InfoPath与Access连接-使用指南.docx

使用指南：将 InfoPath 表单连接到 Access 数据库适用于Microsoft Office InfoPath 2003Microsoft Office Access 2003简介通过使用 Microsoft Office InfoPath，您可以设计连接到 Microsoft Office Access 数据库的表单。通过同时使用这两个程序，您可以充分感受到 InfoPath 的数据集合优势以及 Access 的数据存储优势。InfoPath 的优点包括：用户可以在脱机时填写表单，拥有大量易于设计和填写的控件以及在表单连接到数据库时可自动导入的数据验证规则。将 InfoPath 表单连接到 Access 数据库时，您可以选择是否将数据库设置为表单的主数据源或辅助数据源。如果希望能够通过在 InfoPath 表单中填写字段来编辑记录并向数据库中添加记录，您应该将数据库设置为表单的主数据源。本文说明了如何将用于表单的数据库设置为主数据源，包括以下内容： 如何将表单连接到数据库 如何设计表单版面 如何为表单自定义提交选项 如何在填写表单时查询和提交数据安装程序要求要完成本文中的课程，您的计算机上必须装有 Access 2003 和用于 Access 的罗斯文示例数据库。默认情况下，示例数据库将安装在您计算机的以下位置：C:Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11SAMPLES。注释如果在计算机上找不到罗斯文示例数据库，您可能需要安装该数据库。要进行安装，请打开 Access，指向“帮助”菜单上的“示例数据库”，然后单击“罗斯文示例数据库”。第 1 课：创建表单本课讲述如何创建新的 InfoPath 表单，以及如何使用“数据源设置向导”将表单连接到 Access 中的罗斯文示例数据库。完成本课后，您的表单将被连接到罗斯文示例数据库中的两个表上，然后您就能够添加、编辑并查询那些表中的记录了。要将 Access 数据库用作 InfoPath 表单的主数据源，必须以一个新表单开始。您无法修改现有的表单以向主数据源中添加连接。请按照以下步骤创建基于 Access 中示例数据库的新 InfoPath 表单：1. 在“文件”菜单上，单击“设计表单”。2. 在“设计表单”任务窗格中，单击“根据数据源新建”。3. 在“数据源设置向导”的第一页上，单击“数据库（仅 Microsoft SQL Server 或 Microsoft Office Access）”，然后单击“下一步”。4. 在下一向导页上，单击“选择数据库”。5. 在“选择数据源”对话框中，浏览到计算机上的罗斯文示例数据库，然后双击数据库。该数据库的默认路径为：C:Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11SAMPLES。6. 在“选择表”对话框的“名称”下，单击“供应商”表，然后单击“确定”。通过先选择“供应商”表，您将“供应商”表设置为数据连接的主表。现在您必须将“产品”表添加到数据连接中。与此同时，这些表将创建一个一对多的关系，这意味着每位供应商可提供多种产品。在 Access 中，通过使用将一个表中的记录与另一个表中的记录相关联的键字段定义此关系。在此一对多关系中，“一”端的表中包含一个主键字段，唯一指定了表中的每个记录。“多”端的表中包含一个外键字段，该字段与其他表的主键相匹配。主键字段和外键字段常常使用同一名称。在这种情况下，“供应商”表中包含主键字段“供应商 ID”，“产品”表中包含外键字段“供应商 ID”。将表单连接到数据库中的多个表上时，InfoPath 要求使用键字段将这些表连接起来。此外，数据连接中的主表必须有一个与您添加的任何其他表相对应的一对多连接或一对一连接。向您的表单添加主表后，您就可以添加其他表了。1. 在“数据源设置向导”中，单击“添加表”。2. 在“添加表或查询”对话框的“表”下，单击“产品”，然后单击“下一步”。3. 在“编辑关系”对话框中，确保“连接域”下的两列均被设置为“供应商 ID”，然后单击“完成”。注释InfoPath 假定各表中带匹配名称的字段都是键字段。如果您设置的数据连接不属于这种情况，则需要指定键字段。默认情况下，InfoPath 将连接到表中的所有字段。但是，您可能希望排除某个字段，因为该字段使用了 InfoPath 无法连接到的数据类型，或者您不想使表单中某一特定字段的值起作用。在本课中，您必须排除主页字段，因为它是一种 InfoPath 不支持的“超链接”数据类型。“超链接”数据类型与“备注”数据类型相似，也是一种长数据类型，因此，InfoPath 无法连接到“超链接”数据类型。1. 在“数据源设置向导”中，选择“显示表列”复选框。2. 清除“主页”复选框。在完成“数据源设置向导”之前，必需验证所创建的数据连接是否正确建立。1. 在“数据源设置向导”中，单击“下一步”。2. 在向导的下一页上，阅读“总结”框中的信息。