第三部份：资财系统管理制度.doc

御福堂木业有限公司 制度汇编第三部份：资财系统管理制度a) 采购管理规定资财系统架构图总经理财务主管采购经理仓库主管1. 采购权限：公司原物料、辅助材料、办公材料采购权限统一归属采购部。2. 原材料采购：公司原木、板材等原材料采购，由总经理跟据仓储部原材料库存报表、生产部生产情况、业务部市场动态信息反馈做出综合评估，确定采购品种的数量，采购部执行采购。3. 辅助材料采购：公司生产部、仓储部根除材料消耗状况订立【辅助材料安全库存表】。仓储部每周根据仓库实际库存对照安全库存表发出【辅助材料请购单】，经总经理核准批审后采购部执行采购。4. 办公材料请购：各部门因应办公需求需请购办公用品或办公设备时，填写通用【请购单】，经总经理审批后采购部统一采购。其中日常办公用品由行政部统一请购，大件办公用品如电脑、办公桌等由使用单位请购。5. 生产物料请购：当生产部接获销售下达的内部订单时，依照产品用料明细表查核相关的材料及其材料库存状况，核算并填写【生产物料请购单】作出订单物料专项请购，经主管审查、总经理核准后采购部执行。6. 采购计划：为防止采购原材料、辅助材料、办公用品、生产物料采购不准确造成库存积压或短缺影响生产，下列单位每月定期向总经理报送【采购计划表】，方便总经理在批准各单位请购单时做为决策依据。7. 采购计划表填报单位及类项部门填报日期计划类项请购类项采购部月初1-5号原材料计划【原材料请购单】仓储部月初1-5号辅助材料计划【辅助材料请购单】生产部月初1-5号生产物料计划【生产物料请购单】行管部月初1-5号办公用品计划【请购单】其他月初1-5号其它【请购单】8. 采购部依据核准后的请购单填写【采购订单】，注明规格、数量、单价、交期、品质要求并将采购订单发往供应厂商，跟催厂商之生产完成并交货，采购订单必须经总经理核准后采购部执行。采购部自存一份存档，仓库一份验收，财务一份报帐。9. 验收入库：采购部采购物料交货时，依进料检验办法执行检验，若出现不良则依不合格品管控制程序执行，对于不合格品依不合格品之状况进行批退或部分退货。由物管开退库单并执行扣款处罚。若合格时，依原物料收发仓储出货管理办法执行仓储管理作业。10. 特裁：品管部对原物料进行进料检验时，如检验不合格则填写【不合格品通知处理单】，交采购反馈给材料供应商。如果生产部门急需此材料可供应商又无法在规定时间内提供良品时同时，此不良缺陷在制造过程中可以挑选，则原则上可以申请此批原材料的特采。特裁产品及数量经总经理批准后方能执行，入库时要量情扣款。11. 报销管理：一切采购报销，必须附外来原始凭证如：发票、送货清单等，和自制原始凭证如：经仓库管理员和品管员签字验收入库的【材料入库单】、经总经理核准的【请购单】等，否则财务有权拒绝报销。12. 常用表格：Yft882 月采购计划表序号计划单位计划品类计划采购物品名称规格型号数量交期估价金额备注单位主管制表Yft883【原材料请购单】请购单位请购人请购日期供应商名称供应商地址联系人联系方式序号材种名称原产地材种规格目前库存数预计可用天数请购数预估单价总额总经理批准请购Yft884【辅助材料请购单】请购单位请购人请购日期序号名称规格安全库存量实际库存数预计可用天数请购数预估单价总额总经理批准请购Yft885【生产物料请购单】请购单位请购人请购日期序号名称规格单位用量毛需求净需求库存数请购数需求日期实际交期备注总经理批准申请人Yft886-1采 购 订 单供 应 商 资 信御福堂木业有限公司资信公司名称：采 购 人： 手机：联 系 人：电 话 话：传 真：传 真：收货地址：发货方式：收 货 人：阮四清 手机：收到后请即时确认并回传我司，以免影响正常业务开展，谢谢！序号品 名规 格 型 号数 量单价（RMB）合计交期供 应 商 确 认 信 息我 司 确 认 信 息总经理/总监联系人确认日期采购总监采购助理日期Yft886-2采 购 订 单供 应 商加工单号公 司：交货地点地 址：联 络 人：电 话：传 真：序号品 名规 格 型 号数 量单价小 计交货日期备注税率：17%合计（大写）： ￥:品质要求备注：1、收到采购订单后，若无异议请确认回传；2、请于 年 月 日交货，贵公司必须严实交货日期，如逾期交货，每逾期1天罚订货总价1.5%，或由本公司将订单（部分或全部）取消；3、如达不到质量要求