采购报销(1).doc

直营分工公司采购报销管理规章 自直营分公司成立，为完善各项流程，事先分公司的独立核算，特制直营分公司采购及报销规章制度。1、 采购管理1、 总则第1条 、 为规范分公司的物资采购，降低物资踩过成本，确保分公司各项物资供应，加强企业物资采购的监督管理，特制本规章。第2条 、 本规章作为直营分公司物资采购管理的基本规范。第3条 、 采购部应当根据市场信息做到比质、比价采购，同时在付款上做到货到付款，或分期付款，减少采购风险。2、 采购管理岗位职责2.1、 负责采购制度及岗位职责的制定；2.2、 负责物资采购员、计划员及档案管理的监督与管理；2.3、 负责采购计划的制定，采购合同的签订及保管；2.4、 负责物资采购的询价、议价和比价；2.5、 负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；2.6、 负责管辖范围内的卫生、安全工作；2.7、 负责各项档案管理；2.8、 负责建立采购台账、公司各项应付/收账款，定期与财务对账。3、 采购基本原则3.1、 未经审批的物资一律不得采购；3.2、 仓库内的库存物资优先使用；3.3、 建立合格供应商名册，采购远近搭配原则；3.4、 采购时尽量通过银行结算，减少现金结算；3.5、 比价过程严责执行同类产品比质量，通知产品比价格，同价产品比服务的原则，泽优确定采购单位；3.6、 对于试用物资，必须由使用部门出具试验报告，并经审批后方可采购。4、 采购流程4.1、 填写采购申请单。根据库存量及用料预算开立采购申请单，注明材料的名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管审核后呈致采购负责人；来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购；特殊情况需按紧急请购办理时，可在“采购申请单”的“备注”栏注明原因，以急件递送；庶务用品由物管部门按每月实际耗用状况，并考虑库存条件，填具“采购申请单”办理请购。4.2、 部分由店铺自行采购的物资统一由店长填写采购申请单，呈采购主管、部门经理审核签字，方可采购物资；4.3、 采购时严责执行“采购基本原则”5、 验收入库管理5.1、 物资到库后，由质检人员检验到货物资的数量，规格型号；5.2、 对于不合格物资，有采购员及时与供应商协商沟通，及时退、换处理；5.3、 直接外调物资，由采购负责人确认及部门经理审批后方可外调；5.4、 验收合格物资，由质检热暖及时送至方库，由仓管员及时办理入库手续，打印入库单，妥善保管；5.5、采购负责人根据入库单及时跟财务核对办理对账手续，结算费用金额；5.6、根据需求合理配发库存物资。2、 报销管理1、 总则 第一条、为加强公司的成本与费用控制，规范员工报销行为，降低费用支出，提高工作效率， 特制定本制度。 第二条 本制度适合于公司全体员工，所指费用包括办公费、差旅费、业务招待费、公司电 话费、广告宣传费、房租水电及物业管理费、公司车辆费用、交通费、快递费用、财务费用、 保险费等其他财务部门界定的费用。 2、 报销基本原则第一条、 费用报销应在费用发生后 10 个工作日以内报账，事先有借款的须结清前次借款；费用报销需审批手续齐全，签字确认不齐全的紧急报销可以事后补签。第二条、 财务部应每月发放工资之前清理一次业务借支，对于应该冲帐或还款而未办理手 续的，一律要求其在发放工资之前办理相关手续，否则直接在工资发放时据实扣除。特殊情 况须征得总经理同意，酌情处理。第三条、 报销时索取的发票应该是套印有“税务部门统一发票监制章”的发票，或有“财政部门票据监制章”的行政事业收费收据（特殊行业除外，如：公交、电信等）。 第四条、 费用报销取得的发票必须使用“原始凭证粘贴单”粘贴，并准确在费用报销单上填写报销说明、附件数目与合计金额，费用报销单不允许涂改。 第五条、 原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分别类进行粘贴，不能混合粘贴；差旅费用发票不应与日常费用发票一起粘贴报销。第六条、 报销单据一般不得涂改，如有改动，外来发票应由对方单位加盖公章，自制凭证 应由经手人盖章，否则不得报销。第七条、 当年发生的费用必须在当年报销，跨年不予报销，视同放弃权利。 第八条、 不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回要求报销人重新整理。第九条、 费用报销单上注明的报销金额应等于或小于后附单据的合计金额。3、费用报销流程管理3.1、 备用金管理。公司各部门为保证公务的合理需要以及公司正式员工因公务需要可向财务部预支一定数额的备用金或业务借支；3.1.1、根据工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金，借支人填制备用金借用申请单写明详细用款原因和预期冲帐时间并署名确认，由相关人员按审批权限依次签字后，出纳方可向借支人支付备用金。3.1.2、 备用金借支后应及时冲帐，备用金占用时间应不超过15天，如遇特殊情况不能按时冲帐，可书面申请，经总经理签字同意后方可延期，但最长不可超一个月。3.1.3、 对于长期占用备用金的，财务部将从员工的个人收入中扣减，直到完成冲销，在此之前不允许再借支备用金。3.2、 费用报销管理2.2.1、 报销流程管理。报销人领取报销款项必须在报销单的报销人处签字，出纳员应在费用报销单上加盖“现金付讫”印章。 借支及费用审批严格按照如下程序执行：借款人（或业务经办人）填写借款单或报销单并签字部门负责人确认签字财务部审核人签字部门总监签字总经理（或授权人签字）出纳根据审批完备的单证付款。2.2.2、 报销单据管理。2.2.2.1、 费用报销单分为普通费用报销单据和差旅费用报销单据。差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等；普通费用是除差旅费用外产生的必要的合理费用。单据报销规定填写和粘贴方法：2.2.2.2、 差旅费报销单。A、填写内容按照差旅费报销单单上的要求填写，并附审核通过的外出单，不符合标准或填报单据不符、金额不符、重复报销，一律退回业务人员。B、粘贴注意事项：将各类车标按面额的大小分类粘贴，并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额，差旅报销的凭证需附总明细、交通票据上需注明时间、地点、 人物、事件、费用。普通费用报销单。 A、 填写内容按单上的要求填写。费用一般是指销售人员在工作中所产生的办公、餐费等（不含差旅费）。凭证左上角需注明费用所属部门（或店铺）；单张凭证金额不得超过2999元；凭证内容不得涂改；B、 粘贴注意事项：原则上只报销发票，无发票，需事先向财务说明情况。或以其他票据充抵，但需要票据背面注明情况，原始凭证用固体胶粘贴于付款凭证后面于左上角处粘贴，需整齐规范，不能用订书机装订；快递的凭证背面需注明所收到货品的款号、颜色、尺码