第三章信息技术工具的综合应用.doc

上海信息科技（高中上册）第三章 信息技术工具的综合应用信息的获取、存储、传输、处理和呈现等诸方面工作都会用到一些工具，这种工具既可以是硬件形式，也可以是软件形式。一项实际的信息处理项目，通常涉及到多项软件和硬件。社会的需求促进了技术的发展，信息技术工具才会如此丰富：既有专门的，也有通用的；既有简易的，也有豪华的；既有高性能的，也有低价格的。在如此众多的工具中，正确选用并综合运用它们来进行信息处理，并力求做到高效、节约、合理，是我们必须具备的信息素养。第一节 运动会奖状现场打印在信息技术的应用实践中学习信息技术，在信息技术的学习中应用信息技术。用我们学过的信息技术知识和技能来为实践服务，这是提高信息素养最有效的途径。把在小学、初中阶段学过的知识和技能应用到实践中，并在原有基础上进一步深入研究，发掘以前不知道或没有学过的功能，是一件很有意义的事。通过本项目实践活动，希望能对原有的知识和技能进行发掘，努力思考，举一反三，提升自身能力，为现实的应用实践服务。项目背景：学校拟举办第九届秋季学生运动会，由我们高一学生会配合学校体育教研室来负责这届运动会的相关的信息处理工作，特别是要在运动会比赛的现场打印各个比赛项目的奖状，这是我们进行实践、大展身手的好机会。任务分析：1在运动会的相关的信息处理上要事先进行哪些准备工作？2运动会过程中如何进行信息的采集、发布和传递等工作？3要实现在运动会现场发奖状，需要做好哪些工作？4我们如何帮助体育教研室办好这届运动会？方法和过程：在学校运动会中，有很多工作都可以使用信息技术进行处理，但运动会奖状现场打印尤其具有挑战性。问题研究：现场打印运动会奖状需要哪些信息技术硬件工具？哪些软件（工具）？哪些信息可以事先准备？现场需要获取哪些信息？在现场打印运动会奖状过程中需要用到哪些技术（数据的统计、排位、格式）？如何使打印机依次把奖状打印出来？一、准备工作1软、硬件工具的选择根据现有的计算机软、硬件知识，提出现场打印运动会奖状需要的设备和软件，并确定事先需要进行哪些预备工作，现场需要获取什么信息，如何获取这些信息，通过体育教研室了解前几届运动会的情况，等等。通过小组分工，组员分别去办公室了解学校可以调用的计算机、打印机等设备，去体育教研室了解历届运动会情况，以及现场打印有无特殊要求等信息，获取第一手原始资料，充实、丰富自己的知识，并记录下来：现有资料： 硬件：计算机： 打印机： 软件： 2打印数据的获取通过Excel表格，可以较方便地建立运动会报名表，表中内容主要有编号、姓名、项目、组别等栏目。在整个报名数据总表中输入成绩不太方便，因此有必要预先处理：将报名总表按运动项目排序，然后将其分别复制到各个子表，以便在运动会现场录入成绩，如图3.1.1所示。图3.1.1 运动会报名工作簿中各种数据表各项目的数据子表也最好事先按组别排序，到时一组赛事结束就可以很方便地录入成绩，如图3.1.2所示。图3.1.2 成绩记录表运动会上按子表进行成绩录入工作，该项目成绩全部输入完毕后，再排位以产生名次，供赛场即时广播用。同时，还可以将预定名次的记录复制到发奖子表待用。比赛名次至少有两类：一类是数值越小成绩越好，如各类以时间计量的径赛项目；另一类则数值越大越好，如以距离计量的投掷、跳远等田赛项目。此外，还有许多以技能衡量并由裁判主观评分的。电子表格中有专门的排位函数，可以方便地对每一项目进行排位处理。3记录名次的确定（排位函数RANK的使用）比赛成绩输入后，要对比赛成绩进行名次的排列。使用Excel提供的统计类的排位函数可以很方便地完成排列名次的任务。排位函数是某数值在一个区域范围内（通常是一列数字）相对其他数值的大小所排出的位次，通常建立一个“排位”列，在单元格中插入函数RANK（如图3.1.3所示），并指定某单元格中的数值及相对于某范围所有的数值。图3.1.3 插入RANK函数对话框实际使用中，可以对各项目分别按照要求进行排位，然后把需要发奖的记录集中复制到一个表中，以便于数据的调用。在Excel“插入函数”对话框中，选定一个函数后，系统会给出所选函数的功能和简单的语法格式的提示，我们可以根据这个提示来学习这些函数的用法。根据提示信息，RANK函数需要有三个参数（如图3.1.4所示），分别是Number（某数值）、Ref（范围）和Order（排位顺序），前两个参数须分别指定单元格和区域（列），而排位顺序默认是从大值到小值，可以省略，如果需要由小到大排位，则需要用一个非0值作为order参数。