物资设备招标采购管理规定.doc

公司所属各单位：为加强物资设备釆购管理，规范物资设备招标行为，发挥企业规模优势，切实体现“精心运筹，把握规律，阳光釆购，质优价廉，扩大价差，提高管理创利能力”的工作标准，确保通过招标釆购实现节约创利，特制定xxxxx集团xxxxx公司物资设备招标釆购管理规定，现予发布，请各单位严格遵照执行。附件：1. 釆购招标工作流程图2.集中招标釆购材料清单3.物资设备招标釆购样表4.招标釆购评标报告5.招投标保廉合同6.物资设备招标（询价）釆购台帐xxxxx集团xxxxx公司2015年3月15日xxxxx集团xxxxx公司物资设备招标采购管理规定第一章总则第一条为规范物资设备招标釆购管理,实现物管创利目标,根据中华人民共和国招标投标法及有关法律、法规,集团公司相关管理规定，结合公司当前实际情况，特制定本规定。第二条物资设备招标釆购必须遵循公平、公正、公开和诚实守信的原则，参与人员要严格遵守纪律，廉洁奉公，确保招标工作规范运行。第三条招标釆购必须根据工程进度的需要，坚持确保供应、 质量第一、优质服务的原则选择供应商。招标前，必须做好充分的市场调查；招标过程中，切实保证质量、工期的前提下，通过招标釆购，选择合理低价的物资设备。第二章物资设备招标采购的组织机构第四条公司成立物资设备招标釆购领导小组：组长：公司主管领导副组长：公司总经济师、总会计师、总工程师、物资设备总管理师、纪委书记、项目经理组员：公司物资设备部、经济管理部、财务管理部、工程管理部、审计法规部等相关部门成员及项目物资设备工作有关领导。招标釆购领导小组负责指导、监督全公司范围内的招标釆购工作，考核所属各单位招标工作绩效与指标完成情况。公司招标领导小组拥有对下级单位招标釆购的审批权，对不符合招标管理规定以及中标价高于市场价的招标行使否决权。第五条公司物资设备部是管理物资设备招标釆购工作的职能部门，其主要职责是：落实上级相关招标釆购管理规定，制定公司物资设备招标釆购管理制度，负责项目上报的集釆物资设备计划组织实施招标釆购，负责对项目非集釆物资设备的自主招标工作报告进行评审，并报公司主管领导审批；检查各项目非集釆物资设备招标工作情况及节约率指标、物管创利比率、釆购单价利润率的完成情况。第六条公司物资设备部是具体物资设备招标单位，公司执行董事兼总经理为公司大型物资设备招标釆购第一责任人，公司成立物资设备招标釆购工作小组，具体负责本公司大型物资设备招标釆购的组织实施工作。1. 总工程师组织工程管理部按照施工图纸、施组和施工进度等复核项目上报的工程物资需求计划中物资设备的数量、材质、型号、技术参数、使用时间等内容。2. 经济管理部负责对项目提出的需求总计划规格及数量进行复核。3.物资设备部负责对需招标的物资设备进行市场调查、审查投标单位的资质，起草招标文件，出售标书，组织开标、评标，参与编制招标工作报告，正确核算物资设备招标净节约率等相关考核指标。4.财务管理部负责按招标文件规定收取保证金。项目部是集中招标釆购清单以外或公司委托集中招标釆购清 单以内物资设备的招标单位，对物资需求计划的准确性负责。项目经理为项目物资设备招标釆购第一责任人，项目部成立物资设备招标釆购工作小组，组长由项目经理担任，成员由项目副经理、 总经济师、总会计师、总工程师、物资设备总管理师以及工程管理部、物资设备部、合同管理部、财务部等部门人员组成，具体负责本项目物资设备招标釆购的组织实施工作。第七条公司审计法规部负责按规定程序对物资设备招标实施监督、检查，对违规违纪行为进行处罚。第三章物资设备招标采购的权限与范围第八条釆购总价在30万元以上、能够进行集中釆购的工程材料，需报集团公司集釆中心实施集中招标釆购。集团公司集釆招标的主要材料品种为：钢材、水泥、电线电缆、防水材料、周转材料、外加剂、成品油料、粉煤灰、土工材料、锚具、台车等可集中批量釆购的物资，以及其它单个品种总价在30万元以上的能够集中釆购的工程材料。由于集釆招标的时间周期较长,项目部需提前45天上报集釆物资设备的专项招标计划。在急需情况下，项目部可用请示件的形式报公司领导批准后，进行不超过总量10%的应急釆购，应急釆购要走项目招标程序。