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秘书实务辅导资料第一章 绪 论1第一节 秘书实务的对象和范围1第二节 秘书实务的性质和特点2第三节 秘书实务与相关学科2第二章 秘书的一天2第一节 上班之前2第二节 上班之后2第三节 下班之前3第四节 下班之后3第三章 文字工作3第一节 文字工作概述3第二节 文字记录3第三节 文稿撰拟4第四节 文稿审核4第四章 文书工作4第一节 文书工作概述4第二节 发文处理4第三节 收文处理5第五章 信息工作5第一节 信息工作概述5第二节 信息的获取5第三节 信息加工6第四节 信息的提供6第五节 信息的存储6第六节 高层信息的开发6第六章 调研工作6第一节 调研工作概述6第二节 准备阶段6第三节 实施阶段6第四节 研究阶段7第七章 会议工作7第一节 会议工作概述7第二节 会议的准备7第三节 会议的召开7第四节 会议结束8第八章 建议（提案）工作8第一节 建议提案工作概述8第二节 建议提案的形成8第三节 建议提案的办理（上）8第四节 建议提案的办理（下）9第九章 信访工作9第一节 信访工作概述9第二节 来信处理9第三节 来访接待9第四节 案件查办9第五节 综合反映10第十章 接待工作10第一节 接待工作概述10第二节 接待的准备10第三节 接待的实施10第四节 外宾接待10第十一章 谈判工作11第一节 谈判工作概述11第二节 谈判的准备11第三节 谈判的过程12第四节 秘书的受权谈判12第十二章 随从工作12第一节 随从工作概述12第二节 出差的准备12第三节 出差途中12第四节 出差的结束13第五节 商务随从工作13第十三章 通讯工作13第一节 通讯工作概述13第二节 电话的应对13第三节 电报 电传 传真14第四节 邮件的处理14第十四章 保密工作14第一节 保密工作概述14第二节 文书保密14第三节 会议保密14第五节 通讯保密15第六节 涉外保密15第七节 计算机信息系统的安全保密15第十五章 其他工作16第一节 值班工作16第二节 印章管理16第三节 领导日程安排17第四节 领导交办事项17第十六章 秘书礼仪18第一节 秘书礼仪概述18第二节 秘书的仪表18第三节 秘书的谈吐18第四节 秘书的体态18第五节 秘书常用礼节19第六节 秘书活动礼仪19第一章 绪 论第一节 秘书实务的对象和范围1. 秘书实务是指（1）秘书实务就是秘书和秘书机构的专业工作（2）秘书实务的内容广泛而繁杂，大致决策辅助中的要务，小至日常中的琐事，几乎无所不包，无时不有（3）要求秘书必须精通各种秘书事务。2. 秘书实务的学科对象是：秘书业务活动，秘书和秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。其构成（1）秘书人员，秘书活动的主体要素（2）专业工作(3)工作规范（4）领导意图（5）工作环境。3. 秘书事务的研究范围和主要内容：主要研究范围（1）秘书实务的一般理论（2）秘书实务的具体内容（文字工作，文书工作，信息工作，调研工作，会议工作，建议工作，信访工作，接待工作，谈判工作，随从工作，通讯工作，档案工作，保密工作和其他工作等）（3）秘书实务的工作规范(4)秘书实务的运作程序（5）秘书实务的操作方法。第二节 秘书实务的性质和特点1. 秘书实务的性质（1）表现在秘书职业的专门化（2）表现在秘书业务的常规化（3）表现为秘书职能的具体化。2. 秘书实务的特点：（1）实用性(2)规范性（3）程序性（4）可操作性。第三节 秘书实务与相关学科1. 秘书实务与秘书学概论的关系：秘书学概论是从总体上宏观上和理性的层次上，去抽象和解释秘书活动的一般规律，而秘书实务则是从操作上，微观上和知性的层次上，去总结和概括秘书业务活动的一般知识，秘书学概论和秘书实务是纲与目，总与分、虚与实的关系。2.秘书实务与文书学的关系从文书学研究的现状来看，它大体包括以下内容：研究文书的概念、作用、特点、类型和体式；研究文书工作的组织、原则和制度；研究文书处理的程序、方法和要求；研究文书的立卷、归档和保管。此外，文书学也研究文书的生命期和自动化管理等问题。秘书学与文书学的关系十分密切，两者存在着包含与被包含的关系。但秘书实务与文书学的关系，则存在着交叉的关系，如文书工作同为秘书实务和文书学的研究内容，倘若摒弃文书工作，秘书实务就会丧失本来属于自己的研究内容。倘若摒弃文书工作，秘书实务就会丧失本来属于自己的研究阵地，其知识体系的完整性就会受到破坏。3.秘书实务与应用写作学的关系 特别是与以公文写作为主体的机关应用文写作的关系较为密切。其表现是：应用写作知识是秘书必备的专业知识；应用写作活动是秘书业务活动的重要方面；应用写作能力是秘书的基本能力。这就是说，秘书实务与应用写作之间，存在着相互交叉的关系。第四节 学习秘书实务的目的1. 