图3.1.4 根据提示来学习函数的用法在指定函数RANK的参数Number时，可以用单击单元格（如E2）的方法来完成；在指定函数RANK的参数Ref时，可以用拖曳单元格（如从E2至E9）的方法来完成（如图3.1.5所示）。要完成其他单元格的函数插入时，不必重复同样的操作，可以改用拖动自动填充柄来完成各单元格的函数的复制。但是，马上就发现了问题：除第一个单元外，其他单元格的排位函数的值不是我们所预想的，如图3.1.5所示。 图3.1.5 复制后排位值出现错误分析问题产生的原因：_解决问题的方法：_二、借用Word的“邮件合并”及打印功能既然欲打印的数据都在Excel电子表格中，我们会很自然地想利用Excel的打印功能来打印奖状。但由于Excel在打印设置中对纸张、打印位置的设置、定位等方面很难按我们的要求打印出所要的奖状，所以，我们考虑借助打印功能较强的文字处理软件Word来实现。能不能让Word软件在指定的位置上，调用Excel电子表格中的数据来完成打印呢？下面我们尝试借助Word的“邮件合并”及其打印功能来完成打印任务。1打印界面的设定以使用普通现成的空白奖状纸为例。由于奖状和通常使用的A4、A3幅面打印纸有所区别，所以首先要根据现有奖状大小来设置打印尺寸。在Word菜单栏上单击“文件”“页面设置”，打开“页面设置”对话框。在“页面设置”中进行如下设定（如图3.1.6所示）：在“页边距”选项卡内将纸张的方向选择为“横向”。切换至“纸张”选项卡，在“纸张大小”栏目中根据所准备的奖状纸尺寸输入纸张的宽度和高度。单击“确定”按钮，设置生效。 图3.1.6 页面设置我们可以先将欲打印的奖状布局和内容画一个示意图，如图3.1.7所示。图3.1.7中，第一行的姓名、第二行的运动项目、第三行的名次在每张奖状上是不同的（即括号里的内容，这里的括号及其里面的内容表示该内容所在的位置），其余内容（如“*”号用实际文字）则固定不变。（姓名）同学获上海市*学校第九届秋季运动会（运动项目）第 （名次） 名上海市*学校 *年*月*日图3.1.7 打印内容示意图在Word中，可以用尺量一下第一行姓名的打印位置：上边距和左边距各为多少，该尺寸可以在页面设置时输入。后面各行则可以通过调整行距和空行，来调整各行的相对位置，并通过缩进来调整首字位置。2启用邮件合并功能打开刚才设计的奖状文档，在Word菜单栏上依次选择“工具”“邮件合并”，出现“邮件合并”任务窗格。选择文档类型为“套用信函”，单击“下一步”，将开始文档选为“使用当前文档”，如图3.1.8所示。 图3.1.8 启用邮件合并3连接数据源单击“获取数据”按钮，选择“打开数据源”，如图3.1.9所示。 图3.1.9 在当前文件上链接数据源选择数据文件类型为“*.xls”，找到“运动会-发奖.xls”这个文件（由于Word 2000通常是从整张数据文件进行数据链接的，而Word 2003可以选择工作表，为便于操作，最好首先将“运动会.xls”中的“发奖”表单独复制出来，这样可以简化操作），单击“打开”按钮，进入“选择表格”窗口（如图3.1.10所示）。 图3.1.10 选取数据表4插入项目“域”确定数据源后，系统会给出“找不到合并域”的提示（如图3.1.11所示），这是因为在刚才的主文档中还没有设定合并域的缘故，单击“编辑主文档”重新进入文档编辑。图3.1.11 系统提示域是一种特殊的代码，用于指示Word 在文档中插入某些特定的内容或自动完成某些复杂的功能。“邮件合并”实际上就是利用“域”来取代指定的信息，从而达到在设定的界面上显示数据表记录的目的。在Word文档里，选中应填写“姓名”处，然后在Word工具栏下面，找到“插入合并域”的下拉列表框，该列表框列出了数据表的所有字段名，选择“姓名”，插入“姓名”域，如图3.1.12所示。此时，在奖状的插入点就会出现一个显示为“姓名”的域。依次将“项目”“名次”插入到指定的位置上，整个“插入域”即算完成。 图3.1.12 插入合并域完成后的界面上，可以看到用书名号括起来的域项目，如图3.1.13所示。图3.1.13 插入域后的编辑画面单击“查看合并数据”按钮（如图3.1.14所示），移动数据的箭头预览各记录（如图3.1.15所示）。图3.1.14 查看合并数据图3.1.15 预览合并后的数据5打印最后，单击“下一步”按钮，即可进入到“完成合并”窗口。此时，我们有两个选择：直接打印合并好的文档，或者将合并后的文档另存为新的Word文档（如图3.1.16所示）。