第九条凡工程所需的主要材料、对工程质量影响较大属于集中釆购清单以内的物资，都必须由公司进行招标釆购。公司进行招标釆购的主要材料品种为：钢材、水泥、电线电缆、配电箱、防水材料、周转材料(木方、木胶板)等可集中批量釆购的物资，以及其它单个品种总价在30万元以内能够集中釆购 的工程材料（见附件2)。第十条下列情况下，材料由项目部组织招标釆购：1.公司下发的集中招标釆购清单以外材料。2.集中招标釆购清单以内但公司物资设备部批复由项目部进行招标的材料。3.总价在30万元以上但公司批复由项目进行招标的材料。4.总价在30万元以上但工程急需进行应急釆购的材料（由项目部以请示件形式报公司领导审批）5.总价在30万元以上但不适合集中釆购的材料(如砂石料等地材，由项目部以请示件形式报公司领导审批）项目部组织招标釆购时，公司物资设备部与公司审计法规部派人参加开标会，对招标过程进行指导和监督，招标结果由项目物资设备招标工作小组初评后，报公司物资设备招标领导小组审批。第十一条集中招标釆购清单以外的材料由项目部自行组织招标或询价釆购，形成招标或询价工作报告，经项目领导审批后, 工作报告报公司物资设备部批准备案，方可执行。第十二条建设单位对物资设备釆购招标另有规定的（如甲供、甲控材料、联合招标等），项目部须将施工合同、建设单位的批复文件等相关证明材料报公司物资设备部备案。第四章物资设备招标程序第十三条总价30万以上的物资设备釆购，需报上级集釆中心进行集釆招标。项目部要根据施工进度提前45天编制物资集中釆购需求计划。该计划通过股份公司电子商务平台逐级上报，经公司本级集团公司股份公司逐级审核批准。最后，根据股份公司的审批意见，属于股份公司集釆的物资，到股份公司集釆中心组织集釆招标；属于集团公司釆购的物资，到集团公司集釆中心组织集釆招标；集团公司授权我公司进行招标釆购的,公司物资设备部组织集釆招标;公司委托项目部组织釆购招标的，公司物资设备部与审计法规部 派人参与监督招标过程。第十四条集中招标釆购清单以内的物资设备釆购，由公司物资设备部进行集中招标。项目部上场根据图纸编制物资需求总计划，公司根据实际情况给予明确批复。满足公司招标条件的 公司根据项目部上交的物资需求总计划，编制物资集中釆购需求计划，公司物资设备部组织招标，审计法规部派人参与监督招标过程。第十五条由项目部组织招标的，项目部编制的标书与投标方名单必须提前7曰报公司物资设备部审核。为形成有力竞争， 参加投标的供应商一般不应少于5家，实际参加开标会的供应商须在4家以上，项目部提供的供应商名单不足5家的，可由公司物资设备部补充或延期开标。项目部确定开标时间后要提前7曰通知公司物资设备部，由公司物资设备部将招标相关信息报送给公司审计法规部。公司物资设备部和审计法规部要派人参加开标会并监督项目的评标工作。经过开标评标，初步确定中标单位后，由项目部物资设备招标釆购工作小组编写招标工作报告，招标工作小组签字后，报公司物资设备招标釆购领导小组审批，公司应及时给予回复，无特殊情况不得超过五天。经公司物资设备招标釆购领导小组审批同意之后，由项目物资设备部负责及时与供应商进行合同谈判，合同按公司规定程序进行网上报批。招标工作报告必须经公司物资设备招标釆购领导小组审批后方可实施，未获审批，不得与供应商签订合同。第十六条物资设备招标釆购的准备工作。正式招标前，公司物资设备部或项目部要组织相关人员对材料的供货资源、生产厂家的生产能力、价格、材质、运距、运价等进行全面调查，收集与招标相关材料的资料,为招标釆购决策提供准确的信息资料。投标单位资质的一般要求。生产厂家应提供营业执照、生产许可证、产品认证书、企业业绩、ISO9000质量体系认证证书、产品试验检测报告、授权委托书等资料供招标方筛选投标单位用。第十七条物资设备釆购招标分为公开招标和邀请招标。公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。集团公司集釆中心招标釆用公开招标的模式，公司及项目部招标一般釆用邀请招标的模式。