建筑工程竣工资料管理的问题及其措施.doc

建筑工程竣工资料管理的问题及其措施 【摘 要】 只有做好了工程竣工资料管理的工作，才能够使铁路建筑工程施工顺利进行。本文阐述了铁路建筑工程竣工资料对项目管理的重要性，同时概括了铁路建筑工程竣工资料管理的现状，并且找出了铁路建筑工程资料管理所存在的问题，并对原因进行了分析，最后总结了铁路建筑工程竣工资料管理需要采取的一些措施。 【关键词】 建筑工程 竣工资料 资料管理 问题 措施 铁路建筑工程竣工资料真实的记录着建设工程项目实施过程中的各个环节，它是工程归档文件的前身，由于它的工作量大，涉及面广以及影响因素多等等，都会直接或间接地影响着建筑施工企业的经济效益和发展。它主要是由施工综合管理文件、工程验收文件、竣工图、协议结算及财务决算资料等组成，应该要做到原来的资料与实物要相符合，工程的技术数据要真实可靠，签字手续要齐全，同时要符合档案归档的标准。但是较多建筑施工单位的竣工资料管理目前都存在着一系列的问题，工程竣工原始资料的不准确、不完备、不规范、丢失等等一系列的问题，都给竣工工作带来诸多的不便和困难。为了能够使工程竣工资料管理得到较好的改善，首先应该从增强工程管理人员的资料管理意识开始，接着就是要做好施工技术资料的记录和收集的工作，然后要加强工程管理资料的分类工作和完善资料后期的整理工作，以及需要建立一个健全的工程资料管理机制，最后就是要提高铁路建筑工程资料的质量。只有做好了工程竣工资料管理的工作，才能够使铁路建筑工程施工可以顺利的进行，同时也可以较好的反映施工企业的业内形象，还可以更加真实地体现整个工程的施工质量。 1 建筑工程竣工资料管理现状 目前，我国许多建筑企业管理高层观念依旧停留在老旧的阶段，经营管理没有跟上时代的步伐，缺少一些科学化管理理论，只是强调高利润，还有就是最大化的生产效益，对铁路建筑工程竣工资料管理不够重视，许多企业都没有建立完善的工程资料管理体系，导致了资料管理工作的不准确、不齐全、不规范，同时还存在着收集资料的不及时，以至于在工程竣工后没有一份完整的记录资料，在记录施工过程中资料的不翔实带给施工双方的许多不便，还给以后资料管理工作增加了困难和难度。由此可见，如何消除铁路建筑工程竣工资料管理中所存在的弊端，是一个急需解决的问题。 2 资料管理存在的问题 2.1 重视的力度不够 国家出台一系列的法规条律，就是为了加强工程施工单位对工程施工资料的管理。由于部分资料管理人员对资料的管理和整理不够重视，还有就是铁路建筑工程施工单位对资料管理的监督力度不够，并且各个建筑施工企业之间的管理水平存在着差异，致使工程竣工后档案资料的不够完备或者无法形成。这不仅仅耽误了铁路建筑工程资料递交的速度，同时也不能够很好地体现铁路建筑工程的施工质量，也会给建筑施工的过程造成一定的困难和不便。 2.2 施工单位管理工作不善引起的问题 施工综合管理文件不完备，还有就是工程品质验收签证资料的不齐全，竣工文件制作的不规范，施工验收原始签证资料格式不正确，施工员对资料的书写不到位，施工原始验收签证资料的不规范等等问题。 2.3 资料丢失问题严重 资料管理工作中较为常见的问题是资料的丢失，由于资料管理人员的管理不善和对资料管理的不够重视，还有资料管理比较落后和我国普遍存在的不重视资料管理的环境，工程竣工资料的收集较慢，资料归档的效率也较低，资料在管理或借阅的过程中，缺少妥善的管理，因而导致资料的缺失。许多企业认为在工程竣工后就是项目的完成，资料管理是不需要的，由此导致了工程缺失主体性的资料，进而会严重影响到工程进度和质量，并且会延误工程竣工的验收工作，同时也会影响企业的声誉和发展。 2.4 缺少科学保存制度 工程资料的保存问题是工程建设相关资料文件收集结束后，没有按照规范的装订和管理手段进行资料的保存，致使工程资料混乱或者丢失等。