图3.1.16 合并至新文档单击“合并到打印机”，在弹出的对话框中选择要打印的奖状（可选择全部打印或指定打印的具体条目）。然后，将打印纸装入打印机的进纸器中，单击“确定”按钮即可打印。三、活动评价“运动会奖状现场打印”整个项目活动的参与过程，无疑加深了对已经学习过的办公软件功能的了解。此外，一个学习团队的每位成员，其过程参与情况如何，交流沟通情况如何，以及技术能力如何等，都会对项目的进行有一定的影响；反之，整个项目活动的参与过程也会对每位成员有一定的影响。反思和评价这一参与过程，可以加速自身的提高，促进能力的发展。与本书配套的练习册中有研究性活动的评价表，可供参考。四、项目拓展拓展一：前面介绍了使用Word的“邮件合并”功能来实现数据的指定格式打印，其实用Excel软件也可以实现这一目的。在Excel中，一般可以使用“Vlookup”函数将打印数据调用到事先设定的打印区域中，并设置一个简单的顺序打印指令（宏），然后就可以比较容易地实现自动打印的目的了，具体实施方案，请参见教材配套光盘有关内容。拓展二：本章节较全面地介绍了运动会奖状的现场打印项目，为了迎接学校的庆典，高一学生会积极行动起来，你们的任务是：制作邀请函和来宾胸卡。从兄弟学校活动中看到的样张如图3.1.17、图3.1.18所示。其中，邀请函为A4彩纸打印；胸卡则使用照相级打印纸制作，一张A4照相级打印纸可以打印8张胸卡。图3.1.17 邀请函图3.1.18 来宾胸卡示意图来宾胸卡要求带有照片，虽然Word中没有直接的工具可用，但可以用Word中调用图片的“域”命令（IncludePicture）来实现。这里的难点是如何使“域”命令能够根据相应的项目“自动”选择相应文件名的图片。实现照片域的关键是：通过“域”命令“MergeField” 调出指定数据源字段的内容，再通过“IncludePicture”命令调用“MergeField”命令调出的图片文件名。具体过程如下： 先把光标定位在要插入照片的地方。 按“Ctrl+F9”组合键插入一个域，输入“IncludePicture e:photo”（这里假定图片文件在“e:photo”文件夹中）。 按“Ctrl+F9”组合键插入一个域，输入“Mergefield 编号”，光标定位到这个域之后再输入“.jpg”。其结果为：IncludePicture e:photoMergeField 编号.jpg，如图3.1.19所示。图3.1.19 照片域 单击“合并到新文档”按钮。 按“Ctrl+A”组合键全选。 按P9键，显示域的内容。【注意】IncludePicture域中文件名的路径用“”代替“”。IncludePicture域支持长文件名，例如：IncludePicture C: SettingsAdministrator桌面用Word邮件合并实现批量打印带照片证件邮件合并photo005.jpgIncludePicture域中的文件名路径既可使用相对路径，也可使用绝对路径，如还可写为：IncludePicture 邮件合并photo005.jpg，文件被保存后，会从文档所在的文件夹中去找对应文件。第二节 今天我当小老师学习是没有终点的竞赛，没有绝对的老师，只有先学和后学。我们知道，软件是程序和相关文档的集合，这些文档提供了该软件的功能和使用方法等信息。在本项目的实践活动中，我们将这些相关文档看作“第一手”老师，并结合软件自身的菜单、帮助和他人的经验，来尝试把软件的使用方法告诉初学者。项目背景：社区老年学校向我校求援，希望能够帮助他们讲授几次如何使用计算机软件的课程。高一学生会认为：参与社区文化建设，为社区服务也是学生的必修课，要求学校把这一光荣任务交给他们项目任务：1基础班要求介绍图片截取的知识2趣味音乐班想知道如何使用MIDI工具3数学班希望能够使用几何画板4摄影班要求学习图片的降噪处理方法项目分析：上述各项目都要求介绍一些计算机软件的基本使用方法，教学对象可能计算机操作的基础知识比较薄弱。因此，介绍要浅显，要图文并茂，最好能够制作成小讲义。编写讲义的过程，实际上就是“著书立说”的过程。这个项目的问题在于，我们自己可能也对上述软件比较陌生。我们要学会使用并能够有条理地把它们介绍给他人。需要我们研究的有：软件的使用环境；软件的界面；软件的基本操作。其中，软件的基本操作通常是属于“技术含量”比较多的部分，可以理几条线，或按照其功能进行介绍，或以实例进行分析。因此，有必要研究一下该软件的功能和其具体应用，找一些典型实例，还需要截取一些操作过程图片，并加上适当的注释，等等。