Excel 课程 课程大纲.pdf

Excel 課程 課程大綱 課程 課程大綱 Excel 基本技巧 Part I 介面介紹 a 直 橫 最上方一 為標題 b 移動儲存格 c 建議輸入資 由左至右 由上至下 自動填滿功能 a 依序填入順序性內容 b 複製內容及格式 c 特殊順序性資 輸入 標題格式設定 a 跨 置中的使用 b 內文字的格式設定 框線的設定 a 內 外框線 b 單一或多格儲存格框線設定 寬 高調整 a 手動調整 b 自動調整 c 值調整 儲存格註解的使用 a 插入註解 b 編輯註解 c 刪除註解 工作表的編輯 a 重新命名工作表 b 刪除工作表 c 複製 移動工作表 Excel 基本技巧 基本技巧 Part I 介面介紹 直 橫 最上方一 為標題 移動儲存格 按 Enter 鍵往下移動目標儲存格 按 Tab 鍵可往右移動目標儲存格 建議輸入資 由左至右 由上至下 自動填滿功能 依序填入順序性內容 首先 在儲存格 打上 星期日 接著按住儲存格右下方的黑色十字 往欲填上文字 的方向拖 再放開 鼠電腦就會自動填上星期一 星期二 等等 但是前提是使用者必 須將第一筆資 輸入正確 否則電腦 會自動將儲存格填滿 如 星期日 就 能打成 星期天 或是 拜天 這樣電腦無法辨 還有另外一種 字型快速輸入 為 節 時間 用一格一格填入 字 就可以按住儲存 格的右下角並且按下鍵盤的 Ctrl 鍵 往欲填入 字的儲存格方向拖曳 再放開 完成 字的填入 因為 Ctrl 鍵 有 加的意思 但每次 加 只加 1 工具 區 1 一般 2 格式 3 名稱方塊 4 資 編輯 工作窗格 編輯區 號 號 儲存格 工作表標籤 黑色十字 複製內容及格式 如果在儲存格 填入 正確的順序性資 那麼在 鼠拖 過程中就 會自動填滿接下 去的資 如把 星期日 打成 拜日 那麼拖 出 的結果會是重複的資 就 再是 拜一 也就是 當使用者填入非順序性資 時 想要大 的複製單一名詞 就可 使用此方法 特殊順序性資 輸入 如果想要 加 2 以上的 字排 就要到功能 表的 編輯 填滿 去做進階設定就可以做到一次跳 2 以上的 字排 記得 先將要填入 字的儲存格反白 選取 先選取資 是要填入到 或是 再點 選 型 通常日期與自動填滿直接在編輯區 拖 即可 最後輸入間距值 也可輸入終止 值 這樣就 怕反白部分過長填入太多 要 的 字 標題格式設定 跨 置中的使用 將欲設定的儲存格反白選取 按下 跨 置中 電腦就會做 件事 一是將儲存格 合併 二是將文字放置儲存格中間的位置 內文字的格式設定 建議先將所有資 性的文字輸入後再統一進 文字格式設定的步驟 可以挑選文字大小 顏色 字型 也可選擇儲存格的填滿顏色 1 2 3 框線的設定 內 外框線 欲將表格外框線加粗 請到功能表 格式 儲存格 視窗中選取 外框 就可 以設定外框線的粗細及顏色 內框線也是一樣 挑選好線條樣式跟顏色後 再點選格式 的 內線 即完成內框線的設定 所有的設定 可以在預覽視窗 看到 而預覽視窗看到 的範圍就是使用者反白選取的範圍 單一或多格儲存格框線設定 只要把欲設定框線的儲存格反白選取 依照設定內外框線的步驟進 另外如果只設定 單一邊框線就可以 用預覽視窗左方及下方的按鈕 按下 顯示框線再按一次就取消 寬 高調整 手動調整 將 鼠游標按住A 號 號 向右 下 拖曳至指定 號 號 位 此時已全選所有 位 再隨 挑 個 位將 鼠游標放在中間 就會出現雙向黑色游標 此時就可以左 右 上下 調整 寬 並且每個 寬 是一樣大小 自動調整 如果單一儲存格 太多文字 就可採用 功能表 的 格式 自動調整 電腦 採文字多寡 調整 寬 高 預覽視窗 先選擇線條樣式 色彩 再選擇套用格式 值調整 如果使用者可以確定儲存格 的 寬 高 值 可直接叫出功能表 的 格 式 寬 高 輸入 值調整 寬 高大小 注意 寬 高大小是以像素單位 計算 如果想要跳 或是跳 選取的話 在按下 之前先按 Ctrl 鍵 再點選 即可跳 跳 選取 儲存格註解的使用 按 Enter 鍵往下移動目標儲存格 由於這樣的固定用法導致無法在同一格儲存格內 繼續打文字 但是只要按下 Alt 鍵 Enter 鍵 強迫分 就可以繼續在同一格儲存 格 輸入資 插入註解 因為單一儲存格無法輸入太多筆資 但是只要到功能表 的 插入 註解 就可以為某一儲存格加上多筆註解 但是要 先點選欲加註解的儲存格再做輸入資 的 步驟 註解 打好後 在儲存格的右上角會 有個紅三角 只要 鼠游標移置上方就會出 現註解 此方法雖好用但是註解無法 印出 編輯 刪除註解 只要在有加註解的儲存格上按右鍵 就可以 自 選擇編輯或是刪除註解 紅三角 工作表的編輯 重新命名工作表 刪除工作表 將 鼠游標移到工作表單上 按下右鍵即出現下方視窗 點選 重新命名 就可 改名 稱 如果有 比要的表單存在 也可以 用 鼠右鍵點選 刪除 將 必要的表單刪除掉 