XX物流公司全套管理制度VIP

分享中人网共建中人网 XX物流有限责任公司 管理制度 文档作者： 控制编码： LZ-XZ-01 当前版本： V1.0 启用日期： 2010 年 7 月 10 日 文档审批： 审批日期： 分享中人网共建中人网 目 录 公 司 架 构 . 13 各部门基本职能 . 13 行政人事部管理制度 . 15 事务督办管理制度 . 15 第一章 总则 . 15 第二章 管理职责 . 16 第三章 注意事项 . 16 第四章 督办工作程序 . 16 第五章 附则 . 17 会议管理制度 . 17 第一章 总则 . 17 第二章 组织及会议分类 . 17 第三章 会议安排 . 18 第四章 会议议程 . 18 第五章 会议室管理 . 19 第六章 附则 . 19 办公用品管理制度 . 20 第一章 总则 . 20 第二 章 管理职责 . 20 第三章 办公用品管理 . 20 第四章 附则 . 21 文件管理制度 . 21 第一章 总则 . 21 第二章 管理职责 . 22 第三章 文件类别、格式及编号 . 22 第四章 发 文 程序 . 23 第五章 文件整理 . 24 第六章 附则 . 25 印章管理 制度 . 25 第一章 总则 . 25 第二章 管理职责 . 25 第三章 印章的使用 . 26 分享中人网共建中人网 第四章 印章的保管 . 26 第五章 附则 . 26 档案管理制度 . 27 第一章 总则 . 27 第二章 管理职责 . 27 第三章 管理范围 . 27 第四章 管理工作要求 . 27 第五章 附则 . 29 后勤综合管理制度 . 30 第一章 总则 . 30 第二章 管理职责 . 30 第三章 管理内容 . 30 第四章 附则 . 31 招聘管理 制度 . 31 第一章 总则 . 31 第二章 管理职责 . 31 第三章 录用条件 . 32 第四章 招聘计划与需求 . 32 第五章 招聘类型 . 32 第六章 招聘的组织实施 . 33 第七章 新员工报到和试用期 . 34 第八章 附则 . 36 力展物流培训体系建设及管理制度 . 36 第一章 总则 . 36 第二章 管理职责 . 36 第三章 培训计划与预算 . 37 第四章 培训的实施 . 38 第五章 培训成果的呈报 . 40 第六章 培训的评估 . 40 第七章 培训师资管理 . 40 第八章 培训档案管理 . 41 第九章 附则 . 42 力展物流员工福利管理制度 . 42 第一章 总 则 . 42 分享中人网共建中人网 第二章 福利类型及标准 . 43 第三章 附 则 . 45 员工异动管理制度 . 47 第一章 总则 . 47 第二章 管理职责 . 47 第三章 内部岗位调动管理 . 47 第四章 员工主动辞职 . 48 第五章 公司辞退员工 . 49 第六章 工作交接及离职审批 . 50 第七章 人事任命管理 . 51 第八章 员工晋级与降级 . 52 员工关系管理制度 . 52 第一章 总则 . 52 第二章 管理职责 . 53 第三章 考勤管理 . 53 第四章 休假管理 . 54 第五章 劳动合同管理 . 57 第六章 附则 . 58 财务部管理制度 . 59 现金管理制度 . 59 第一章 总则 . 59 第二章 现金收入管理 . 59 第三章 现金支出管理 . 59 第四章 备用金管理 . 60 第五章 库存现金管理 . 60 第六章 银行账户管理 . 61 第七章 账目管理 . 61 第八章 处罚 . 61 第九章 附则 . 62 低值易耗品、办公司用品的核算管理制度 . 62 第一章 总则 . 62 第二章 低值易耗品、办公司用品的采购管理 . 62 第三章 低值易耗品、办公司用品领用、盘点 . 62 第四章 核算 . 63 分享中人网共建中人网 第五章 报废处理 . 63 公司对外贷款的管 理办法 . 64 第一章 总则 . 64 第二章 操作方式 . 64 第三章 附则 . 65 票据的领用管理办法 . 65 第一章 票据类型 . 65 第二章 票据的领用 . 65 第三章 票务管理流程 . 66 第四章 附则 . 69 票据使用管理办法 . 69 第一章 总则 . 69 第二章 具体办法 . 