第二章办公室环境VIP

第二章办公室环境 第一节办公环境及其优化 一 环境概述 一 办公环境的概念它是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合 从广义上说 它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境 从狭义上说 办公环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境 它包括人文环境和自然环境 公司的LOGO墙 二 办公环境的分类 1 社会环境 是指一个国家内部的物质经济环境 政治法律环境和精神文化环境 同时包括这个国家的人口 民族 历史等因素 2 职能环境 是指一个社会组织内部的机构设置 目标划分和运行情况 同时包括人际关系和工作方法等因素 3 工作环境 是指具体办公活动的场所及使用的设备等 同时包括从业人员的状况 人员 设备 场地三要素 课堂练习 对一间面积14平方米的办公室进行布局设计 办公人员有5人 主管1人 秘书1名 下属3人 办公设备 文件柜1个 公用电脑1台 办公桌5张 要求 根据提供的场地 人员 设备 进行办公室布局设计 窗口 人员的职责 主管 个人任务 下达指示 接待客户秘书 个人任务 上级指示下属 个人任务个人空间需求 主管 办公桌应与秘书最近 并拥有独立接待空间秘书 与主管接近 沟通时不影响同事下属 不受干扰的个人办公空间设计时间 10分钟讨论时间 15分钟 各组轮流展示自己的作品 并加以说明 讨论优缺点 总结 办公桌之间用隔板 隔断噪音 照明用台灯 公共通道与私人空间的关系 避免交叉 接待空间应在外间 减少访客对他人的干扰 秘书与主管靠近 电脑显示器朝向 窗口位置应放办公桌 利用阳光 二 工作环境的优化 一 筹建办公室应该考虑的因素1 产权 购买 租用 自建房趋势 豪华酒店 高级写字楼 自建房2 选址 考虑两因素 交通环境3 内部结构 考虑全面 力求一步到位 房屋装修为例 二 按照需求进行办公布局 1 开放式布局 一个大空间里容纳全部员工的办公桌 办公设备共同使用 优点 节省空间 利于交流 服务集中化 共享办公设备 缺点 布局结构难于调整 机密性不苟 私人空间小甚至不具备 嘈杂影响工作 2 封闭式布局 按部门分隔 互不干涉 设备自用 优点 根据部门特点灵活管理 安全性可以得到较好的维护 员工有自己的私人空间 较安静利于工作 缺点 占地较大 空间没被充分利用 费用高 不利于交流监督 员工与员工之间 员工与领导之间 3 其他 蜂巢型 完全开放 资料录入 密室型 完全封闭 会计师 律师事务所 鸡窝型 团队开放 设计师 保险 俱乐部型 广告公司 媒体 办公室布局 IBM日本总部大楼 箱崎办公楼14层 可以容纳约900人同时进行工作 而且员工可任意选择座位 座位上留有电源和网络接口 基本上是六个人一张办公桌 而不会出现被埋在人堆中的感觉 同时也准备了带有隔断的办公桌可供选择 许多台打印机集中放置在办公室的角落里 为员工准备了进行简便会议的空间 这就是会议室单间 需要提前预约 开放空间型会议室 可以进行视频会议 行政管理部门的 管理席位 管理人员坐在内侧 希望得到安静的电话沟通环境的员工可以使用这样的单间 提供给希望集中办公的员工的整合办公区域 垃圾箱集中放置在自动扶梯附近 尽管各种资料的管理和使用已经完全电子化 但还是为每个员工提供了40 40 40cm的资料柜 在办公室边上的窗口也提供了座位 员工们在这里可以享受更轻松舒适的办公环境 办公室布局设计图分析 下属1 文件柜 下属2 秘书 下属3 主管 电脑 图1 评价 80分1 办公桌没有都使用隔板 会有干扰 2 没有照明的台灯 3 公共通道有些狭窄 但好在不会影响他人 主管 下属1 下属2 下属3 文件柜 电脑 秘书 图2 评价 60分1 公共通道和私人空间交叉 2 接待空间在办公室尽头 3 秘书与主管太远 4 电脑朝向不对 反光 5 办公桌无隔板 严重干扰 6 适合安放办公桌的窗口被文件柜占据 主管 秘书 下属1 文件柜 下属2 下属3 电脑 图3 评价 70分1 公共通道过长 2 主管个人空间失去接待功能 3 无隔板 下属1 秘书 下属2 下属3 主管 电脑 文件柜 图4 评价 90分1 充分利用阳光 2 私人空间和公共空间交叉少 3 隔板阻断噪音 4 主管与秘书沟通方便 5 减少访客对他人的干扰 课堂练习 公司布局 某公司准备在上海开一家销售分公司 租用了某写字楼一层的大厅 其中 大门左边用作产品展厅 大门右边作为销售分公司办公区 包括正副经理办公区 