科技档案整理规范.doc

科技档案整理规范一、 分类根据不同的类型分别分类，如：科研文件材料按项目分类，基建文件材料按工程项目分类，设备文件材料按型号（或台、套）分类。资料一般分为文件汇编（含文号、专题文件汇编）、报刊、专业图书、其它等。二、 案卷组合科技文件材料应保持其成套性和完整性，严格区分项目，分别组卷。科研课题、基建项目、设备仪器分别组卷，文件材料数量多时，可按课题、项目、设备文件材料形成的阶段等分为若干卷。三、 卷内文件材料排列科研课题文件材料、基建工程文件材料按形成规律排列。设备文件材料按设备购置文件、随机文件、安装调试及运行维护记录顺序排列。四、 编件、页号科技文件材料在正面的右下角、背面的左下角编页号，无文字、图像的空白页不编号。整卷成册的文件材料可不重新编号。单份装订的文件材料要编件号，加盖档号章，格式如图：档号序号五、 填写卷内文件目录和备考表1、 科技档案的卷内目录的填写要求及样式1.1 序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。1.2 文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。1.3 责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。1.4 文件材料题名应填写科技文件材料的全称。1.5 日期应填写科技文件材料的形成日期。1.6 页号应填写每件科技文件材料首页上标注的页号。1.7 卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。1.8 科技档案卷内目录样式：科技档案卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注2、 备考表的填写要求及样式2.1 说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。2.2 立卷人应由责任立卷人签名。2.3 立卷日期应填写完成立卷的日期。2.4 检查人应由案卷质量审核者签名。2.5 检查日期应填写审核的日期。2.6 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。2.7 卷内备考表排列在卷内材料之后。2.8 备考表样式： 说明：立卷人年 月 日检查人年 月 日卷内备考表互见号六、 拟写案卷题名案卷题名应在50个汉字以内，文字简明、准确揭示卷内文件材料的内容。科技档案题名一般应包括项目的名称（代字、代号）、卷内文件主题、文件材料名称。七、 案卷封面、卷脊的填写1、 案卷题名主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，一般由立卷人拟写。2、 立卷单位应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。3、 起止日期应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。4、 保管期限应依据规定填写组卷时划定的保管期限。5、 密级应依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。6、 档号应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号等。八、 案卷的排列科技档案按类目项目形成规律顺序排列。九、 档号的填写档号由全宗号类别与案卷目录号案卷号件号或页号组成。类别与案卷目录号，用字母与阿拉伯数字混合编制。例如：文书档案用“W”表示，其中短期档案用“Wd”表示，科技档案用“K”表示，用“Kj、Kk、Ks”分别表示基建、科研、设备档案。科技档案按归档顺序编项目代号，项目号放在类别与目录号之后，同一项目内编案卷流水号。如：1j1表示1号全宗