我们要解决的是：理顺学习内容之间的关系；将学习的过程呈现在文档中；有条理地展示掌握的资源；一、软件自学同时学习多个软件也许会顾此失彼，所以我们以小组形式分别领取一个软件的学习任务进行深入“解剖”。学习一个新项目，最重要的可能是以往学习经验的迁移，尤其是软件，有很多共同之处是可以从已学软件中直接继承过来的。在已有经验的基础上，辅之以软件的帮助文件和软件的说明文件、用户手册，以及相关教材、相关网站等，可以使我们很快熟悉这个软件。此外，软件本身在操作中的界面和帮助，也是我们学习的入手之处。1从界面入手在Windows环境下使用的应用软件，在界面上有很多共同之处，这是我们迅速了解软件的一个着手处。如果是英文版的软件，可以使用英汉翻译软件辅助学习。软件界面上通常有按钮和菜单，逐一查看并作记录，对于了解这个软件的功能和操作会有很大帮助。2帮助的使用大多数软件的菜单栏中都有“帮助”项目。例如，我们可以通过Word中的帮助菜单和小助手来解决问题（如图3.2.1所示）。 图3.2.1 Word的帮助菜单和小助手有些应用软件中会涉及到较专业的命令字或函数等，这些软件通常会有关于该命令字或函数的比较详实的介绍，这对于软件的学习是必不可少的。例如，Excel中诸多函数的功能和应用我们不一定都一一清楚，当我们选择插入函数时，会出现关于该函数的简单说明（如图3.2.2所示）。如果这些简单说明仍不能解决操作的需求，还可以打开该函数的帮助文件，查看其详细的说明、应用、语法和示例等。 图3.2.2 软件中的帮助内容二、概念和提纲在熟悉该软件操作使用的基础上，整理其使用方法，将其编制成讲义的提纲，并编写其具体内容。项目一 以基础班要求介绍的图片截取知识为例，具体拟介绍SnagIt的使用，可以包括如下内容：SnagIt的使用环境和下载SnagIt的界面，菜单介绍SnagIt的基本使用方法（图像、文本和视频的截取）SnagIt的常用设置（输入、输出、过滤、选项和工具的设置）SnagIt截图的裁剪、输出、保存和应用当然，具体的还应根据需要进行适当取舍并给出示例、练习和训练的题目要求等。概念图：在整理讲义的编写思路、内容中，使用概念图来描述各部分内容间的关系，对于一个内容较复杂的项目而言是一个很好的办法。常见的概念图工具有共享软件Inspiration（其界面如图3.2.3所示），安装后一般有几十天的试用时间。图3.2.3 概念图制作软件InspirationInspiration使用方法很简单，安装后打开软件，新建一个文件，在软件的工具箱中双击一个图形，在编辑区域就会出现这个图形，可以通过该图形四角的控点改变其大小，也可以在图形中间的文本编辑区输入有关文字。如果有若干个图形，为使各图形间形成层级关系，各图形间可以通过图形边线中间的连接点拉出带箭头的连线，连线可设置为直线或曲线。适当地引入概念图可以使阅读者易于理解整体间各部分的关系，如图3.2.4所示。 图3.2.4 概念图的使用每个图形还可以单独设置注释等内容，右击图形，在弹出的菜单中选择“Add or Edit Note”项，就会出现如图3.2.5所示的注释编辑窗口。 图3.2.5 概念图形的注释单击注释编辑窗口的左上角，可以隐藏注释窗口；再单击图形右上角的标记则可以展开该注释，非常灵活方便。我们可方便地把图形拖放到合适的位置，而原来连线箭头的指向关系不变。单击线段，在弹出的快捷菜单上可以选择直线、折线或曲线等形式。三、屏幕图片截取从屏幕上截取画面、获取图像，是图片的重要来源之一。在众多的截图方法和截图软件中，掌握其中至少一种是必要的。当需要介绍软件的界面或其中的精彩画面，或在电子板报中引用某些软件中的画面时，如何把软件的画面截取下来？1最简单的全屏幕截屏如果需要截取某个软件运行时所显示的画面，可按如下方式操作： 运行软件至出现需要的画面； 按键盘上的Print Screen键； 打开要使用该图片的文件（如Word文档），把光标移到要插入的位置； 单击常用工具栏上的“粘贴”按钮，将图片粘贴在页面上。使用系统本身提供的功能，是一种比较值得推崇的方案，因为它不需要占用额外的磁盘空间和支付额外的费用，也不会产生兼容性问题。本截图方法的缺点是：功能比较弱，只能全屏幕截图（如图3.2.6所示），不提供剪辑功能（按Alt+Print Screen键，可以截图当前活动窗口），因此所截图片字节数比较大；同时所截图片需通过剪贴板导出，没有提供文件保存方式，在格式上不够灵活，而且无法保存鼠标的光标，而在许多场合这是用得到的。