PPT讲义.doc

PowerPoint讲义第一部分 基础知识一、 视图切换区 提供3个视图切换按钮，单击这些按钮可以切换到相应的视图方式进行编辑。 （1）普通视图它是主要的编辑视图。是调整、修饰幻灯片的最好的显示模式。（2）幻灯片浏览视图它是缩略图形式的幻灯片的专有视图。可以从整体上浏览所有的幻灯片的效果，并方便地进行幻灯片的复制、移动和删除等操作。在此视图中不能直接对幻灯片的内容进行编辑和修改，双击某个幻灯片后，会自动切换到编辑窗口进行编辑。（3）从当前幻灯片开始幻灯片放映视图它会占据整个的计算机屏幕，进入幻灯片放映视图时，用户可以使用屏幕左下角提供的按钮进行切换。二、 PowerPoint演示文稿设计的布局（1）网格和参考线 选择“视图”菜单，选择“网格和参考线”。用于细致地计算段落或行间距、文字和图像的位置及间距等。通过设定网格，可以使文本页面具有一致性。（2）格式格式说明幻灯片大小幻灯片的大小可以采用PowerPoint的默认大小（25.4cm19.05cm)乣灯片方向使用投影仪进行演讲时，最好采用横向的方向。而需要打印到纸上时，最好采用纵向方向幻灯片个数为了便于进行演示，需要事先确定必要的乣灯片个数三、 PowerPoint创建演示文稿(1）创建空的演示文稿单击文件中的新建菜单项，窗口右侧将弹出新建演示文稿任务窗格。单击新建选项组中的空演示文稿选项切换到应用幻灯片版式任务窗格。根据需要选择相应的版式，用户就可以根据版式的提示输入文档了。（2）利用设计模板创建演示文稿单击文件中的新建菜单项，窗口右侧将弹出新建演示文稿任务窗格。单击新选项组中的根据设计模板选项切换到应用幻灯片版式任务窗格。在幻灯片设计任务窗格中单击一种设计模板，就会应用到幻灯片文档中。（3）利用内容提示向导建演示文稿 在新建演示文稿任务窗格中选择根据内容提示向导选项，就可以按照向导的提示一步步地创建演示文稿。（4）根据现有演示文稿创建演示文稿 在新建演示文稿任务窗格中选择根据现有演示文稿创建演示文稿选项，就可以弹出以前的演示文稿的模板。 （5）根据相册创建演示文稿 在新建演示文稿任务窗格中选择根据相册创建演示文稿选项，就可以创建出精美的相册演示文稿，也可以将相册文稿中的图片作为背景创建新的文稿。四、 PowerPoint基本操作使用幻灯片浏览视图进行基本操作，可以使我们更加清楚、方便地进行基本操作。 （1）插入和删除幻灯片（2）移动和复制幻灯片（3）幻灯片版式 选择格式菜单，选择幻灯片版式，从中选择一种版式，该版式就会应用到当前的幻灯片中。（4）应用配色方案选择格式菜单，选择幻灯片设计，配色方案，选择编辑配色方案。五、 使用幻灯片母版（1）幻灯片母版 更改字体或项目符号设置水映，每页都设置相同的图片或者艺术字（插入要显示在多个幻灯片上的艺术图片）。（2）讲义母版显示讲义的安排位置页面四周包括页眉区、日期区、页脚区和数字区，中间显示讲义的页面布局。（3）备注母版使用户添加的备注应用于演示文稿中所有的备注页，可以更改备注母版。六、页面设置与打印（1）页面设置选择文件菜单中的页面设置，设置幻灯片大小，方向等。（2）打印设置选择文件菜单中的打印，设置打印内容，每页幻灯片数等。七、 绘图工具栏一、绘制自选图形基本图形：直线、箭头、矩形、椭圆选择自选图形的下拉菜单：所有的自选图形（1） 绘制图形：单击图形，出现十字，左键按住不放，进行拖动。（2） 选择图形：用鼠标指向图形，出现白色箭头或四个箭头符号，单击左键，出现8个控制点。（3） 移动图形：选择图形，出现四个箭头符号，左键按住不放，进行移动。（4） 改变图形大小：用鼠标指向任意一个控制点，出现两个箭头符号，进行拖动。（5） 改变图形形状：用鼠标指向黄色菱形符号，左键按住不放，进行拖动。（6） 选择图形选项：填充颜色、线条颜色、线型，虚线线型、箭头样式、阴影、三维效果（7） 设置图形和文字的位置：选择图形，选择绘图的下拉菜单中的叠放次序和微移，任选一项。（8） 在图形中输入文字：选择图形，击右键，添加文字。（9） 组合图形：选择一个图形，按住Shift键，选择其它图形，选择绘图的下拉菜单中的组合。二、 文本框（横排或者竖排）注：设置方法和自选图形相同。隐藏文本框，在线条颜色中选择白色。三、插入艺术字 选择“插入艺术字”，选择一种样式，输入文字，选择字体、字号等。打开/关闭艺术字的工具栏：用鼠标指向工具栏的空白位置，击右键，选择艺术字。艺术字的工具栏包括：插入艺术字、编辑文字、艺术字库、设置对象格式、艺术字形状、自由旋转、文字环绕、艺术字字母高度相同、艺术字竖排文字（横排或者竖排）、艺术字对齐方式，艺术字字符间距。四、插入剪贴画或者插入图片选择“插入剪贴画”或者选择“插入”菜单，选择“图片”，选择“来自文件”，任选一张图片，选择插入。注：剪贴画或者图片的设置方法和自选图形相同。打开/关闭图片的工具栏：选择“视图”菜单，选择“工具栏”，选择“图片”。