69 第三章 处罚 . 70 第四章 附则 . 71 门市录单员操作管理办法 . 71 第一章 具体操作方法 . 71 第二章 处罚 . 72 第三章 附则 . 72 软件使用管理办法 . 72 第一章 具体操作方法 . 72 第二章 处罚 . 74 第三章 附则 . 76 内传货及返货票使用管理办法 . 76 第一章 具体使用方法 . 76 第二章 处罚 . 76 第三章 附则 . 76 票务室欠票管理办法 . 76 第一章 总则 . 76 第二章 附则 . 77 票务室代收款管理办法 . 77 第一章 代收款异常情况处理办法 . 77 第二章 代收款异常催收管理办法 . 79 第三章 代收款超额罚款及奖励 . 79 分享中人网共建中人网 第四章 附则 . 80 票务室外转货管理办法 . 80 第一章 票据使用 . 80 第二章 外转内容 . 80 第三章 处罚 . 81 第四章 附则 . 81 票务室回单管理办法 . 81 第一章 回单的时效 . 81 第二章 回单的安全 . 81 第三章 回单管理人员与回单收款人员的交接 . 82 第四章 合同客户回单签单要求 . 82 第五章 回单结款 . 83 第六章 处罚条例 . 83 第七章 附则 . 84 返货库房管理办法 . 85 第一章 总则 . 85 第二章 具体办法 . 85 第三章 处罚条例 . 86 第四章 附则 . 86 调度单管理办法 . 86 第一章 总则 . 86 第二章 具体管理办法 . 86 第三章 处罚条例 . 87 第四章 附则 . 88 各 货场、门市、返货库对帐管理办法 . 88 第一章 货场对帐 . 88 第二章 门市及返货库对帐 . 89 第三章 附则 . 89 各货场账目、票据传递及软件输入时间管理办法 . 89 第一章 票据传递要求 . 89 第二章 软件录入及准确性要求 . 90 第三章 票务室要求 . 90 第四章 奖励及处罚条例 . 90 综合业务部管理办法 . 91 分享中人网共建中人网 第一章 总则 . 91 第二章 具体管理办法 . 91 第三章 处罚条例 . 91 第 四章 附则 . 92 固定资产核算管理制度 . 92 第一章 总则 . 92 第二章 固定资产的购置 . 92 第三章 固定资产的验收及卡片登记 . 93 第四章 固定资产的调拨转让 . 94 第五章 固定资产调拨转让、清理的账务处理 . 94 第六章 固定资产的保险 . 94 第七章 固定资产的盘点 . 94 第八章 固定资产的清理 . 95 第九章 固定资产的会计处理 . 95 第十章 附则 . 96 会计档案管理制度 . 97 第一章 总则 . 97 第二章 会计档案的保存和销毁 . 97 第三章 附则 . 98 会计人员离职监交制度 . 98 第一章 总则 . 98 第二章 会计人员离职监交制度 . 99 第三章 附则 . 100 费用报销、借款及权限审批划分的管理办法 . 100 第一章 总则 . 100 第二章 审批权限人在审批中的作用 . 101 第三章 货场、门市报销规定 . 102 第五章 费用报销审批权限划分表 . 102 第五章 附则 . 104 关于力展公司工资核算、发放管理办法 . 105 第一章 总则 . 105 第二章 工资资料的提供 . 105 第三章 工资的核算流程及时间要求 . 105 第四章 计提工资审核、签字 . 105 分享中人网共建中人网 第五章 计算工资发放 . 106 第 六章 工资核算 发放职责权限表 . 106 第七章 附则 . 107 力展物流差旅费报销办法 . 108 第一章 总则 . 108 第二章 差旅费开支范围及标准 . 108 第三章 城际交通费报销规定 . 109 第四章 差旅费报销的审批 . 110 第五章 附则 . 110 门市财务管理制度 . 111 第一章 总则 . 111 第二章 清理票据 . 111 第三章 票据交接 . 111 第四章 收集票据 . 111 第五章 代收款管理 . 111 第六章 营业款管理 . 112 第七章 门市关系费用、接货费（接货费划分）、叉车费报销 . 112 第八章 软件录入 . 112 第九章 日报填写账目核对 . 