学习秘书实务的目的是:（1）通过自学和考试，系统的掌握秘书实务的基本理论，基本知识和基本技能（2）了解我国秘书工作的法规，规章和制度（3）懂得各种秘书业务的工作内容，程序和操作方法。3.学习秘书实务的意义 （1）学习秘书实务，有助于为社会培养应用型秘书人才 （2）学习秘书实务，有助于满足现代领导工作的需要 （3）学习秘书实务，有助于提高秘书工作的质量和效率 （4）学习秘书实务，有助于理解秘书专业其他课程的相关知识 2.学习秘书实务的方法:(1)学习秘书实务同学习相关学科相结合的方法（2）学习秘书实务同实地调查相结合的方法（3）学习秘书实务同实际操作想结合的方法。第二章 秘书的一天第一节 上班之前一.回顾昨日工作 1.在业已处理完毕的事务中，哪些是自己满意、对方满意、领导者满意的。2.在业已处理完毕的事务中，哪些是不为自己、对方、领导者所满意的。3.在尚未处理完毕的事务中，秘书应根据轻重缓急区分主与次、先与后，从中确立哪些事务必须当日了结。二.构思当日工作 1.对于尚未办结的重要事项，要构思上班后如何承上启下。2.对于列入计划的紧急事项，要构思上班后如何分步实施。3.对于重要而不紧急的事项，要构思上班后如何顺便处理。三.修饰个人仪表 1.头部 2.面部 3.手部 4.服装 5.首饰四先于他人上班 秘书提前上班，旨在有充裕的时间做好如下各项准备工作：1.重新检查送领导者当天签批的文件。2.重新检查当天上午开会的各项会务工作。3.重新检查接领导者上班车辆的运行情况。如了解司机是否按时返程，途中有无意外情况发生。4.重新检查对来访客人的接待工作。5.承接领导者临时交办的事项。第二节 上班之后一、 整理办公场所二、 报告当日工作安排 报告工作安排时，要注意以下事项：1.拟定日程表一定要简单明了、切实可行，便于领导者进行工作。2.拟好的日程表除向领导者口头报告外，还必须请领导者过目，并充分听取领导者的意见。3.领导者首肯后，秘书要即刻将日程表印制出来，并呈送领导者一份，自己手执一份，以便付诸实施。4.日程表在实施过程中，如出现变故而难以按预定计划行事时，秘书应与领导者及时沟通，由领导者决定是否改动。三、 请求工作指示秘书请示工作指示应把握的要点：（1）秘书请示的内容一般为事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题（2）秘书在请示工作时，要做到主旨明确，要言不繁，态度谦和（3）请示时要注意方法，时机和分寸（4）领导者在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可作记录，然后予以重复。四. 处理日常事务：秘书应将当日的工作按轻重缓急分成以下三类：（1）急办之事，秘书要优先处理（2）必办之事，要抓紧处理（3）缓办之事，利用空余时间，顺便予以处理。第三节 下班之前一. 突击未了事宜 应做到：（1）要以正常上班的心态应对为了事宜，善始善终，一丝不苟（2）秘书任要本着急事先办的原则（3）如个人力量不足，秘书们应分工合作，协调突击，以保证下班之前办结必办之事。二. 浏览当日文件 秘书在浏览当日收文时须把握以下要领：1.快从繁琐事务中解脱出来，静下心来认真阅读当日来文，特别是上级组织要求办理的来文，以及下级组织请求批准的来文。2.秘书在有限的时间内阅读大量的来文，以采用泛读、扫读、跳读等模糊阅读方式为宜，旨在迅速获取有价值的信息，从中筛选出急须送领导者阅示的重要来文。3.为方便领导者对重要来文的阅示，秘书可按照行文目的，将来文分为办件和阅件，分送有关领导者或有关部门审批。三整理文件资料 其内容有以下几个方面：1.秘书在浏览的基础上，要对文件资料初步加以分类、排序和存放。凡需要领导者及有关部门当天阅知或指示的文件，如前所说，秘书要及时分送。2.凡暂缓办理的文件及内部交换资料，秘书要如数收藏在保密柜里，并注意上锁，以防失泄密。3.凡当天收到的报纸、杂志，秘书要逐一归类和摆放，使其各就各位。第四节 下班之后一.继续处理紧急事务 秘书要注意防止和克服以下不良情绪：1.烦躁。2.敷衍。3.抱怨。二随从领导人应酬 如果领导人需要，秘书原则上应随从之，并做好如下工作：1.提前安排车辆。2.及时进行联络 3.注意修饰仪表。 4.负责领导人的安全。三陪同领导人加班四双休日与节假日1.只要领导工作需要，或者仍有急办之事尚未出手，即使是双休日或节假日，秘书也必须继续工作，直至完成任务为止。正确认识“秘书无休息日”：秘书工作的这种“无定时”特点，一方面要求秘书必须有健康的身体，另一方面要求秘书必须要有奉献精神，两者缺一不可。第三章 文字工作第一节 文字工作概述一、文字与文字工作文字：指语言的书面形式，即文书或文章的意思文字工作：广义上指一切以制作书面语言为生的职业技能活动。二文字工作的意义1秘书的文字功底是秘书的基本素质2.秘书的文字表达能力是秘书的首要能力3.秘书的文字工作是对领导工作的重要补偿。三文字工作的特点1写作活动的受到性2.思维形式的抽象性3.表达方式的综合性4.成文过程的程序性。