当然，这些不足很容易通过诸如“画图”（在系统的“附件”菜单中可以找到）等软件转换一下得到解决。图3.2.6 在查阅中国大百科全书时用全屏幕截图截下的画面2借助工具截图截图工具软件很多，现以共享软件SnagIt为例进行说明，该软件在注册前有45天的试用期。SnagIt 7.0的界面如图3.2.7所示（目前已有8.0等更高版本），使用前可以先对软件进行设置，如截取为“区域”、输出为“文件”，保存类型有很多种，可根据需要选用，推荐选用PNG格式，以使保存的图片文件所占字节数较小。图3.2.7 截图软件SnagIt的界面（1）基本使用方法 打开屏幕截图软件SnagIt； 运行软件至出现需要的画面； 按住键盘上的Ctrl和Shift，再按下P键（默认按键），进行截图； 对所截画面进行裁剪； 保存截图画面为文件。（2）常用设置输入设置：通过“输入”菜单，可以根据需要选择屏幕（全屏幕内容）、窗口（截取后可以通过单击需要窗口使之单独保留下来）、活动窗口（仅截取活动窗口部分）、区域（截取后用光标拖曳出的一块区域）等选项，并可以设置是否保留屏幕上的光标。输出设置：通过“输出”菜单，可以根据需要选择打印机、剪贴板、文件、发送邮件等输出方式（通常设置在“以文件输出”方式较为便利）；可以设置是否需要预览输出的图像；还可通过其属性对话框确定输出的文件格式（如图3.2.8所示）。图3.2.8 “输出属性”对话框过滤设置：可以设置颜色和分辨率，确定输出的图像以多少种色彩、多大图形输出图像。选项设置：主要设定热键的设定和程序界面，并可设定捕获屏幕时是否隐藏SnagIt程序本身的界面（如图3.2.9所示）。 图3.2.9 “程序参数选择”对话框工具设置：设定捕获的对象为图像、文本或是视频。（3）对屏幕截图的裁剪在屏幕方式下截图，往往不需要整个屏幕图像，仅保存裁剪后所需要部分的图像是比较灵活的方法。用SnagIt裁剪图形很方便，拖曳鼠标选定裁剪范围，被选定的范围会出现红色边框，拖曳的终止处可见到鼠标的“十”形光标，松开鼠标，裁剪范围即被选定，如图3.2.10中的两张缩略图已被选中。图3.2.10 选中需要裁剪的部分然后，在截图界面的工具条上单击“裁剪”按钮（红线画圈处）即可保留裁取部分。四、格式和目录1格式完成了讲义的提纲、素材等一系列的准备工作后，就可以进入实质性的编写工作了。编写过程中，如果能够正确运用文字处理软件的样式和格式工具，可以达到事半功倍的效果。Word的格式菜单里有一个“样式和格式”选项，利用样式表中内设的标题样式，直接对提纲的各个章节条目进行格式处理，可以很快把整个作品的框架搭起来。把事先编制好的讲义提纲输入到新的文档后，首先从“视图”菜单中选择“样式和格式”选项，这时屏幕右侧的默认“任务窗格”出现一个格式选择列表，选中提纲的一个条目，根据其在作品中的章节级别，在选择列表中点击相应的格式，该格式就在文档中立即生效了。依次完成所有条目的格式处理后，即可编写内容。在上述各条目的段末回车，该条目下出现空行，这个空行是默认格式（一般是五号宋体字，且没有缩进等特殊格式）。由于所有条目内容已经完成了格式化，后面内容基本上都属于正文的文本编辑，因此可以将选择列表转换到“所选文字的格式”，在列表上方单击“向前”按钮，原“选择要应用的格式”列表就转到了“所选文字的格式”列表，如图3.2.11所示。 图3.2.11 样式和格式图3.2.12 格式表的翻页图3.2.13 打开格式对话框在“所选文字的格式”列表中，可以很轻松地处理一般文本的字体、段落等格式。例如，单击该表中的“缩进”，在弹出的“段落”对话框中设置首行缩进等格式后，在插入点的文字或空行处可即刻看到格式已生效。如要居中置入图片，同样可在此对话框中设置“对齐方式”为“居中”，如果该图片插入时插入点为首行缩进格式，可在特殊格式中将“首行缩进”改为“无”。这些步骤，比通过“格式”菜单进入“段落”对话框来操作要更为方便、快捷。2目录如果各章节条目都按照设定进行标题格式化，目录的制作就变得十分简单。首先，在整个文档的开头插入一个空白页：插入点位于文档最前，执行“插入”菜单“分隔符”“分页符”确定。在该空白页上输入“目录”二字，并调整好字体、字号、间隔，以及段前空出的留白，在该段落留出一二空行，然后执行“插入”“引用”“索引和目录”，在弹出的对话框中选择“目录”选项卡（如图3.2.14所示），在该对话框中设定显示级别、前导符等（通常默认格式即可），然后单击“确定”按钮，一个完整的目录就形成了。