会议管理概要2.ppt

有效会议管理 02 会议管理概要 高效会议 游戏 吸引力 1 老师问 吸引力 同学回答 吸什么 老师答 吸第三排的第一个女同学 2 根据老师师的指令 全场所有学员都伸出右手 搭在相邻同伴的肩上 形成一条或若干条线路 这个线路可以延伸到老师所指的物体或人身上 3 可选择教室内所有的东西 比如空气 天花板等等 如果有人没有和别人连在一起 则进行相应的惩罚 案例一 如果你在闹市被追杀你该怎么获救 案例二 你家在深山里 如果在你家门口 有人喊救命 你会不会救 2020 1 23 推测 因此 如果你在闹市里遇到危险 喊救命最好的方法 就是抓住一个人说 你救我 2020 1 23 责任一对一原则 责任只有在一对一的状态下才会有效 责任 2 0 大家都不负责任 结论 我为我的结果负责任 责任在谁身上改变 责任是一只猴子 每个人的本性中始终在重复着一个永恒的主题 回避风险 逃避责任所有的执行在管理层面上都可以总结为一点 责权利的对等为什么上级没时间 下级没工作 被 猴子 包围的管理者 你是一个全单位下属都知道的有思想 有创意 有创新能力 有领导管理能力的管理者 你是上级称赞的 解决问题的高手 情景一 让我再想一下 情景一 让我再想一下 2 星期一上午 你迎面遇到自己的下属A 他向你有礼貌的打招呼 早上好 科长 对了 我们这里有些问题 你停下来听他将自己面临的工作问题一一向你介绍 A一边介绍着 你却发现自己也被卷入问题之中 情景一 让我再想一下 3 仿佛5分钟后你才发现他已经占用你30分钟时间 不得不对他说 请等一下 这个问题很重要 我们现在不能马上讨论决定 而我现在还有更重要的事务需要处理 而且我现在已经迟到了 我会考虑一下这个问题 再告诉你怎么处理 情景一 让我再想一下 4 从此A每天都会到你的办公室询问你考虑的结果 星期二 科长 事情进行的怎么样了 时间不等人啊 星期三 科长 你什么时间能做出决定 星期四 科长 我们什么时候采取行动 星期五 科长 我们什么时候才能决策 嘿 你应该做出决定了吧 星期六 你会听到A在和其他同事说 这个科长效率太低了 能力太差了 真不知道他是怎么爬到这个位置上的 情景一 让我再想一下 5 情景分析 你是怎样背上猴子的 首先 你原计划是去处理更重要的事务 计划去喂自己的猴子 你碰上A 他背上有自己的猴子 在30分钟内你与A共同讨论工作 猴子在你们两个人的肩上各放了一只脚 30分钟后你对A讲 让我再想一下 再告诉你怎么做 猴子把放置在A肩上的脚也放在你的肩上 情景一 让我再想一下 5 你为什么要听A讲 因为你曾经做过他的工作 你觉得自己解决他的问题非常容易 如果你帮助下属解决了问题 让你从自己的问题中抽身放了一天假 同时 你希望让下属看看天才是如何解决问题 下属挤占了你的时间你 上级指导者 从下属 解决问题者 手中接下责任 并答应给他进度报告 从而将自己可支配的时间用于处理下属的工作 情景一 让我再想一下 6 逆向管理 管理角色的变化每当下属向你了解 事情进行的怎么样了 时 你成为被管理者和被监督者 下属成为管理者与监督者 如果角色如此转换 试想 整个单位岂不是上下颠倒 上级会怎么看 谁的 猴子 会向上爬的猴子 你有5 7名下属 他们每人都喂养着十多只猴子 你的下属每时每刻都背着自己的某一只或数只猴子去向你汇报工作 在讨论工作时 他们的猴子开始向上爬 然后一不留神他们就将猴子交给你喂养 如果你每天从一位下属手里接下两只猴子 一个工作日你就为自己增加了10 14只猴子 每周你的猴子就会增加50 70只 猴子躲在哪里 在走廊上 楼梯上 电梯中 停车场 单位餐厅 车间 在电脑和电话中 你有两种猴子 