办公分析与设计1.doc

办公自动化管理系统的分析与设计摘要：办公自动化系统能够极大程度的改进知识共享，节省宝贵的资源并提高组织的效率。文章通过与以往设计方法的比较，分析了采用基于组件的多层分布式结构的优越性，讨论了在系统实现过程中所使用的关键技术和开发工具，并对系统各个模块的功能做了详细的设计。关键词：办公管理；多层分布式结构；关键技术；系统设计 Abstract:the function of the system is discussed and Introduce the skills and arithmetic used in this software,the key technology and developing tool is used in the implementation. comparing with traditional design methods it is including how to establish the Muti-distributed system and three-level Architecture, and explain the advantage of OOP. Key words:Project Management；Muti-distributed Architecture；key technology；System design 引言组织的核心能力在于其知识水平而不是其硬件设备。随着业务复杂度的不断增加，要捕捉每天的活动并归档变得越来越难，高价值的信息必须被筛选出来并分享给需要它们的人。这就需要建立一个共享的电子化工作环境，一个可以控制的电子化工作流，一个组织的知识收集平台。借助Internet建立起网络上虚拟的工作场所，办公自动化可以帮助企事业单位提高知识型员工的生产力，通过理顺和强化“战略、业务、人员”三大核心流程，加强知识文档、系统数据、公共信息、个人消息等方面的沟通能力，增强企业和政府单位的管理执行力。1系统总体描述组织的原始信息本是杂乱的、无序的，而且各个部门的信息无法形成共享。办公自动化系统则建立了组织的知识收集平台，通过对办公工作流、业务文档、资料信息、帐簿报表、经验总结等信息的收集，利用系统提供的知识连接工具将离散的文档资料整理成为紧密相关的组织运作知识，产生具有一定深度分析的结果报表，将组织运作理论和经验通过办公环境表现为一种适合各种岗位人员使用的显性知识。然后再把这些整理过的报表和显性知识在组织内公布出来，形成各部门共享的信息，避免宝贵的知识情报由于人为的因素而丢失。这些体系知识丰富了组织文化，沉淀了文化精华，可以为组织以后运作重新利工作流体系文档管理体系日常工作应用模块知识中心文档体系档案管理文档体系新闻文档体系运作知识文档体系信息发布共享管理信息扩展检索信息推式系统收集再利用发布整理第二个阶段知识管理体系第一个阶段知识办公体系开始用。其描述如图1-1所示。图1-1 系统描述2 设计方案2.1设计方案的选择 传统的办公管理系统设计方案一般是基于二层的C/S结构来构建的，它能够为某些模式相对固定的应用和相对稳定的数据需求提供服务。但随着超大规模网络环境时代的来临，原有的结构已不堪重负，当同时存在大量客户端数据请求时，服务器有限的系统资源将被用于频繁应付与客户端之间的连接，效率低下。如果数据库服务器因为某种原因停止工作，那么整个系统将趋于瘫痪，系统可靠性不强。采用基于组件的多层分布式结构的解决方案，可以把系统需求划分为具有明确定义的服务，例如事务服务、命名服务等。再将这些服务以组件的形式实现，一个组件可以实现系统中的一种或者多种服务。根据系统的功能、性能等各方面的需求，系统管理员可以在网络上灵活地部署这些组件，并且根据业务的改动可以灵活的对这些服务组件进行修改，而不影响其它的组件，从而降低维护的费用。2.2设计方案的模型办公自动化管理系统的具体业务划分为三层结构（如图2-1所示）。客户端所需要的数据集预先存放于数据库服务器中，中间层服务器通过ADO.NET与数据库服务器连接，客户端应用程序通过部署在客户端的COM组件对数据集进行操作。这种结构使得用户只需通过浏览器即可轻松完成各种信息处理，简单易用，大大缩短了信息系统建立周期，节省管理费用，集中管理、统一维护、分类有序存放信息数据，使得系统维护、升级、扩充更方便，并且可针对集团组织单位组合和扩展迅速做出相应的系统调整和变化，极大的适应了用户在不同环境和条件下的需求。 客户端用户组件客户端应用中间层服务器业务逻辑层服务器端程序COM组件数据库服务器ADODLLADO 图2-1 系统三层架构模型3、方案实现的关键技术在系统的实现过程中，首先要使用组件对象模型（COM）技术。