图片的工具栏包括：插入图片、图像控制、增加/减少对比度、增加/减少亮度、裁减、线型、文字环绕等。五、插入组织结构图或其它图示选择图示类型，在图示工具栏中修改八、 表格制作一、制作表格方法选择“插入”，选择“表格”，选择“行数及列数”。二、选定整个表格的方法光标定位在表格的任意位置，单击表格左端出现的黑色箭头符号。三、增加或删除行、列的方法光标定位，选择行或者列，击右键，选择“插入行”（删除行），或选择“插入列”（删除列）。四、合并单元格选定单元格，选择“合并单元格”。五、调整表格的行宽、列宽手工调整：鼠标指向表格线，出现黑色的箭头，进行拖动。六、绘制斜线表头合并单元格，选择“表格和边框”工具，选择“绘制斜线表头”，选择“表头样式”，“在标题中输入文字”。“表格和边框”工具：“视图”菜单，选择工具栏，选择“表格和边框”工具。七、“表格和边框”工具选择“视图”菜单，选择工具栏，选择“表格和边框”工具。选择“常用”工具栏中的“表格和边框”工具。包括：铅笔，橡皮檫、线型，粗细、边框颜色、表格边框、填充颜色、插入表格，合并、拆分、文字对齐方式、平均分布各行、平均分布各列。九、图表一、插入图表的方法（1）选择“常用”工具栏中的“插入图表”工具（2）选择“插入”菜单，选择“插入图表”二、制作图表的方法:（1） 在“数据表”中修改、增加、删除数据。（2） 双击图表，在“常用”工具栏中,系列产生在行或者列（3） 修改图表的网格线:选择图表,击右键,选择图表选项,选择网格线.（4） 修改线型:选择网格线,击右键,选择网格线格式,在样式中修改.（5） 修改图表的背景:选择图表,击右键,选择背景墙格式,选择颜色.（6） 修改数值轴: 选择数值轴,击右键,选择坐标轴格式,选择刻度,输入最大值,最小值,主要刻度.（7） 图例的阴影：选择图例，击右键，选择图例格式，选择阴影。（8） 双击图形，选择“数据系列格式”，设置图案、坐标柚、数据标签等。十、菜单讲解一、幻灯片放映菜单及交互式文稿：1. 观看放映：击F5键功能，击ESC中止放映2. 排练记时：统计整个文件的放映时间3. 设置放映方式：可以设置循环放映4. 动作按钮和动作设置先任选一个动作按钮，选择动作设置，选择超级链接到，选择其它文件，任选一个文件。5. 超链接选择文字或者图片，选择超级链接，选择文件。二、让背景音乐在PPT中连续播放？“插入”菜单，选择“影片和声音”，选择“文件中的声音”，在弹出的窗口中单击“自动”按钮，然后右击舞台中的小喇叭图标，选择“自定义动画”，在幻灯片右侧会出现“自定义动画”窗格，单击右侧的下拉三角箭头，选择“效果选项”，在对话框中选择“效果”标签，勾选：在XXX张幻灯片后，停止播放。三、文件加密及只读方式选择“工具”菜单，选择“安全性”（1） 文件加密：打开权限密码（2） 只读方式：修改权限密码第二部分 PPT该怎么做？只要是培训师，现在几乎都需要做PPT。而除了少数培训师的PPT由助理来修饰外，大多数都是由我们自己抄刀的。曾出去参加过不少培训，也见了很多讲义，是直接把PPT缩小打印成讲义的,从中发现了不少问题。一、常见问题 1、讲义内容：一张PPT上的内容密密麻麻，象写文章一样。很多时候，学员看完了还是不知所云。 PPT上的内容只是提纲，应该言简意赅， 每页以不超过7行为宜。2、字体大小：通常标题栏用44号字，小标题用32号，内容用28号字。这是我认为比较合理的字体。当然， 这也要看个人喜好，原则就是要坐在最后一排的学员能够看得更清晰。 3、字体问题： 根据课程内容使用黑体（如基层主管培训）和隶书（如领导艺术）。而要发给学员的PPT，我就会将字体改变为宋体或楷体。因为一般讲义是在一张A4纸上打印出6张PPT，每张的面积比较小，若笔画太粗，则文字就难以辨认了。4、背景颜色太深：在播放状态时，一份深蓝色背景，白色文字的PPT可能会因鲜明的反差带来视觉的冲击。但作为给学员的讲义，因是黑白的，复印出来的效果就大打折扣了。如同时存在上叙两人问题，这份讲义就没法看了。我通常另存一份学员用的PPT，将背景改为空白，方便阅读。 5、文字颜色：在讲师用的PPT中，我们常用各种色彩的搭配来达到视觉效果，吸引学员的注意力。但在给学员的PPT中，同样是黑白效果的缘故，不少浅色的文字会变得难以辨认。我通常会将字体颜色一律改为黑色。 第三部分 PPT色彩搭配颜色可以作为信息表达的有效工具。它可以表达信息并增强文稿的效果。您所选择的颜色及其使用方式可以有效地感染观众的情绪，从而确保演示活动的成功。提供有关颜色选择的一些建议，使您的演示具有更好的效果和感染力。一、 理解不同颜色的关系若要理解颜色的使用，可以从颜色盘开始。颜色盘包含 12 种颜色，并用图示方式表示不同颜色间的关系。在颜色盘上，12 种颜色被分为三个组：原色：红、蓝和黄。 (从理论上讲，所有其他颜色都是由于这三种颜色混合产生的。)