单元7 与他人一起工作.pdf

在团队中工作时 需要对输入的许多资源进行整合 在发布文档之前 需要检查拼写和语法错 误 Word 提供了一些工具可以帮助用户自动完成错误校验工作 所以用户可以集中精力于文本内容 打开修订功能后 所有人对文档进行的修改或批注 都会在屏幕上显示出来 可以使用 审 阅 工具栏中的按钮浏览这些内容 学习目标 本单元着重介绍 Word 2003 的拼写检查和审阅功能 通过学习 掌握以下内容 拼写检查 查找和替换文字 文档修订 7 1 验证文档 拼写和语法功能针对不同类型的错误拥有多种选项 包括为某些特殊的短语创建自定 义词典 7 1 1 检查拼写和语法 1 定义 拼写功能检查拼写错误 重复词语和一些错误的大小写情况 语法功能依据自然语言语法 要求精确检测出可能包含错误语法和书写格式的句子 当使用某个文档的时候 可视化的提示将会出现在屏幕上 被检测出有拼写错误的文本将 会标有红色波浪线 被检测出有语法错误的文本将会标有绿色波浪线 要打开 拼写和语法 对话框 见图 7 1 可以采用下列方法之一 选择 工具 拼写和语法 命令 单击 常用 工具栏中的 拼写和语法 按钮 按键 2 功能 如果文档中有错误 拼写和语法 对话框会以红色字体显示出错误所在 单元7 与他人一起工作 135 单元 7 与他人一起工作 1 忽略一次 忽略此次事件并继续查找同样的 拼写问题 2 忽略全部 忽略所有此类拼写问题 3 下一句 跳转到下一个有问题的位置 4 加入词典 对于有拼写问题的单词 下一句 按钮会变为 添加到词典 按钮 用于将该词语加入 自定义词典 5 更改 依据 建议 列表框中的内容对当前 某个拼写类错误进行更改 6 解释 打开 Word 帮助 显示错误的类型及导致错误的原因 7 全部更改 对于拼写类错误 解释 按钮会变为 全部更改 按钮 依据 建议 列 表框中的内容对全部拼写类错误进行更改 8 自动更正 将有关内容输入到 自动更正 列表中 以便以后每次出现该内容的拼写 错误时 予以自动更正 9 检查语法 使 Word 在检查拼写错误的同时检查语法问题 10 选项 设置 拼写和语法 功能的工作方式 7 1 2 使用同义词库 同义词库功能用于搜索和显示用户所选词语的同义词 相同意思的词 和反义字 意思相 反的词 当使用 同义词库 功能时 要注意以下事项 1 可以查询所有输入到对话框中的词语 2 列出的词语内容被定义为动词 名词或反义词 3 可以移动对话框以查看需要替换的内容 要激活词典 可以采用下列方法之一 选择 工具 语言 词典 命令 按 组合键 为显示 信息检索 任务窗格 可以在按住键的同时 单击文档的任何区域 7 1 3 查找项目 使用查找功能可以将插入点移动到指定位置或查找指定信息 可以查找一个指定词语 短 语 符号 代码或者这些项目的综合内容 找到后 可以用相关内容予以替换 要激活查找功能 可以使用下列方法之一 选择 编辑 查找 命令 双击状态栏左侧 弹出 查找和替换 对话框 然后选择 查找 选项卡 按 组合键 7 1 4 替换项目 使用 替换 命令可以搜索到字符 词语 词语中的部分内容或格式 然后可选择进行个 图 7 1 拼写和语法 对话框 136 计算机应用基础 别替换或系统自动替换 要使用 替换 功能 可以采用下列方法之一 选择 编辑 替换 命令 双击状态栏的左侧部分 弹出 查找和替换 对话框 然后选择 替换 选项卡 按 组合键 练习 1 使用查找和替换 按下面的操作步骤练习使用查找和替换 1 打开 点对点 文档 并将其另存为 点对点 学生 2 选择 编辑 查找 命令 弹出 查找 对话框 3 在 查找内容 下拉列表框中输入 技术 4 选中 突出显示所有在该范围找到的项目 复选框 5 单击 查找全部 按钮 6 单击按钮 可以在文档中看到所有的 技术 均呈高亮显示 如图7 2所示 图 7 2 查找结果 7 按 组合键并且选择 编辑 查 找 命令 此时 