EAS 协同办公系统用户手册-建工版 (NXPowerLite)

金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 目 录 I 金蝶 EAS 协同办公 系统 用户手册 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 目录 I 目 录 第 1 章 如何登录系统 . 5 1.1 登录系统 . 5 1.1.1 用户登录认证的信息输 入 . 5 1.2 首页 . 6 1.2.1 首次登陆的首页 . 6 1.2.2 正常首页 . 6 第 2 章 个性化设置 . 7 2.1 个人资料 . 7 2.2 签名设置 . 7 2.3 常用意见 . 8 第 3 章 日程安排 . 9 3.1 新增日程安排 . 9 3.2 编辑或删除日程安排 . 10 3.3 查看日程安排 .11 3.3.1 从办公桌面查看当月及当天安排 . 12 3.3.2 按日历查看当天安排 . 12 3.3.3 按周查看 . 12 3.3.4 按月查看 . 13 3.3.5 按年查看 . 13 3.3.6 历史日程 . 14 3.3.7 查看及应答他人安排的日程 . 14 第 4 章 公文处理（工作流） . 16 4.1 设置常用工作流 . 16 4.2 草拟文件 . 17 4.3 审批文件 . 20 4.3.1 如何查询待审批的文件 . 20 4.3.2 签署审批意见 . 21 4.3.3 加载签名 . 23 4.3.4 批阅正文 . 23 4.4 清稿 . 24 4.5 主送抄送 . 24 4.6 套红头 . 25 4.6.1 简单套红头 . 25 4.6.2 模板套红头 . 26 4.7 缓办待办文件 . 27 4.8 收藏已办文件 . 27 4.9 文件监控 . 28 4.9.1 重定位 . 29 4.9.2 跟踪 . 30 4.9.3 催办 . 31 4.9.4 督办 . 31 目 录 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 II 4.10 文件观察 .32 4.11 事务委托 .32 4.11.1 流程委托 .32 4.11.2 撤消委托 .33 4.11.3 查看受委托的流程 .33 4.11.4 查看委托人处理的文件 .33 4.12 查询报表 .34 4.13 报表统计 .36 4.13.1 具体流程统计 .36 4.13.2 所有流程统计 .37 4.14 流程归档 .37 第 5 章 知识中心 .39 5.1 知识地图导航 .39 5.2 审核文章 .40 5.3 信息发布 .40 5.4 信息借阅与处理借阅申请 .41 5.5 信息收藏与推荐 .42 5.6 文章转发邮件 .42 5.7 文章转入工作流 .43 5.8 文章转移或复制 .43 5.9 文章传阅 .45 5.10 信息分类订阅 .45 5.11 知识维度管理 .46 5.12 知识分类管理 .47 5.12.1 创建一级分类 .47 5.12.2 创建子目录 .48 5.13 查阅权限管理 .49 5.13.1 按组织架构及下属单位进行信息隔离 .49 5.13.2 按领导角色、管理职能对信息进行交替授权 .50 5.13.3 按不同功能操作进行权限控制 .50 第 6 章 文件传阅 .51 6.1 传阅一览 .51 6.2 新建传阅 .51 6.3 待阅文件 .52 6.3.1 转发传阅文件 .52 6.4 历史发送记录 .53 6.5 收藏传阅文件 .53 6.6 删除传阅文件 .54 第 7 章 通知公告 .56 7.1 查看最新公告 .56 7.2 发布公告 .56 7.3 历史公告 .57 7.4 公告审核 .58 第 8 章 新闻中心 .59 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 目录 III 8.1 新闻栏目管理 . 59 8.2 新闻发布 . 60 8.3 查看新闻 . 62 8.4 审核新闻 . 62 第 9 章 会议管理 . 63 9.1 查看待参加会议 . 63 9.2 召集会议 . 64 9.3 会议纪要 . 65 9.4 会议室预约 . 66 9.5 会议室管理 . 66 9.6 会议室预约的审核 . 67 第 10 章 档案管理 . 68 10.1 档案基本概念介绍 . 68 10.1.1 档案的基本特点 . 68 10.1.2 档案的基础性质 . 68 10.1.3 档案的基础术语 . 68 10.2 全宗设置 . 69 10.3 门类管理 . 69 10.3.1 门类设置 . 69 10.3.2 修改实体结构 . 70 10.3.3 档号格式 . 71 10.3.4 权限设置 . 72 10.4 文件管理 . 73 10.4.1 收发文登记 . 