新世界信息管理系统设计方案.doc

企业信息管理课程课题名称：新世界信息管理系统设计方案课题组长：寇利蓉专 业：03年秋会计本科时 间：2004年11月16日目 录一、 系统可行性分析（2）1、 目前状况描述 （2）2、 可行性分析 （2）二、 需求分析说明（3）1、 目前业务流程描述 （3）2、 新业务流程设计 （5）3、 系统功能划分 （5）4、 系统功能说明 （9）附1、课程设计任务书（11）附2、课题成员一览表 （12）新世界公司财务信息管理系统设计方案一、系统可行性分析1、目前状况描述新世界有限公司属中小型乡办企业，它于2000年成立，以生产电器为主。在中小企业传统的生产管理过程中，经常出现的问题是要么没有计划，即便有计划也很少能按计划完成。公文需要主管领导审批，可是由于主管领导工作繁忙、出差在外等原因，不能及时审批。很多企业人员包括领导干部，平时不知道要干什么，当分配具体的工作时又手忙脚乱，加班加点也不能及时完成。年终财务报表、考核利润完成情况等统计结果总时相关人员昼夜奋战。管理中出现了问题，虽然经过多方努力得到解决，可是再次出现相同问题时却无从查找当初处理问题的办法和解决过程。工艺发生了变化，可是图纸和档案材料仍然是原始的，没有根据实际工艺流程同步修改；工艺需要推行时如果按新的工艺则缺乏完整的资料，按照原始资料又满足不了最新需要，各个部报给一把手的报表彼此不一致，究竟谁对谁错无所是从。又如企业领导为了得到近三年的企业财务报表的对比结果，又需要一帮人忙碌几天，时间来不及就牺牲数据的准确性了。随着现代化的发展，企业在追求低成本高利润的过程中，日益体现出管理的价值。社会的进步和新技术的应用促使管理变得必不可少，尤其是计算机技术的普及和应用，大量成功的事例证明企业信息化管理的管理模式是管理变革的产物、是企业成功的必由之路。新世界有限公司目前还没有进行企业管理信息系统的开发，在市场经济发展的今天，如果什么都还用手工操作，已经跟不上时代的发展，虽然是中小型乡办企业，要想企业有所发展一定要搞管理信息化，财务方面一定要搞会计电算化。下面就公司进行财务信息化管理系统开发可行性分析。2、可行性分析 开发财务系统对企业而言，是一项庞大而复杂的系统工程，应在总体上把企业视为一个有机整体，全面考虑生产活动、物资供应、资金流动、劳动组织等各个环节，进行整体的分析和规划。而在实现过程中，采取分阶段分步骤进行。这样既保证了系统整体性和各局部之间的关联，又保证了有限的人力、物力、资金的合理利用，取得了集中兵力、各个击破的效果，缩短了整个工程周期。新世界公司根据具体情况，认真地进行了可行性分析。 、进行系统的必要性论证。系统调查是系统设计者认识系统、以及同会计人员交流的过程，是设计系统的必要准备，在整个软件开发过程中占非常重要的地位。公司派出有关人员进行调查，收集资料，并对系统开发的投入与可能的效益进行了分析和比较，结果收益远远大于投入，于是建立以计算机为基础的会计信息系统。、进行技术的可行性分析。对单位的技术力量、设备能力、人员素质等进行调配，分析是否能胜任财务软件的开发、使用、维护。进行系统开发涉及公司的各个方面，各个部门的协调配合，靠计算机室或几个部门是很难推动的，为此新世界公司成立了：A、目标领导小组：以公司总经理为领导小组长，主管企业经营的副总经为副组长，成员由有关实施部门的负责人，领导小组对系统实施的重大问题进行决策，进行思想动员，负责实施工作的组织协调和检查。B、目标实施小组：以公司企业管理部部长为组长，计算机管理中心主任为副组长，成员由相应部门的业务骨干、操作维护人员组成实施小组，主要贯彻领导小组的各项决议，具体组织实施，必要时可向外单位借调技术人员。、经济可行性分析。公司根据系统工程开发的进度，分期投入资金，用于购置所需硬件、软件开发、人员培训费和系统维护费等，并根据经济实力确定一套适应中小型企业的开发方式和规模，配置相应的硬件平台和软件平台。、组织可行性分析。系统投入使用后，数据处理工具的改变使会计工作的方式发生了很大的变化，许多原有岗位被新的岗位所代替，会计人员的岗位分工也应做相应的调整，公司建立了以应收账款和应付账款为基础，完善材料及产成品核算，使财务与采购销售达到信息集成，使财务的资金运作达到动态平衡，充分发挥财务对资金的监控作用，减少流动资金的占用，加速资金的周转，同时使财务管理人员摆脱烦琐了的手工劳动，节省更多的时间从事财务分析等工作，使财务职能从事后记账变成事前控制，更好地发挥财务管理的作用。