图3.2.14 “索引和目录”对话框形成目录后，如果著作又进行了修改，为了避免产生目录和正文间的不匹配现象，可右击目录页，在弹出的快捷菜单中，选择“更新域”“更新整个目录”，如图3.2.15所示。图3.2.15 目录的更新【提示】为了方便打印、装订，在编辑过程中或全文完成后不要忘了“插入页码”。3文档结构图编写一个较大的文档时，前后翻页十分不便，此时可利用Word的“文档结构图”简化前后翻页。打开“插入”菜单，选择“文档结构图”，屏幕左侧出现文档结构图（先决条件是各章节条目必须按照标题级别进行格式化）。结构图上的每个条目与文稿中的条目一一对应，单击结构图的条目，就可以立即翻页到该条目的页面，十分快捷。如图3.2.16所示。 图3.2.16 文档结构图菜单和实样五、项目拓展1资料的收集在把自己的学习成果编写成册的过程中，可能需要参考很多书籍、网络资料等，怎样才能把书本的资料摘录下来？我们可以用扫描仪将纸张上的内容转换成图片，还可以使用OCR软件（光学字符识别）识别纸张上的文字，成为文本内容，这些极大地方便了使用者。如何使用扫描仪，如何使用OCR软件，可以参阅配套练习册中的相应部分内容。2资料的管理在本实践项目实施的过程中，会收集到很多资料，同时也会自己制作出许多资料。例如，为了向他人介绍某软件的操作，也许需要自己把整个操作过程的各步骤屏幕画面截取下来；还可能会列出许多小的“概念”、名词等，并做成一个个名词解释的小文档，等等。面对这些资料，你是如何管理的呢？把自己在文档管理方面的经验介绍给大家，互相交流一下，这是一件很有意义的事。3在电子文档中加入动态操作内容SnagIt虽然主要用于屏幕截图，但也可以截取文本和视频。在SnagIt的视频截取方式下，任何屏幕操作都会被记录下来，如果你用话筒来边讲边操作，甚至还可以记录为有声视频文件。方法并不复杂，本教材不提供操作讲解，请同学们自学解决。第三节 数据安全的讨论在信息技术的应用实践中，通常是应用实践的需求促使产生应用软件、硬件。在具体的信息问题中，同样也面临如何选择合适的软、硬件工具的问题。如果没有这样的工具，那就要把它创造出来，如果这样的工具不完善，就要优化这工具。选择一个合适的工具，可以达到事半功倍的效果；而如果选择了不适当的工具，则会使事情变得复杂，甚至事倍功半的效果也达不到。本项目实践中，你将根据不同的处理要求选用适合的工具，达到优化处理的效果。项目背景：星期日的午后，小张正在为班级制作“生动的国防教育东方绿洲见闻”的主题网站时，突然断电了，这时小张才想起上午曾见到大楼告示栏中的提醒“因检修，中午1：001：30停电，给居民们带来不便，向居民们致歉”。下午，小张再次打开电脑时，发现进不了系统了，屏幕提示：Operation Mission这一事件引发了班级的一场讨论，这就是数据的安全问题。项目任务：1数据安全有哪些潜在的隐患？软件的，硬件的，使用的或者是维护方面的？2不同类型的数据安全问题，分别可以采取哪些防范策略？如何防范和减小断电等外因对数据造成的损害？如何防范和减小操作和维护上的失误对数据造成的损害？如何防范和减小病毒、黑客等对数据造成的损害？系统安全措施： 文档安全措施： 一、文档安全保护好文档实际上就是保卫劳动的果实。影响文档安全的因素很多，有项目背景中提到的突然断电造成的文档丢失（想一想，为什么？），也有因病毒感染等因素造成的问题，甚至还会有把旧文档或空文档覆盖了新文档的错误操作，等等。因此，要保护好文档，除了要提高自己的操作能力，避免低级错误外，查杀和防范病毒、进行文档备份是最重要的措施。此外，由于计算机中各种设备的驱动程序对计算机性能影响重大，也应该将这些驱动程序作为重要文档进行备份保存。1查杀和防范病毒在计算机中安装和使用杀毒软件，可以在很大程度上避免病毒的侵扰。各种杀毒软件除了各具自己的特色外，其基本功能和使用方法大多大同小异。安装杀毒软件后，通常会自动在计算机上加载病毒防火墙。以某杀毒软件为例，单击任务栏上的图标，打开防火墙的界面窗口。在磁盘列表中选择需要查杀病毒的磁盘，在“高级配置”中进行防毒设置等（如图3.3.1所示）。图3.3.1 “高级配置”对话框中的“防火墙配置”选项“高级配置”对话框中有“静态扫描配置”、“防火墙配置”、“系统配置”和“升级定时配置”等选项卡，各选项卡中都有若干个设置内容，我们可以根据实际需要进行设置。在计算机使用过程中，防火墙能自动监视系统中发生的情况，若发现病毒，通常会弹出警告信息，同时拒绝读写染毒的文件等。有时，虽然防火墙没有给出病毒的信息，但当计算机频频死机或速度明显变慢等时，也可以指定杀毒软件进行静态扫描查杀病毒。