重点第一章绪论.doc

第一章绪论文秘资料员工作特点：1、 经常性与突发性2、 事务性与系统性3、 从属性与主动性文秘资料员的作用1、纽带作用2、助手作用3、参谋作用为领导决策提供信息资料一是为领导出谋划策，提供备选方案。二是协助领导策划和安排工作布局。三是在领导决策前，广泛调研，收集信息，为决策提供依据和提出办法、建议。在决策执行中，根据变化及时提出补充和调整意见。在决策贯彻落实后，又及时反馈总结。4、耳目作用 参与政策，抓好事务，搞好服务。文秘资料员工作的原则与要求：基本原则：1、保密2、准确3、迅速。基本要求：“三服务”即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。（服务领导，服务基层，服务群众）“四个转变” 从偏重于简单的办文办事转变为既办文办事又出谋划策从单纯地收发传递信息转变为综合处理信息从单纯老经验办事转变为实行科学化管理从被动服务转变为力争主动服务第二章公文写作根据2012年4月16日规定：公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。公文的特点和作用：特点：鲜明的政策性 明确的实用性 法定的权威性 作者的特定性 体式的规范性作用：法规作用、指挥管理作用 交流信息作用 宣传教育作用 凭证依据作用公文的各类15种：决议：（不常用）适用于会议讨论通过的重大决策的事项。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤消下级机关不适当的决定事项。命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。公报：（不常用）适用于公布重要决定或者重大事项。公告：适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关的请示事项。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要：适用于记载会议情况和议定事项。根据行文方向的不同，公文可分为上行文、平行文、下行文三类。1、上行文。下级机关向上级机关报送的公文，这类文种有请示、报告。有时向不相隶属的上级机关询问、答复、请示一般事项时，也可用函。2、下行文。上级机关向下级机关发送的公文。这类文种主要有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、通知、通报、批复、意见等。有时向不相隶属的下级机关询问、答复一般事项时，也可用函。3、平行文。同级机关或不相隶属机关之间互相往来的公文。这类文种主要有函。有时，通报、通知、纪要也可作为平行文。根据公文的使用范围，可分为专用公文和通用公文两类。通用公文是在各个机关单位都可使用的公文，如通知、函、报告、请示等。专用公文是指在一些特定的机关单位使用的公文，如命令（令）、议案等。公文用纸采用GBT148中规定的A4型纸，尺寸为210mm297mm。公文用纸天头（上白边）为37mm1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm1mm,版心尺寸为156mm225mm。公文字体一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。一般每面排22行，每行排28个字。公文中文字的颜色均黑色。公文格式要素编排规则：格式要求：794，版头7，主体9，版心4格式要素划分为版头、主体、版记三部分。密级和保密期限是指公文的秘密等级和保密的期限。请示与报告的区别：答：1、行文时间不同。请示必须事前行文。报告是事后行文，也可事中行文。2、行文目的和作用不同。请示是请示上级指示或帮助解决。报告是向上级反映情况、汇报工作，不要求直接批复。3、篇幅容量不同。请示内容单一，一文一事。报告篇幅较长。4、对上级机关要求不同。请示要求上级机关予以答复。报告一般不要求上级回复。惩处性通报与惩处性决定的区别：答：1、对象不同 2、内容性质不同 3、发送范围不同决定的例文：关于的决定决定对作如下修改：内容 （印章） 2011年9月10日 报告的例文：市人民政府关于治理河水质污问题的报告省人民政府：省政府转来委员会关于，对报告中提出的有关问题及解决方案报告如下：一、 内容二、 内容三、 略特此报告。 市人民政府（公章）2010年9月10日请示例文：关于的请示国务院：。现将有关问题请示如下：一、 内容二、 内容我们拟根据以上要求，会同有关部门分别制订各方面用字管理办法。以上请示如无不妥，请批准。 国家语言（印章）2011年1月1日批复的例文：关于同意的批复：你校的请示收悉。根据。现将有关事项通知如下 ：一、 内容二、 内容（印章）2010年8月8日通知的例文：关于的通知：。现将印发给你们，请做好相关准备工作。附件：1、 2、（印章）2012年1月1日通报的例文：关于的通报单位：。