112 第十章 月末对帐 . 113 第十一章 处罚条例 . 113 第十二章 附则 . 113 货场财务管理制度 . 114 第一章 总则 . 114 第二章 清理票据 . 114 第三章 票据交接 . 115 第四章 收集票据 . 115 第五章 收款及现金管理 . 115 第六章 软件录入 . 116 第七章 代收款发放 . 116 第八章 做账、账有核对 . 116 第九章 月末对帐 . 117 第十章 处罚 . 117 第十一章 附则 . 117 分享中人网共建中人网 财务部代收款发放的管理办法 . 118 第一章 总则 . 118 第二章 代收款的概念与划分 . 118 第三章 门市发放代收款 . 118 第四章 公司发放代收款 . 119 第五章 代收款挂失流程 . 119 第六章 附则 . 120 客服部管理制度 . 121 客服部关于职责内事务的处理流程及时间规定 . 121 第一章 事故 . 121 第二章 外部投诉 . 122 第三章 内部投诉 . 123 客服部受理事故的程序 . 123 第一章 调查事故 . 123 第二章 丢失 . 124 第三章 损坏 . 126 第四章 其他 . 132 第五章 赔款备用金的管理 . 132 客户投诉管理制度 . 132 装错货内转管理制度 . 137 货物交接管理制度 . 138 第一章 关于货物交接的规定 . 138 第二章 交接事宜及注意事项 . 138 第三章 货物交接的要求 . 139 货场清货、报货管理制度 . 139 关于代收款投诉管 理制度 . 140 返货查询流程管理制度 . 141 关于“试探性”发货的相关处罚办法 . 142 附 则 . 143 调度中心管理制度 . 143 第一章 车辆调度原则 . 143 第二章 车辆调度要求 . 143 第三章 车辆调度程序 . 145 装车组管理办法 . 146 分享中人网共建中人网 关于机动装车组的组建及薪酬和费用分摊 . 148 力展物流有限责任公司机动驾驶员管理制度 . 150 第一章 总则 . 150 第二章 机动驾驶员招聘 . 150 第三章 行车安全管理违规处罚规定 . 150 第四章 机动驾驶员工资管理办法 . 151 第五章 机动驾驶员考勤及工资核算流程 . 151 第六章 附则 . 152 挂靠 车辆驾驶员管理制度 . 153 第一章 总则 . 153 第二章 挂靠车辆驾驶 员请假制度 . 153 第三章 挂靠车辆修车规定及修车次数规定 . 153 第四章 挂靠车辆日常违规的处罚规定 . 154 第五章 货 场卸货及自备车辆管理 . 155 第六章 事故责任 . 155 第七章 报帐管理 . 156 第八章 关于车辆运输次数不够管理办法 . 156 中转库管理办法 . 157 第一章 总则 . 157 第二章 中转库岗位职责 . 157 第三章 GPS 管理办法 . 158 第四章 剩货暂行管理办法 . 158 剩货管理流程 . 161 第五章 附则 . 162 货场管理制度 . 164 第一章 总则 . 164 第二章 工作程序 . 164 第三章 管理办法 . 165 第四章 考核办法及实施细则 . 166 第五章 附则 . 166 货场劳动纪律管理制度 . 167 第一章 总则 . 167 第二章 管理办法 . 167 第三章 实施及考核办法 . 168 分享中人网共建中人网 代收款催收管理办法 . 168 第一章 总则 . 168 第二章 情况说明 . 168 第三章 实施及考核办法 . 169 货场财务相关制度 . 169 账后出现差款货场 的操作要求及管理办法 . 169 关于送货费、关系费、接货费、叉车费的报销规定 . 169 货场账务管理制度 . 169 货场代收款提成方案 . 170 货场财务人员操作规范 . 171 回单管理办法及要求 . 173 第一章 回单的时效 . 173 第二章 回单的安全 . 173 第三章 回单管理人员与回单收款人员的交接 . 174 第四章 合同客户回单签单要求 . 174 第五章 回单结款 . 174 第六章 回单简易流程 . 174 第七章 附则 . 175 门市部管理制度 . 177 第一章 总则 . 