由于Windows 系统运行时加载了相当一批程序或文件在内存中，有可能使病毒躲过查杀，因此有必要在DOS系统下杀毒。各种杀毒软件基本上都可以制作具有杀毒功能的DOS启动盘，用以重新启动计算机，并查杀病毒。2文档备份（1）在移动存储设备上保存备份大部分情况下，文档可以使用U盘等移动存储设备来保存。使用U盘等移动设备存储的最大优点是方便。目前，U盘的容量已经相当大，且可以反复读写。只要将U盘插入电脑的USB口，系统就会自动检测并给出一个盘符，这时就可以如同正常的一个硬盘分区一样使用U盘了。建议首先在移动存储设备上建立文件夹，然后复制备份文档。【注意】需要保存的文档存储完毕后，不能直接拔出U盘等移动存储设备，而要单击任务栏上的USB设备按钮，停止该USB设备，待系统给出明确的可以拔出的提示后，方能拔出。（2）文件的压缩有时，文档会由许多小文件组成，对其的复制和管理都不太方便，可以将这些文档压缩打包，然后复制备份。通常地，一台计算机中都安装有一两种常用压缩软件，目前最为流行的有 WinRAR和WinZip等。由于WinRAR直接支持WinZip文件格式，且操作便捷，故用得较多。这些软件最简单的使用方法就是：通过右击文件或文件夹，在弹出的快捷菜单中选择适当的操作项目，即可轻松完成压缩或者解压缩。以WinRAR为例，在资源管理器的文件或文件夹的右击快捷菜单中会出现相应的选项（如图3.3.2所示）。启动WinRAR软件，或双击压缩文件也可直接打开WinRAR。图3.3.2 普通文件和文件夹的右击快捷菜单，以及WinRAR压缩文件的右击快捷菜单右击需要备份的文档，在弹出的快捷菜单中选择“添加到压缩包”或“添加到XX.rar”选项（试一试，看两者有什么区别），选择前者后会出现如图3.3.3所示的对话框。 图3.3.3 建立压缩包的对话框在该对话框里按照需要进行适当的设置，按“确定”后，程序开始进行压缩操作，此时可以看到有一个显示压缩进度的窗口，压缩完成后，窗口自动关闭。这时，在所压缩文件或文件夹的同级文件夹（或在对话框里设定的文件夹）下，出现一个扩展名为“.rar”的压缩文件。右击该压缩文件查看它的属性，可以很直观地了解该文件的压缩情况（如图3.3.4所示）。图3.3.4 压缩文件的属性（3）压缩文件的解压缩双击压缩文件可以直接打开相应的压缩软件，在这个压缩软件的窗口上（如图3.3.5所示），可以清楚地看到压缩包中所包含的各种文件和文件夹。在内容窗口选择需要解压缩的文件或文件夹，然后单击工具按钮，进行相应的操作。图3.3.5 WinRAR窗口 在操作界面窗口中选定要解压缩的文件后，单击工具栏上的“解压缩到”按钮； 在“解压缩路径和选项”对话框中设定解压缩后文件的保存路径； 单击“确定”按钮进行解压（如图3.3.6所示）。图3.3.6 “解压缩路径和选项”对话框更加简单的解压缩的方法是：在上述对话框中，直接把文件拖曳到资源管理器相应的盘符和文件夹中。（4）在压缩包里添加或删除文件在压缩包里删除文件需要双击压缩文件，并在解压缩对话框里选择需要删除的文件，并单击“删除”按钮，然后在出现的确认对话框里输入确认信息，即可完成操作。WinRAR支持直接将资源管理器中的文件拖曳到压缩包的操作，如同在资源管理器中将文件移动到文件夹的操作一样（但这里是复制到压缩包内部）。3驱动程序备份一些计算机因为购买日久，随机附送的驱动光盘可能损坏或丢失，网上也找不到早期设备的对应文件，这就需要使用“驱动备份专家”“驱动备份精灵”（如图3.3.7所示）等软件来备份。从网上找到、下载这类软件，安装后可直接运行，软件将检测当前系统中安装的驱动程序。在驱动程序的检测列表中，勾选需要备份的内容并单击“备份”按钮，按照提示选择存放路径后单击“确定”，即可实现驱动程序的备份。图3.3.7 驱动备份精灵界面图重新安装系统后，还可以用该软件将备份的驱动程序复制到原来的位置，完成其设置，使原来的驱动直接生效。在以上介绍的各种文档备份过程中，建议随手写一个说明文本文件，便于以后使用时能很清楚地知道这是什么时候备份的什么内容。二、系统安全操作系统是维系计算机硬件和软件的桥梁，也是人机交互界面的提供者，前面的项目背景里提到小张的计算机所出的问题，实际上就是操作系统的问题。对系统文件的误操作（如误删了某些文件、对注册表的不当修改等）或病毒的侵扰、硬件故障等都可能产生操作系统的问题。由于操作系统在计算机系统中的“地位”非比一般，操作系统本身也带有很多防范措施，如自动修复、系统还原等。