73 10.4.2 文件归档 . 73 10.5 档案管理 . 74 10.5.1 录入档案 . 74 10.6 我的收藏 . 75 10.7 高级查询 . 76 第 11 章 办公用品管理 . 76 11.1 库房管理 . 77 11.2 分类管理 . 77 11.3 物品管理 . 78 11.4 入库登记 . 78 11.5 领用管理 . 79 11.5.1 有库存的领用 . 80 11.5.2 无库存的领用 . 81 11.5.3 领用审批 . 82 11.5.4 领用导出列表 . 82 11.6 借出归还 . 83 11.6.1 物品借出 . 83 11.6.2 物品归还 . 84 11.7 物品盘点 . 84 11.8 统计报表 . 85 目 录 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 IV 11.9 采购计划 .85 第 12 章 互动沟通平台 .86 12.1 问卷调查 .86 12.1.1 问卷分类管理 .86 12.1.2 发布问卷调查 .87 12.1.3 参与问卷调查 .89 12.1.4 查看投票明细 .90 12.1.5 发表投票评论 .91 12.2 消息中心 .91 12.2.1 查看新消息 .92 12.2.2 发送消息 .93 12.2.3 回复消息 .94 12.2.4 查看已发送的消息 .95 12.2.5 发送手机短信 .95 12.2.6 已发手机短信 .96 12.3 电子邮件 .96 12.3.1 设置邮箱账号 .97 12.3.2 邮箱总览 .98 12.3.3 收邮件 .98 12.3.4 写邮件 .99 12.3.5 阅读邮件 . 100 12.3.6 回复邮件 . 101 12.3.7 全部回复邮件 . 101 12.3.8 转发邮件 . 102 12.3.9 移动邮件 . 102 12.3.10 删除邮件 . 103 12.3.11 邮件转知识中心 . 103 12.3.12 邮件转发流程 . 104 12.4 企业论坛 BBS . 106 12.4.1 论坛 分类管理 . 106 12.4.2 论坛权限管理 . 107 12.4.3 发表新话题 . 108 12.4.4 编辑话题 . 108 12.4.5 查看话题 . 109 12.4.6 回复话题 . 110 12.4.7 引用话题 . 110 12.5 通讯簿 . 110 12.5.1 单位通讯簿 . 110 12.5.2 自定义好友组 . 111 12.5.3 公共通讯簿 . 112 12.5.4 个人通讯簿 . 113 金蝶协同办公系统用户手册 第 2 章 如何登录系统 5 第 1章 如何登录系统 1.1 登录系统 1.1.1 用户登录认证的信息输入 测试帐套地址： 08:6888/easportal/ 正式帐套地址： 07:6888/easportal/ 打开 IE 浏览器，输入金蝶协同系统的访问主路径，在提示的用户登录接口中，用户输入登录信息，只有通过用户认证，才可以进入系统，使用系统功能。 第 2 章 如何登录系统 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 6 1.2 首页 1.2.1 首次登陆的首页 1.2.2 正常首页 当用户已经开始使用金蝶协同办公系统后，在首页中将会显示出需要用户参与办理 的待办事宜、日程等信息。如下图所示： 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 第 3 章 个性化设置 7 第 2章 个性化设置 温馨提示： 当用户第一次使用系统时，建议您首先进行个性化的初始设置。 2.1 个人资料 个人资料包括：个人信息以及密码修改，由于和 EAS 集成使用，因此这两项基本信息在 EAS 系统中进行新增、修改等操作。 2.2 签名 设置 在公文处理中，当您审批或处理文件时，往往需要用户签署签名。 点击基本信息菜单的【签名设置】，可以管理用户的签名信息。 点击基本信息菜单的【签名设置】 -【增加】，增加签名信息。 填写内容说明： 签名签章名称：定义签章的名称。 签名签章 密码：输入签章密码。 重复确认密码：重复输入一次签章密码。 签名签章图片：单击“浏览”按钮，上传保存到本地的签章图片文件。 第 3 章 个性化设置 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 8 单点“确定”按钮，保存签章信息，页面将会提示“数据新增成功”并返回签章列表页面。 2.3 常用意见 在公文处理中，当您审批或处理文件时，往往需要用户签署个人的办理意见。对于常用的审批意见、习惯用语，可以通过常用意见的设置，有效减轻在文件办理的文字输入工作。 点击基本信息菜单的【常用意见】，可以管理用户的常用办理意见信息。 