05.会议管理制度.doc

员工办公管理制度文件编号HD-RP-05版/次A/1生效日期2013年01月01日台山市恒达家居工艺制品有限公司页 次第 5页 共 5 页1.0 目的：为规范会议管理程序，提高会议效率和决议能力，特制订本制度。此制度适用于公司及各部门召开的各类例会及专题会议。2.0 范围：公司范围内建立有效沟通和培训管理体系，适用于公司全体员工。3.0 职责：3.1 人事行政部负责公司例会的组织、记录、整理会议纪要并及时下发。3.2 各职能部门负责本部门会议的组织、记录、整理会议纪要并及时下发与跟踪。4.0 工作程序：4.1 例会4.1.1 总经理例会1、会议主持：总经理2、会议时间：每月底一次，具体时间提前通知。3、参加人员：总经理、副总经理、及指定部门负责人。4、会议内容：（1）、讨论制定月度工作计划，总结和完成计划的措施和办法。（2）、讨论研究发展项目的可行性、策略、意向书及合同等。（3）、检查、研究重大项目的阶段性工作情况、工作安排或计划，检查发展项目进度、质量、成本的控制情况。（4）、定期通报资金运转、资金投入情况、公司开支情况、审核财务的预决算。（5）、讨论公司架构，人员编制、工资调整和公司员工的任免、奖惩；讨论决定部门的职责范围。（6）、研究决定员工的福利待遇及有关事宜。5、会议决议跟踪：将会议的决议、具体工作责任人、协助部门、工作完成的具体时间、效果验证人记录在会议问题解决进度表中，确保会议的效果。51 行政例会1、 会议主持：常务副总经理2、 会议时间：每双周一次，定在周一9：00开始。3、 参加人员：行政部所有成员。4、 会议准备：参加人员必须将上双周的工作总结和本双周的工作计划汇总填入每双周工作总结及计划安排表中，并在会议中扼要发言。5、 会议流程：52 （1）、会议主持人就上双周问题的解决情况进行通报和总结。53 （2）、参加会议的人员都要轮流发言，先总结上双周工作情况，反映所存在的问题，并阐述本周的工作计划。54 （3）、上级领导与相关部门一起定出问题解决方案，落实工作负责人和完成的时间。6、 会议内容：55 （1）、检查、通报上双周工作完成情况及所存在的问题。56 （2）、安排、布置本双周各项重要工作。57 （3）、检查、通报生产进度、业务跟单进度及货款回笼的情况。58 （4）、讨论协调各部门之间的问题等。7、 会议决议跟踪：将会议的具体问题、解决方法、问题解决责任人、协助部门、工作完成的具体时间、效果验证人记录在会议问题解决进度表中，确保会议的效果。59 专题会议1、 会议主持：项目负责人。2、 会议时间：按具体情况。3、 参加人员：相关人员或指定人员。4、 会议内容：510 （1）、该项目的沟通、安排、布置工作。511 （2）、该项目的实施、检查、改进工作。512 （3）、其他相关事项的沟通协调。513 (4)、集思广议形成专题会议决议或初步实施方案，并落实相关责任部门、责任人。514 部门早会1、 会议主持：部门经理2、 会议时间：每天早上9：30分10：30分。3、 参加人员：本部门人员及相关责任人。4、 会议内容：515 讨论本部门存在问题。516 其他相关事项的沟通协调。517 会议纪律518 接到会议通知后，预先安排好工作，做好会议准备，按时间、地点准时出席会议。519 与会人员如因其他公务不能准时出席必须向会议主持人请假，必要时须安排部门其它人员代理出席会议。会议记录人要做好会议记录，及时分发、备查。520 会议期间手机必须调整为振动状态，并不得发出响声。若不能调整为振动则必须关闭手机。（特殊情况与会人员的手机是否关闭，由会议主持人决定）。521 会议进行时，与会人员如需处理紧急事项，应向会议主持人请假。522 会议进行中，其他人员不得擅自敲门进入会场找人，如有紧急事项，应向会议主持人请示。会议期间，严禁打手机、迟到、早退、讲与会议主题无关的事项。523 会议完毕由会议主持人宣布散会时参会人员方可离场。524 为严肃会议纪律，对迟到、早退者每次罚款10元，对手机响者每次罚款10元，对旷工、会场打手机影响严重者每次罚款10元。525 参加重要会议的人员，要严守会议