第二节 文字记录一 文字记录类型1. 电话记录2. 值班记录3. 来访记录4. 会议记录5. 大事记6. 调查记录7. 领导讲话记录8. 领导口授记录二文字记录的过程1备好笔和纸，随时准备记录2.用心倾听和判断，快速做出记录3.及时补充和修改，认真整理记录,包括：（1）要忠于发言者说话的意图，尽量保持原话，原貌（2）要体现发话者的语言特点（3）再不背离原意的前提下，记录人可以加以修饰，具有一定的网可读性。三.文字记录的方法1要点记录法2.详细记录法3.常用的速记法4.特殊的标识发5.笔记与录音并用法第三节 文稿撰拟a) 文字撰拟的范围1. 各种法定文字的撰拟2. 各种常用文书的撰拟3. 各种领导讲话稿的撰拟4. 各种公关文书的撰拟b) 文稿撰拟的过程1.文稿撰拟的宏观过程（1）朦胧阶段指秘书从事文字工作的初期所经历的一段尚未入门的写作过程（2）模仿阶段指秘书从事文字工作的中期所经历的一段尚不自由的写作过程（3）自如阶段指秘书从事文字工作后期所经历的一段胜任裕如的写作过程。2.文稿撰拟的微观过程（1）准备阶段包括：授受意图，收集资料，拟定提纲（2）草拟阶段包括：讲究语法，讲究逻辑，讲究格式（3）定稿阶段包括：审核，修改，定稿。三文稿撰拟的基本要求1符合必须的行文原则2.符合国家现行的法律法规3.符合党和国家的方针政策4.符合实际情况5.符合领导意图6.所提措施和办法要切实可行7.涉及其他部门或地区的问题要协调一致8.文字表达要合乎语法，修辞，逻辑9.格式，标点符号，数字和计量单位要符合现行规定。四文稿撰拟的方式1.个人撰拟2.集体撰拟3.文稿代拟a) 文稿审核第四节 文稿审核一、文稿审核的作用1. 审核能够控制发文总量2. 审核能够确保文稿数量3. 审核能够减轻文稿负担二、文稿审核的主要内容1法律审核2.政策审核3.事实审核4.文字审核5.体式审核6.程序审核一 文稿审核的三审制度1.初审，有秘书机构的专职核稿人员对草稿进行初步审核2.复核，由秘书机构负责人对修改稿进行审核3.终审，核稿人对领导者签发的审批稿进行最后的审核。二 文稿审核的方法1.个人审核2.集体审核3.会商审4.专家审核第四章 文书工作第一节 文书工作概述一文书与文书工作1. 文书工作：指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发，传递，办理和保管的全过程。具体任务：（1）发件处理（2）收文处理（3）文件管理（4）文件保密（5）文件贯彻落实情况的督促检查工作（6）领导人交办的有关文书处理的其他工作。二文书工作的作用1.可以提高文书质量2.可以控制文书总量3.可以加快文书运转可以确保文书的安全4.可以促进档案管理。三文书工作的原则1准确无误2.及时迅速3.安全保密4.力求精简5.集中统一6.党政分开四行文关系与行文制度1行文关系：指根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。主要有两种类型：一是有隶属关系的上下级机关之间的行文，另一种是无隶属关系的机关之间的行文。2.行文制度：（1）相互行文制度（2）联合行文制度（3）逐级行文制度（4）文稿代拟制度（5）一文一事制度（6）公开行文制度。第二节 发文处理一交拟与拟稿1. 发文处理的环节：（1）交拟拟稿（2）审核签发（3）印制校对（4）用印登记（5）封发传递。2. 交拟注意事项：（1）撰文的背景（2）撰文的依据（3）撰文的意图（4）撰文的要求。二审核与签发1.签发注意的事项：（1）签发人对已签发的公文负有完全的责任（2）签发人必须明确签署意见并写上姓名和审批时间（3）签署时应使用符号存档要求的书写工具和材料，不得在文稿装订线外书写。三印制与校对1.印制注意的事项：内容准确，格式规范，页面整洁，自己清楚，美观大方，便于阅读和保管2.校对的方法：（1）对校法（2）折校法（3）读校法，要求：既忠于原稿，又要善于发现和纠正原稿中的差错，校对要达到一定的次数要求。3. 传递的要求：（1）迅速及时（2）安全保密（3）手续完备a) 用印与登记b) 封发与传递1.封发：（1）清点（2）写封（3）填写回签单（4）装封（5）加封2.传递：（1）机要交通传递(2)专职人员传递（3）文件交换站传递第三节 收文处理一、收文与阅文1. 收文，对外来文件的接收过程2. 收文处理有哪些环节：（1）收文与阅文（2）（3）拟办与批办（4）承办与催办（5）立卷与归档3. 阅文，秘书借助视觉而获取和处理公文信息的活动。方法：泛读，跳读，精读4. 阅文的要求：弄清文件的性质和大体内容，弄清文件的制发机关和主送机关，弄清文件的缓急程度和时限要求，弄清文件的秘密等级和保密期限二、 筛选与传阅1.筛选的方法：必阅件，批办件，参阅件2.筛选的要求：对文件内容进行必要的提炼和综合。3.传阅：传阅文件的种类，传阅文件方式，传阅文件的注意事项4.传阅的方式：（1）直接送传（2）专人送传（3）集中传阅。