利用“邮件合并”制作工资条.doc

实训三利用“邮件合并”制作工资条一、问题的提出：小李刚参加工作就接到了一个任务，主任要她根据“工资数据”表，制作出每个员工的工资条，并给她一个工资条的模板如下：序号姓名岗位工资工龄工资副食补贴书报费住房补贴水电费住房贷款总工资应付工资小李很高兴接到这个任务，因为她认为这件事很好做，不就是复制粘贴一下就可以了吗？但面对繁杂的数据，她开始发愁了，难道只能一个一个地复制粘贴吗？这样能保证过程中不出错吗？于是，她去请教老师问问有没有办法解决这个难题。二、解决方案：老师告诉她这个问题用邮件合并制作非常简单。三、用邮件合并的基本过程：（一）使用邮件合并的三个步骤：1建立主文档：“主文档”就是固定不变的主体内容，如前面的工资条模板。2准备好数据源：数据源就是标题行的数据记录表，如“工资数据”表。其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word表格、也可以是Excel表格。3把数据合并到新文档中：前面两件事情做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到新文档之中了。（二）操作步骤：下面的任务是：如何根据已有的Excel工资数据表快速批量制作工资条？ 主文档是一个工资条表格，数据源是一个Excel表。1新建主文档文件（可把上面表格复制到一个空文档中），将文件名保存为“工资条(主文档).doc”，主文档页面设置为：纸张大小：A4，上、下页边距：2cm，左右：2cm。方向：横向。注意：要适当调整表格宽度，使之与编辑区宽度相同并平均分布表格各列。2建立主文档与数据源的链接，方法如下：（1）打开主文档。（2）右单击菜单栏，在弹出的快捷菜单中，选择“邮件合并”，打开“邮件合并”工具栏。（3）单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，打开“选取数据源”对话框。（4）找到D盘上的数据源“工资数据.xls”，单击“打开”，打开“选择表格”对话框。（5）单击“选择表格”对话框中的“确定”按钮。完成主文档与数据源的链接。3把数据源中的字段插入到主文档中，方法如下：（1）先将光标放在“序号”下方的单元格中，单击邮件合并工具栏上的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框；（2）在“插入合并域”对话框中选择域“序号”，单击“插入”，则把域“序号”插入到主文档中。（3）单击“关闭”按钮，然后将光标放在“姓名”下方的单元格，再重复上面的操作，将域“姓名”插入主文档中。依次将其余的字段插入到主文档中。4合并数据到新文档“工资条(学号姓名).doc”中。（1）单击邮件合并工具栏上的“合并到新文档”按钮，打开“合并到新文档”对话框。（2）合并记录选取“全部”，单击“确定”，完成了工资条的制作。注意将其另存为“工资条(学号姓名).doc”，如：“工资条(01234567张三).doc”。5如何使一页打印多个工资条？浏览一下，看看制作完成的工资条是否令人满意？可以看到，文档中一页纸只打印了一个工资条，这样好像太浪费了。下面我们进行一些操作，使得一张纸上可以打印几个工资条。 （1）关闭“工资条(学号姓名).doc”。（2）重新打开主文档，在主文档中选中整个工资条表格（可以先在工资表下方打二个空行，然后将表格和空行一起选中），并执行复制命令。然后执行粘贴命令。这样就得到了两个工资条了（之间有二个空行）。根据页面的大小重复上面的操作，可使一页纸上容纳六个工资条（每个工资条之间有二个空行）。 （2）单击“查看合并数据”按钮，会发现这六个工资条的记录数据是一样的。该怎么处理才能使每页容纳六个工资条呢？非常简单，只要利用邮件合并工具栏上的一个命令就可以了。先把插入点定位于主文档中第一和第二个表格之间的空行处，单击邮件合并工具栏上的“插入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“下一记录”命令（如图），则第二个表格中的数据变成了数据源中第二条记录的数据。接着把插入点定位于第二和第三个表格之间的空行执行上述的操作，后面的表格以此类推处理。 （3）合并全部记录，并将新文档另存为“工资条(学号姓名).doc”，将前面的文件覆盖掉，查看合并效果完成制作 。四、总结 通过上面的案例，介绍了邮件合并功能在实际工作中的用法，邮件合并的主要步骤有三个：1建立主文档：“主文档”就是固定不变的主体内容，如前面的工资条模板。2准备好数据源：数据源就是标题行的数据记录表，如“工资数据”表。其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word表格、也可以是Excel表格。3把数据合并到主文档中：前面两件事情做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了。课后作业利用邮件合并功能完成家长通知书的制作（见“家长通知书_样例.pdf”），并保存为“家长通知书(学号姓名).doc。提示：（1）利