参考例子--ERP采购管理子系统功能设计.doc

ERP采购管理子系统作者填写日期版本：修改修改日期审核：审核日期61. 采购管理子系统1.1. 子系统功能概述1.1.1. 子系统功能结构采购管理功能结构如图1所示：图1 采购管理功能结构图1.1.2. 子系统功能说明u 采购申请1) 请购单建立。该功能用于相关请购部门（如采购部，质检部，各项目部）根据自身需求提出物料采购申请，所申请的采购物料信息提交到物料需求计划列表。用户合法登录后选择了建立请购单，系统显示建立请购单界面，系统自动生成请购单号，请购日期及经办人。用户录入请购部门，并在请购明细的物料编码选项中选择物料，系统提供模糊查询功能，用户在不知道物料具体编码的情况下，可以输入物料的某些重要属性，如物料材质，名称，规格。系统根据输入的信息自动检索出匹配的数据项，以提供选择。选择物料之后，物料名称和单位系统根据所选物料自动填入，用户还需录入请购数量，到货日期和备注等相关信息，录入完毕后按保存按钮即可提交请购需求。2) 请购单查询。该功能给相关人员提供查询所建立的采购申请，并可查看请购单明细。用户合法登录后选择了请购单查询，系统显示请购单查询界面，用户可通过选择不同查询参数进行组合查询。系统提供的主要查询参数有请购单号，请购部门，经办人，物料编码，物料大中小类以及请购日期范围等。3) 物料需求审批。该功能用于仓管人员对所提交的物料请购信息进行审批，审批通过后的物料将转到物料采购计划列表中。用户合法登录后选择了物料需求审批，系统显示物料需求审批界面，界面显示已提交但未审批过的请购单信息。如果数据量太大，系统同时提供了查询的功能，可根据不同查询参数进行组合查询，以方便用户快速找到要审批的请购单。主要查询参数有请购单号，请购部门，经办人，物料编码，物料大中小类以及请购日期范围等。4) 采购计划查询。该功能可用于查询物料的采购计划信息及其状态，包括物料的计划采购数量，交货日期等。主要查询参数有物料编号，物料大中小类及请购日期范围等。采购计划状态包含有：询价中，报价中，下订单中等。u 采购报价1) 询价单建立。该功能用于采购人员建立采购询价单并向物料供应商发送物料询价单。用户合法登录后选择了询价单建立，系统显示询价单建立界面，用户录入报价截至日期和供应商，系统提供模糊查询供应商功能，用户在不知道供应商编码或供应商具体名称的情况下，可以输入供应商名称中几个重要字符，或者是供应商的某些重要属性，如供应商区域，供应商联系人，联系人电话等。系统根据输入的信息自动检索出匹配的数据项，以提供选择。系统自动生成询价单号。用户点击选择采购计划按钮，系统弹出采购计划列表界面供用户选择要询价的物料（其中列表只显示未询价或报价的物料），用户选择完后系统将所选物料的相关信息自动填入询价单明细中，包括物料编码，物料名称，数量和交货日期等。用户核对所有信息后可按保存按钮保存询价单并打印发送。（询价单格式见相关表格）2) 询价单查询。该功能可查询已建立的询价单及其状态。用户可通过选择不同查询参数进行组合查询。系统提供的主要查询参数有询价单号，经办人，物料编码，物料大中小类以及询价日期范围等。3) 报价单建立。该功能用于记录和管理供应商的报价信息。系统提供了两种生成报价单的途径，第一种是由采购计划直接生成，第二种是由询价单生成。用户合法登录后选择了报价单建立，系统显示报价单建立界面，用户如果点击选择采购计划按钮，系统弹出采购计划列表界面供用户选择要报价的物料（其中列表只显示未询价或报价的物料），用户选择完后系统将所选物料的相关信息自动填入报价单明细中，包括物料编码，物料名称，数量和交货日期等，而用户则需填入报价单头的供应商信息，开票方式，报价有效期，交货地点和报价类型等，以及填入报价明细的物料价格等；如果点击选择询价单按钮，则系统弹出询价单列表界面，用户选择相应的询价单后系统自动将询价单的相关信息填入报价单中，用户只需录入报价单头的开票方式，报价有效期，交货地点和报价类型等，以及报价单明细的物料价格等。报价单号有系统自动生成。用户核对所有信息后可按保存按钮保存报价单。4) 报价单查询。该功能可查询已建立的报价单及其状态。用户可通过选择不同查询参数进行组合查询。系统提供的主要查询参数有报价单号，经办人，物料编码，物料大中小类以及报价日期范围等。u 采购订单管理1) 手工生成采购订单。该功能用于在特殊情况下，直接建立采购订单。用户合法登录后选择了手工生成采购订单，系统显示手工生成采购订单界面，用户录入供应商相关信息，开票类型，交货地点及采购物料相关信息。建立后的采购订单等待采购经理进行审批。2) 自动生成采购订单。该功能用于从已有的报价信息中直接生成采购订单。用户合法登录后选择了自动生成采购订单，系统显示自动生成采购订单界面，用户点击选择报价单按钮，系统弹出报价单列表界面（系统只显示未生成采购订单的报价信息），用户选择相应的报价单后，系统自动将相关信息填入采购订单中，确认后保存提交。3) 采购订单状态维护。该功能可在必要是对建立的采购订单状态进行手动更改。如采购订单还没全部到货是可以强制更改为完成，作废采购订单等。4) 采购订单审核。该功能用于采购经理对已经建立的采购订单进行审批，确定采购订单是否需要提交上级领导二审。