注意事项：要掌握传递范围采用辐射是传递。三、 拟办和批办1.拟办：（1）拟办文件的类型（2）拟办意见的签署（3）拟办的要求2.拟办的签署形式：（1）阅知件的拟办意见（2）阅示件的拟办意见（3） 阅办件的拟办意见（4）建议件的拟办意见。3.批办的内容包括：该文件由何单位，何人负责办理，如何办理和办到何种程度，对夏季请示应予答复的原则性意见；重要文件和急件的办理时限，需要两个以上单位或人员办理时，应批明主办单位或个人。批办意见要明确，具体，简要，并写明批办人姓名和日期。四承办与催办1.承办的范围：（1）对上级机关来文的承办（2）对上级领导人批件的承办（3）对本级领导人批件的承办（4）对下级机关请示件的承办(5)对其他需要回复的来文的承办。2.催办的方式：（1）电话催办（2）发函催办（3）登门催办（4）会议催办四、 立案与归档要求：应归档的文件材料要齐全完整，文书和电报要按其内容的联系，合并整理，立卷，归档的文书材料要保持其历史联系，归档的案卷要编制完整的移交目录。5. 信息工作第五章 信息工作第一节 信息工作概述一信息与信息工作1. 信息指：广义：对各种事物运动特征和变化的客观描述，狭义：通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。2. 信息工作：特指秘书获取，加工，传递，储存和利用信息的一系列活动。二 信息工作的作用1. 辅助领导者正确决策2. 协助领导者科学管理3. 开阔领导者与秘书的思路4. 提高秘书工作效率三 信息工作的特点：服务性，综合性，针对性，适时性四 信息工作的要求：（1）敏锐（2）准确（3）及时（4）全面（5）适用（6）经济。五 信息工作的主要制度1. 信息专报制度2. 信息报送数量定额制度3. 紧急信息报送制度4. 信息稿件送审制度5. 信息采用通报制度6. 信息专题分析制度7. 信息业务培训制度8. 信息工作奖惩制度第二节 信息的获取一.秘书信息获取的范围：（1）上级信息（2）内部信息（3）社会信息（4）同业信息（5）历史信息（6）国际信息。二信息获取的渠道1.渠道：（1）信息网络渠道（2）文书渠道（3）书刊渠道（4）调查渠道（5）会议渠道（6）信访渠道（7）科研渠道（8）档案渠道。三信息获取的方法1.方法：（1）网络查询法（2）文字阅读法（3）收看收听法（4）会议记录法（5）相互交流法（6）专题调查法（7）随时观察法（8）索取求购法。第三节 信息加工一信息加工的方法：（1）归纳法（2）浓缩法（3）纵深法（4）扩充法（5）对比法（6）转换法（7）图表法（8）剪接法。二信息简报的编写1. 信息简报编写的要求：(1)标题醒目（2）主题集中（3）内容新鲜（4）结构简单（5）篇幅简短（6）语言简洁。三信息的深加工1.信息深加工的要求：（1）要有高度（2）要抓重点（3）要找规律（4）要提对策。第四节 信息的提供一信息提供的对象1.信息提供的对象和方法：（1）为本级领导工作服务（2）为上级领导机关提供信息（3）为下级机关和基层单位提供信息，二信息提供的要求：针对性，多样性，适时性，保密性三信息提供的方式：（1）简报递送（2）电报递送（3）传真递送（4）网络传送（5）电话报送（6）影像制品递送。第五节 信息的存储一信息存储的意义1有利于充分利用信息资源2.有利于开发深层次的信息3.有利于提高秘书工作效率。二信息存储的要求1认真筛选2.科学分类3.系统完整4.坚持不懈5.便于检索。三信息存储的方法：1.计算机存储2.信息简报存储3.多媒体存储4.信息资料存。第六节 高层信息的开发一高层次信息的特点和作用1.高层次信息的概念侧重于反映事物的概貌，揭示事物本质及其规律2.高层次信息的特点：（1）宏观性（2）完整性（3）典型性（4）深刻性（5）预测性3.高层次信息作用：（1）有助于领导层作出全面性较强的决策（2）有助于做出严密性较强的决策（3）有助于领导作出导向性决策（4）有助于领导做出准确度较高的决策（5）有助于领导做出超前性较强的决策。二，高层次信息开发的途径1途径：对初级信息进行重点调研；对零散信息进行综合归纳；对积累资料进行升华突破。2.开发高层次信息的方法：（1）中心跟踪法（2）热点扫描法（3）难点突破法（4）光电放大法（5）超前预测法（6）拓展延伸法。第六章 调研工作第一节 调研工作概述二、 调研与调研工作1. 调研：是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查，了解和分析研究以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。2. 调研工作：指秘书人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务，它是调查研究在秘书活动中的具体体现。二秘书调研的意义5. 秘书调研的重要意义：（1）调研时做好秘书工作的基础（2）调研是发挥秘书参谋作用的基本途径（3）调研是锻炼秘书能力的重要方法。