（印章）2013年8月8日函的例文：关于的的函办公室：。 （印章 ）2011年8月8日纪要的例文：会议纪要。附件：（印章）2011年8月8日第三章行政事务文书写作计划有规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排等名称。规划时间跨度长三年以上，范围广，内容较为概括。纲要比规划更为原则和概括。意见是上级向下级布置工作任务时使用的计划。计划的特点：目标性、预见性、客观性、规范性。计划的作用：明确奋斗目标、合理配置资源、加强行为约束。计划的结构与写法：、结构：标题、正文、落款三部分构成。标题由制订单位、适用时间、计划事项及文种名称四个部分组成。、正文包括前言、任务和目标、步骤及措施、结语 。计划的写作要求：1、调查研究，实事求是。2、内容具体明确，语言简明扼要。3、针对性和灵活性。计划例文：中国档案学会20102014年学术活动计划要点。 中国档案学会二00九年二月三日总结是国家机关、社会团体、企事业单位或个人对过去某一阶段的工作、学习、生活、思想等加以回顾和研究，从中找出经验和教训，引出规律性的认识，明确今后努力方向，用以指导今后的工作和学习的应用文体。报告与总结的区别：报告是属于党政机关公文的一种，而总结仅仅是一般的事务性文书。报告只要求说明做了什么而总结必须说明做得怎样，并分析原因，总结经验教训。总结的分类：按照性质分：工作总结、生产总结、会议总结。按照范围划分：地区总结、部门总结、单位总结、个人总结。按照时间长短分：年度总结、半年总结、季度总结、月份总结、按内容范围分全面总结和专题总结两种。总结的特点：实践性、说理性、客观性。总结的作用：有利于提高认识水平。有利于信息的交流。有利于工作借签。有利于资料积累。总结的结构与写法：结构：标题、正文、落款三部分组成。标题有三种写法：直陈式标题、正副标题、文章式标题。总结的写作要求：1、叙述、议论相结合的表达方式。2、总结出个性。3、实事求是，一分为二。简报是国家机关、企事业单位、社会团体在日常工作中用来江报工作、反映情况、传达信息、交流经验的一种简明扼要的、带有新闻性质和指导意义的事务性文书。简报的分类：工作简报、会议简报、动态简报。按内容含量分：专题性和综合性简报。简报的特点：简、真、快、准。简报的作用：1、便于领导机关掌握情况，指导工作。2、便于平级机关之间交流经验、沟通情况。3、便于向下通报情况，传达上级意图。简报例文：市节能减排工作简报第九期（总第十七期）市节能减排工作领导小组办公室市经济委员会 2008年9月18日十一届全国人大代表南京泰州小组在我市进行节能减排专题调研 。报：送：共印份规章制度是国家机关、社会团体和企事业单位在一字范围内规范人们的行为而制定的一种具有法规性和约束力的文书。规章制度的分类：条例、规定、办法、细则、章程、制度、规则、规程、守则、公约10种。条例是国家权力机关或行政机关依照政策和法令而制定并发布的、针对政治、经济、文化等各个领域内某些具体事项而做出的比较全面系统、具有长期执行效力的法规性公文。规定是规范性公文中使用范围最广、使用频率最高文种。办法是国家行政主管部门对贯彻执行某一法令、条例或进行某项工作的方法、步骤、措施等提出具体规定的法规性文书。规章制度的特点：1、约束性2、程序性3、严密性。规章制度的写作要求：1、依法制定，按法执行。2、明确权限，严格制定。3、内容明确，语言规范。第四章经济文书写作经济文书是指在财经活动中形成和发展的，以财经贸易为主要内容的，具有某些惯用格式的应用文。经济活动分析报告的含义：是以经济政策和经济理论为指导，根据计划指标、会计核算、统计资料和通过有关经济活动方面的调查所掌握的第一手资料，对某一部门或某一单位的经济活动（生产、成本、财务等）状况，进行系统分析，正确评价，从中总结经验、揭露矛盾、找出差距、指明方向，为改善经营管理和长远预测提供信息的书面报告。经济活动分析报告的特点：1、期限性2、专业性3、科学性合同是平等文体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权力义务关系的协议。合同的特点：1、合法性2、平等互利性3、协商一致性4、规范性立约人名称书写于标题左下方，正文之上，立约人名称必须是各方的全称，不能以简称代之。意向书是双方或多方就合作项目在进入实质性谈判之前，根据初步接触所形成的带有原则性、意愿性和趋向性意见的文书。意向书不具有强制性的法律效力。意向书的特点：1、目标的导向性2、条款的原则性3、行文的灵活性。意向书的类型：一是双方契约、有偿合同。二是单方契约、无偿合同。意向书的标题有三种形式;1、意向书、由事由和文种两项组成如“关于合作办学的意向书”、由合作双方名称、合作项目和文种组成如“某某和某某合作经营某某度假村意向书”。招标书的含义：又称招标说明书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求做出解释和说明，利用投标者之间的竞争而达到优选投标人的一种告知性文书。