物资设备招标釆用邀请招标模式的，招标人应当向四个以上具备承担招标项目能力、市场影响较大，资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。邀请书应当载明招标人的名称、 地址、招标物资设备的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。第十八条招标文件。根据招标材料品种规格，结合工程项目的实际情况及相关因素,项目部编制相应的物资设备招标文件。招标文件的主要内容有：投标邀请书、投标须知（包括工程概况、标的名称、材料数量清单及供货说明、现场考察、投标费用规定、投标书的具体内容、开标时间地点、评标办法、定标要求、签订合同等）投标报价表、授权书、履约保证书等。第十九条物资设备投标就是响应物资设备招标，参与投标竞争的法人或者其他组织符合规定条件的均可参加投标。第二十条物资设备投标人应当具备承担物资设备招标项目能力，同时应具备招标文件规定的资格条件。物资设备投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应对招标文件提出的实质性要求和条件做出明确响应。第二十一条开标。开标应在招标文件规定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行，开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。开标时由工作人员当众拆封所有投标文件、宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应当记录，相关人员签字确认，并存档备查。第二十二条评标。公司或项目部进行招标时，招标单位要成立评标小组，负责评标事项。评标小组成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专业人员不得少于成员总数的三分之二。评标小组成员在中标结果确定前对投标人应当保密。第二十三条竞争性谈判。公司或项目部招标时，招标人认为有必要的，可以要求投标人就有关价格、价格所包括的内容及条件、售后服务等情况进行说明或澄清。对愿意进一步降价或提供其它优惠条件的投标人，可以在公平、公正、公开的基础上进行二次报价或展开竞争性谈判，直到双方达成一致为止。投标方有关澄清或优惠应以书面的形式提交，并作为投标书的一部分。报价及谈判必须在评标小组监督下公开进行，严禁暗箱操作。第二十四条定标。定标要综合考虑技术性能、价格、质量、经营业绩、售后服务等情况，要在同种产品比质量、同种质量比价格、同种价格比信誉的基础上，真正选定技术领先、质量可靠、交货及时、价格低廉、服务周到、有资金垫付能力和其他优惠条件的投标单位作为推荐中标单位。中标单位的确定必须由评标小组集体研究作出决定，并报公司招标领导小组审批。为防止中标单位不与我方签订合同或不严格履行合同，在投标时应当收取投标单位适当的投标保证金，确定中标单位并签订合同后，退还所有投标保证金，在签订合同前应收取中标单位适当的履约保证金，在合同履行时按合同约定退还履约保证金。为防止供应商在供应过程中抬高价格或以其他理由不及时供料，对招标材料数量较大和同一项目工作面较多的情况，可选择两家或以上的中标单位，有利于供应中途的协调，也可选择一个主供商和一个辅供商，确保供应过程中价格平稳进行，避免出现不必要的损失。第二十五条中标人确定后，物资设备招标人应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的物资设备投标人。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。第二十六条物资设备招标人和中标人应当自中标通知书发出之曰起七曰内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面物资设备买卖合同。物资设备招标人与中标人不得另行订立背离合同实质性内容的其他协议，补充协议须经公司物资设备部审批后方可签订。第二十七条物资设备招标在决定中标单位后，合同应由公司主管领导或其委托代理人项目经理签订，并加盖单位公章，防止无效合同产生。