点击基本信息菜单的【常用意见】 -【增加】，增加常用意 见信息 ， 在 新增页输入 常用意见的名称后， 点击【确定】按钮保存 常用意见 信息，页面将会提示“数据新增成功”并返回 意见 列表页面。金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 第 4 章 日程安排 9 第 3章 日程安排 每一个人或多或少地需要对个人的日程安排进行管理。组织单位应用协同办公系统之后，员工之间更加强调协同作业，包括管理自己的每天工作备忘、给下属或同事安排任务等。因此，通过日程安排功能，员工每天的工作安排、工作内容可以进行清晰地管理。 【特性说明】 可 按 年 /月 /周 /日 来 查看日程安排 为 他人安排日程 浏览 未 阅读 的日程和提醒 用 户 自定 义 日程安 排是否公开 灵活自定义提醒时间、提醒方式 3.1 新增 日程安排 从“我的日历”单击某一个日期，单击时间段，可以新增日程安排。 进入日程新增页面： 单击时间 ，可以新增日程 第 4 章 日程安排 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 10 填写内容说明： 编号 属性 类型 说明及约束 是否必填 1. 主题 字符 日程安排内容的主题信息 是 2. 时间 日期 包括开始时间和结束时间；如果是全天安排，可以勾 选“全天日程”的选项。 否 3. 优先级 字符 日程的优先级 4. 提醒时间 日期 包括按指定的时间提醒、按时间段提醒两种模式 否 5. 人员安排 字符 如果是个人日程，勾选“仅本人”；如果是给其它用户安排日程，双击文本框，从弹出的组 织架构导航窗口中选择人员。 是 6. 日程内容 字符 输入日程安排的详细内容 否 7. 备注 字符 输入日程安排的备注信息 否 8. 附件 文 档 上传附件 文件信息 否 单击【确定】按钮，保存日程安排信息。 3.2 编辑或删除日程安排 单击【所有日程安排】，可以批量删除多个日程安排信息。或可以单击某一日程主题，进入日程详细信息页面后，进行修改或删除的操作。 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 第 4 章 日程安排 11 单击【删除】按钮，系统将会提示用户确认是否真正删除日程： 单击【确定】按钮进行删除；单击【取消】按钮则取消删除的操作，并返回日程列表中。 注意： 用户 只能删除由本人发布的日程信息，其它用户安排的日程不能修改或删除。 3.3 查看日程安排 员工登录金蝶协同办公系统后，从办公桌面（首页）便可以清晰地了解到个人当月及当天的工作安排情况。 第 4 章 日程安排 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 12 3.3.1 从办公桌面查看当月及当天安排 3.3.2 按日历查看当天安排 进入“日程安排”业务模块时，默认显示当天的工作安排内容。 3.3.3 按周查看 单击【按周查看】按钮或“按周查看日程”菜单，可以查看本周每天的工作安排情况，单击【上一周】或【下一周】可以查看其它时间段的日程安排。 当月日程，以 标识 表示有待办的事项 当天日程，可直接查看工作内容 切换不同的查看方式 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 第 4 章 日程安排 13 3.3.4 按月查看 单击【按月查看】按钮或“按月查看日程”菜单，可以查看 本月每天的工作安排情况，单击【上一月】或【下一月】可以查看其它时间段的日程安排。 3.3.5 按年查看 按年查看是指以月历的显示方式，将一年 12 个月所有的日程进行显示 第 4 章 日程安排 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 14 3.3.6 历史日程 单击 历史日程 的菜单，进入历史日程列表，单击日程主题查看历史日程的具体信息。在日程详情页可点 【编辑】或【删除】 按钮进行修改或删除操作。 3.3.7 查看及应答他人安排的日程 单击 待参加日程 ，可以看到其它用户为您安排的日程。 当月日程，以 标识 表示有待办的事项 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 第 4 章 日程安排 15 单击日程主题，查看日程内容及进行应答。 如果该日程需要几个用户共同参加，在回复情况中，可以看到其它用 户的应答情况。 单击【确定参加】按钮或【无法参加】按钮，提交意见，系统自动返回到待参加日程的列表并提示确认了一个待参加的日程或提示取消了一个待参加的日程。 