177 第二章 管理办法 . 177 第三 章 考核办法及实施细则 . 178 第四章 操作要求 . 178 门市劳动纪律管理制度 . 180 第一章 总则 . 180 第二章 管理办法 . 181 第三章 实施及考核办法 . 181 返货库房管理制度及操作流程 . 182 第一章 总则 . 182 第二章 管理办法 . 182 第三章 返货操作流程 . 183 第四章 附则 . 185 综合业务部管理制度 . 186 第一章 总则 . 186 分享中人网共建中人网 第二章 范围 . 186 第三章 管理办法 . 187 第四章 考核办法及实施细则 . 190 第五章 附则 . 190 拓展部管理制度 . 191 第一章 拓展部组织架构 . 191 第二章 大区划分 . 191 第三章 拓展组工作计划 . 191 第四章 加盟的条件 . 192 第五章 连锁加盟体系的发展规划 . 192 第六章 拓展后备人员培养 . 193 第七章 会议及每月工作汇总 . 193 第八章 拓展部职能 . 194 第九章 考核办法 . 195 第十章 附则 . 195 分享中人网共建中人网 公 司 架 构 各部门基本职能 一、行政人事部 职能 ： 二、财务部职能： 分享中人网共建中人网 三、客服部职能： 四 、专线部职能： 分享中人网共建中人网 五 、 力展鸿翔 职能： 行政人事部管理制度 事务督办管理制度 第一章 总则 第 一条 为规范公司的重大决策、工作部署、领导指示及交办工作，做到件件有专人负责，事事有部门承办，保障公司政令畅通，决策落实到位，特制定本制度。 第二条 本制度适用于全公司范围。 第三条 工作原则 （一）领导负责的原则。督办工作要置于公司领导有效控制之下，坚持领导主管原则。督办事项 (文件办理除外 )要经有关领导审批后才能立项。督办过程中的进展情况行政人事部要及时报告公司领导，遇有重大问题请公司分管领导出面协调。督办结果上报前要经分管领导审核； （二）分流承办的原则。行政人事部主要是根据公司领导的指示、要求和意图开 展工作，既不能直接处理问题，也不能代替职能部门的工作，必须坚持分流承办的原则，对督办事项及时进行任务分解，下达公司有关部门（单位）具体承办。对于涉及几个部门（单位）的督办事项，要明确牵头负责承办的部门（单位）和负责人，其余协办部门必须配合做好工作； （三）实事求是的原则。督办工作中必须坚持实事求是，较全面地了解和反映各项工作在实 分享中人网共建中人网 施过程中的情况，避免形式主义，要善于及时发现和反映问题。 第二章 管理职责 第四条 督办工作由行政人事部进行归口管理 第三章 注意事项 第五条 督办内容包含：公司领导重要批示、公 司重要工作部署、重大决策、会议决定等落实情况以及来文的处理办理情况、公司规章制度执行情况。 第六条 督办事项确定后 ,要明确责任，明确时限，按照领导负责、分流承办的原则，将任务落实到具体部门（单位）和人，做到件件有人负责，事事有部门承办。 第七条 对领导重要指示，重要决议、工作部署的落实、要制定督促检查工作方案。根据实施的进度，分阶段、有侧重地检查。正在落实的查进度，已经落实的查效果，没有落实的查原因。对于难以把握的重大问题应提出意见和建议，并及时向领导报告。 第八条 各部门（单位）对公司下达的督办事项要在 规定的时限内报告落实情况，并根据要求写出专题报告。行政人事部要及时检查并向公司主管领导报告情况。 第九条 对各部门（单位）重大决策、重要部署及重要指示的办理情况，公司将进行通报。对贯彻落实好的，要总结经验，及时推广；贯彻落实不好的，要查明原因，通报批评；对造成严重后果的，要追究有关部门（单位）负责人的责任，严肃处理。 第十条 督办事项要本着事事有着落，件件有答复的原则，做好情况反馈工作，使领导及时掌握整个工作进程。 第四章 督办工作程序 第十一条 拟办 行政人事部根据公司重大决策、工作部署、领导指示及交办 工作提出督办计划。计划内容包括督办事项、承办部门（单位）、责任人、办结时限和具体要求等。并通过承办部门和负责人认可，报公司领导审批。 第十二条 交办 公司领导审批通过督办计划后，由行政人事部向承办部门发出督办通知书。特殊或紧 分享中人网共建中人网 急情况下可采用口头形式交办。