三秘书调研的特点：（1）奉命性（2）非常规性（3）补缺型。四秘书调研的原则1点上调研与面上调研相结合2.定性调研比定量调研相结合3.直接调研与间接调研相结合4.信息与调研相结合。第二节 准备阶段一选择调研课题1选题的重要性2.选题的原则：针对性原则，创新型原则，可动性原则。二占有相关材料三制定调研计划1.调查的目的和要求2.调查的范围和对象3.调查的时间和步骤4.调查的方式和方法5.调查的组织和分工第三节 实施阶段一调查的态度1要实事求是，防止主观臆断2.要虚心诚恳，防止傲慢自大3.要深入细致，防止空洞肤浅二调查的方式：（1）全面调查（2）重点调查（3）典型调查（4）抽样调查三调查的方法：（1）个别交谈（2）开调查会（3）现场观察（4）问卷调查（5）文献调查（6）统计调查（7）专家调查。第四节 研究阶段一 研究的重要意义：研究是对调查所获材料的分析综合过程。目的是产生认识上的深化和升华，探求事物的本质规律，制定解决问题的方案。二 研究的方法：（1）比较方法（2）类比方法（3）分析方法（4）综合方法三调研报告的写作6. 调研报告的种类：（1）反映社会情况的调研报告（2）介绍新生事物的调研报告（3）总结典型经验的调研报告（4）揭露问题的调研报告（5）考察历史事实的调研报告。7. 调研报告的写作要求：（1）内容真（2）立意要新（3）写作要精四调研成果的转化1以文转化2.以会转化3.以信息转化4.以宣传转化。第七章 会议工作第一节 会议工作概述一会议与会议工作1.会议工作：指秘书机构对会议的筹备，组织和保障工作二会议的类型和功能1.会议的类型：（1）按会议的规模分：小型会议，中型会议，大型会议a) 按会议性质划分：规定性会议，日常性会议，专业性会议，纪念性会议和座谈性会议b) 按会议的形式划分：集中性会议，分散性会议c) 按会议的时间特征划分：定期性会议，不定期性会议2.会议的功能：（1）决策功能（2）指挥功能（3）沟通功能（4）协调功能（5）动员功能（6）显示功能三会议工作的任务和原则1.会议工作的任务包括：（1）会议组织工作（2）会议文书工作（3）会议组织联络工作（4）会议后勤服务工作（5）会议的接待服务工作（6）会议选举工作（7）会议保密和安全保卫工作2.会议工作的原则：1.充分准备2.严密组织3.服务周到4.勤俭节约5.安全保密6.提高效率第二节 会议的准备一 制定会议预案1. 会议名称2. 会议主题3. 会议时间和地点4. 会议规模5. 参加人员6. 会议议程和日程7. 会议的组织领导8. 会议的日程安排9. 与会人员食宿安排10. 会议经费预算和开支办法二 组建会议机构即:负责会议工作的组织 机构三 发送会议通知四 准备会议文件，包括：开幕词，闭幕词，工作报告，交流材料，领导者讲话会议须知。五 布置会场：主席台的布置，会场的布置，装饰性，布置附属性布置六 人员编组七 编制会议证件八 安排食宿和车辆九 会前检查十 接站与报到第三节 会议的召开一. 会场签到二 会间调度三 会议记录四 会议简报五 会议选举程序(1)宣布参加选举的人数和选举的内容 （2）通过会议选举办法 （3）通过监票人，总监票人名单 （4）核实出席会议参加选举的人数 （5）检查票箱 （6）分发选票 （7）填写选票 （8）宣布投票顺序和进行投票 （9）开箱清点选票 (10)报告收回选票数，宣布选举是否有效(11)进行计票(12)宣布选举结果六会议总结七后勤保障 第四节 会议结束一印发会议纪要 二清理会议文件三组织代表离会四搞好宣传报道五会议工作总结六会后催办工作第八章 建议（提案）工作第一节 建议提案工作概述一、 建议提案与建议提案工作1.建议提案是指法定组织和人大代表，政协参加单位和政协委员，以及职代会代表依照法定程序提交人大，政协和职教代表进行审定，并交付有关单位办理的议事文案。2.建议提案工作指：广义上：泛指建议的提出，征集，审查，登记，交办承办和办理等工作，狭义上：建议提案交办后的承办和办理工作。二人大提案与政协提案的区别1. 性质不同2.内容不同3.形成过程和处理方法不同三建议提案工作的意义1. 建议提案工作是尊重人民群众民主权利的重要体现2. 建议提案工作是政协发挥政治协商，民主监督，参政议政的重要形式3. 建议提案工作是密切政府与群众关系的重要渠道4. 建议提案工作是推动企事业单位民主化管理的重要途径四、建议提案工作的原则1. 分级负责，归口处理的原则2. 认真负责，积极主动的原则3. 实事求是，调查研究的原则第二节 建议提案的形成一 代表建议的形成1. 代表建议的提出者，必须是人大代表个人或代表联名2. 代表建议的承办单位，必须是本级人民代表大会及其常务委员会3. 代表建议的内容，应是对各方面工作提出的建议，批评和意见4. 代表建议必须以规范的书面形式提出5. 代表建议的处理程序，一般先经由人大委员会的办事机构审查立案，然后交由有关机关或组织研究处理，并向提出者作出答复二 人大议案的形成1. 