第 5 章 公文处理（工作流） 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 16 第 4章 公文处理（工作流） 工作流的目的是通 过将 工作分解成定 义 良好的任 务、 角色，按照一定的 规则 和 过 程 来执 行 这 些任 务 并 对它 们进 行 监 控 ，达 到提高 办 事效率、降低生 产 成本、提高企 业 生 产经营 管理水平和企 业竞争 力的目 标 。 【特性说明】 灵 活性：提供基于 WEB 浏览 器的窗体及流程自定 义 功能，可以 满 足 组织单位对 业务进 行重构， 满 足流程优化及自定 义 配置的管理需求 。 监 控性： 能 实时监 控正在 运 行的所有流程的信息、 图 形化的展示，便于管理人 员及时 跟 踪处 理重 点业务 。管理人 员还 可以 随时 控制流程的 流转、 中止挂起流程、重新制定任 务 的 执 行人。 协同 性：支持多人同 步处 理 业务 ， 处 理人 协同 跟 踪办理进 度， 支持 远 程和分布式 办 公，或委托代理人机制。待 办 消息自 动发 送，可以通 过 消息直 接处 理 业务 。 【使用人员说明】 使用人员 操作说明 工作流 设计 人 员 流程的 设计 人 员 ，具体分 为 工作流系 统管 理人 员 和 业务流 程管理人 员 ，工作流系 统管 理人 员管 理整 个 工作流系 统 ， 业务流 程管理人 员负责 管理具体的流程。 企 业业务 人 员 操作使用 业务 的人 员 ， 处 理工作流任 务 。 工作流管理人 员 负责 工作流 监 控的工作， 对运 行中的工作流 进 行 监视 、控制、分析。 【应用范围说明】 组织单 位 内 部可以通 过 工作流 进 行 处 理的事 务 范 围广泛 ，以行政 发 文管理及收文管理 为应 用基 础 ，可涵盖资 源 申请 、 设备 申 购 、人力 资 源 、财务报销 、日常 报送等 工作 领 域，所有涉及到 协同审批流转 的事 务 都可以通 过 工作流 来 完成。如： 发 文流 程 审 批 收文 办理审批 用品 领用 流程 4.1 设置常用工作流 组织单位内涉及到审批的应用流程比较多，用户可以将本人常用的流程，显示在办公桌面或公文处理业务模块的菜单中 ，可以更快捷地进行拟稿的操作。 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 第 5 章 公文处理（工作流） 17 单击菜单【新建公文】，将显示出所有业务工作流程的信息，单击与工作流名称对应的【 收藏】按钮，就可以将其设置为快捷流程，被收藏的流程将同时显示在办公桌面及公文处理的左菜单中。 操作类型说明： 拟稿：单击进入流程的拟稿窗体 信息：单击查看流程的步骤信息及流程图 收藏：单击将流程设置为快捷流程 取消：单击取消收藏快捷流程 4.2 草拟文件 草拟文件一般分为四个处理步骤： 已经设置的 常用流程 填写处理 表单信息 在线编辑 正文内容 选择 后继路径 1 选择下一步 经办人 2 3 4 第 5 章 公文处理（工作流） 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 18 步骤 操作说明 可否省略及原因 1 按照发文审批表单，填写必要的信息，如标题，主要用于后续处理跟踪、查询、汇总统计。 不可省略 2 创建正文内容，为后续的审批、核稿、用印提供内容基础。 可省略。（如果是请假或费用审批等流程，无需附加正文时） 3 根据主办人的意见，选择文件往下流转的分支路径 可省略。（如果后续路径由条件自动判断或为单向节点时，无需选择） 4 根据主办人的意见，灵活选择下一步骤节点的经办人员。 可省略。（如果后续路径的经办人已经由管理人员配置好） 操作前提 ： 流程管理或设计人员，进行初始化了组织单位内部的审批表单及工作流程。 在新建公文的工作流列表中，单 击与工作流名称对应的【 拟稿】按钮，或单击左菜单快捷工作流区域的工作流名称，可以进入拟稿窗体页面。 步骤 1：按照发文审批表单的字段要求，填写相关信息。以 * 标识的字段表示为必填项。 步骤 2：单击【完成】按钮，保存已经输入到审批表单的信息后，页面将提示“保存成功，点击正文编辑在线创建正文”。 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 第 5 章 公文处理（工作流） 19 创建正文信息。单击【正文编辑】按钮，编写正文内容后，单击【保存】按钮返回到处理表单页面。 自由拟稿 模板引用 注意 ： 如果该流程已经由管理人员配置了发文拟稿模板，当用户进入正文编辑页面时，系统会 在正文编辑界面的下方以下拉菜单的方式列出正文模板 样式。 步骤 3：在处理表单页面，单击【发送】按钮。如果拟稿的后续节点是有多个分支，需要由拟稿人进行选择时，系统会提示选择步骤，并将路径列表显示。 选择路径名称，单击【下一步】按钮： 步骤 4：如果被选择的路径步骤，管理员没有默认设置经办人员时，就需要由拟稿人灵活选择下一步骤的经办人员。 