交办应努力做到任务量化、时限具体化、责任明确化。渋及多个部门（单位）联合办理的由具体承办单位确定相应的协办单位。 第十三条 催办 承办部门负责及时将落实情况报行政人事部。行政人事部定期汇总承办落实的情况，并编制督办报告报领导审阅，同时将领导的意见及时反馈至 承办部门，监督承办部门进行整改。 第十四条 整理归档 督办事项办结后，行政人事部应按照公司档案管理的相关规定，及时将各种有关的文字资料，包括领导批示、办结报告、检查反馈等整理归档。 第五章 附则 第十五条 本制度由行政人事部负责解释。 第十六条 本制度自公司审议通过后施行。 会议管理制度 第一章 总则 第一条 为使公司的会议管理规范化、制度化，提高会议的行政决策效率，特制定本制度。 第二条 本制度适用于全公司范围。 第二章 组织及会议分类 第三条 会议按性质可分为公司会议、专业会议、部门会议三类。 （ 一）公司会议（包括董事会、监事会、股东大会、总经理办公会等）。公司会议由行政人事部负责组织； （二）专业会议系全公司性业务综合会（如投资项目分析会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。必要时行政人事部可协助组织； （三）部门会议系各部门的工作会，由各部门领导决定召开并负责组织。 第四条 会议按召开的时间可分为定期会议和不定期会议二类。 （一） 定期会议系公司按规定时间召开的会议（如周例会、月例会等）； 分享中人网共建中人网 会议名称 时间安排 参加人员 会议内容 召集 /主持人员 业务诊断会 每周一下午 16:30 各部门人员 对外服务中相关问题讨论、日计划 各部经理 /主管 月总结 /计划会 每月一日上午 9:00 总经理 /各部门经理 /主管 上月工作总结月度工作规划报告 各部经理 经理例会 月底上午 9:00 总经理 /各部经理 月度工作计划协调 人事行政经理 员工大会 每季度，月底 总经理 /全体员工 经营总结、工作安排、其他内容 人事行政经理 /总经理 总经理办公会 临时通知 总经理 /各部经理 公司重大事项决议 总经理 （二）不定期会议系公司因各种需要不定期召开的会议。 第三章 会议安排 第五条 定期会议的安排 全公司例行 性的会议一律纳入定期会议，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。定期例会包括周工作例会及月度例会等。 第六条 其他会议的安排 凡涉及多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前由召集部门及分管领导批准后报行政人事部，并由行政人事部统一安排。 第七条 行政人事部应将公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并印发到公司领导和各相关部门。 第八条 凡行政人事部已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前 3天报请行政人事部调整会议计划。 第四章 会议议程 第九条 会前准备 （一）会议组织部门需提前做好会议准备工作，包括确定会议主题、议程、相关会议文件资料、会议场所的安排与布置等，提前报公司领导审阅；相关会议费用，需要提前报公司领导审批；并且发送会议通知，确认参加会议的人员及时间，并做出相应安排。具体内容见附表会议议程表 分享中人网共建中人网 （二）对于专业会议，如有必要，行政人事部可协助做好会议的组织工作。 第十条 会中准备 （一）要严格遵守会议的开始时间； （二）要在开头就主题、议题和会议目标作简洁的说明； （三）要把会议事项的进行顺序预先告知与会者； （四）在会议进行中要做好会 议记录。 第十一条 会后管理 （一）会议组织部门应指定人员整理会议纪要，撰写实施决议的办法和程序，并报公司领导审阅。具体内容见会议记录表 （二）会议组织部门负责会议相关记录、资料和文件的归档工作。 第五章 会议室管理 第十二条 会议室日常管理 行政人事部指派工作人员对会议室的清洁卫生、电器设施的使用状况、办公用品的摆放和补充的情况负责，行政人事部需对负责人进行监督和指导，定期对会议室使用状况实施检查。 