该框应指定主表（供应商）的名称、表的数量（2 个）以及提交选项是否已为表单启用。证明“总结”框中的信息正确后，您必须指定要先行设计的表单中的视图：“查询”视图或“数据项”视图。在“查询”视图中，可以输入值以查询数据库。在“数据项”视图中，可以向数据库中添加新的记录并编辑现有的记录。 单击“首先设计数据视图”，然后单击“完成”。生成的表单中应该包含一个空白视图。在您继续下一课之前，应保存表单。1. 在“文件”菜单上，单击“另存为”，然后按照提示单击“保存”。2. 在“另存为”对话框中，浏览到要在其中保存表单的位置。3. 在“文件名”框中，键入供应商和产品。第 2 课：查看 InfoPath 数据源在 InfoPath 表单与 Access 数据库之间创建主数据连接时，InfoPath 将基于 Access 数据库的结构创建数据结构。具体地讲，InfoPath 将创建与数据库中的字段和表相匹配的字段和组。例如，InfoPath 将在数据源中创建一个与 Access 中的“产品”表相对应的“产品”组。对于“产品”表中的每个字段，InfoPath 数据源中都有一个与之对应的字段。注释由于 InfoPath 先存储数据，然后再将数据提交给 Access，因此您可以将信息输入表单中（如果需要的话，您甚至可以在脱机时输入信息），然后在需要时将信息提交给数据库。对于主数据连接，InfoPath 实际上创建了两个非常相似的数据结构：一组查询字段和一组数据字段。您可以使用查询字段将值输入到表单中，然后查询数据库。同时，您可以使用数据字段向数据库中输入新的记录并修改数据库中现有的记录。要想更好地了解 InfoPath 数据结构是如何关联到 Access 数据结构的，最好查看一下表单中的数据字段。1. 要查看数据字段，在“数据源”任务窗格中，展开“dataFields”组。2. 展开“d:供应商”组，然后展开“产品”组。最后生成的数据结构应像这样：请注意该数据结构与 Access 数据库中的两个表的相似程度。“供应商”组包含“产品”组。“供应商”表与“产品”表形成一对多关系。对于 Access 数据库中的每个表，InfoPath 表单中都有一个与之对应的组。对于 Access 表中的每个字段，InfoPath 组中都有一个与之对应的字段。此外，组和字段之间与字段和表之间具有相同的关系，即，每个供应商可以有多个产品。第 3 课：设计表单版面基于 Access 示例数据库创建了表单并且熟悉了 InfoPath 数据源后，现在您可以开始设计表单版面了。要创建用户可向其中输入信息的控件，您可以从“数据源”任务窗格中将字段和组拖到表单上。将一个字段拖到表单时，InfoPath 将创建一个控件，如一个文本框；将一组字段拖到表单上时，InfoPath 将创建一组控件，如一个包含一组文本框的节。提示在下一步骤中，您将向表单中添加整组 dataFields，从而在表单上生成整组控件。然后可以删除任何不必要的控件。有些控件是不需要的，因为这些控件包含了多余的信息，或者包含的信息不适用于您所使用的两个表。例如，“类别 ID”文本框就是不需要的，因为它用于与“类型”表建立关系，而在本数据连接中不使用此功能。注释删除控件并不会删除数据源中的基础字段。例如，当您删除“类别 ID”文本框时，CategoryID 字段仍然保留（并且可以包含数据）在数据源中。1. 在“数据源”任务窗格中，右键单击“dataFields”组，然后在快捷菜单上单击“带有控件的节”。这样就为您用以修改和添加记录的所有字段插入了控件。2. 在表单中，选择“供应商 ID”文本框和“类别 ID”文本框的第二个实例（包括它们的标签），然后按“Delete”。InfoPath 通过使用重复节启用多个记录。在此表单中，用户可输入多个供应商以及每个供应商的多个产品。表单上的控件将反映此项功能（“产品”控件位于“供应商”重复节内的一个重复节中），如下例所示：为了便于用户使用这些重复节，请按照以下步骤添加边框和底纹、插入标题并删除任何不需要的空格。1. 右键单击表单上出现的第二个“重复节”标签，然后单击快捷菜单上的“边框和底纹”。2. 在“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡上，单击“彩色”框中的一种颜色。3. 在“宽度”框中，单击“3 pt”。4. 在“预设”下，单击“大纲”，然后单击“确定”。5. 右键单击表单上出现的第一个“重复节”标签，然后单击快捷菜单上的“边框和底纹”。6. 在“边框和底纹”对话框中，单击“底纹”选项卡，然后单击“颜色”框中的一种颜色。7. 单击“确定”。8. 在表单中“供应商”重复节的前面键入SUPPLIERS，然后将文本加粗。9. 在“产品”重复节的前面键入PRODUCTS，然后将文本加粗。现在，您的表单外观应该类似于以下情况：通过在表单中输入数据向 Access 数据库提交新的记录时，Access 将自动创建“供应商 ID”。