存货内部控制制度.doc

存货内部控制制度第一章 总 则第一条 为了加强公司对存货的管理和控制，保证存货的安全完整，提高存货运营效率，保证合理确认存货价值，防止并及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊，根据国家有关法律法规和企业内部控制基本规范，制定本制度。第二条 本制度所称存货，是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料，主要包括各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料、低值易耗品等。公司代销、代管存货，委托加工、代修存货也适用于本制度。第三条 公司在存货购买、生产、销售过程中，至少应关注涉及存货管理的下列风险：1、存货业务违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。2、存货业务未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失。3、请购依据不充分，采购批量、采购时点不合理、相关审批程序不规范、不正确，可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊。4、验收程序不规范，可能导致资产账实不符和资产损失。5、存货保管不善，可能导致存货损坏、变质、浪费、被盗和流失等。6、存货盘点工作不规范，可能由于未能及时查清资产状况并做出处理而导致财务信息不准确，资产和利润虚增。第四条 公司在建立与实施存货内部控制过程中，至少应强化对下列关键方面或关键环节的控制：1、职责分工、权限范围和审批程序应明确规范，机构设置和人员配备应科学合理。2、存货请购的事项应明确，请购的依据应充分适当。3、存货管理控制流程应清晰严密，存货管理原则及程序应明确规范。4、存货的确认、计量和报告应符合企业会计准则和企业会计准则应用指南的规定。第二章 岗位分工及授权批准第五条 公司应建立存货业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。存货业务的不相容岗位至少包括：1、存货的请购、审批与执行。2、存货的采购、验收与付款。3、存货的保管与相关记录。4、存货发出的申请、审批与记录。5、存货退回的申请、审批与记录。6、存货处置的申请、审批与记录。第六条 公司应配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应具备良好的业务知识和职业道德，遵纪守法，客观公正。公司要定期对员工进行相关的法律、政策及业务知识培训，不断提高他们的业务素质和职业道德水平。第七条 公司应对存货业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。第八条 审批人应根据存货授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。第九条 公司内部除存货管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接触存货时，应由相关部门特别授权。对属于贵重物品、危险品或需保密物品的存货，应规定更严格的接触限制条件，必要时，存货管理部门内部也应执行授权接触。第十条 公司可以根据业务特点及成本效益原则选用计算机系统和网络技术实现对存货的管理和控制，但应注意计算机系统的有效性、可靠性和安全性，并制定防范意外事项的有效措施。第三章 请购与采购控制第十一条公司应建立存货采购申请管理制度，明确请购部门或人员的职责权限及相应的请购程序。公司自行生产的产成品应按照成本费用有关规定，合理计算产品成本。第十二条 公司应根据仓储计划、资金筹措计划、生产计划、销售计划等制定采购计划，对存货的采购实行预算管理，合理确定原材料、在产品、产成品、库存商品、发出商品、受托代销商品等存货的比例。第十三条 公司应指定专人逐日根据各种材料、商品的采购间隔期和当日材料、商品的库存量，分析确定应采购的日期和数量，或者通过计算机管理系统重新预测材料、商品需要量以及重新计算安全存货水平和经济采购批量，据此进行再订购，尽可能降低库存或实现零库存。第十四条 公司确定采购时点、采购批量时，应考虑公司需求、市场状况、行业特征、实际情况等因素。第十五条 公司应对采购环节建立完善的管理制度，确保采购过程的透明化。公司应根据预算或采购计划办理采购手续，预算外或计划外采购需经严格审批。公司应根据预算有关规定，结合本公司的业务特点编制存货年度、季度和月份的采购、生产、存储、销售预算，并按照预算对实际执行情况予以考核。存货采购和审批程序应按照公司内控 7 号采购业务的有关规定执行。第四章 验收与保管控制第十六条 公司应对入库存货的质量、数量、技术规格等方面进行检查与验收，保证存货符合采购要求。第十七条 外购存货入库前一般应经过下列验收程序：1、检查订货合同协议、入库通知单、供货公司提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符。2、对拟入库存货的交货期进行检验，确定外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致。3、对待验货物进行数量复核和质量检验，必要时可聘请外部专家协助进行。4、对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对经验收不符合要求的货物，应及时办理退货、换货或索赔。