第十三条 会议室使用管理 会议地点：三楼会议室需提前申报使用； 公司领导或公司下属部门召开会议期间，应 当维持会议室内的整洁，爱惜办公用品，保持会议室内井然有序。会议结束后，由 开会 人员 负责 ， 行政人事部负责监督工作。 第六章 附则 第十四条 本制度由行政人事部负责解释。 第十五条 本制度自公司审议通过后施行。 分享中人网共建中人网 办公用品管理制度 第一章 总则 第一条 为了使公司的办公用品的管理规范化、制度化，保障公司员工正常办公，控制公司办公用品规格，节约经费开支，特制定本规定。 第二条 本制度适用于全公司范围。 第二章 管理职责 第三条 行政人事部是公司办公用品的归口管理部门，负责办公用品的采买、入库、发放、盘存等工 作。 第三章 办公用品管理 第四条 办公用品的购买要有年（季）度采购计划，并报总经理审批后执行。 第五条 行政人事部根据消耗情况，负责统一购买，严格控制费用，避免浪费。 第六条 公司的办公用品由行政人事部统一保管。 第七条 行政人事部对购买的办公用品需完善入库手续。 第八条 如需领用（借用）办公管理品，领用人（借用人）需在办公管理品领用（借用）台帐上进行登记并签名，以备稽核。 第九条 对目前使用的办公用品，价值高的应建立个人资产领用登记卡。 第 十 条 正常使用导致损坏的办公用品由行政人事部负责统一维修和更换 ，由于本人原因造成的办公品（一次性消耗品除外）遗失、非正常损坏由使用人负责赔偿。 第 十一 条 行政人事部应定期对办公用品进行清点，统计物品领用量和库存量。 流程图： 附图 1：办公用品发放流程 分享中人网共建中人网 附图 2：物资采购流程 第四章 附则 第十一条 本制度由行政人事部负责解释。 第十二条 本制度自公司审议通过后施行。 文件管理制度 第一章 总则 第一条 为使公司的文件管理进一步规范化、制度化，使公文处理准确与及时，提高公文处理的工作效率和文件质量，结合公司实际情况，特制定本制度。 分享中人网共建中人网 第二条 本制度适用于全公司范 围。 第二章 管理职责 第三条 行政人事部是公司文件运转的归口管理部门，负责确定文件管理标准，规范文件运转程序。 第四条 文件拟稿部门即文件主办部门，是对文件报批内容确定及批准后的执行部门。 第三章 文件类别、格式及编号 第五条 公司各类文件，是指公司在管理过程中形成的具有特定格式的文字材料（包含纸质载体材料和电子载体材料），它是传递指令、沟通信息、档案管理的重要见证材料，是实现公司管理的重要工具和手段之一。 第六条 公司文件包含以下类别：请示、报告、签呈、通知、通报、纪要、决定（决议）、合同（协议） 、制度、流程、函件、证明、授权委托以及制式表单等。 第七条 公司所有文件应按照公司文件格式规定进行排版，文件格式包括：上行文、平行文、下行文三种，上行文主要包括请示、报告，以及需要上级部门审批下发的通报、通知、制度流程等；平行文包括发给管理架构中平行的部门的通知、纪要、流程、函件等；下行文则包括上级部门对下级部门的决议、授权书、制度等文件。签呈则主要用于下级部门针对某事项向上级部门发出请示或申请。签呈的流转按照签呈所涉及领导逐级传递，审批。 第八条 公司文件应按文件编号规定予以编号，各类文件编号应确保其唯一 性和易识别性，不得混淆。根据公司的管理架构的实际情况，各发文单位采用相应的缩写，并进行单独编号，具体如下： 总经办：“力总字【 2010】第 xxx 号” 财务部：“力财字【 2010】第 xxx 号” 行政人事部：“力行字【 2010】第 xxx 号” 货场 部：“力专字【 2010】第 xxx 号” 客服部：“力客字【 2010】第 xxx 号” 综合业务部：“力综字【 2010】第 xxx 号” 分享中人网共建中人网 第四章 发 文 程序 第九条 发文的程序为：拟搞、审核、签发、下发、存档。 第十条 拟稿 各部门撰文要做到内容准确，格式正确，符合文件行文要求。 第 十一条 审核 各部门将拟好的文件初稿交行政人事部对内容进行审查核对，审核以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。对文档中存在的语句不通或措辞不当需修改时，应与原告拟定人商议确定后方可修改。审核完毕后送总经理签批。 