人员进行定期轮岗等措施，以达到控制存货采购成本、降低资金占用、加速存货资金周转的目的。注重企业管理人员的培养，提高其综合素质据资料反映，我国中小企业的形成基本有两大类，一是在90年代初期，部分国有企业为解决职工家属、子女就业而成立的集体企业，规模比较小，以不亏养人为主；二是改革开放后部分首先富裕起来的个人而进行投资的乡镇、民营企业，也同样是规模小、基础薄弱、经营方式较灵活的特点，一般采用家族式的传统管理模式。例如：小农意识观念较强，在聘任管理人员的使用上大多重情感，忽略了思想、业务素质方面的要求，因此，中小企业存在着生产技术靠摸索，内部管理无章法、企业盈亏不分析的现象，其主要原因之一是法人或管理人员素质普遍偏低。 企业要适应市场经济的发展，不能永远停留在“小打小闹、小富即安”的经营理念上，要实现从粗放型的管理向集约化、精细化管理的跨越。必须建立人力资源管理制度，选拔或任用思想品德好、能为企业尽职尽责服务、具有专业技能、工作经验丰富的管理人员担任存货的采购、进出库、销售、财务管理的关键岗位工作；加强对管理人员的学习和培训，不断提高自身综合素质，用制度管理人、约束人、激励人，要选好人、用好人，充分调动发挥管理人员的积极性。例如：采购员、销售人员可采用定期或不定期的轮岗制度；不断充实物资保管人员队伍，定期开展存货盘点工作，做到账实核对相符；财会人员要正确履行本岗位职责，正确进行核算，不断提高财会人员会计核算和财务管理水平，及时对存货库存量是否合理性进行分析。加强存量信息追踪分析，严格存货控制管理中小企业经常出现管理人员对存货库存量信息掌握不及时或过于“自信”，而导致对企业存货需求的预测比实际需求量要大得多；还有企业与顾客的关系上体现出太多人情化，促使他们进行采购并储存顾客需要的所有的存货；容易受市场跟风采购影响，不考虑自己资金的承受能力，采购存货过量，入库储存时间长，造成存货库存成本明显增加，导致资金的严重紧缺，影响正常生产经营的进行。因此，要加强对存货的储存实施严格监督和控制。 企业要根据自身经营特点，合理确定一定数量的基本存货为管理原则，勤进少购，以免大量资金积压在存货上，采用现代存货管理手段，及时了解追踪存货量的变化，详细分析并尽量以能使存货的存储成本、存货不足引起的短缺成本、订货、装运和提货成本三者之和为最低时，确定企业合理的进货批量和进货时间，要尽量在各种存货成本与存货效益之间做出权衡，达到两者的最佳结合。目前中小企业在存货管理的投入相对比较少，加强存货控制管理所能带来潜在的效益尚未得到重视，企业既要重视存货内部软件管理，也要逐步加大对存货管理硬件的投入，这是进一步加强存货管理和控制的有效措施。增强自律观念，营造适合中小企业发展环境企业在抓好自身内部管理，建立健全各项管理制度的同时，应加强与各级工商、税务等政府部门的沟通、联系，争取各职能部门在政策、技术和环境等方面的支持和帮助。针对企业规模小、经营范围广、涉及税收、工商、银行政策多的特点，加强组织学习法律、法规和相关政策，举办相关法律和业务知识培训班，提高了经营者的管理水平，提高了财