複製 移動工作表 將 鼠游標移到工作表單上 按下右鍵即出現左下方視窗 點選 移動或複製 後會出 現右圖視窗 首先 活頁簿 的選單 需變 下方則選擇 移動到最後 就是將複製的 表單移動到所有表單的後面 最重要的一點一定要點選最下面 建 複本 才完成移動和 複製的動作 還有另一種快速鍵的使用 會讓移動 複製表單 快速 先將 鼠游標移到表單上 接著按住 Ctrl 鍵 再按下 鼠左鍵拖曳至所有表單後面 即完成移動 複製的動作 以上是最正規的操作方式 如果使用者需要在短時間內完成大 的表單 建議可依照 以下的做法進 操作 第一個動作先按住 Ctrl 鍵 再開始點選要移動 複製的表單 大概 4 5 張表單 選取完後 Ctrl 鍵 要放開 再把 鼠游標移到 已開啟 的表單上按住 拖曳表單到最 後面的位子放開 就完成大 複製表單的動作 Excel 課程 課程大綱 課程 課程大綱 Excel 進階技巧 Part II Excel 計算函 a 使用內建函 b 手動輸入算式 函 介紹 a 加總函 SUM b 平均函 AVERAGE 資 分析 a 單一條件排序法 b 多條件排序法 c 函 排序法 進階格式設定 a 自動格式設定 b 設定格式化條件 Excel 進階技巧 進階技巧 Part II Excel 計算函 使用內建函 此部份將配合成績簿檔案 進 操作 首先所有資 已經 Key in 至工作表單中 此時要計算每位同學的成績總合 請先 點選 結果儲存格 再按下一般工具 的 自動加總 系統將自 計算 字 接下 要檢查引 函 名稱 是否有錯誤 按下 結果儲存格 資 編輯 就會出現函 公式 B2 F2 這代表著總分的計算是從 B2 儲存格一直加到 F2 儲存格 總共五個儲存格中的 字 如果引 沒錯只要按下上面 色勾勾就計算完成 Excel 的內建函 有個好處 如果在鍵入分 時打錯資 只要 改該科分 按下 Enter 鍵 總分以及平均之 的 字 Excel 會自動做 正 因為 Excel 函 是鍵入引 而 是 字 如此就 用擔心 字打錯而無法快速修正 其他同學的總分只要在第一位同學的總分儲存格的右下角 拖曳往下 再放開 就完 成每位同學的總分分 自動填滿 也會同時複製公式 所以 怕加總錯誤 手動輸入算式 此方法一定要在資 編輯 操作 並且以 當作開頭 接下 就開始點選要加總 在一起的儲存格 B2 打上 號 再點選 C2 打上 號 計算符號 要使用者自 打入編輯 中 以此 推 完成後一定要按下編輯 前方的 色勾勾 即加總完成 此為輸入完成的公式 如何判別此為內建函 或是手動輸入 只要點選儲存格 上方資 編輯 就會顯示函 公式 此為內建函 計算公式 此為首動輸入計算 公式 B2 F2 C2 E2 D2 函 介紹 加總函 SUM 此功能前部分已 明 共分為 種方法 一為內建函 加總 二為手動輸入加總 平均函 AVERAGE 先點選 結果儲存格 自動加總旁邊 三角形按下點選平均 接著出現下面的圖示 此平均算法是錯誤的 因為系統預設選取的儲存格是從 A2 到 G2 已經把座號跟總分加進去計算 只要將後面反白的 A2 G2 刪除掉重新選取 確定無 誤後按下 色勾勾即可完成計算 重新選取的範圍應該是 B2 到 F2 這個範圍才是要計算的平均值 既然有內建函 計算 就有手動輸入計算 也是一樣點選結果儲存格 在上方資 編 輯 打入 G2 5 以上方表格為 也就是以等號為開頭 總分的儲存格除以總共幾 科 這樣就可以計算平均值 資 分析 單一條件排序法 先選擇好要以哪個有資 的 位作為條件做排序 如 以平均這個 位做排序的條 件 選擇好後 鼠游標就點選 平均 這個 位隨 一個有資 的儲存格 到一般功能 表按下遞減排序 此張表單就會以平均高低 做排序 多條件排序法 如果單一條件無法比出高下就可使用多條件 排序 先將 鼠游標點選任一有資 的儲 存格 到功能表 的 資 排序 主要鍵 次要鍵 分別代表先排序主要鍵的 資 再排序次要鍵的資 最多到第三鍵 其他的選項暫 變 按下確定後即完成排序 函 排序 點選欲排序的儲存格 按下自動加總的下 式選單點選 其他函 就會出現下圖視 窗 可以選擇自 鍵入函 或是點選函 別去尋找 只要點選某個函 下方 明框就 會出現文字 明此函 的功用 搜尋完函 後 接下 要設定排序條件 Number 是填入要排序的儲存格 位 Ref 代表排序範圍 注意 自己本身的儲存格也包含在範圍 面 Order 代表指定排序的方式 0 或 即遞減排序 填入其他非 字即遞增排序 設定好後按下確定即完成排序 再 按住儲存格右下方的三角往下拖曳卻發生錯誤 原因在於 Ref 範圍出問題 只要在一開始 設定 Ref 時選取好範圍後 按下鍵盤上的 F4 就會鎖定範圍 表示鎖定 讓函 公式再拖曳時 會複製錯 誤 這樣就可以快速完成排序 進階格式設定 自動格式設定 將欲設定格式的儲存格反白選取 接下 到功能表 的 格式 自動格式