逻辑性和严谨性是工程资料本身就具有的性质，在资料存档和整理的过程中，我们要严格按照规定来进行，把资料进行妥善的保管，要尽可能地不出现一丝纰漏和错误。 目前，我国大多数施工企业对资料保存工作的管理不规范，经常会出现混乱的是要排列页码和装订的文件，还有就是原件和复印件在一起，很难区分和辨别。还有一些企业的内部会发生文件的丢失和错误，这些都会对工程的进度造成不利的影响，同时也会给企业带来较大的经济损失。 2.5 管理体制的不齐全 在我国，由于各个地区、各个施工单位的不同，大多数的施工企业或单位还没有建立完善的档案管理体系，资料管理体系的不完善是资料收集与整理的一大问题所在，同时也会造成资料管理与施工进度的不统一，还会造成相关资料的缺失，不然会影响工程施工工作的正常运行。 3 资料管理存在问题的原因分析 3.1 材料与实际的不相符 资料整理的状况应该和工程的进展状况一致。然而，有些企业却是项目检查结束后才开始补资料，并且会召开一些专门针对补资料的会议，要求资料管理人员在一定的时间内完成资料的整理，这样的补齐资料行为使施工资料和现场施工进展不相符合，那么也就不会存在资料的准确性和真实性了。还有就是资料收集而不去整理，就会使资料没有逻辑性、数据性。 3.2 材料的不真实性 资料最根本的就是它的真实性，资料如果反复的修改，完美但是却不符合实际的情况，零缺陷的工程是不存在的，也是不符合实际情况的。比如说：资料的签字从始至终是一个人。 3.3 资料管理标准的不统一 国家对资料管理虽然出台了一系列的法律法规，但是地区、单位还有合同的不同，必然就会导致资料的管理也就不尽相同。企业之间表格的不同会导致检查、装订和组卷的困难，同时对工程管理工作的完善和提高会带一定的困扰。还有就是不够统一的表格填写法，以及资料中存在的错别字和不规范汉字，或者是没有盖章和签字的，总之，全国各地资料管理的不同，最后导致各企业之间难以达到共识。 4 建筑工程竣工资料管理的措施 由于我国大多数施工单位对资料管理的不够重视，还有就是资料管理体制的不够完善等等一系列的因素导致了工程竣工资料的不完整和丢失等情况，致使我们不得不采取一些适当的措施来加强对工程竣工资料的管理。 4.1 增强工程资料管理意识 加强铁路建筑工程资料收集与整理的关键是提高工程资料管理意识。由此可见，我们必须加强工程档案资料的有关知识及法律法规体系的建设，还要通过开展一系列不同形式的宣传活动来慢慢转化人们的思想意识，同时还要一步一步地使资料管理人员行为规范，以达到提高铁路建筑工程管理人员的档案资料意识。 在工程施工之前，施工单位通过加大档案资料管理法规知识的宣传力度，开展学习班、集中教育、个别指导等等多种方式来进行广泛的宣传教育，并且还要讲解铁路建筑工程档案管理的意义和价值。同时还要组织资料管理人员认真学习档案管理的专业知识，加强资料人员了解铁路建筑工程档案管理的必要性，提高他们资料管理的思想和意识，为提高铁路建筑工程质量和提升企业形象打下一个坚实的基础。 4.2 资料填写的及时性 企业内部资料的填写以及办理签证的过程中都需要各个部门的配合，同时还要做好签证报检资料。首先，在施工现场中施工技术人员自检合格后要真实地填写工序质保的资料。其次，现场的施工人员应当要及时地向质检工程师提交工序质保资料，质检工程师检查合格后就要及时地签认资料。最后，质检工程师要向监理工程师进行工序的报检还有就是提交质保资料。接着就是监理工程师检查合格后进行下一段的施工，还要把现场监理工程师和专业监理工程师签证的资料提交到监理组组长手上，随后就是每道工序的质保资料和签证的整理。在这整个过程中，都需要现场各个项目技术人员的积极配合和支持，只有工程中每个人员的配合与协调，才能够确保资料填写的真实性、及时性。 4.3 做好资料记录和整理，加强管理资料的分类，以及完善资料后期的整理 翔实的工程技术资料是工程施工质量真实地反映，因此，项目的各种资料必须按照工程施工的进度来收集和归纳。