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控书单是图书馆藏书搬迁的有效管理手段郝朝军 李增义(山东建筑大学图书馆 山东 济南 250101) 摘 要 本文介绍了控书单的内容和使用过程，并结合工作实际阐述了控书单在图书馆藏书搬迁过程中发挥的重大管理作用和意义。 关键词 控书单；藏书搬迁；管理作用 中图分类号 G251 文献标识码 A图书馆搬迁的核心内容是藏书搬迁，藏书搬迁动辄几十万上百万，数量庞大且有严格的排架排序要求，加之搬运的趟数众多，很容易产生混乱。一旦放错位置，挪移起来相当耗时费力。因而需要有效的管理手段加以控制。我馆在向新馆搬迁的过程中，借鉴和吸取以往多次搬家的经验和教训，创造性的实行了控书单制度，大大提高了搬迁效率。1 图书馆在藏书搬迁中使用控书单的客观必然性1.1 藏书搬迁过程中采取控书单是由搬家公司按趟取费的现实决定的 按趟数为标准计费是图书馆和普通搬家公司的共同合理选择。由于藏书搬迁是一项繁重的体力劳动，加之图书馆女同志较多，而专业图书馆搬家公司取费昂贵且数量有限的情况下，选用普通的搬家公司参与图书馆搬家是最现实和经济的选择。使用普通的搬家公司，按每车运书的趟数计费是双方最易达成的协议。我馆在图书搬迁的过程中，就是以趟为标准向搬家公司付费的。之所以如此：1.1.1这符合搬家公司的惯例，市场上住宅家具的搬迁一般以趟数计费，这便于搬家公司计算自己的劳动量。1.1.2这便于确定整个搬迁工程的劳动量。藏书数量巨大，究竟需要多少车次搬运，目前还不具备公认的科学精确的估算方法，由于利益驱动，整个搬迁工程所需车次事先难有定论。用累计各趟的方法算出总车次最容易被双方接受。1.1.3以趟为单位计费，便于发挥馆员的积极性，节约搬迁费用。图书馆对专业搬家公司可以实行承包制，由于实行完成任务一次性付费，可以不累计搬迁的趟数，但费用较高，对资金一直比较紧张的多数图书馆来说，这种方式是很少被采用的。普通搬家公司需要在馆员的指导下才能完成搬迁，因而费用低。 按趟取费要求对搬运趟数进行有说服力的记录,因为搬家公司装车时普遍具有宁少勿多的思想倾向。这种客观现实为具有凭证性质的派书单的产生提供了需要。1.2 图书馆搬迁过程中使用控书单是由图书馆搬家的特殊性决定的 图书馆搬迁与日常住宅搬迁的区别在于：日常搬家由于物品数量较少，对物品的摆放位置的要求不是十分严格，一旦出现错误，位置也便于挪移;藏书搬迁则不同，由于数量巨大，纠正起来相当困难。图书馆搬家与日常搬家虽有相同之处，但不同方面是主要的，强化图书馆与日常搬家的本质区别是认识馆藏图书搬迁规律的第一步。实际工作中往往将图书馆藏书搬迁与日常住宅家具的搬迁混为一谈，或者对图书馆搬迁的特殊性认识不足，必然把图书馆搬迁变成一场劫难。图书馆搬迁的特殊性表现在以下几个方面：1.2.1图书馆搬家具有很强的专业性。藏书是一个有机的整体，不是杂乱无章的排列，其搬迁的过程恰如一架功能完整的机器的拆卸安装过程。由于藏书体系的庞大，是无法做到整体搬迁的，只能先化整为零，然后化零为整。藏书的下架打捆，是藏书体系的化零过程。藏书的搬运是由零为整的过程。后者如果没有娴熟的排架知识，是无法将藏书重新有序化，恢复为一个有机的整体的。普通搬家公司加入这一过程后，由于其自身非图书馆专业的局限性,其中所发生的非专业行为需要加以控制并给予归整，控书单适应了这种需要。1.2.2 图书馆搬家具有很强的时限性。图书馆搬迁的时限性表现在最大限度的缩短闭馆时间，使藏书在新馆及时开放。这是因为节约读者的时间，是图书馆工作的五大定律之一。大凡新馆搬迁，读者总是挂记图书馆的复馆时间。每当此时图书馆人总有一种强烈的使命感，想方设法缩短复馆时间。这个时限性要求藏书搬迁每一步骤都是科学合理的，以便节省点点滴滴时间。因而要求每趟图书搬运和卸车要做到一步到位，每趟藏书的存放位置经济合理。1.2.3 图书馆藏书上架的工作量具有复杂的繁重性。这一复杂的繁重性表现在必须处理好效率和效益的关系上。在效率的基础上取得效益的最大值，是最科学合理的藏书搬迁。作为图书馆馆员会自觉将效率放在第一位，搬家公司则将效益放在第一位。图书馆要求书捆上架的准确，和一步到位，必然增加搬运公司的工作量，降低搬迁效益。因为将成千上万捆藏书按照排架要求准确放置在书架上是很复杂的事情。搬家公司往往注重速度，而忽视卸车位置的准确。一旦放错位置，那么由图书馆工作人员将其纠正则是一项非常繁重的体力劳动。如何处理二者之间的关系，避免藏书位置的不精确和反复挪移及倒架，必然要求有效的管理手段。2 控书单的设计制作与使用方法2.1控书单定义 控书单是为保证搬家公司搬运藏书的数量和质量，由图书馆签发给其的等级证明，也是搬家公司从图书馆取费的凭证。控书单一式两份，分别由图书馆和搬家公司持有。下列图表是一份简明的“控书单”： 表1 图书馆控书单 号码NO.装车任务栏卸车任务栏装车等级车次发车时间发车人签名卸车等级收车人签名收车时 间分类号包数迁往书库名存放位置说明：(1)此单是每趟取费的依据，丢失不补。(2)发车时未经发车人、卸车时未经收车人的签名为无效。(3)此单需图书馆加盖公章。