间色：绿、紫和橙。 (这些颜色通过混合原色形成。)复色：橙红、紫红、蓝紫、蓝绿、橙黄和黄绿。 (这些颜色通过 混合上述六种颜色构成。)根据在颜色盘上的位置，颜色之间存在特定的关系。相对位置的颜色被称为补色。 补色的强烈对比可产生动态效果。 相邻的颜色被称为近似色。每种颜色具有两种（在颜色盘上位于其两侧的）近似色。使用近似色可产生和谐统一的效果，因为两种颜色都包含第三种颜色。二、颜色组合您可以使用 Microsoft PowerPoint 中预定义的具有良好颜色组合的颜色方案来设置演示文稿的格式。通过幻灯片投射的颜色组合可能产生不同的效果。因此在可能的情况下应在幻灯机上测试演示文稿，以便确认颜色组合是否满足需要，并在进行演示前进行必要的调整。一些颜色组合具有高对比度以便于阅读。例如，下列背景色和文字颜色的组合就很合适：紫色背景绿色文字、黑色背景白色文字、黄色背景紫红色文字，以及红色背景蓝绿色文字。在演示文稿中使用图片时，请尝试选择图片中的一种或多种颜色用于文字颜色。颜色组合将起到关联幻灯片中元素的作用，使幻灯片产生协调的效果。三、颜色选择原则背景色 (1)选择背景色的一个原则是，在选择背景色的基础上选择其他三种文字颜色以获得最强的效果。(2)请同时考虑使用背景色和纹理。有时具有恰当纹理的淡色背景比纯色背景具有更好的效果。(3)如果使用多种背景色，请考虑使用近似色；构成近似色的颜色可以柔和过渡并不会影响前景文字的可读性。您可以通过使用补色进一步突出前景文字。颜色的效果 (1)不要使用过多的颜色，避免使观众眼花缭乱。(2)相似的颜色可能产生不同的作用；颜色的细微差别可能使 信息内容的格调和感觉发生变化。(3)一些颜色有其惯用的含义，例如红色表示警告，而绿色表示认可。可使用这些相关颜色表达您的观点，但由于这些颜色可能对不同国家的用户具有不同的含义，请谨慎使用。(4)具有不同颜色的相同信息可能表达不同的含义。例如，您可以使用红色和橙色的文字显著增强单词“Hot”的含义。相反，如果使用蓝色文字，则该单词的含义就会被弱化。 颜色和可读性 (1)根据不同的调查显示，5% 至 8% 的人有不同程度的色盲，其中红绿色盲为大多数。因此，请尽量避免使用红色绿色的对比来突出显示内容。(2)避免仅依靠颜色来表示信息内容；应做到让所有用户，包括视觉稍有障碍的人都能获取演示文稿中的所有信息。第三部分 PPT的技巧（1）让幻灯片听我的 一大群与会人员正襟危坐，你豪情满怀地进行着某个新产品的演示或介绍，却不小心由于鼠标左键的误操作导致幻灯片跳到了本不应该出现的位置，或者本应按下鼠标左键切换到下一张，却由于按下了右键而出现一个快捷菜单。不用担心，只要进行小小的设置，就可以将这些烦人的问题统统搞定。 从任务窗格中打开“幻灯片切换”，将换片方式小节中的“单击鼠标时”和“每隔”两个复选项全部去除，然后将这个设置应用于所有幻灯片，以后切换到下一张或上一张，只有通过键盘上的方向键才能进行操作。至于另外一个问题，解决的办法也很简单，从“工具”菜单下打开“选项视图”窗口，取消“幻灯片放映”小节上的“右键单击快捷菜单”复选框即可。 （2）PPT自动黑屏 在用PTT展示课件的时候，有时需要讨论，这时为了避免屏幕上的图片影响注意力可以按一下“B”键，此时屏幕黑屏。完成后再接一下“B”键即可恢复正常。按“W”键也会产生类似的效果。（3）将幻灯片发送到word文档 1、在PPT中打开演示文稿，然后在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“MicrosoftWord”。2、在“将幻灯片添加到Microsoftword文档”之下，如果要将幻灯片嵌入word文档，请单击“粘贴”；如果要将幻灯片链接到word文档，请单击“粘贴链接”。如果链接文件，那么在PPT中编辑这些文件时，它们也会在word文档中更新。（4）让幻灯片自动播放要让幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单中执行“显示”命令即可，或者在打开文稿前将该文件的扩展名从PPT改为PPS后再双击它即可。这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。（5）增加PPT的“后悔药” 在使用编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮，即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下PPT最多只能够恢复最近的20次操作。 其实，PPT允许用户最多可以“反悔”150次，但需要用户事先进行如下设置：在“工具选项”，击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“150”，确定。 （6）PPT中的自动缩略图效果 你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。 其方法是： 新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoftpowerpoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。（7）快速灵活改变图片颜色利用PPT制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择“显示图片工具栏”选项（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作），然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。（8）为PPT添加公司LOGO用PPT为公司做演示文稿时，最好第一页都加上公司的Logo，这样可以间接地为公司做免费广告。 执行“视图母版幻灯片母版”命令，在“幻灯片母版视图”中，将Logo放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了Logo，而且在普通视图上也无法改动它了。（9）演示文稿中的图片随时更新 在制作演示文稿中，如果想要在其中插入图片，执行“插入图片来自文件”，然后打开“插入图片”窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选“链接文件”项，点击确定。这样一来，往后只要在系统中对插入图片进行了修改，那么在演示文稿中的图片也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。（10）快速调用其他PPT 在进行演示文档的制作时，需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯片，如果能够快速复制到当前的幻灯片中，将会给工作带来极大的便利。 在幻灯片选项卡时，使光标置于需要复制幻灯片的位置，选择“菜单”中的“幻灯片（从文件）”命令，在打开的“幻灯片搜索器”对话框中进行设置。 通过“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在“选定幻灯片”列表框中。选中需要插入的幻灯片，单击“插入”，如果需要插入列表中所有的幻灯片，直接点击“全部插入”即可。这样，其他文档中的幻灯片就为我们所用了。（11）快速定位幻灯片 在播放powerpoint演示文稿时，如果要快进到或退回到第5张幻灯片，可以这样实现：按下数字5键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第1张幻灯片，还有另外一个方法：同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上。（12）利用剪贴画寻找免费图片 当我们利用powerpoint2003制作演示文稿时，经常需要寻找图片来作为铺助素材，其实这个时候用不着登录网站去搜索，直接在“剪贴画”中就能搞定。方法如下：插入图片剪贴画，找到“搜索文字”一栏并键入所寻找图片的关键词，然后在“搜索范围”下拉列表中选择“Web收藏集”，单击“搜索”即可。这样一来，所搜到的都是微软提供的免费图片，不涉及任何版权事宜，大家可以放心使用。（13）制作滚动文本 在PPT中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。具体制作方法如下：视图工具栏控件箱，打开控件工具箱，点击“文字框”选项，插入“文字框”控件，然后在幻灯片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，并根据版面来调整它的位置和大小。接着在“文字框”上右击鼠标，选择快捷菜单中的“属性”命令，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行相关的设置。 设置好后右击“文字框”，选择“文字框对象”中的“编辑”命令，这时就可以进行文字的输入，文本编辑完之后，在文字框外任意处单击鼠标，即可退出编辑状态。一个可以让框内文字也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。（14）利用画笔来做标记 利用powerpoint2003放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记，这时该怎么办？ 