上级交来的猴子下属的猴子 如何摆脱背上的猴子 常见的三种说法 科长 怎么办科长 我该怎么做科长 有困难 该怎么解决 如何摆脱背上的猴子 当团队成员有问题找你时 问题是什么 谁有问题 问题属于谁 如果问题属于下属的 则由下属自己解决 你可以协助他 但这不能成为你的问题 问题无论是你的还是下属的 下一步都必须是下属去做 如果问题属于你的则仍然由下属解决 他用 我们 而不是 我 猴子如何跳到你背上 需要控制向上跳的猴子 下属带来的猴子 下属将猴子交给你自己开始进行轻松的监督你 让我再想一下请给我一份会议记录让我知道 我会帮助你 醒悟 只有将猴子还给下属 你才能得到额外的可支配时间 使自己得以展现自己的创意与创新能力 否则 让下属把猴子当自己的养 适合的人授权就是责任使工作完全地清楚最后期限的决定复查与训练为更多地授权打下基础 让猴子回到主人那里 退还你的猴子星期一轻松愉快的干部开始正确的管理行动 A先生的猴子可以提出建议 但下属亲自喂养 B小姐的猴子可以待上一夜 明天上午10 00带着计划来讨论 痛苦的进步 B小姐带着她的猴子找了28次科长后说 科长 快结束这个游戏吧 这只猴子已经在我这里待了30天了 我每天看着它 就象每天都要吞吃一只苍蝇 再也受不了了 现在我干什么事情都受影响 你要帮帮我 科长说 江小姐 我不知道你如何摆脱它 除非你自己想办法解决 我知道这对你是全新的考验 但我相信你可以做到 这对下属是一件痛苦的事情 只有这样他才能进步 全新工作风貌 B小姐带着那只跟了自己30天的猴子与其他同事沟通得到了解决方案这样你每天可以到几个办公室去 了解与管理下属 你现在开始轻松的行使管理者的责任 隔三差五的有机会检查下属的工作情况 提供解决方案还是做个问题解决者 管理者基本职责协助部属解决问题 猴子管理对部属而言 是一种全新的经验 他会出现紧张 需要有人帮助 自己上司 是解决方案 还是问题解决者 与部属讨论问题之前需达成两点共识 1 这是部属的问题而不是你的问题 2 确定规则 你帮部属解决问题时 他的问题绝不能变成你的问题 把主动权还给下属 下属自由度五个层级 每一个管理者都希望甚至鼓励下属是第三层级并向最高层级发展 自己行动然后按规定汇报 行动 但随时请示 提出建议按照决定行动 问应该做什么 等着被叫去做 猴子管理 如何管理 猴子 1 每一个人都应该管好自己的 猴子 2 不要让自己的 猴子 去麻烦别人照看3 组织中每一个人都应该明白自己应该照看哪些 猴子 4 不要试图将自己的猴子 托付 给别人照顾5 不要出现没人照看的 猴子 6 作为上司应该让下属明白应该照看哪些 猴子 如何照看好那些 猴子 案例分析 高效的雇员与低效的会议理查德 希尔顿是一位部门领导 他所领导的部门中有14位聪明能干的员工 希尔顿只是名义上的领导 因为这十几位员工都非常负责 在大多数情况下 部门成员之间都非常配合 大家互相协作与支持 然而惟一让希尔顿头痛的问题就是开会 在希尔顿领导的部门里 没有固定的时间开会 只是有人感觉到需要对某个问题进行讨论时 会议才开始召开 会议的主持者并不总是希尔顿 而是那个需要开会的人 在至少7人到场后主持人才开始会议 因为总是有人迟到 会议总是在预定时间的5 10分钟后才可以开始 开始后的前10分钟总是讨论一些与会议无关的话题 当会议正式开始后 主持人口头说明一下开会的原因 这些说明就成为会议的议程 然后组织对议题展开无目的的讨论 发言很零散 也很容易偏离主题 对议题不感兴趣的人往往会进行脱离主题的发言 还有人会大声打断别人的谈话 观点不同的人会争论不休 受到攻击的人往往不愿意再暴露自己的观点 在会议结束的时候 经常会陷入以下的局面 