第十二条 签发 总经理对文件批注签发的意见并签署姓名及日期。所有文件均应由公司总经理或其指定职务代理人 (总经理外出或出差时指定 )签字方可生效，指定职务代理人在签批文件时应电话告知总经理文件内容，并附注“ xx 总电同”字样，签署“ xx 代”，明确文件的发受范围、阅读范围；标注文件的紧急性、保密等级；规定印 刷份数、印刷和发出时限。 第十三条 下发 签发后文件，根据总经理批示确定的收文部门，发文范围，及时将文件下发到指定部门或单位，并履行收文签字手续。 行政人事部负责公文的鉴别、清点、核对、检查，部门收文时应履行签字手续。对于较重要事物需各部门负责人在文件上签字确认的，在签收文件的同时应在文件原稿背面进行背书。 对于距离较远的门市、货场，除发送电子邮件外，仍需递送纸质文档，由送货驾驶员负责递送，门市、货场在收到纸质文件后，应立即于收到文件后一个工作日结束前在 QQ群上回复确认。 第十四条 存档 公文办理完毕后， 公文原件要及时送交行政人事部行政专员整理存档，个人不得私自保存文件。已签批文件原稿由行政人事部统一保存，下发文件均为复印件。 各部门需要借用文件原稿时，须经行政人事经理确认后。并履行相关手续方可借用。借用完毕后应立即归还。 流程图： 附图 1、纸质文件发文流程 分享中人网共建中人网 附图 2：电子文件发文流程 第五章 文件整理 第十五条 各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由经办人收集齐全，于次年一月内送交行政人事部档案室归档，各部门、各经办人不得越期自行留存 应该归档的文件。各部门收到的文件复本应妥善保存，以备检查。 第十六条 文书基本分类，根据文书的性质不同来进行基本分类，同时对于文书保密级别进行特殊处理，若文书为机密时，应将文书单独存档，在文件袋上贴条注明密级程度，并锁入文件柜中。 A 类：公司内部需做保密处理的决策性文件，如：机密性的通知、通告、薪酬改革方案、年终奖金分配方案、高层决议、会议机要、高层人员异动令等（存档期在 2年以上）； 分享中人网共建中人网 B类：普通的通知、通告性文书，会议记录等（存档期 1年）； C类：签呈类文件（根据签呈文件的种类而定，一般为 6个月）； D类： 照片、图表、录音带、录像带、视频光碟等音像制品类文件（做永久性保存）。 第十七条 机密文件，需贴封条；公司下发的文件、通告，保存期为一年，要定期检查； 没有存档价值和复查必要的公文，由行政人事部、总经理鉴别、登记后，在保存期超过 6 个月后集中统一销毁。 第六章 附则 第十 八 条 行政人事部负责对本制度进行解释。 第十 九 条 本制度自公司审议通过后施行。 印章管理制度 第一章 总则 第一条 为规范公司的印章管理，防止不必要事件的发生，结合公司实际情况，特制定本制度。 第二条 本制度适 用于全公司范围。 第二章 管理职责 第三条 印章保管人职责 （一）印章原则上不得带出办公室，并应存柜加锁。特殊情况确需带章外出办理公务，报经总经理或分管副总批准后，应另有监印人随同用印人办理； （二）印章保管人员需建立印章使用登记表，严格按印章使用程序盖章，明确责任，保证印章的正确使用和绝对安全，防止被滥用和盗用； （三）印章保管人员应注意印章的日常保养，并定期清洗，确保印迹清晰。 分享中人网共建中人网 第三章 印章的使用 第四条 印章是指公司印发或办理的文件、合同、凭证等与公司权利义务有关的书面材料上，因需以公司名称或有关 部门名义证明其权威作用而使用的具有法律效力的印章。 第五条 使用印章，一律实行审批制度。经领导批准后可盖印，其权限分级掌握，使用哪级公章，由哪级领导批准，并由其负责。凡不符合用印要求，均应拒绝盖印。领导在审核通过后，加盖印章，印章使用申请人需填写印章使用记录。 第六条 使用印章时，一律实行登记制度，注明用章事由、数量、申请人、批准人、用印日期。保管人应对盖章的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误 工作。 第四章 印章的保管 第七条 公司的印章由总经理指派专人保管。印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人等信息。 