第 5 章 公文处理（工作流） 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 20 单击【选择接收者】按钮，从组织架构导航树中选择经办人员后，单击【完成】按钮，发出拟稿审 批申请。 系统将提示文件已经发送给指定的人员，并显示该文件的流程跟踪信息。 4.3 审批文件 4.3.1 如何查询待审批的文件 当有新的文件需要用户审批办理时，用户可以通过三个通道得到待办消息： 办公桌面的 待办公文 ：用户登录系统进入办公桌面时，便可以查看到待办的公文信息。 待办事宜推送 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 第 5 章 公文处理（工作流） 21 消息中心的系统通知：当有新的公文到达时，系统会根据您的个性化消息设置，将待办消息进行页面提醒。 公文处理的待办文件：进入“公文处理”业务模块时，可以查询到所有的待办文件。 注：以“ 新 ”显示的文件，表示用户还没有打开、 签收的文件。 4.3.2 签署审批意见 单击文件标题，进入审批表单页面，单击【签收】按钮。 在填写审批意见的区域，系统默认设置了几个常用审批意见，用户可以在直接选择引用。 所有待办事宜 待办事宜提醒 第 5 章 公文处理（工作流） 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 22 处理表单的按钮功能说明如下表： 操作 功能说明 发送 完成审批处理操作，发送到下一节点。 暂存 保存表单信息。 退回 将此节点处理的文件，退回到上一节点的处理人那里。 打印 打印审批表单内容，输出格式为 WORD 文件（ .doc）。 页面打印 网页的方式 打印 审批表单 。 跟踪 查看该文件详细办理步骤、每一节点的办理人、时间及 状态。 协办 提出协办申请，选择其它用户进行同步办理该文件。 转换 将正在处理的文件，选择其它流程继续流转。 缓办 将正在处理的文件， 暂缓 进行处理。 传阅 将正文或附件内容，通过“文件传阅”业务模块，发送给其他用户签收查阅。 返回 返回待办文件列表。 如果有其它的批示意见，单击【批示】，可以选择个人设置的审批意见，或直接在批示意见栏中输入其它内容。 操作按钮 签署意见 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 第 5 章 公文处理（工作流） 23 4.3.3 加载签名 在处理表单中，单击【签章】，系统将显示出用户已经设置的签名签章，输入密码后，单击【确定】按钮。 系统将对密码的准确性进行验 证，如果密码不正确，将提示： 当输入了三次错误的密码后，系统将提示“签名签章密码不正确，签名不成功！”。这时需要修改签章密码，或进入签章窗口重试。 操作前提 ： 用户已经在个人设置 -签名设置中，增加了签名信息。 4.3.4 批阅正文 在正文编辑窗口，用户可以对拟稿人提交的正文内容进行修订。在修改过程中，系统会自动记录用户的修改内容、作者、时间，不同修改人的痕迹将以不同颜色另以区分。 修改完成后，单 【保存】按钮，完成正文修订操作。并自动为正文形成一个新的版本号。 第 5 章 公文处理（工作流） 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 24 注意 ： 如果拟稿人与审批人为同一经 办人时，系统将不会记录修订痕迹及版本信息。 4.4 清稿 当不同的审批人、核稿人、会签人都完成文件的批示后，拟稿人或负责发文的机要秘书可以对修改痕迹进行清除。 点击【接受】 -【接受对文档的所有修订】 ，系统将自动接受所有审批人的修改意见，单击【保存】按钮，清稿后的正文将形成一个新的版本信息。 4.5 主 送 抄送 在表单中新增一个字段，输入方式为“主送 /抄送”类型，那么在拟稿时将出现如下界面： 点 【选择】可以选择这份文件需要传阅的人员，如果需要将文件手动传阅给这相关人员，则只需要点【传阅】即可到传阅界面， 点【选 择主抄送人员】即可将选择的主抄送人员都选择到被传阅人员中进行传阅。 流程文件的表单和附件都会以附件的形式被传阅出去。 清稿 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 第 5 章 公文处理（工作流） 25 如果此流程被设置了自动传阅，则流程流转完成后会将流程信息自动传阅给主抄送人员查看。 4.6 套红头 4.6.1 简单套红头 如果管理员设置的审批表单的红头方式为简单红头，则套红头时，将红头部分套入正文模板中已经建立“红头”的书签位置，但不影响正文的排版； 点击 “正文编辑”页面中的 插入 书 签 第 5 章 公文处理（工作流） 金蝶 EAS 协同办公系统用户手册 26 输入书签名 “红头” ，点 【添加】 ，