投标书的写作要求：1、认识要客观2、内容要明确具体3、行动要果断。第五章宣传文书写作消息的写作要求：1、事实要真实准确2、导向要正确3、报道要迅速及时。公示的特点：1、公开性2、周知性3、科学性4、民主性第六章文书工作文书处理的主要内容包括公务文书的制作形成、传递、办理、管理、立卷归档或销毁等环节。公务文书怕制作形成：1、拟稿2、审核3、签发4、复核5、缮印6、校对7、盖章，还包括对各种会议、汇报、电话、重大活动的记录及整理等环节。公务文书的办理：1、拟办2、批办3、承办4、催办5、查办文书处理工作的组织领导：由中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。文书处理工作的基本原则：16个字即2012年4月中央指出了，必须遵循实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的基本原则。文秘工作必须做到：1、准确，周密，确保质量2、及时，迅速，注重时效3、精简，求实，注重效用4、安全，可靠，确保国家机密5，认真，负责，加强统一管理。公文的行文关系是指发文机关（或企事业单位）与受文机关（或企事业单位）之间的文件往来关系。公文的行文方式：1、逐级行文2、直达行文3、公开行文4、越级行文5、横向行文6、联合行文7、对口行文8、转发行文9、授权行文。公开行文与直达行文是两种不同的行文方式。首先是传播的渠道不同，公开行文采取通过新闻媒体的渠道或公开张贴的方式，而直达行文采取通过组织渠道一级一级下发文件。其次是保密要求，公开行文不得涉及任何秘密事项，而直达行文在一定程度上还具有保密要求。遇到下列情况之一的可以越级行文：1、情况十分紧急的重大事项，如严重自然灾害、战争、突发事件等。2、上级机关或领导人直接交办并指定越级请示，越级上报的事项。3、多次请示直接上级但久未得到解决，只得向更高一级的上级请示的事项。4、与直接上级之间有严重意见分歧，无法解决，则根据有关规定可以请更高一级的上级出面栽定事项。5、检举或控告直接上级的事项。6、无需报道直接上级的事务性工作，如调查、参观、加工、运输等。通常通常，上级向下级越级行文的情况较少。转发行文是指一个机关（单位）转发其他机关（单位）的文件，可分为批转和转发两种情况。上级机关转发下级机关的来文，称“批转”重在批，平级机关，不相隶属机关称为“转发”重点在转字上公文的行文规则：1、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。2、向上级机关行文，应当遵循以下规则3、向下级机关行文。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请求事项。收文办理程序：1、签收2、登记3、初审4、承办5、传阅6、催办7、答复。发文办理程序：1、拟稿2、审核和登记3、签发4、复核5、缮印6、校对7、用印或签署8、分发9、装封10、发送传递。缮印的方法通常有打字、排版、印刷、复印、誉抄。发文登记的内容有顺序号、发出日期、发文字号、文件标题、密级、缓急时限、附件数量、份数、发往机关、签收人、归卷日期，归入卷号等。公文立卷的原则是，保存文件之间历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。卷内文件的数量50张到200张之间，厚度为10、15、20毫米三种。公文立卷的方法，按文件特征立卷1、问题特征2、作者特征3、名称特征4、时间特征5、通迅者特征6、地区特征。一般情况下是结合两个或三四个特征进行立卷：1、作者、问题、名称2、作者、问题特征结合立卷3、作者、时间、名称4、作者、时间、问题、名称特征结合立卷。文书归档新规则的的主要内容：1、整理单位，以“件”取代“卷”2、保管单位，以“案盒”取代“案卷”3、分类方式，以“年度、机构（问题）、保管期限”取代“六个特征”。按保管期限分类：短期（1到15年）、长期（16到50年）、永久三种。新规则对每年文书编制类别一般有三种方法？按保管期限分类，按组织机构分类，按问题分类。第八章办公室事务管理使用电话的原则：1、态度要热情周到，礼貌友好。2、表达规范正确。3、语言简洁明了。4、注意保密。5、注意时间。接听电话的技巧：1、接听电话必须及时。2、接听电话首先问候并通报。3、做好电话记录。4、正确处理电话的临时中断。5、学会处理特殊电话。6、学会处理转接电话。7、适时结束电话。拨打电话的技巧：1、尽量选择合适的时间打电话。如果对方不能及时接听，要在铃响七声之后再放下电话。2、做好打电话的准备工作。3、准确拨号，耐心等待。4、及时自我通报。5、准确陈述通话内容。6、如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话。7、运用语言技巧，及时结束通话。接收电子邮件的注意事项，每天至少检查一次，以免错失重要、紧急的信息。