5、对不经仓储直接投入生产、使用或销售的存货，应采取适当的方法进行检验。第十八条 拟入库的自制存货，生产部门应组织专人对其进行检验，只有检验合格的产成品才可以作为存货办理入库手续。由生产车间发出至客户、实物不入库的产成品，以及采购后实物不入库而直接发至使用现场或客户的外购存货，应采取适当方法办理出、入库手续。第十九条 公司应建立存货保管制度，仓储部门应定期对存货进行检查，加强存货的日常保管工作。公司应建立存货动态反馈制度，对入库后三个月内未动销的存货，应及时向存货管理部门的上一级主管部门进行报告。1、因业务需要分设仓库时，应对不同仓库之间的存货流动办理出入库手续。2、应按仓储货物所要求的储存条件贮存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗、防爆和防变质等措施。3、贵重物品、生产用关键备件、精密仪器和危险品的仓储，应实行严格审批制度。4、公司应重视生产现场的材料、低值易耗品、半成品等物资的管理控制，防止浪费、被盗和流失。第二十条 存货管理部门对入库的存货应建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财会部门就存货品种、数量、金额等进行核对。入库记录不得随意修改。如确需修改入库记录，应经有效授权批准。第二十一条 对于已售产品（商品）退货的入库，仓储部门应根据销售部门填写的产品（商品）退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的产品（商品）进行验收。因产品（商品）质量问题发生的退货，应分清责任，妥善处理。对于劣质产品（商品）或在销售环节作过样品的产品（商品），可以选择修复、报废等措施。第二十二条 公司应根据自身的生产经营特点制定仓储的总体计划，并考虑工厂布局、工艺流程、设备摆放、商品存放要求等因素，相应制定人员分工、实物流动、信息传递等具体管理制度。第二十三条 存货采购应按照企业会计准则、企业会计准则应用指南的规定进行初始计量，正确核算存货采购成本。第五章 领用与发出控制第二十四条 公司应建立严格的存货领用流程和制度，建立核准领料制。第二十五条 公司存货发出流程和内控要求。（一） 存货发出控制程序月度生产计划其他相关计划物料领用计划领料申请审批配方管理定额管理是否批准 NO YES 记账发料（二） 内控要求业务操作操作人内控要求1、物料领用计划计划员（1）生产用料计划，根据配方标准和物料耗用标准编制；（2）其他领料计划根据其他相关计划和定额消耗标准编制；（3）根据原材料实际参数等调整用料计划并作为领料控制标准。2、领料申请领料员（1）领料员必须经过授权；（2）填写领料单。注明物品名称、规格型号、申请数量、产品批别等内容。3、领料审批班组长、部门经理按审批权限审批4、发料仓库保管员（1）不经批准的领料申请，不予发料；（2）核对领料计划，是否按公司规定的审批权限审批；（3）按领料单点装货物，并与领料员当面点清，不得多发或少发；（4）材料按先进先出发放；（5）与领料员办理交接手续，并在领料单签上名字；（6）调整货仓的材料标牌（或物料卡）数量；（7）发料后马上登记实物账。领料员（1）核对领用材料与领料单的材料名称、型号、数量是否一致；（2）办理货物交接手续，并签上自已的名字。5、账目记录仓库保管员（1）实时记录材料领用；（2）月末，原材料库汇总向财务部门报送领料单，其他材料一领一单向财务部门报送。财务部门会计（1）按成本核算规程计算领用成本；（2）定期到仓库点收料单；（3）及时进行会计账务处理。第二十六条 公司财会部门应针对存货种类繁多、存放地点复杂、出入库发生频率高等特点，加强与仓储部门经常性账实核对工作，避免出现已入库存货不入账或已发出存货不销账的情形。第六章 盘点与处置控制第二十七条 盘点安排1、仓库保管员每月末自盘；2、财务部门存货会计每月抽点；3、部门负责人每月抽点；4、主管副总经理每季抽点；5、不定期抽点；6、每年年终结账日公司全面盘点。第二十四条 自盘1、仓库保管员每月应对自己经管的物资必须自盘一次，库存品种、规格超过100种以上的，可以抽点，抽点比例不抵于50%但不少于100种；2、自盘时，可要求部门负责人派人协点；3、自盘时，发现呆滞物品、变质物品、盘盈盘亏，填写自盘报告单，并由财务部门派人核实。第二十八条 抽点1、抽点人随机抽点，抽点比例为20%左右；2、抽点时，由仓库保管员配合，将未办妥手续、及代管货物分开存放，并加以标识；3、抽点后，由抽点人填写抽点表，抽点人和仓库保管员签字认可，发现盈亏，填写“盘点盘亏汇总表”报总经理。第二十九条 年终全面盘点1、年终全面盘点由总经理或财务总监组织，由财务部门制定盘点计划。（1）盘点人员包括盘点人、会点人、协点人和监盘人：（2）盘点人由盘点小组指定，负责点量工作；（3）会点人由财务部门派员担任，负责盘点记录；（4）协点人由仓库搬运人员担任，负责盘点时物资搬运；（5）监盘人由内部审计人员或总经理派员担任，以及负责年度会计报表审计的会计师事务所派员担任。2、盘点日由公司财务部门在盘点计划中确定。3、会点人按实际盘点数详实记录“盘点表”，由会点人、盘点人、监盘人共同签注姓名、时间；盘点表发生差错更正，必须在更正时，由盘点人、监盘人及时签字确认。4、盘点完毕后，由财务部门将“盘点表”中的盈亏项目加计金额填列“盘点盈亏汇总表”，并与仓库、生产等部门共同提出分析报告，经财务总监审核报总经理。第三十条 盘盈盘亏处理1、盘盈盘亏金额由按公司审批权限规定审批，参照内控19号资产减值与损失处理；2、财务部门根据审批结果进行账务处理，仓库保管员根据审批结果调整库存