弹出的对话框 见图7 3 中显示 的查找内容与先前操作时设置的相同 8 单击 常规 按钮 9 单击 特殊字符 按钮 10 选择 段落标记 选项 此时 查找内容 下拉列表框中出现了一个 p 代码 11 取消选择 突出显示所有在该范围找到的项 目 复选框 然后单击 查找下一处 按钮 Word查找到第一处段落标记 并将其置为高亮状态 12 再次单击 查找下一处 按钮 Word按照同样的查找标准找到下一处 13 单击 查找和替换 对话框中的 取消 按钮 14 保存该文档 15 按 组合键 以便移动插入点至文档的起始位置 选择 编辑 替换 命令 图 7 3 查找内容 137 单元 7 与他人一起工作 16 弹出 查找和替换 对话框 在 查找内容 下拉列表框中按键两次 17 在 替换为 下拉列表框中按键一次 18 单击 全部替换 按钮 并在弹出的对话框中单击 确定 此时Word已将所有的 双空格替换为单空格 19 保存该文档 7 2 批注与修订 为了使文档中所做的更改更直接 可以使用修订标记显示在那里对文本进行了添加 删除 移动或格式设置 对不同的用户所做的更改 采用不同的颜色进行标记 当在修订标记上停留 时 屏幕上会显示一个用户姓名 修订日期和修订时间的小提示 为了便于归档 也可以打印 带有标记的文档 7 2 1 使用批注 批注功能在使用方式上与便签条相似 可以通过在气球提示框或在审阅窗格中进行批注 批注只能在屏幕上显示 除非选择别的方式 否则它不能作为文档的一部分被打印出来 当审阅批注时 可以选择删除或将它们包含在文档中 还可以将批注录音 并插入文档中 当使用批注时 注意以下内容 1 通过选择 插入 批注 命令 或单击 审阅 工具栏中的 插入批注 按钮 插入批注 2 使用 向前 或 向后 按 钮移动到修订或批注的适当位置 3 要接受批注 可单击所选批注 然后单击 审阅 工具栏中的 接受修 订 按钮 4 要删除批注 可单击所选批注 然后单击审阅工具栏中的 拒绝修订 删除批注 按钮 5 要在窗格中看到所有的批注或修 订 可以使用 审阅窗格 按钮在屏幕 的底部打开一个窗口 然后查看标记内容 如图 7 4 所示 6 可以将标记作为文档的一部分进行打印 或作为单独的标记列表打印 选择 文件 打印 命令 然后在弹出的对话框中选择 打印内容 下拉列表框中的选项 7 2 2 使用修订 当要别人审阅文档并进行最后修订时 可以把开启修订功能的备份文档分发给他 也可以 在现有修订的文档中开启修订功能 具体标识如下 图 7 4 开启审阅窗格 138 计算机应用基础 1 着重显示用红色下画线 2 删除 替换或更改格式用黑色下画线显示并且在气球提示框中显示原始文字 3 对每个审阅者所做的修改用不同的颜色进行标记 如图 7 5 所示 图 7 5 不同审阅者的修改 要开启修订功能 可以使用下列方法之一 选择 工具 修订 命令 按 组合键 双击状态栏上的框 如果觉得屏幕上的气球提示框太分散用户的注意力 那么可以使用审阅窗格功能 当使用 审阅窗格功能时 注意以下内容 1 进行更改或插入时 审阅窗格好像不存在 一旦完成修订 这些修订将会被自动插入 到审阅窗格的适当位置 2 要删除审阅窗格中的某项内容 单击该项的标题 然后单击审阅工具栏中的 拒 绝修订 删除批注 按钮 当不再需要使用修订功能时 将它关闭 当要转到别的文档时 也许需要关闭 审阅 工 具栏 练习 2 修订文档 按下面的操作步骤练习修订文档 1 打开 改组计划 文档 并将其另存为 改组计划 学生 2 将鼠标指针移动到文档的开始位置 选择 插入 批注 命令 3 在批注的气球提示框中输入 也许我们应该改变显示的标题 如图7 6所示 图 7 6 输入批注内容 139 单元 7 与他人一起工作 4 将鼠标指针向下移动到 全公司范围内 行的开始位置 5 单击 审阅 工具栏中的按钮 6 在第2个气球提示框中输入以下文字 我们可能不想要宣布这点 如果我们可能获得 