用户合法登录后选择了采购订单审核，系统显示采购订单审核界面，界面显示需审批的采购订单，用户根据订单物料情况确定是否需要提交进一步审核，如果需要则按提交二审按钮，提交的订单信息进入采购订单二审列表；否则按审核通过，通过后的订单信息进入待发采购订单列表。5) 采购订单二审。该功能用于对提交二审的采购订单进行审核，确定是否需要采购。如审核通过则订单信息提交到待发采购订单列表，如不通过则订单返回采购重新修改。6) 待发采购订单。该功能可对已经审核通过的采购订单进行打印发送。用户合法登录后选择了待发采购订单，系统显示待发采购订单界面，用户选择相关采购订单进行打印后发送给供应商。7) 采购订单查询。该功能可查询已建立的采购订单并跟踪其进度。用户可通过选择不同查询参数进行组合查询。系统提供的主要查询参数有采购订单号，供应商，经办人，物料编码，物料大中小类，订单日期范围和交货期范围等。可查看采购订单的采购进度，如待审批，发送中，已到货等。u 外协加工管理1) 外协加工计划录入。该功能用于各项目部根据实际加工情况，提出外协加工要求。用户合法登录后选择了外协加工计划录入，系统显示外协加工计划录入界面，用户录入外协件零件号，外协类型，外协内容和要求，数量和交货日期后保存提交。2) 外协加工计划查询。该功能用于查询已录入的外协加工计划。用户可通过选择不同查询参数进行组合查询。系统提供的主要查询参数有物料编码（零件编号），物料大中小类和交货期范围等。3) 外协询价单建立。该功能用于采购人员建立外协询价单并向外协加工供应商发送外协询价单。用户合法登录后选择了外协询价单建立，系统显示外协询价单建立界面，用户录入报价截至日期和加工供应商，系统自动生成询价单号。用户点击选择外协加工计划按钮，系统弹出外协加工计划列表界面供用户选择要询价的物料（其中列表只显示未询价或报价的物料），用户选择完后系统将所选物料的相关信息自动填入外协询价单明细中，包括物料编码，物料名称，数量，加工类型，加工内容和要求，交货日期等。用户核对所有信息后可按保存按钮保存外协询价单并打印发送。（询价单格式见相关表格）4) 询价单查询。该功能可查询已建立的外协询价单及其状态。用户可通过选择不同查询参数进行组合查询。系统提供的主要查询参数有询价单号，经办人，物料编码，物料大中小类以及询价日期范围等。5) 外协报价单建立。该功能用于记录和管理供应商的报价信息。系统提供了两种生成外协报价单的途径，第一种是由外协加工计划直接生成，第二种是由外协询价单生成。用户合法登录后选择了外协报价单建立，系统显示外协报价单建立界面，用户如果点击选择外协加工计划按钮，系统弹出外协加工计划列表界面供用户选择要报价的物料（其中列表只显示未询价或报价的物料），用户选择完后系统将所选物料的相关信息自动填入报价单明细中，包括物料编码，物料名称，数量，加工类型，加工内容和要求，交货日期等，而用户则需填入报价单头的供应商信息，开票方式，报价有效期，交货地点和报价类型等，以及填入报价明细的外协价格等；如果点击选择外协询价单按钮，则系统弹出外协询价单列表界面，用户选择相应的外协询价单后系统自动将询价单的相关信息填入报价单中，用户只需录入报价单头的开票方式，报价有效期，交货地点和报价类型等，以及报价单明细的加工价格等。报价单号有系统自动生成。用户核对所有信息后可按保存按钮保存报价单。6) 外协报价单查询。该功能可查询已建立的外协报价单及其状态。用户可通过选择不同查询参数进行组合查询。系统提供的主要查询参数有报价单号，经办人，物料编码，物料大中小类以及报价日期范围等。7) 外协加工单建立。该功能用于从已有的外协加工报价信息中直接生成外协加工单。用户合法登录后选择了外协加工单建立，系统显示外协加工单建立界面，用户点击选择报价单按钮，系统弹出报价单列表界面（系统只显示未生成外协加工单的报价信息），用户选择相应的报价单后，系统自动将相关信息填入采购订单中，确认后保存提交。8) 外协加工单查询。该功能可查询已建立的外协加工单并跟踪其进度。用户可通过选择不同查询参数进行组合查询。系统提供的主要查询参数有外协加工单号，供应商，经办人，物料编码，物料大中小类，订单日期范围和交货期范围等。可查看外协加工单的进度，如发送中，已到货等。u 供应商管理1) 供应商管理A. 供应商信息录入。该功能提供标准的模板，录入供应商的一些基本信息，将供应商信息规范管理。用户合法登录后选择了供应商信息录入，系统显示供应商信息录入界面，用户录入供应商区域，供应商简称，供应商名称，联系人，电话等信息后提交保存。系统根据录入的供应商区域和供应商简称自动生成供应商编号。B. 供应商信息查询。该功能可查询供应商的基本信息。用户可通过选择不同查询参数进行组合查询。系统提供的主要查询参数有供应商区域，供应商简称，联系人，电话，建立日期范围和使用状态等。2) 物料供应管理A. 物料供应录入。该功能提供对每个供应商供应的物料进行维护，对供应物料统一管理。用户合法登录后选择了物料供应录入入，系统显示物料供应录入界面，用户选择供应商后，系统弹出供应商物料录入界面，用户录入其供应的物料编号，单价，供货周期，订货提前期等信息后提交保存。B. 物料供应查询。该功能可查询供应商供应物料的基本信息，可将供应商提供的物料按不同方式排序，进行对比，利于成本控制。用户可通过选择不同查询参数进行组合查询，系统提供的主要查询参数有供应商，物料编码，物料大中小类等。排序方式有供应商，单价，供货周期，订货提前期等。3) 供应