并且要求专业的资料人员来管理工程的技术资料，还要确保对质保资料逐项的跟踪和收集完整，还有就是要整理好各项质量评定等多样的原始记录，以确保资料的整理和工程的施工进度保持一致。在施工过程中，资料管理人员要及时地收集资料，一旦发现其中的错误或纰漏，要及时地进行补救，要确保工程竣工后资料的完整性。现场人员要很及时准确的记录当天施工项目的数据和资料，并且要反复地检查，要避免拖拉延误，而造成资料的纰漏或者错误。在资料管理的过程中，应该有一批专业的人员对资料进行收集和复查，一旦发现其中的错误或者是缺项，就要及时地将资料补充完整或者修改。 铁路建筑工程施工是一个系统的工程，各个项目的文件种类非常的繁多，所以在工程资料管理的过程中，要尽量的细化种类，分项目地进行分类，这样可以提高工程资料的收集和管理的效率，有利于以后的查询，也可以减少资料管理中的纰漏和错误。工程资料可以分成基建文件、监理资料、施工资料和竣工图纸这几大类，将资料分类的存放，可以避免资料的混乱，更加有助于以后资料文件的提取和工程数据的查看。 工程资料整理结束后，并不代表工作完成，还必须要完善资料后期的整理工作。在工程施工过程中，由于各种原因，要查阅相应的工程资料或者调用相关资料，资料人员应该详细记录资料存放位置及去向，以便于追踪资料的去向，可以及时地找回工程资料。这对于资料管理有非常重要的意义，也可以从根本上减少或避免相关工程资料的流失问题。 4.4 一个健全的工程资料管理体系 要不断地完善铁路建筑工程档案管理工作就需要一个健全的工程资料管理体系。由此可见，我们应当建设一个健全的铁路建筑工程资料管理体系，把档案资料管理作为中心，建立一个相关的体制机制，把资料管理的具体工作要落实到每一个细节，要共同做好资料管理的工作，不断地提高和规范铁路建筑工程档案资料的收集与整理的效率，这样才可以确保整个企业的施工质量，同时还可以提升企业的整体形象。 4.5 提高工程资料的质量 资料管理人员在铁路建筑工程施工之前，就应该熟悉档案管理方面的知识和法律法规，同时在掌握工程进度的基础上，一步一步地规范资料的收集和整理，提高铁路建筑工程资料的质量，以保障铁路建筑工程资料工作的顺利进行，便于相关人员的查阅。铁路建筑工程开始施工后，资料管理人员要把各个检查验收放到铁路建筑工程的计划中，并且要从各个方面来做好资料管理的基础工作，从根本上来保证铁路建筑工程资料管理的质量和效率，从而给施工计划减少不必要的一些麻烦和困难。 5 结语 铁路建筑工程资料管理作为一个漫长而繁琐的工作贯穿在整个施工建设的过程中，资料管理人员要本着认真、负责的态度，来收集、整理、归纳工程建设资料，不能有着一丝的拖拉和怠慢。铁路建筑工程资料的管理对于施工企业是极其重要的，工程施工的进度和工程项目的整体质量完全取决于工程资料的质量，如果在资料管理的过程中有任何的纰漏或者错误，都会对企业的声誉和经济利益带来一定的负面影响，所以施工企业应当加强工程资料的管理力度，增强工程资料相关法律知识的宣传，具有非常重要的意义，只有转变了人们的思想，那么资料整理中存在的问题也就迎刃而解。确保工程资料管理的严谨性和全面性，进而也就保证了工程施工的顺利进行，使企业具有良好的经济效益和社会形象。 参考文献： 1王建强.建筑工程资料管理中存在的问题及其改进策略研究J.内蒙古煤炭经济，2013，07：9-10. 2于海莹.建筑工程内业资料管理问题分析J.科技创新导报，2011，30：36. 3张东风，寇蕾.浅谈工程竣工资料管理J. 科技创新导报，2011，31：214. 4吉瑞林，张忠昌.安装工程竣工资料管理需要注意的问题J.福建建材，2009，02：105-106. 5史海峰，陈俊涛.建筑工程竣工资料管理问题及应采取的措施J.山西建筑，2010，32：203-204. 6谢颖. 浅谈