议案的提出者，必须是法律规定的机关或者代表2. 议案的承接单位，一般是本级人民代表大会3. 议案的内容，必须是属于本级人大职权 范围或者人大常委会职权范围内的事项4. 议案必须在规定的时间内提出5. 议案必须以规范的书面形式提出6. 议案的处理程序是有法律规定的三 政协提案的形成1. 政协提案的提倡者，必须市政协的参加单位和政协委员2. 政协提案的承接单位是政协全体会议或者常务委员会3. 政协提案的内容不受限制4. 政协提案应以规范的书面形式提出5. 政协提案的处理程序是先经由政协的提案委员会审查立案，然后交有关部门处理答复四 政协建议案的形成1 政协建议案的提出者，必须是政协的参加单位和委员以及各专门委员会2 政协建议案的承接单位，必须是政协全体会议，常务委员会会议或主席会议3 政协建议案的处理程序五 职教代会提案的形成1. 职教代会提案的提案者，可以是职代会代表，也可以是职代会代表团2. 职教代会提案的承接者，必须是职教代表大会3. 职教代表提案的内容是关系本企事业单位重大决策与管理以及职教工切生利益的重要问题4. 职教代会提案应以规范的书面形式提出5. 职教代会提案要按照一定的民主程序处理第三节 建议提案的办理（上）一、交办交办指人大，政协的办事机构，将审查立案和表决通过的建议，提交各承办单位和部门办理二、 承办承办是指承接建议办理的单位和部门，按照交办要求和办理程序，确定专人负责，限期完成任务三、催办指承办单位为保证建议办理任务的按期完成，要经常与办理部门保持联系，定期督促检查四、答复即承办单位将建议办理的结果，以公函的形式向建议人作出书面回答，并分别抄送有关交办单位五、审查承办单位对办结的意见，认真审定和检查其办理的程序和结果，以提高办理工作的质量第四节 建议提案的办理（下）六、 复查七、 总结八、 报告九、 立卷十、 归档第九章 信访工作第一节 信访工作概述一 信访与信访工作1. 信访工作指各级领导机关依照政策法规受理信访事项，调整信访关系的全部活动2. 信访工作的构成：（1）信访者（2）信访受理者（3）信访事项（4）信访工作方式（5）信访工作效果二 信访工作的特点:1.群众性2.经常性3.政策性4.思想性三 信访工作的作用1. 联系群众的作用2. 民主监督的作用3. 调解矛盾的作用4. 反馈信息的作用5. 维护社会稳定的作用四 信访工作的原则1. 调查研究，实事求是2. 分级负责，归口办理3. 执行政策，依法办事4. 解决实际问题与思想教育疏导相结合五信访工作法规和制度1.信访法规2.信访工作制度：（1）领导阅信接访制度（2）机关分工协作制度（3）回告制度（4）回避制度（5）答复制度（6）奖惩制度1. 匿名信中的信息不漏报2. 对涉外信的处理：（1）要高度重视（2）要平等相待（3）内外有别第二节来信处理1、 来信处理的程序和要求（1）处理来信的程序：启信，阅信，转信，报 信，查信，复信（2）处理来信的基本要求：及时拆封，详细阅读，认真登记，准确交办，妥善处理，及时复信。2、对异常来信的处理（1）对联名信的处理：（1）处理要及时（2）工作要细致（3）预测要超前（2）对匿名信的处理（1）要积极受理，对匿名信不另眼相看（2）要认真研究，对匿名信反映的线索不放过（3）要精心筛选第三节 来访接待一、 来访接待的程序和要求接待来访的程序：接待，登记，接谈，处理，回访 接待来访的基本要求：热情接待，认真接谈，恰当处理，耐心教育，维护信访秩序。二、对异常来访的接待1. 对集体上访的处理：（1）稳定情绪，控制局面（2）摸清情况，研究措施（3）领导出面，协调处理（4）区别情况，恰当处理2. 对上访老户的处理：（1）要从维护社会稳定的高度做好上访老户的工作（2）认真解决好上访客户的思想和行为问题（3）加强纵横协调，集中力量联合办案（4）做好基础工作，在治本上下功夫第四节 案件查办一、信访案件查办的基本要求：1.手续完备2.案情清楚3.定性准确4.处理恰当5.善后工作落实。二、信访案件办理的程序：初审核实，立案，转交，催办，回报，结案三、信访案件的调查处理1. 信访案件的调查：谈话，查阅文件资料，2. 信访案件的处理：准确定性，依法办事第五节 综合反映六 信访信息的特点：广泛性，灵敏性，直接性，负反馈性七 信访信息的作用：1.领导决策的依据2.了解下情的渠道3.民主监督的线索八 信访信息的反映形式：1.单件反映2.专题反映3.综合反映九 综合反映应注意的问题1. 要定期整理来信来访的基本情况2. 要注意积累动态反映材料，特别是落实政策方面的动态资料3. 要及时了解党和国家的中心工作要关注群众情绪和思想倾向第十章 接待工作第一节 接待工作概述一、 接待与接待工作1. 接待工作指：一个社会组织在交往和联系中所进行的迎送接待，联系洽谈，参观游览等服务性活动。二接待工作的作用1.展示形象的重要窗口2.牵线塔桥的主要形式3.获取信息的有效途径三接待的类型1.按接待对象的国别划分：内宾接待，外宾接待2.