1 除了再开会讨论外 会议没有达成任何共识 2 发现了额外的任务 并分配成员继续解决 3 任务确定下来了 但是没有人去具体负责解决 4 会议达成了一定共识 但是却不能清楚表述共识是什么 以上局面带来的后果是 1 再开一次会议意味着浪费大家的时间 2 额外任务通常不会被重视 往往会被更重要的事情挤掉 3 由于无人负责 结果任务无法完成 4 共识由于没有被成员理解而变得不合理 高效的成员为什么却是低效的会议 有哪些因素会影响会议效率 讨论 1 你对希尔顿有什么建议 2 若你是希尔顿 你会限制开会时的人数吗 3 电子会议对于解决这个问题有效吗 4 这个组织开会时遇到的问题能否避免 在思考了上面两个问题之后 请回答 参考意见 1 组织内部应明确强调会议主持人在会议中的责任和权利 责任是 保证达到开会目的 为会议效率负责 权利是 会议过程中提问 沉默人士 的权利 裁决跑题发言的权利 每个与会者都可以有礼貌地打断跑题发言 但是否跑题主要由会议主持人确定2 强调每个与会者的责任每人与会者都有责任积极发言 围绕主题发言 监督他人围绕主题发言 3 可以有意识地轮换做主持人和普通与会者角色的转换有利于认真体会 执行围绕主题发言4 开会迟到的问题开会前挨个儿叫是个恶习不论到会几个人 准时开始对迟到的人 可酌情进行 罚站 罚请客 等 使其成为大家注意焦点5 主持人会前最好发送提纲或主要讨论内容有时候发言跑题和主题不明确有关 参考意见 6 散会可以考虑强制作总结 结论是什么 后续问题责任人是谁 今天的会议效率如何 7 不限制会议人数 最理想是包括且仅包括与主题关系密切人物 一般关系的会后发记录抄送就可以8 说到沟通效率 面对面的最有效 电子只是一种不得已的替代 不是什么改进 参考意见 这个案例使我们明白开会很简单开一个高效的会并不简单 1 怎样才能提高会议的管理水平 2 会议管理中那个环节最重要 为什么 小组讨论 1 时间 20分钟2 建立 XX小组第2次作业 word文件 将讨论得出的答案整理好 3 注意页面排版 4 将作业文档上传大学城空间 会议管理 课程栏目 任务一 问题讨论 企业的会议管理包含两个个层次的内容 一是企业会议体系的梳理 二是单个会议效率的提升 会议体系的梳理需要明确所有经理层以上人员参加的会议 这些会议之间的逻辑关系 以及每个会议的定位 主要参与人 召开时间 主要议题和上会需要准备的资料等 单个会议效率的提升需要每个与会者共同的努力 企业要营造一种高效的会议文化 并通过确定会议规则来约束个人行为 参考资料 按决策分类的会议类型 会议效率 知识点 会议效率不高的原因及具体表现 预防性管理 高效会议的八大特征 只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定 建议和负责人 会议规范种类 时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则 会议时间安排的规范 开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度 3 议程1分享话题和目标交换信息产生主意 做决定 确认行动总结 2 结束会议总结安排下次会议 跟踪备忘录跟踪计划 固定的会议流程规范 1 参会者要将工作安排交给会议主席2 超过1小时的会议要有书面的通知3 所有参会者都要有准备发言的心态4 会议要能准时开始 准时结束5 负责人对决议能否达成负主要责任6 在会上要维护别人的尊严7 要有人提出不同的意见8 会后要能拿到书面的记录9 参会者要履行反馈职责10 要请第三方监控会议质量 会议本身要遵守的规则