印刷品教材采购配送流程.doc

拉法法儿童教育教务白皮书第三章 印刷品、教材采购、配送管理流程意义：准确实施印刷品、教材配送、成本费用核算。印刷品管理流程：1. 分公司经理在协作平台中提出印刷品要求、或者总公司按照统一计划提出印刷需求2. 事业部总经理审批3. 郑州后勤部库管查询库存数量，信息反馈给总公司设计部（王苧）4. 设计部按照需求数量和现有数量安排郑州印刷（郑州李晓东）5. 郑州财务部整理印刷费用明细和印刷商信息向总公司财务部提出付款申请6. 印刷完成后由承办人（郑州李晓东）向郑州后勤部库管（赵洪）办理入库手续，入库单(见附件)月底寄给总公司财务部。印刷品如果是乐富自己印刷编制的教材，郑州后勤部（赵洪）同时在k3账套中做入库。其中教材名称和教材编码入库单和k3账套一致。7. 郑州后勤部（赵洪）按照各地需求出库，发往各地的印刷品中附加一张郑州发货明细单见附件2（郑州发货明细单为各分公司入库单的依据,即印刷品核对明细单），其中物品编码由总公司设计部（王苧）统一编制。印刷品如果是乐富自己印刷编制的教材，郑州后勤部（赵洪）同时在k3账套中做出库，出库为从郑州实库到各地虚库，出库单中教材名称和教材编码与k3账套一致。8. 各地财务人员收到印刷品清点印刷品实物和清单是否相符，并在郑州发货明细单中填列实收数量、签字确认，每月寄凭证资料时一起寄回总公司做账务处理，同时附各地的出库单作为附件。其中出库单经手人、库管、领用人必须签字确认。总公司财务部按照各地实际对外出库单在k3中做真正出库，结转成本、费用。各地如果出库给教师、商务人员，由教师或商务人员本人签字，如果出库给学员，谁经手领走教材由谁签字。核对数量如果和印刷品清单中不一致，由各地出纳人员与郑州发货人员（赵洪）联系，更正数据。教材管理流程（外购）：1. 由教学部提出教材种类需求，各地按照教学部门上课要求做设班、招生工作2. 事业部总经理审批教材种类和班级设置3. 分公司教务根据已招生人数以及预计招生人数在开课前20日内（根据郑州每月5日和15日发货的时间要求，分公司一般是每月底之前和10日之前）提交发货申请，教务人员填写分公司教材采购申请表并由分公司负责人签字确认后，在协作平台上填写需求并将电子版以邮件形式发给总公司行政部（连慧）并同时抄送给客服部苏远深（）4. 事业部总经理审批5. 总公司行政部向供应商采购，同时把采购清单电子邮件通知郑州后勤部，采购清单包括教材编码、教材种类、数量、要求到货时间等信息。郑州后勤部库管收到教材后按照采购清单与实际收到教材核对验收，验收无误后由后勤部（赵洪）在k3中做教材入库，月底将入库单寄给总公司财务部做账务处理。入库单见附。 3-16. 每月郑州后勤部按照各地教务提出的教材到货时间，合理安排发货时间。发货时，后勤部按照教材种类和数量在k3中由郑州实库出库到各地虚库，同时把郑州发货明细单（见附件2）发给各地财务做收货核对，核对教材种类和数量。各地财务收到教材后按照郑州发送的教材清单和实际收到教材核对种类和数量，并填写核对清单，签字确认，月底寄给总公司财务部，如有种类和数量不符，及时和郑州发货人员联系调换，调换时涉及到的出入库管理与正常出入库管理相同。7. 开课前1天内任课教师根据上课通知单和学员花名册提前到财务处领取教材。8. 各地财务人员按照教务提供的报名信息表，对教材进行出库，教师填写教材领用明细表并签字确认。各地财务人员月底将各地实际对外出库单寄给总公司财务部，总公司财务部根据各地教材出库单，在k3中真正出库，并作账务处理。9. 学员发放教材时，需要家长在乐富学员花名册上签字确认，家长无法到场者请幼儿园带班老师协助签字，教材发放完毕后任课教师将花名册原件交给教务，教师保留复印件。10. 出现退班的学员，教材不予退换和退费。11. 出现插班的学员，在教务部收到全额学费后，代课教师填写教材领用明细表并签字确认。财务审核。12. 教材（含CD+DVD）由于印刷、制作等原因，出现错误，学员不能正常使用时，由代课教师收回不能使用的教材部分，到财务处换新的，由财务人员登记并与郑州后勤（赵洪）联系。13. 分公司收到印刷品和教材后由当地教材负责人在协作平台上随时更新。14. 教材盘点：各地财务部门人员每月对教材和印刷品（指单价较高，盘点一次，盘点结果在每月的最后一天报送给总公司乔薇，总公司乔薇和账面数量核对，完成盘点工作。备注：印刷品编码由设计部门编写