按接待组织关系划分：上级来访接待，平级来访接待，下级来访接待3.按事先是否有约定划分：有约接待，无约接待四接待工作的原则1.热情大方2.细致周到3.确保安全4.俭省节约5.内外有别第二节 接待的准备一、 心理准备：诚恳，尊重，合作，公平二、信息准备三方案准备四布置与检查第三节 接待的实施一、 接待实施的一般程序：1.迎接及安排来宾生活2. 看望及商定活动日程3. 礼仪性会见宴请4.按日程开展活动5.送别6.小结二接待实施的具体要求1.接待上级机关来宾的要求2.接待平级机关来宾的要求3.接待本系统来宾的要求4.无约接待的要求第四节 外宾接待一、 外宾与外宾接待1. 外并接待工作：指东道主对来访外宾的迎接，招待，洽谈，欢迎和欢送等礼仪性活动的总和。二外宾迎送1.弄清来宾的具体情况2.拟定接待方案3.成立接待组织4.准备有关资料5.预定住房，车辆，游船及有关事务6.确定迎送规格7.掌握抵达和离开时间8.一般客人的迎接9.迎送工作中的一些具体事务三会见会谈1会见会谈的类型2.会见会谈的座位安排3.会谈记录与整理4.会见会谈应注意的问题（1）根据呗会见人事先提出的要求，主动将会见与会谈时间，地点，出席等具体安排有关事项通知对方（2）会见会谈场所应安排足够的座位（3）会见会谈时如需合影，一般在宾主见面握手以后进行（4）客人到达时，主人在门口迎接（5）机密性会见，会谈旁人不要随意进出（7）会谈结果如果需要签订协议，还必须安排签字协议四宴请活动1.确定宴请的目的，名义，对象，范围和形式2.确定宴请的时间和地点3.发出邀请4.订菜，安排座位和布置现场5.迎接来宾的到来6.做好宴会现场的协调服务工作7.送别客人8.结算宴请费用五馈赠礼品六外宾接待的注意事项1.严守外事纪律2.坚持平等互利3.尊重来宾习惯4讲究礼节礼貌5.注意仪表服饰6.树立时间观念第十一章 谈判工作第一节 谈判工作概述1、 谈判与谈判工作谈判是人们为了改变相互关系、交换意见、取得一致二相互磋商的一种行为。商务谈判是买卖双方为了促成买卖成交或解决双方正义与争端，以取得各自经济利益而进行的磋商活动。2、 谈判的构成要素谈判的构成要素：谈判主体（谈判的主本，就是谈判的当事人。商务谈判的主体，就是参与谈判的买方与卖方或供方与需方。）；谈判客体；（简言之，就是谈判什么。它大体上包括三个方面的含义：一是针对什么问题谈判，即谈判的内容是什么，是销售谈判、投资谈判，还是合作开发谈判、技术转让谈判；二是谈判的议题是什么，即谈判双方共同关心并希望解决的问题；三是谈判的议程是什么，即根据谈判目标所确定的谈判次序。谈判的目的（从商务意义上讲，就是为了成交。它从总体上规定着谈判的内容和议题，也制约着谈判的过程和结果。）；谈判环境（就是某项谈判活动及其过程的时间与空间背景。任何一项谈判活动，不论其谈判规模的大小，哪怕是一对一的谈判，者是一个动态的过程。3、 谈判的特点谈判的特点是参加谈判的自愿性、构成谈判的平衡性、谈判方法的灵活性、谈判工具的言语性。4、 谈判的类型谈判的类型有：（1）按照谈判规模的大小划分，谈判可分为一对一谈判、小组谈判和国际谈判；（2）按照谈判的主体的数量划分，可分为双边谈判和多边谈判；（3）按照谈判的内容划分可分为政治谈判、外交谈判、军事谈判和经济谈判；（4）按照谈判进行的地点划分，可分为主场谈判、客场谈判、中立谈判；（5）按照谈判的透明度划分，可分为公开谈判和秘密谈判。第二节 谈判的准备1、 信息准备信息准备，就是对与谈判有关的信息资料进行搜集、整理、分析和综合。信息准备包括三个因素：对方因素，即谈判对方的有关信息；己方因素，即谈判己方的有关信息；环境因素，即有关谈判地点、场所和时间等背景信息。2、 人员准备人员准备的内容主要包括以下几方面内容：谈判班子的规模；谈判人员的素质；谈判人员的构成。3、 其他准备1.拟定谈判方案。谈判方案是谈判者在谈判前对谈判的目标、内容和步骤等所作的预想性的安排。谈判方案的主要内容包括以下各项：（1）谈判主题和目标。谈判主题就是参加谈判要达到的目的，谈判目标则是谈判主题的具体化。（2）谈判议程。谈判议程就是谈判的程序，这是影响谈判效率高低的重要一环。（3）谈判时间和地点。选择谈判时间要考虑到以下因素：1.本方要有充分的准备，不在准备不充分时开始谈判。2.谈判人员的情绪状况，不在疲倦、烦躁、情绪不佳时谈判。3.气候、季节等自然因素，要力求与谈判内容相协调。谈判地点是谈判活动进行的场所，一般应选择本方熟悉的地方，避免到对手的根据地去进行谈判。（4）物质准备。4、 模拟谈判模拟谈判是指在谈判前提出各种假设和预测，并进行臆想性演练，旨在检验实施既定谈判方案可能产生的效果。通过模拟谈判，不仅能够发现谈判方案的问题与不足，以便于修正；同时也使参加本次谈判的人员获得一次临场操练，以便使即将进行的正式谈判更具有针对性。模拟谈判的形式有多种多样：主要的有两种：（1）沙龙式，亦称即兴讨论式。（2）戏剧式，亦称角色扮演式。