二、需要分析说明书 1、目前业务流程描述新世界公司目前还没有进行企业管理信息系统的开发，一个企业科学的管理信息系统包括许多子系统，如下图：企业管理信息系统高层管理子系统信息管理子系统库存管理子系统销售管理子系统财务管理子系统人事管理子系统采购子系统订货子系统生产管理子系统管理信息系统的功能结构图一个完整的电算化会计系统核算应由多个子系统组成，根据会计核算各个部分的相对独立性，电算化会计核算应由下列九个子系统组成：账务处理子系统、工资核算子系统、固定资产子系统、采购与应付账款子系统、存货核算子系统、成本核算子系统、销售与应收账核算子系统、会计报表子系统和财务分析子系统。其中账务处理子系统是会计电算化的核心部分。根据公司的需求现就财务管理子系统进行研究开发。财务管理信息化首先是要尽快实行会计电算化。市场经济下的中小型企业的经营环境正在发生的巨大变化，财务部门的功能也需要从理财向为决策提供深层次的信息的方向转变，与财务管理有关的管理理念的变化包括过去的利润导向转变为价值、现金流量和利润导向，报告驱动的工作方式转向计划主导的工作方式，事后审计转向为事前、事中、事后的咨询顾问，处理交易为主转变为提供即将成交的信息为主。而财务管理的职能变革的必要条件是实现会计信息系统的计算机化亦即会计电算化。财务系统中最核心也是最基本的工作是账务处理。账务处理主要完成凭证的填置、审核、记账等一系列工作。在手工方式下，为了实现互相牵制，分别由会计登记总账和明细账、出纳登记日记账。由于人工登账，可能会因为疲劳和疏忽而产生错误，月末时，为了验证登账是否正确，要进行账账、账证、账实的核对。这种对账的需要主要是因为手工的局限性带来的。而如果用计算机来进行账务处理，由于计算机是绝对不会出现疲劳的问题，所以，在会行软件中可发不设置对账功能这就是业务流程重组，即对企业进行“流程再造”。下面是新世界公司手工操作的账务处理业务流程图： 日记帐审核员 财 出纳会计务处编制报表对账理业务填制凭证总账记帐审核凭证流程对账图会计 明细帐业务流程图的基本符号收集资料 业务处理单位 表格制作 业务处理描述 数据/文件存档 信息传递新世界公司手工作账的缺点体现在以下三个方面：（1）、劳动强度大，工作效率低手工核算的主要工作是记账、算账、对账、报账等，财会人员耗费大量的精力。一笔业务发生后，其数据要在凭证及日记账、明细账、总账上循环登记。这种重复而又繁琐的抄写造成会计工作周期长、速度慢、效率低。同时这些业务数据还要在各种报表中进行各种计算，这些计算虽然都是一些简单的运算，但计算量大，计算速度慢，重复劳动多，工作量繁重，单调无味。（2）、无法及时查询数据，信息传递速度慢因为数据分布在各个账册甚至是凭证里，需要一些分类合计、期间小计的数据时，即便是简单的科目余额统计，也很难迅速完成。手工核算重复劳动多，从经济业务发生到核算出有价值的数据权经过很长时间，数据出来了，事情也早已过去了。因此手工会计处理在分析经济活动情况的基础上为企业经营管理决策提供预测信息的工作很难有效进行的。（3）、计算容易出错，会计核算质量低下由于会计核算工作中要把数据多次重复地抄写和计算因而很难保证不会出现错抄、漏抄和算错的情况，一旦出现差错往当时不容易发现，查起来也相当麻烦和困难，因而很难保证会计核算的高质量。手工会计处理越来越无法适应经济发展的需要，在市场经济体制中。谁能在最短的时间内将其掌握的信息转变为经营决策的预测数据，谁就能把握住机会，取得发展和成功，而这一切非手工会计核算方式所能奏效的。所以新世界公司现在急于实行会计电算化核算，因为至少可以得到三大直接利益：加快结算速度、实现财务监控、应收账龄分析。2、新的业务流程设计新世界公司的领导班子经过认真仔细的研究讨论，最终做出决定，全面开发本单位的信息管理系统，也通过了上述可行性分析。