正因如此，您的用户才不必编辑或键入新的供应商 ID，这表明您可以将“供应商 ID”文本框的属性设置为只读，以防止用户试图修改该值。要将“供应商 ID”文本框属性设置为只读，请按照以下说明操作：1. 双击“供应商 ID”文本框。2. 在“文本框属性”对话框中，单击“显示”选项卡，然后选择“只读”复选框。您已经为表单设计完成了“数据项”视图。现在可以开始使用“查询”视图了。用户可以在该视图中输入值以查询数据库中的现有记录。第 4 课：使用“查询”视图与“数据项”视图不同，InfoPath 将自动在“查询”视图中创建控件和按钮。在这种情况下，“查询”视图将包含两个按钮：“新建记录”按钮和“运行查询”按钮。本课讲述了如何修改这两个按钮并说明了按钮的功能。首先，您需要切换到“查询”视图。1. 在“视图”菜单上，单击“管理视图”。2. 在“视图”任务窗格中的“选择视图”列表中，单击“查询”。“查询”视图应如下所示：“查询”视图包含两个按钮：“新建记录”和“运行查询”。“运行查询”按钮基于前一个控件中的值查询数据库。然后数据库返回与那些值匹配的任何记录。例如，如果您在“公司名称”框中输入Tokyo Traders，然后单击“运行查询”按钮，将返回有关 Tokyo Traders 供应商的记录以及该供应商提供的所有产品。返回的记录将显示在“数据项”视图中，您可以在该视图中编辑记录，然后将所做的更改提交到数据库。“新建记录”按钮将表单的视图切换到“数据项”视图并清除控件中的值，使您能够输入新的供应商及其产品。为了帮助您的用户更好地了解“查询”视图，您可以向“查询”视图中添加标题和文本。1. 选择文本“查询表单”，然后键入查询供应商将其替换。2. 选择以“此表单包含两个视图.”开头的文本，然后键入要查询供应商，请在一个或多个框中键入一个值，然后单击“运行查询”。要输入一个新记录，请单击“新建记录”将其替换。接下来，您可以删除您认为用户不需要的所有控件。这里，我们假设用户仅基于供应商的 ID、公司名称和国家/地区来查询值。1. 选择“联系人姓名”文本框（包括标签），然后按DELETE。2. 删除其他文本框（“供应商 ID”、“公司名称”和“国家/地区”除外）。默认的查询字段使用户只能查询供应商，不能查询产品。您可以添加与产品关联的控件以确保获得尽可能多的查询。要创建这样的控件，要再次使用“数据源”任务窗格，但这次您将使用查询字段，而非数据字段。1. 在“视图”菜单上，单击“数据源”。2. 在“数据源”任务窗格中的“使用数据源”下，展开“queryFields”组，然后展开“q:Products”组。3. 将表单的插入点放在“国家/地区”文本框下面。4. 右键单击“数据源”任务窗格中的“产品名称”字段，然后在快捷菜单上单击“文本框”。现在，您的用户可以在“供应商”表和“产品”表中查询值、修改返回的记录、添加新的记录并将结果提交回数据库。第 5 课：自定义提交选项用户填写表单时，可以修改现有的记录并添加新的记录。要用所做的修改更新数据库，必须将完成后的表单提交到数据库。默认情况下，InfoPath 启用“文件”菜单上的“提交”命令，以便于用户提交完成的表单。除了“提交”命令外，还可以直接在表单中设置按钮，使用户可以提交数据。本课讲述了如何为表单设置标准的“提交”按钮和自定义其他提交选项。1. 切换到“数据项”视图。如何切换？2. 将插入点放置在表单的末尾。要确保插入点不在任何重复节中。3. 在“插入”菜单中，单击“其他控件”。4. 在“控件”任务窗格的“插入控件”列表中，单击“按钮”。5. 双击插入到表单中的按钮图标。6. 在“按钮属性”对话框的“操作”列表中，单击“提交”。7. 在“提交表单”对话框的“提交”框中，单击“提交到数据库”，然后单击“确定”。8. 在“按钮属性”对话框的“标签”框中，键入提交。向表单中添加了“提交”按钮后，您可以对表单进行设置以使其在提交后关闭并打开一个空白表单。此外，您还可以写入您自己的消息来提示表单是否成功提交。1. 在“工具”菜单中，单击“提交表单”。2. 在“提交表单”对话框中，单击“提交选项”。3. 在“提交选项”对话框中，单击“新建空白表单”。4. 选择“显示自定义消息”复选框。5. 在“成功消息”框中，键入供应商及其产品信息已被更新。6. 在“失败消息”框中，键入数据提交不成功。请重试。接下来，您应该保存表单以确保您所做的更改不会丢失。第 6 课：查询、编辑和添加记录您已经完成了表单的创建并将其连接到了 Access 数据库，现在应该对表单进行测试以确保可供用户正常使用。在本课中，您将扮演用户的角色，通过查询数据库、修改现有的记录以及添加新的记录来对表单进行测试。首先，您应该试着打开一个新表单并添加一个新的记录。1. 在“文件”菜单上，单击“填写表单”。2. 在“填写表单”任务窗格中，单击“供应商和产品”。注释如果您没看到“供应商和产品”表单，请单击“在我的电脑上”浏览到您的表单。3. 在“供应商和产品”表单中，单击“新建记录”。然后将“查询”视图切换到一个空白的“数据查询”视图。4. 要输入一个新记录，请在“公司名称”框中键入