第八条 印章的借用 印章借用须办理手续，注明经办人、借用人、借用时间、借用理由等信息。 第九条 印章的停用 有下列情况，公章必须停止使用： （一）机构变动要机构名称改变； （二）上级部门通知改变印章图样； （三）印章使用损坏； （四）印章遗失或被窃，声明作废。 第十条 公章停用要提出处理办法，并报总经理批准，及时将停用公章送制发机关封 存或销毁，建立公章上交、清退、存档、销毁的登记档案。 第五章 附则 第十一条 本制度由行政人事部负责解释。 分享中人网共建中人网 第十二条 本制度自公司审议通过后施行。 档案管理制度 第一章 总则 第一条 为加强公司对档案的收集、整理、保管和利用工作，规范档案管理工作，充分发挥档案的作用，提高档案保存质量，结合公司实际情况，特制定本制度。 第二条 本制度适用于全公司范围。 第二章 管理职责 第三条 行政人事部为公司档案归口管理部门。 第四条 行政人事部负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。 第三章 管理范围 第五条 档案的 管理范围主要是文件材料，文件材料主要包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结等。 第四章 管理工作要求 第六条 档案分类 （一） 一般情况下按文件内容和性质分为机密、非机密和紧急、非紧急两类 （二）档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，前两级不够应用时得于小类之后另增加细类； （三）每一档夹封面内页应设目次表，案件归档时依序编号，并以每一文件一个目次编号为原则。 第七条 档案名称及编号 （一）档案各级分类应赋予名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内 容、性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混； （二）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示； 分享中人网共建中人网 （三）档案分类各级名称经确定后，应编制档案索引表，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅； （四）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审。 第八条 档案文件提交 各子公司档案室负责筛选、保管、分类、编号文件，于每年年末提交到公司本部行政人事部，公司本部行政人事部负责公司本部档案的管理工作，文件提交时应注意： （一） 检查文件的本文及附件是否 完整； （二） 文件的处理手续是否完备； （三） 提交文件是否属于归档的范围； （四） 建立健全的立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限； （五） 在年末检查齐全后提交至行政人事部。 第九条 归档与档案清理 （一）行政人事部在收到档案后，按照方便查找的原则，有序地归档； （二）对所有公司档案系统列排，确保保管期限，编制档案目录，按一定次序排列和存放。 第十条 档案保管期限的确定 （一）永久保存的档案 1.公司章程 2.组织结构及各种规章制度 3.公司的核准文件 4.政府的核准文件 5.不动产所有权状及其他债权凭证 6.各种资产管理 的相关记录 7.各种投资管理的相关记录 8.各种风险管理的相关记录 9.重大谈判、重大投资项目建议的记录 10.其它经核定须永久保存的文书 （二）长期保存 1.预算、决算书类 2.各种计划书 3.审核手续和考察报告 分享中人网共建中人网 4.重要性管理规定、通知、会议纪要 5.其它经核定须长期保存的文书 （三）短期保存 1.期满或解除之合约 2.一般性通知、规定、会议纪要、调查 3.结案后无长期保存必要者 4.其它经核定为短期保存的文书 第十一条 鉴定与销毁 （一）根据国家档案局及有关部门规定，编制档案保管期限。档案保管期限分永 久、长期、短期三种； （二）日常鉴定工作由行政人