在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项绘图”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按ESC键便可退出。（15）快速调节文字大小在PPT中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字号加以解决，其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按ctrl+是放大文字，ctrl+是缩小文字。（16）计算字数和段落 执行“文件属性”，在其对话框中选“统计”选项卡，该文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。（17）轻松隐藏部分幻灯片 对于制作好的幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，我们可以将它隐藏。 方法是：在普通视图下，在左侧的窗口中，按Ctrl，分别点击要隐藏的幻灯片，点击鼠标右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”。如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上面的操作（18）将图片文件用作项目符号 一般情况下，我们使用的项目符号都是1、2、3，a、b、c之类的。其实，我们还可以将图片文件作为项目符号，美化自己的幻灯片。首先选择要添加图片项目符号的文本或列表。点击“格式项目符号和编号”，在“项目符号项”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，你就可以选择图片项目符号。在“图片项目符号”对话框中，单击一张图片，再单击确定。（19）对象也用格式刷 在PPT中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。完成操作后，再次单击“格式刷”就可以了。其实，不光文本框，其它如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。（20）隐藏鼠标指标幻灯片放映时让鼠标不出现幻灯片在放映时，有时我们需要对鼠标指针加以控制，让它一直隐藏。 方法是：放映幻灯片，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“指针选项箭头选项”，然后单击“永远隐藏”，就可以让鼠标指针无影无踪了。如果需要“唤回”指针，则点击此项菜单中的“可见”命令。如果你点击了“自动”（默认选项），则将在鼠标停止移动3秒后自动隐藏鼠标指针，直到再次移动鼠标时才会出现。（21）改变链接文字的默认颜色 Powerpoint2003中如果对文字做了超链接或动作设置，那么PPT会给它一个默认的文字颜色和单击后的文字颜色。但这种颜色可能与咱们预设的背景色很不协调，想更改吗？ 那么可以点击菜单命令“格式幻灯片设计”，在打开的“幻灯片设计”任务窗格下方的“编辑配色方案”。在弹出的“编辑配色方案”对话框中，点击“自定义”选项卡，然后就可以对超链接或已访问的超链接文字颜色进行相应的调整了。（22）灵活设置背景大家可以希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。 （23）防止被修改 在PPT中点击“工具选项安全性”，然后设置“修改权限密码”即可防止PPT文档被人修改。另外，还可以将PPT存为PPS格式，这样双击文件后可以直接播放幻灯片。（24）特殊播放模式 播放PPT文档时，点击 “幻灯片放映”菜单中的“观看幻灯片”将启动默认的全屏放映模式，这时必须使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc”组合键才能与其他窗口切换。如果在播放幻灯片时，按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键激活播放操作，就可以让幻灯片放映模式变成一个带标题栏和菜单栏的普通窗口形式，操作起来就方便多了。（25）去掉链接文字的下划线 向PPT文档中插入一个文本框，在文本框输入文字后，选中整个文本框，设置文本框的超链接。这样在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。 （26）巧用键盘铺助定位对象 在PPT中有时候用鼠标定位对象不太准确，按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。 （27）巧让多对象排列整齐 在某幻灯片上插入了多个对象，如果希望快速让它们排列整齐，按住Ctrl键，依次单击需要排列的对象，再选择“绘图对齐或分布”，最