第三节 谈判的过程1、 谈判的开局开局阶段主要是：1.建立洽谈的气氛；2.协商谈判议程；3.主动开场陈述。2、 谈判的磋商谈判的磋商，是指谈判双方为了实现各自的期望利益、寻求双方共同点而进行的切磋和商讨。磋商阶段：开盘价；讨价；还价。3、 谈判的签约签约阶段：最后的总结；最后的报价；签订书面协议。第四节 秘书的受权谈判1、 把握自身的双重角色秘书在受权谈判时把握自身双重角色要树立两种意识：辅助意识；创造意识。2、 制定和运用谈判策略谈判策略是指谈判者在谈判过程中为达到预定的目标，根据形势所采取的行动方针和方式。制定谈判策略需要以下几个步骤：（1）现象分析；（2）寻找关键问题；（3）确定目标；（4）形成假设性解决方法；（5）对解决问题进行深度分析；（6）具体策略的形成。选择策略要考虑到以下要素：1.对象 2.内容 3.地位 4.阶段三、 提供自身素质秘书应从以下几方面提高自身素质：（1）思想品行素质；（2）心理素质；（3）语言素质；（4）交往素质。 第十二章 随从工作 第一节 随从工作概述1、 随从与随从工作随从是指秘书人员跟随领导者外出的活动。随从工作是指秘书跟随领导者外出活动期间，为保证领导者顺利开展工作所从事的一切流动服务活动。2、 随从工作的类型和特点随从工作类型：1.调查研究型；2.检查考核型；3.处理问题型；4.看望慰问型；5.商务谈判型；6.参加会议型。 随从工作的特点：1.流动性大；2.时限性强；3.环境复杂；4.情况多变；5.工作要求高。3、 随从工作的意义和要求随从工作的意义：1.做好随从工作，有利于提高领导工作效率；2.有利于树立领导机关和领导者的形象；3.有利于锻炼秘书的才干。随从工作的要求：1.工作要主动；2.办事要细心；3.说话要谨慎；4.不要帮倒忙。 第二节 出差的准备1、 思想准备思想准备就是：在出差前，秘书要摸清领导者出差的意图和任务等情况，做到心中有数。2、 组织准备组织准备是指秘书对领导出差活动的事前组织协调工作。3、 资料准备秘书跟随领导者出差一定要做好资料准备。4、 物资准备物资准备主要包括：办公用品的准备；生活用品的准备；旅游用品的准备。第三节 出差途中1、 周密安排领导活动出差途中领导者活动很多，对做哪些工作，开展哪些活动，哪些需要领导参加，哪些场合需要领导讲话，讲什么内容等，秘书都要周密安排，以便使各项活动之间环环相扣，紧张而有序。2、 热情接待来访人员秘书对主动找领导反应情况的基层群众，要给以热情接待，根据具体情况作出处理。3、 认真做好各种记录应做好的记录有：基层单位的汇报；基层群众的反映；领导者讲话；会谈双方的发言；视察或谈判过程中形成的文件等。4、 及时上传下达对基层反映的重要情况、问题和要求，秘书应及时向领导者汇报；对领导者作出的指示、决定，秘书应及时传达给有关单位。要力求客观、公正，不能掺杂个人成见。5、 起草文字材料文字材料有以下几方面内容：总结讲评稿；领导讲话稿；电报稿；调查报告。6、 做好通联工作联通工作有：每到一地，秘书应将领导人活动情况及时报告机关或值班人员；及时呈报机关领导人的请示，传达领导人对机关全局工作的指示；及时与出差单位取得联系。第四节 出差的结束1、 安排返程交通出差结束前，秘书应安排好返程交通工具。2、 处理出差资料秘书对出差期间记录和收集的有关资料，应及时处理。3、 抓紧有关问题的落实秘书对出差期间基层单位向领导者反映的问题，应根据领导指示和意图提出解决方法，拟制落实方案，供领导办公会议决定。4、 清理经济账目出差结束后，秘书应及时收集和整理出差期间的差旅费票据，按规定到财务部门报销，并偿还预借经费。 第五节 商务随从工作1、 确定旅行日程和任务秘书必须事先向领导者了解清楚本次商务旅行的目的、任务和要求，以便制定旅行计划。2、 制定旅行计划拟定旅行计划的目的是为了保证领导者商务旅行的顺利。秘书制定商务旅行计划应注意以下事项：日程表应详尽、有条理，按时间顺序排列，使人一目了然；应考虑领导者的健康状况，时间安排要留有余地；准备充分的旅游资料，便于领导者利用闲暇浏览；旅行计划应一式三份；一份给领导者，一份秘书自带，另一份可给领导者家属。3、 订票和准备旅行物品秘书办公室内应具备有最新的飞机班期表和火车时刻表，特别要留心双休日期间的变化；同时秘书还要准备好旅行必需的物品。4、 周密安排旅行活动秘书随领导者同行，等于在履行期间组成了一个临时办公室，秘书应精心安排好领导者的旅行活动。5、 返回后的工作返回单位后，秘书要根据领导指示，先处理商务活动的有关事项，再结清差旅费用，并向有关单位电话致谢，做好一切善后工作。第十三章 通讯工作第一节 通讯工作概述1、 通讯与通讯工作通讯，是指人们利用电讯设备传递信息的活动。通讯主要有语音通讯和数据通讯。通讯工作是指对通讯好的的组织、管理和实施，它是秘书工作尤其是秘书信息工作的一项重要内容。2、 通讯工作的作用通讯工作的作用：（1）能够提高管理水平；（2）能够增强办事效率；（3）能够树立良