银行的信用贷款 7 单击 审阅 工具栏中的按钮 8 单击按钮的下三角按钮并取消 批注 命令 可以看到 标记 选项是如何消 失的 但是在审阅窗格中可以看到它们 9 关闭审阅窗格并再次在下拉菜单中选择 批注 命令 10 将鼠标指针向下移动到 售卖 行的末尾 11 单击 审阅 工具栏中的按钮 12 在第2个气球提示框中输入以下文字 有必要减少一半的售卖和客户服务职员吗 这是我们或许想要加强的一个区域 以便我们能继续联络我们现有的客户和新客户 假定当前不再使用其中的一个批注 可以根据需要删除该批注 13 在文档中 单击第2个批注气球提示框 14 单击 审阅 工具栏中的按钮 Word已经删除该批注并对批注重新进行排号 15 保存文档 16 选择 文件 打印 命令 在弹出的对话框中单击 打印内容 下拉列表框右侧 的下三角按钮 然后单击显示标记的文档 最后单击 确定 按钮 现在Word开始打印带有批注的文档 17 选择 文件 打印 命令 然后在 打印内容 下拉列表框中选择 标记列表 选项 最后单击 确定 按钮 18 保存文档 19 选择 工具 修订 命令 20 第1段的第1句话中 将文本 首选 改为 唯一选择 Word用与批注相同的颜色 显示这些修订 是因为Word识别的用户ID信息与输入批注时的信息一样 在文件中 要使不同用户的修订会显示不同的颜色 需要更改该系统的用户名 一般情况 下 如果打算通过网络或电子邮件与别人共享文档 则不需要执行这步操作 21 选择 工具 选项 命令 弹出 选项 对话框 选择 用户信息 选项卡 22 在 姓名 文本框中输入用户姓名 在 缩写 文本框中输入名称缩写 然后单击 确定 按钮 23 选择 下列各项 开头文本行下面的5项列表内容 24 单击 格式 工具栏中的按钮 前面更改的格式 现在应显示为不同颜色 25 定位到以 撤销 开头的最后一行上 按键 然后输入以下内容 明年撤销 任何专业发展或教育的费用 26 选择部门名单 然后单击 格式 工具栏中的按钮 27 更改销售部门的员工人数为10个 28 移到文档的结尾并输入以下内容 所有经理被要求审计他们的全部费用 而且削减 或审计哪里将帮助公司损失减少开销 140 计算机应用基础 此时的文档应与图7 7相似 图 7 7 修订后的文档 29 选择 工具 选项 命令 弹出 选项 对话框 选择 用户信息 选项卡 将 姓名和缩写改回系统的原始设置 30 关闭 审阅 工具栏 并保存和关闭文档 小 结 Word 提供的拼写检查功能可以提示用户是否有词法或者语法错误 并提供修正的功能 尽 管这样 在将文档交付他人之前自己还是要仔细看几遍 避免出现低级错误 与他人交流同一 篇文档时 修订功能是非常有用的 习 题 1 如何在文档中插入批注 a 选择 插入 批注 命令 b 单击 审阅 工具栏中的 插入批注 按钮 c 按 组合键 d 以上各项 e 仅 a 和 b 2 以下哪个按钮是 审阅窗格 按钮 a b c d 3 当打印带有标记的文档时 以下哪个选项适用于打印它 a 仅打印最终文档样式 b 打印带有标记的文档 c 仅打印标记列表 d 以上各项 141 单元 7 与他人一起工作 4 修订功能处于启动状态 其他人对文档所做的修订会以不同颜色显示 a 正确 b 错误 5 如何开启修订功能 a 选择 工具 修订 命令 b 双击状态栏上的修订框 c 按 组合键 d 以上各项 e 仅 a 和 b 6 哪一种方法可以为文档激活 拼写和语法 功能 a 选择 工具 拼写和语法 命令 b 单击 常用 工具栏中的按钮 c 按键 d 以上选项都正确 e 只有 a 和 b 正确 7 如何激活 查找 功能 a 选择 编辑 查找 命令 b 按 组合键 c 双击状态栏 然后单击 查找 标签 d 以上选项都正确 e 只有 a 和 b 正确 8 如何激活 替换 功能 a 选择 编辑 替换 命令 b 按 组合键 c 双击状态栏 然后单击 替换 标签