行政人事员工作内容VIP

美国海德集团行政（人事）员工作内容编号：HD-XZ01 编制日期：2011-06-28 第 次修改 修改日期: 一、日常办公事务管理工作内容频次1、负责公司各类会议的组织、安排、协调工作(1)协调、安排每周例会会议室的使用；每周(2)OP课堂登记OP固定课堂学员的报名情况，填写OP课堂学员统计表；1-2次/月提前1天准备学员上课所需的资料和投影仪、笔记本等设备；上课当天，在门口迎接学员，为其安排座位，发放资料、水等物品；2、负责公司MSN、QQ、EMAIL的申请分配，以及密码的监督和变更(1)为新员工申请MSN、QQ、EMAIL；不定时(2)为发生盗号的员工，提供密保问题，找回其MSN、QQ、EMAIL；(3)员工离职时，收回公司为其申请的MSN、QQ、EMAIL，并变更密码；备注：OP课堂学员统计表见附表1-1。二、办公物品及设备管理工作内容频次1、制定办公用品及设备的购买计划，超额部分报中国区负责人审批(1)起草办公用品的购买计划，一次性购买超过500元的办公用品，需要中国中心总负责人批准，500元以下的由各代表处经理批准；(2)起草办公设备的购买计划，凡是购买价格超过500元的单件办公用品，为公司的固定资产，需要中国中心总负责人批准；不定时2、做好办公物品的分发、调配、保管工作负责为员工发放、调配办公用品，并填写办公用品领用表；不定时3、负责办公设备等固定资产的登记、入库、出库和保管工作(1)对新购置的办公设备填写固定资产统计表，并负责入库、发放、保管；不定时(2)对需要领用办公设备的员工进行登记，并填写固定资产领用表 不定时4、负责打印机、计算机等办公设备的日常保养和故障维修的联系(1)每月两次，联系保洁人员清洁公司的打印机、计算机等办公设备；2次/月(2)对出现故障的办公设备，联系相关单位进行维修；不定时5、整理、登记供应商的资料，健全登记制度，做到帐物相符(1)按照不同的类别对供应商的资料进行整理、登记、建档；不定时(2)每季度末盘点一次公司的固定资产，做到帐物相符；1次/季度6、监督因个人失职造成的物品损坏或遗失如因个人失职造成的物品损坏或遗失，收取物品原值的一半作为赔偿费，报财务；不定时备注：办公用品领用表见附表2-1，固定资产统计表见附表2-2，固定资产领用表见附表2-3。三、文档资料管理工作内容频次1、公司各类文书、公文及补充规章制度的收取、传达与处理不定时2、公司各类文档、规章制度的建档、保管与借阅(1)按照不同的类别对公司的各类文书、公文、规章、制度进行建档、保管不定时(2)对申请借阅文档、制度的员工进行登记，并督促其按时归还不定时3、起草考勤、印章的管理制度，并报中国区负责人审核不定时4、做好文档资料及内部信息的保密工作不定时四、人事日常事务管理工作内容频次1、发布招聘职位，查看招聘邮箱，负责人员的初试，协调安排复试时间(1)根据公司的招聘需求，在智联招聘网站上发布招聘信息；不定时(2)每天刷新一次招聘信息，查看招聘邮箱；每天(3)通知符合职位要求的应聘者参加初试，并在面试人员信息表中进行登记；不定时(4)对面试人员进行初试，对没有带简历的人员请其填写应聘人员登记表；不定时(5)组织初试人员填写海德面试问卷调查，并根据初试表现填写面试评价表；不定时(6)协调相关部门的负责人对初试合格人选进行复试；不定时2、对新员工进行有关公司制度、文化等方面的入职培训不定时3、办理员工入职、离职的相关手续(1)督促新员工填写员工入职信息表，并为其发放签字笔、记事本、计算器、文件栏、笔筒、OP手册；不定时(2)督促准备离职的员工填写离职员工交接清单，并回收公司为其发放的相关物品；不定时(3)将员工入职、离职、调岗信息统计到员工异动管理表中，并抄送中国区人力资源和中国区负责人；随时4、组织内勤员工的年终考核，统计、分析考核结果，并报中国区负责人1次/年5、汇总、保管各类人事资料、制度，保管员工档案资料(1)按照不同的类别对各类人事资料、制度、员工档案进行建档、保管不定时(2)对申请借阅档案资料的员工进行登记，并督促其按时归还不定时6、解答员工就公司人事政策、制度方面的疑问7、负责员工的考勤管理、出勤统计(1)督促员工上下班及时打卡；每天(2)每月末统计、填写考勤统计表，报财务；1次/月(3)收取请假单，须有直接负责人的签字，病假员工需同时提交一级医院医生证明；不定时8、策划、组织员工开展各种形式的活动(1)策划、组织公司年终聚会、活动；1次/年(2)组织员工生日聚会，为员工购买生日礼物；1-2次/月9、完成员工福利物品、钥匙、客户资料的发放、登记工作(1)根据公司要求，为员工定制、发放工服，并填写工服领取单；不定时(2)根据员工申请和负责人的审批，为员工配发钥匙，并填写钥匙领用人名单；不定时(3)如果有销售/操作需要领取OP手册、杂物架等礼品赠送给客户，需要填写物品领取记录单；不定时备注1：人事日常事务管理工作中的第1-6项工作内容由行政（人事）员暂代。备注2：面试人员信息表见附表4-1，应聘人员登记表见附表4-2，海德面试问卷调查见附表4-3，面试评价表见附表4-4，员工入职信息表见附表4-5，离职员工交接清单见附表4-6，员工异动管理表见附表4-7，考勤统计表见附表4-8，请假单见附表4-9，工服领取单见附表4-10，钥匙领用人名单见附表4-11，物品领取记录单见附表4-12。五、后勤保障管理工作内容频次1、改善、维护公司内部的卫生和环境的整洁(1)负责每周值日生的分配；1次/季度(2)每两周负责给公司办公区域内的花木浇水；1次/2周(3)每周一上班后联系保洁人员，打扫一次公司的公共卫生；1次/周(4)每周五下班前15分钟，提醒员工整理个人内务，并组织集体匿名投票，评价最差的，请客10元/小吃；1次/周2、负责公司物品的使用安全和防盗工作(1)每天上班提前10分钟到单位开门；每天(2)每天下班前10分钟，提醒大家离开时关闭电源、窗户，最后离开的员工锁门；每天3、保证公司各部饮用水的供应每天上班后，查看一次饮用水的状况，少于1桶时及时和送水公司联系；每天六、对外事务管理工作内容频次1、来客接待事宜管理，包括来客接待、迎送等工作(1)对有预约的来访者，主动接待、倒水，并安排其联系人与其会面；不定时(2)对未预约的来访者，主动接待、倒水，问清来访原因，并安排相关负责人与其会面；不定时(3)协助外出的员工接待来访者，主动接待、倒水，问清来访原因，留下姓名、电话，等相关联系人回来后予以转达；不定时2、公司对外事务联系，包括名片、资料的印刷，信件的收取、邮寄等(1)负责为员工联系印刷名片；不定时(2)负责联系公司各类资料、宣传页的印刷；不定时(3)协助外出的员工收取信件和快递；不定时(4)每天上午11：30、下午16：30联系快递公司，统一外发快递（含到一楼邮局发EMS）；每天七、临时事务管理工作内容频