图书馆盖章处 年 月 日 2.2控书单的使用方法首先，图书馆依上述格式印制控书单，由本馆发车人根据需要领取并填写搬迁任务栏，搬家公司的车辆从发车人处领取控书单，根据装车任务栏组织装车。车辆装好后，经发车人查验、评级、签名后，由搬运车辆持单出馆。运书车辆到达新馆后，由收车人填写卸车任务栏，当然，根据需要此栏也可由发车人填写。搬家公司的车辆根据卸车任务栏卸车后，由收车人评级并签名，交本车保存，以备结算。为了工作方便发车人和收车人要有相对固定的指挥地点，以便搬家车辆进行联系。2.3控书单与派车单的联系与区别控书单与日常派车单虽然都有对车辆的指挥调度作用，但二者是有显著区别的。派车单强调的是对车辆的调动作用。控书单发挥的是对藏书的控制作用。其实质是控书单时刻控制着藏书的流向和流程。如我馆在搬迁的过程中，面对的是新馆8个书库分设在5个楼层，即便在同一书库中未上架藏书也根据类别有不同的存放位置，而要上架藏书更要根据架位预留对号上架，组织稍不严密是难免张冠李戴做无用功的。3 控书单在图书馆藏书搬迁中的管理作用和意义3.1 控书单可以避免图书馆与搬家公司的结算纠纷小型搬迁的车次数量是容易记忆和计算的，但对大型的藏书搬迁，如果单方面计算运输车次，就容易引起记忆失误和差距，从而引起车次的纠纷。实行控书单制度，要求控书单作为搬家公司计算每车搬运趟数的唯一依据，结算时出示控书单并进行核查对比，有效避免了此类事情的发生。3.2 控制装车数量控书单制度要求实行发车人签字手续，由于发车人是本馆人员，会很好的维护本馆利益。对投机取巧的车辆，通过批评教育、平等协商、执行开始签订的协议、拒签等手段，是很容易补齐装车数量，达到装车要求的，杜绝了搬迁过程中搬家公司少装书多跑趟现象。3.3 保证准确的放书位置和装卸车质量控书单卸车时的收车人签字程序，能保证搬家公司在收车人的引领下将藏书放置到最合理位置，以适应架位预留,缩短上架的距离，减少工作量。同时可以防止因野蛮装卸导致图书破捆而产生的藏书乱号。对于不按指定位置装卸车且没有改正的以及装卸车达不到质量要求的可算作无效劳动，收发车人可以拒绝签名或降低装卸车等级，最后与取费挂钩。装卸车等级和取费标准可在签订合同时确定。3.4 保证藏书运输安全，协调搬迁的步调由于控书单上有发车时的包数，收车人通过清点，便可知道藏书是否安全抵达。当然，对一些特别珍贵的藏书搬运，还要安排本馆的押车人员。通过发车包数的统计，还可以掌握搬迁的进度。对于上书工作量大的库室可减少发车次数以协调图书馆工作人员与搬家公司的步调，对于工作量大的部门可增加派车次数，以统一各部门的工作步调。3.5 可以及时化解搬迁过程中的一些质量矛盾控书单对搬家公司的每个车辆每个车次及时的全面的监控，发现问题及时解决，避免每个车次的小问题积累成大问题，避免产生图书馆与搬家公司不必要的矛盾与纠纷。从而为搬迁工作画上圆满的句号。总之，控书单可以提高搬迁效率，提高搬迁质量，使搬迁工作更加完满顺利。参考文献 1王亚玲，贾雪梅价值工程在图书馆搬迁中的最优效率管理方法的策略选择J现 代情报，2006（2）：8991 2刘传清. 谈谈我馆即将面临的书库调整J. 现代情报，2002（12）：94953张思辉如何组织与规划大型图书馆的藏书搬迁J图书馆建设，2005（4）：104 1064王科，李敬平谈高校图书馆的搬迁工作J图书馆论坛，2005（1）：195196， 2115钱嘉燕图书馆的藏书搬迁与藏书组织J图书馆论坛，2006（3）：2622636徐文贤，谭艺曼，方正图书馆搬迁方法的优化与实践J图书情报工作， 1998（11）：42437沈继武. 藏书建设与读者服务M. 武汉大学出版社， 19878裴雪芬图书馆藏搬迁的实施技巧J图书馆建设，2003（5）：70719张芳娟. 谈高校图书馆的搬迁J. 渭南师范学院学报，2006（5）：8990 424310秦 越. 高校图书馆搬迁工作经验谈J. 科技情报开发与经济，2006（9）113 11411郝朝军.架位预留技术是图书馆藏书搬迁的核心技术J. 图书馆建设，2007（6）：125126Controlling books paper is an effective management means of moving book collection about libraryHAO Chao-jun li Zeng-yi(Library of Shandong Jianzhu University, Jinan 250101, China)Abstract: Based on the recent experience of the author, this paper introduces the content and usage process of the controlling books paper, states the producing causes of the controlling books paper as well as its important influence and meaning being played in mo