我们有必要做到有备无患。1系统还原的创建系统还原是Windows XP操作系统中的一个重要功能。通过系统还原，可以对系统文件和程序文件进行备份，并在操作系统发生问题时恢复到备份时的状态。系统还原的具体操作过程如下：单击“开始”“程序”“附件”“系统工具”“系统还原”。如图3.3.8所示。在对话框中按照提示进行有关设置，即可轻松创建还原点。图3.3.8 系统还原菜单项2硬盘分区备份安装一遍Windows系统需要不少时间，再加上还要安装各类驱动程序（如显示卡、声卡等的驱动程序）以及常用软件也需要很多时间。如果在完成操作系统和常用软件的安装后，将整个安装好的内容作为初始状态保存起来，当系统出现问题时，将其恢复到这一初始状态，就可以迅速回到良好的工作状态。Ghost是一个硬盘拷贝软件，它可以把整个硬盘或其分区作为映像文件加以保存，即：对硬盘或硬盘分区进行“克隆”。使用Ghost为系统及软件分区作备份，过程如下：首先，应该对系统进行必要的调试，并查杀病毒、清空回收站等，使该系统能够满足各种基本的使用要求，并具有良好的工作状态。将Ghost软件、（鼠标驱动程序）复制到一张格式化并带有系统文件（能启动计算机）的软盘中，或制作成启动光盘。用该盘启动计算机，进行以下操作： 计算机从A盘（软盘或光盘启动的虚拟盘等）启动后，在提示符下键入“mouse”并回车，装载鼠标驱动程序； 键入“Ghost”，并回车，启动Ghost 程序； 执行“Local”“Partition（s）”“To Image”命令（如图3.3.9所示）；图3.3.9 Ghost的菜单 进入“Select local source drive”对话框，如果机器里只有一个硬盘，此步可略过； 按回车键，进入下一个“Select source partition(s) from drive1”对话框，在“1”上选“OK”后回车（如图3.3.10所示）； 图3.3.10 选择制作映像文件的分区 图3.3.11 建立映像文件 在D盘或其他硬盘分区中创建一个扩展名为“GHO”的映像文件，文件名可任意取一个不多于8个英文字母或数字符号的字串，有意义便于记忆更好（如图3.3.11所示）； 按回车键，进入下一个对话框“Compress Image File”，在三个选项（No、Fast、High）中一般选High，以减小映像文件容量（如图3.3.12所示）；图3.3.12 选择压缩方式 当提问“Proceed with partition dump”时，回答“Y”开始制作，完成后在D盘中会有一个扩展名为“GHO”的文件； 完成映像文件的制作后取出启动盘，重新启动计算机，可以在指定分区中看到刚才生成的映像文件。由于现在的系统动辄数百兆甚至几个GB，因此,生成的映像文件可能较大，为避免意外，可以将映像文件刻录在光盘备用。将Ghost软件和鼠标器驱动程序一起刻入，并制作成启动盘后，则该光盘可直接作为修复工具使用。三、恢复系统当计算机出现因病毒、文件误操作使系统崩溃，或因系统长期不整理，文件垃圾等严重影响系统的速度和运行等这样一些情况时，就需要恢复系统了。1从还原点还原如果曾经创建过系统还原，可以考虑从还原点还原： 打开“系统还原”对话框，选择“恢复我的计算机到一个较早的时间”； 单击“下一步”，“选择一个还原点”，然后“确定还原点选择”； 重新启动系统，还原至所选择的还原设置时的状态。应该指出，建立还原点将占用大量硬盘空间，建议仅对操作系统所在的分区进行“系统还原”，其具体方法如下： 右击“我的电脑”，选择“属性”，在“系统属性”对话框中切换到“系统还原”选项卡； 选择需要关闭“系统还原”功能的各驱动器分区，设置关闭即可。图3.3.13 设置系统还原系统还原时并不删除从建立还原点到系统还原这段时间用户所建立的数据，因此，它是系统出现问题时的一个非常可行的解决手段。2启动盘如果问题严重到系统还原也解决不了，或者以前没有创建过系统还原，则可能需要从磁盘工具入手去解决故障。磁盘工具软件中有很多都是基于DOS操作系统的软件，因此在使用磁盘工具时需要一张启动盘，以便在DOS系统下执行这些软件的操作。以前广泛使用软盘和Windows 98时，通常在Windows 98系统中制作一张可以引导系统的启动盘后，然后在刻录软件中读入此盘信息进行刻录。当然，也可以根据软盘容量增加一些必备的程序，如F、Ghost.exe等。现在比较多的做法是通过软件将现成的可启动软件光盘的启动系统读出，并制作成启动文件，然后将其刻录下来。启动盘的刻录仅比数据盘的刻录多