第二十八条合同条款必须符合国家相关法律法规和上级的有关规定。合同按公司合同管理规定进行报审和备案。第二十九条部分先要试验合格的材料设备，必须试验合格后再于中标单位签订合同。第三十条在签订合同前，中标单位必须按照招标文件规定 的金额缴纳履约保证金后方可签订合同。合同条款要通过集团公司合同管理信息系统（)进行评审与报批，报批通过才能签订合同。合同签订后，公司或项目物资设备部应及时将合同交相关部门备案和执行。要严格履行和兑现合同条款，规范操作，不得随意或长期拖欠供应商的材料款，从而影响企业信誉，避免不必要的法律纠纷。第三十一条物资设备合同签订后要及时交财务部门备案，以便组织资金保障供应。集中釆购的物资进场后按项目自购物资程序进行点验、报账；申请付款由项目做申请报告，待公司领导批复后公司财务集中受理。第五章物资设备招标采购考核第三十二条集团公司建立了物资集中釆购考核体系，对公司所属各单位的物资集中釆购工作进行考核，并作为对公司主管领导工作绩效考核的依据之一。第三十三条公司物资设备部对各项目物资设备招标执行情况及招标节约率指标、物管创利比率（见集团公司设运物2014369号文件）及釆购单价利润率考核指标进行考核。物资设备招标节约率的计算公式为：(投标商报价总和+投标商个数-中标购入价)X当期用料数量X 100/o当期完成产值用市场平均价减中标购入价的差值乘以使用量来计算招标节约额，市场平均价是指招标中同类物资设备投标报价的平均值，等于投标单位报价总和除以投标单位个数得出的平均数，中标购入价指招标的中标价格（选投标商的合理最低价）用公式表示为：市场平均价=投标商报价总和+投标商个数；招标节约额=(市场平均价-中标购入价）X当期用料数量; 招标节约率=(当期节约额+当期完成产值）X100/。釆购单价利润率用公式表示为：(单项材料对上合同单价-单项材料釆购平均单价）X当期用料数量X 100/单项材料对上合同总价釆购单价利润率=(单项材料对上合同价-单项材料釆购平均价）X当期用料数量+单项材料对上合同总价。第三十四条物资设备招标节约率及釆购单价利润率计算要真实，要有详实的资料。物资设备招标节约率只有经过集团公司集釆中心公开招标或公司物资设备部集中招标的以及项目招标且评标报告经过公司主管领导审批同意的釆购，才能计算招标节约率。釆购单价利润率的计算要涵盖所有对上合同内有明确单价及暂估价的材料。第三十五条公司物资设备部与项目物资设备部都必须建立物资设备招标釆购台账，包括招标清单，项目招标工作报告，公司领导批复等资料，项目部还要保存好每次招标的原始资料。第六章监督检查与处罚第三十六条物资设备招标釆购工作必须公平、公正、公开, 阳光、合规的操作，各项招标必须严格按规定进行报批，严禁不按规定权限进行招标与报批、严禁化整为零规避招标，严禁在招标中失职、渎职、弄虚作假、串通舞弊。公司将加强对物资设备招标釆购的监督与检查工作，凡未按规定权限组织招标的、未按规定程序进行招标的，招标过程中营私舞弊的，招标结果不按规定报公司物资设备招标釆购领导小组审批的、未经公司主管领导审批即自行签订合同或直接釆购的，合同不按规定报公司评审的，一经发现，将进行警告或通报批评, 并视情节给予相关责任人和单位500-100000元经济处罚，严重的给予责任人开除、撤职、调离物资设备岗位等处罚或移交纪检、司法部门处理。公司设定招标工作红线：对在招标釆购工作中内外勾结、吃回扣、收受贿赂、损害公司利益者，员工开除公职，是党员的同时开除党籍。第三十七条公司审计法规部是招标工作的监督机构，负责监督招标工作的纪监人员，要依据相关规定，认真履行监督职责, 行使监督职权，必须在招标会现场当众宣布招投标工作纪律，并公布本人姓名、手机号码及上级纪委的举报电话。招投标活动实 行保廉合同制度，招标文件中必须附招投标保廉合同，开标前当众宣读招投标保廉合同条款，签订中标合同时一并签订保廉合同。第七章加强物资设备招标采购管理的几点要求第三十八条要集中批量优势统一招标，严禁化整为零，规避招标。第三十九条要严格控制材料质量。必须满足工程设计要求, 满足业主要求，必须严格按规定的检验批进行检验、试验，严