经过数月的研究开发，重组后的账务处理业务流程图即会计电算化业务流程图如下：录入员编制报表审核员临时记帐凭证文件科目余额表审核记帐凭证输入记帐凭证记账帐簿重组后的帐务处理业务流程图3、系统功能的划分（1） 、账务处理子系统的主要任务及其功能模块设计账务处理子系统是电算化会计系统中最重要的核心子系统，其主要任务包括：、记账凭证的输入或转入，对已输入或转入的凭证进行审核校对，以备登账处理。、根据记帐凭证进行登账。、设定自动转账规则，并按已设定的规则完成自动转账。、进行银行对账并生成银行余额调节表。、按会计分期核算的要求进行结账。、输出会计信息。包括查询与打印凭证、账簿、试算表等。系统功能结构图能清晰地反映整个系统的全部功能，根据账务系统的主要任务，设计其功能模块。（图见7页）（2） 、账务处理子系统的数据流程图 系统处理流程图可以直观地让我们了解系统处理的过程和信息的保存情况 。在手工作业下，账务核算形式主要有四种：记账凭证核算形式；科目汇总表核算形式；汇总记账凭证核算形式；日记总账核算形式。它们有许多共同之处，其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同。这里介绍企业中较广泛使用的科目汇总表核算形式，其处理流程如图：日记账付 款款收款收款转 帐收 款原始凭 证核对科目汇总表总 账科目汇总会计报表记账凭证始证总原凭汇表 核原原对明细账手工条件下科目汇总表核算形式账务处理流程图实现电算化后，由于计算机的处理能力大大提高，在进行财务会计核算的同时可以进行责任会计核算，输出辅助账。电算化账务处理子系统的数据流程图如下：输出帐、证信息科目汇总表辅助帐登帐经审核凭证文件凭证临时文件登帐输入记帐凭证审核明细帐现金日记帐结帐银行存款日记帐对帐单文件银行对帐单输入银行对帐余额调节表 图中： 表示处理 表示文件 表示数据起点与终点 表示数据流 电算化账务处理子系统的数据流程图如图可见，系统接收的记征凭证存于凭证临时文件，经审核后存于经审核凭证文件。经审核的凭证经登账处理记入各账薄文件，根据这些文件，可输出各种账薄、余额表、试算表等会计信息。科目汇总文件记录的各级汇总的信息，它为报表的编制提供了有关数据，银行对账单输入存于对账单文件，与银行日民账进行对账，生成银行存款余额调节表。 （3）、账务处理子系统的各功能模块帐务处理子系统1记账凭证输入2记帐凭证复核输入1系统初始化2人员权限维护3密码维护4科目维护5外币币种与汇率维护6数据备份7数据恢复维护登帐银行对帐自动转帐结帐打印查询维护1对帐单输入与校验2银行对帐3打印银行调节表1记帐凭证2现金日报表3现金日记帐4银行日记帐5总帐6明细帐7科目汇总表8试算平衡表1查记帐凭证2查日记帐3查明细帐4查总帐5查对帐单6查其他信息帐务处理子系统功能结构图 、输入。账务处理子系统处理的是记账凭证，系统要提供的是输入界面，让操作员输入或修改经授权人员编制的记账凭证。为了方便会计人员的输入，系统的输入界面与手工条件下使用的记账凭证格式一致，并提供在线帮助。为了提高输入数据的正确性，在输入过程中，系统要有下列控制功能：保证记账凭证编号顺序，不会出现重号或缺号（可以由系统自动编号或在登账前由系统工程进行检查）；自动检查日期的合法性；检查科目代码的有效性，并提示相应的科目名称；检查每一张凭证的借贷是否平衡；检查凭证数据的完整性，对凭证号、日期、科目、摘要、金额等强制数据不允许为空。为了提高输入速度，不少系统可为用户提供常用标准摘要。为了能加强管理，在进行财务会计核算的同时要进行责任会计核算，输入时要增加业务发生的部门或责任中心等数据项。记账凭证除了由人工输入外，还来源于由电算化系统自动编号的机制凭证。输入模块要接收由其它子系统转入的或本子系统产生的机制凭证。输入的或机制的凭证都必须经过审核校验才能处理。因此，系统要提供凭证审核校验的功能。常用的校验方法有：直接在屏幕上校验、打印出凭证清单或二次输入由计算机校验，按职责分工和内部控制原则，系统应控制输入与校验不能由同一人执行。未经审核的凭证可以修改，系统应提供对已输入、未审核凭证的修改功能，其界面和控制与凭证输入时的界面和控制相同。、登账。登账是账务处理子系统的核心处理功能。系统根据已审核的记账凭证自动登记各种日记账、明细账、各级汇总账和输助账（指责任中心或部门记录的责任会计账），计算出账户的发生额和余额。