在系统每个子模块服务器端的程序设计中，将每个模块的数据块及相应的实现都生成为一个dll文件并封装到一个COM组件中。客户通过COM组件对象，能方便地访问服务器中数据库的信息，真正脱离传统的C/S结构，从而完成三层结构的实现。其次是使用ADO数据存取技术。它是以COM技术封装OLE-DB后形成的对象，因此它具有许多OLE-DB的特点。ADO可以存取不同类型的数据，无论是传统的关系数据库，还是非传统的数据库，它都可以存取自由。在多层分布式应用系统中使用ADO数据引擎不仅能有效提高系统的执行效率，还能节省系统资源让应用系统执行得更为稳定，服务于更多的用户。在软件开发领域，有许多工具适合于开发办公管理系统软件，可以采用Microsoft公司的ASP.NET作为开发工具。ASP.NET是在VB语言基础上发展起来的，它支持分布式组件技术、分布式数据库技术和分布式Web技术，可以用ASP.NET创建自己的对象，也可以使用MFC中的现成组件及第三方控件，轻松地实现面向对象的应用程序开发。4、系统功能模块4.1系统功能模块结构根据系统功能需求，办公管理系统设计为四个模块：公共信息；个人事务管理；协同办公管理；系统管理及设置。设计的目标是立足现状、着眼未来，重点突出“公文和档案管理、通知公告等信息共享交流、个人事务管理”，在最为普遍的办公自动化系统上，提供以工作流为核心的成熟、稳定应用方案，以快速实现“内部协同”的应用要求。系统功能模块结构如图31所示。个人事务管理协同办公管理公共信息系统管理及设置信息内部论坛公告通知新闻中心消息中心个人资料邮件管理待办事宜公文处理项目管理会议管理客户关系档案管理员工信息维护机构信息维护办公管理系统系统设置 图3-1 系统功能结构图其中，对办公各项信息的查询是开发的重点，它的功能强弱与否直接关系到系统的成败，对于任何一种管理软件来说，能直观的反映所输入的数据，并能按一定的要求完成信息的检索，返回真正有用信息才是其核心功能。另外，对办公管理过程中产生的各种文档的管理，也同样是开发的重点，我们所想到的解决办法就是把它作为WORD、Excel文档来处理，先生成文档模板，再利用OFFICE强大的功能对文档进行编辑、处理。4.2系统功能模块设计（1）公共信息模块内部论坛：为团队成员远程交流思想提供了一个便捷的平台，用户可以在一个共同的空间里阅读、发布、回答工作中产生的疑问与论点，加强交流。公告通知：显示组织内部最新公告。新闻中心：显示组织内部最新新闻。（2）个人事务管理模块消息中心：完全基于B/S应用的即时消息应用，免除了点对点应用的安装麻烦，真正全面支持移动办公，实现团队成员的远程即时交流。个人基本资料：提供对个人帐号的维护及个性化设置。邮件管理：电子邮件模块允许您在任何地方访问您的电子邮件，其中地址簿包含个人地址簿和单位内员工通讯录，支持收发内外部邮件。（3）协同办公管理模块待办事宜：显示系统中各功能模块的最新更新或当前状态，为用户提供一个真正轻松而又有序的工作平台。待办事宜部分在办公用户的待办事宜中体现显示，部分以弹出框的形式提醒。公文处理：提供对日常工作中收文、发文、传阅、签报从起草或登记直至最终的自动归档这一过程的相应动作处理、流向跟踪、公文催办及管理，并与工作流完美结合，提供极为灵活的控制方式。项目管理：记录项目所处阶段、所耗费用等信息，并能对项目整个周期的进度信息进行查询；提供项目风险警示报告、项目质量报告、项目安全报告；提供项目成本控制、管理项目工期监控管理。 会议管理：提供会议起草、会议审批、会议安排、会议通知、会议纪要、纪要审批、会议传达、拟归档、会议通知回复等各项处理，处理过程智能化。客户关系管理：记录客户拜访内容，提供合同审批管理、销售费用管理、客户资料管理、商机管理等信息的管理，同时还可处理客户的服务请求及客户的投诉。档案管理：提供对单位档案的全套管理方案。包括系统权限与档案管理权限相结合的安全体系、案卷的建立及查询、拟归档档案的提醒及自动归档、档案借阅申请的审批及查询。（4）系统管理及系统设置模块企业员工信息维护：维护员工名单、密码及相应的授权。组织机构详细信息维护：搭建组织结构、维护部门信息。系统设置：提供后台工作流的设计及授权、邮箱的配置、上机日志的管理等。5、结束语办公自动化系统充分突出了企业运作知识在企业中的管理和地位，并引导用户在强大的知识中心中对各种信息文档进行二次利用，将传统的信息收集性管理，扩展为企业信息重利用的管理；由于采用了基于组件的多层分布式结构和先进的COM 技术、ADO技术，从而大大提高了用户操作环境的友善性，同时又极大地降低了系统的维护成本，为使用户在任何地点、任何时间进行其业务处理、大量信息和知识的查询提供了必要的条件。参考文献