发送电子邮件注意事项，必须做好保密措施，2小时内回复，一般也不要超过24小时。印章是权力的象征，具有权威、凭信、标识的作用。印信管理是秘书日常事务的重要内容。印章的各类：1、本单位的正式印章2、领导人的签名章3、本办公室的印章。正确用印：印章应该上不压正文，下骑年盖月。带有存根的文件材料（如介绍信等）用印，除在规定处用印外，还应该加盖骑缝章（公章）以备查考。重要案件的调查、旁证、座谈记录等材料可使用骑边章（公章），以示文件各页同时形成。对于一些需要密封的材料应在封套的封口处加盖密封章（公章）。用印要避免歪、倒、斜、偏、模糊等情况。介绍信的种类：1、便函式介绍信2、固定式介绍信。第九章会议工作会议是指为了达到某种目的，有组织地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。会议的基本要素：1、会议议题2、会议主持人3、会议名称4、会议时间5、会议地点6、与会人员7、会议议程8会议组织者。会议议程和日程的区别：会议议程是对会议所要通过的文件，所要解决的问题的概略安排，会前发给与会者。会议日程是在一定时间内具体安排，一般采用简短文字或表格形式。它们功能不同，议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇变化，可相应调整。敏感话题保留到会议的最后。会议签到方法有四种：1、秘书代签2、本人签到3、凭证件报到4、电子报到。会议记录主体包括：会议议题，如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号，发言人及发言内容。记录每人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加上冒号；会议决议，决议事项应分条列出，有表决程序的要记录表决的方式和结果。尾部：右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人（签字）”。会议简报的要求：1、真实准确2、短小精悍3、快是简报的质量体现4、生动活泼。会后需收集的文件资料主要有：1、会前准备并分发的文件2、会议期间产生的文件3、会后产生的文件。收集会议文件资料的收集范围：1、确定会议文件资料的收集范围2、收集会议文件资料要及时3、选择收集文件资料的渠道4、与分发文件资料一样。5、收集整理过程中要注意保密。会议纪要与会议记录的区别：答：会议纪要是在会议记录的基础上分析、综合、提炼而成的。会议纪要是对上可以汇报工作，对下可以指导工作，对平级可以互通信息。有些会议纪要需要会议讨论通过并签署，但大部分会议纪要是在会议结束后为了传达会议精神而拟写的。会议纪要不同于会议记录，记录是如实记载；纪要则是根据会议的宗旨，用准确而精炼的语言综合记叙议事要点和决定事项，它是在记录的基础上进一步分析、综合、提炼而成的文件。第十章信息调研工作信息的含义：信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是领导决策和一切行政工作的依据和基础。秘书信息了解情况、掌握动态、发现问题、然后进行筛选处理，综合分析，提供信息资料给领导参考。信息工作是秘书做好辅助管理的一项重要工作。信息的分类：按信息的性质划分：自然信息和社会住处。按表现形式划分：语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息、缩微信息。按信息内容划分为政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息。按信息来源方向划分横向信息和纵向信息。按信息稳定状态划分为静态信息和动态信息。按信息在秘书工作中的作用划分 为预测信息、动态信息和反馈信息。信息工作的要求：1、准确，真实是信息的生命，只有准确、真实的信息才能使领导的决策建立在科学的基础之上。2、及时，信息的价值除准确外，还取决于它的时效性。3、全面，信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。4、适用，是指信息工作要有针对性，要适合领导利用。信息工作的作用：1、辅助领导者正确决策，因为信息是决策的基础和依据。2、协助领导者科学管理，按一定的目标进行有效的控制。3、开阔领导者与秘书的思路，通过信息工作开阔视野和思路。4、提高秘书工作效率，提高办文、办公、办事效率。信息的收集：5个方面的信息源，1、上级信息2、内容信息3、平等信息4、社会信息5、国际信息信息收集的原则：1、针对性原则2、时效性原则3、系统性原则4、全面性原则5、真实性原则信息收集的方法：1、阅读法2、视听法3、调研法4、交换法信息的整理：1、筛选2、加工3、编写信息传递的方式：1、口头传递2、书面传递3、电讯传递信息传递的要求：1、迅速2、准确3、保密信息存储方式：1、原件存储2、目录、索引存储3