登账完全由计算机自动完成。为了保证系统的安全，系统应有下列程序控制：只有经审核的凭证才能登账，并保证不能重复登账；已登账的凭证和账薄不得直接修改，只能出冲销凭证，作留有痕迹的修改。、自动转账。除了各核算子系统要给账务处理子系统传达自动转账凭证外，账务处理子系统中也有一部分规范的转账业务（例如期末结余损益类科目，进行某些费用的摊提等等）可由系统自动完成，而不必人工编制凭证再输入。为了实现自动转账，系统应提供用户设定自动转账关系功能，并可根据用户设定的转达账关系，自动生成转账凭证，送进凭证临时文件等待审核和登账。、结账。根据会计分期核算的特点和要求，电算化系统的一项重要处理是月末或年末进行结账处理。会计上可以采用账结法也可采用表结法。账结法要求每月结平损益科目，而表结法则到年末才需结平损益类科目。无论何种结账方法，都要求把各账户的期末余额转为下期的期初余额。这一阶段应有的程序控制包括：结账前系统要先检查已接收的凭证是否已全部审核登账，明细账与总账是否相符，年结时或采用账结法的还要检查损益类科目是否已经结平，只有达到这些条件才能结账。结账后不许再输入已结账期间的凭证。结账时应对数据文件进行强制备份。、银行对账。为实现由计算机进行银行对账，系统要提供初次使用时输入要参加对账的未达账和每次对账前输入银行存款对账单的功能。计算机自动（或辅以人工）按银行账号、收或付、金额，银行业务类型及票号进行银行存款对账，并打印输出银行存款余额调节表和未达账项。、会计信息输出。电算化会计系统会计信息的输出包括打印输出与屏幕输出。系统可以随时打印输出记账凭证、各类账薄（日记账、三栏账、多栏账、数量金额账、按部门核算的辅助账等）、现金日报表、科目余额表、试算平衡表等有关会计信息，打印输出的凭证和账薄格式与内容要符合会计制度的规定。系统对机内账薄应提供满页打印的功能。根据已结账数据打印的账薄与末结账打印的账薄应有区别的标记。系统可让用户随时查询记账凭证、各类账薄、科目余额表，试算平衡表、等各种会计信息。查询时系统提示用户输入查询的条件，自动完成查找工作，并给出查询结果。为了方便用户，系统不仅应提供组合条件查询、模糊条件查询功能。而且应提供由总账可直接查询到相应的明细账，由明细账可直接查到相应的记账凭证的功能。若查询的数据已结账，系统应予以提示。、系统初始化维护。通用会计软件开始使用前必须对系统进行初始化工作，初始化包括：A、设备核算单位的名称和账套。B、设定会计科目级数及各级长度，各科目代码及其名称。C、设置操作人员权限和密码。D、设置凭证类型。E、设置自动转帐关系。F、输入初数据，如各科目的年初数、期初数、累计发生数、有关的数据或外币指标，等等。G、对初始数据进行检验：检查各上下级科目的余额和发生额是否相符，初始化工作才能完成。初始化工作一旦确认完成，初始数据不能再改动，对一个核算单位来说，初始化功能只能调用一次，开始核算后不能再次调用。系统维护提供科目维护、人员及权限维护、部门代码维护、外币币种与汇率维护、数据备份、与数据恢复等功能。科目维护实现会计科目及代码的增、删、改功能。维护要控制科目体系的完整性，即非最明细科目必定有其下级科目，下级科目必有其上级科目；科目与代码的唯一对应性；本年有发生额或当前余额不为0的科目不能删改。人员及权限维护实现操作人员及分配给各个权限的增、删、改功能密码维护是为操作员提供随时修改自己密码的功能。部门代码维护实现各部门及其代码的增、删、改功能。外币币种与汇率维护提供外币币种及各种汇率的增、删、改功能。以便系统能自动完成外币与本位币的换算与汇兑损益的计算。此外，为了系统的安全，系统还要提供数据备份、数据恢复以及操作日志的查询、打印和整理等功能。除数据备份外，一般较高级别的系统管理人员或会计主管才有权调用系统维护功能。4、系统功能说明（包括输入、处理、输出HIPO图）企业管理信息系统高层管理子系统信息管理子系统财务管理子系统库存管理子系统销售管理子系统生产管理子系统订货子系统人事管理子系统采购子系统模块分解工具模块报表系统成本系统工资系统账务处理账务处理的HIPO图帐务处理的HIPO图财务处理输入输出处理报表输出编辑凭证输入凭证审核汇总记帐结帐报表编辑账簿输出修改凭证查询凭证结帐凭证审核记