接待区 销售部 财务部 请大家分组进行设计 需要考虑采取开放式还是封闭式的办公室 小结 办公设计中应考虑的几个因素 1 职工人数 2 购买或租用的面积 3 机构建制和办公空间的分类 4 组织经营的性质或内容 一般接待区在离门较近处 总经理办公室一般不安排在门边 5 部门间的工作联系 6 保密的需要7 灵活性 三 保持办公环境的整洁有序 一 办公室清洁有序1 保持自己的办公区域整洁干净责任区的清洁 台面 地面 电脑 负责的设备 家具及门窗墙壁等 可要求专人打扫 办公桌面 1 桌上应尽可能少放东西 最常用的东西要放在不必起身就可伸手拿到的地方 桌上所放材料 应限于当天要用的资料 每天下班前应分类放回应放的柜内 如果必须留在办公桌上 也应放在文件夹中不易看到的地方 这样虽说不能防止蓄意的偷窃 但也可防止好奇者的眼睛看到不应看到的东西 坐在办公桌前的椅子上 面前是工作空间 平直伸出双臂 离桌面约15厘米高 小心地向两边摆出 画出一个宽宽的弧圈 手臂覆盖过的桌面部分应放置所有经常使用的物品 手不可及的边角要保持清洁空间 可以放上工作人员的金属名牌 或一盆植物 或一两件不太引人注目的摆设 2 办公桌上应该备有文件夹或文件箱 以存放文件之用 多层或多金属槽的文件箱 可以用来存放有待整理的口授记录 拟请领导签字的项目 读过的材料 未完成的方案以及其他材料 使用文件夹有两个目的 一是为了整洁 一是为了保密 对悬而未决的工作 备以专门的文件夹 尤为必要 每天将它检查一遍 对必须要做的事情加以注明 标示出来 用不同的文件夹分门别类地存放需要签名的信函 也是一个好办法 为便于识别 可在文件夹上加上标记 注意做好分类 最好有一本即时贴 提醒之用 电脑打字机是办公室的一个重要工具 每日用完 盖好防尘罩 并要定期进行专门清洗 如果经常使用橡皮 还应在电脑打字机旁装上一块砂片或一张砂纸 使用橡皮前 先在上面将橡皮磨净 其实最好养成习惯 每次用完橡皮之后便立即磨净 抽屉 做好规划 经常清理 中间大抽屉一般存放小物品 最易弄乱 可用盒子之类的东西加以隔离 胶带或胶水要连同它们的盒子一起有序地放在抽屉中 图章的印台要倒着放置 以保持垫面上的墨水不干 仔细检查每个抽屉里的东西 也许其中有些东西从不使用 造成空间浪费 应当腾出来存放常用的东西 至于那些无用的东西可以放到远离抽屉的什么地方去 对过期文件 不常用物品灯进行定期清理 2 保持公共区域整洁干净打印机 复印机周围 桌面 地面 茶具 文件柜 书架等 会议室或接待区 二 办公设备放置合理有序 1 设备用品要放置适当 摆放有序 桌椅 书架 文具 书籍等2 公用物品摆放有序 第二节办公环境的维护和管理 一 识别办公室安全隐患办公室的安全隐患包括自然的 物理的安全隐患和以人际关系为代表的人文环境安全隐患 首先是物理条件 陷阱一 电话陷阱二 大门陷阱三 电脑键盘 陷阱四 计算器陷阱五 地毯人际关系方面的安全隐患 二 正确处理安全问题 总体要求 需要树立安全意识 学习有关规章制度 识别排除隐患 准确报告 按章操作 检查登记具体要求 一 实施和监督安全运营 二 进行安全检查 改进工作环境 隐患记录及处理表 时间地点发现的隐患造成隐患的原因隐患的危害和后果处理人采取的措施 事故处理及登记表 时间地点具体经过事故原因涉及人员 当事人证人处理人员主管部门 造成损失处理办法追踪调查 三 办公室信息安全 一 秘书应该作好信息安全工作作为一名秘书 在保密工作中要注意三方面内容 文件保密 文件 资料 图表 会议保密 科技保密秘书应做好组织中特定信息的保密工作 人事信息 财务信息 产品信息 客户信息 二 具体的信息安全工作方法 口头信息安全 纸面信息安全 电子信息安全 课堂练习 李某大学毕业后 受雇于某市好又多百货商业广场有限公司 任信息科副科长 1997年8月 李在明知公司对信息科有 不准泄露公司内部任何商业机密信息 不准私自使用FTP上传或下载信息 规定的情况下 擅自使用FTP程式 将公司的供货商名称地址 商品购销价格 公司经营业绩及会员客户通讯录等资料 从公司电脑中心服务器上下载到自己使用的终端机 秘密复制软盘 到其他商业机构兜售 W有限公司与李某商洽并查看部分资料打印样本后 于1997年8月13日以2万元现金交易成功 李的 兜售 行为持续到同年10月13日 后案发 据某资产评估事务所评估证明 好又多百货商业广场有限公司自1997年9月初业绩开始下跌 月销售收入较8月份下跌15 63 下跌金额达669万元 思考 1 电子信息安全对办公室工作的重要作用 2 假如公司经理让你就以上案例思考本公司电子信息安全问题的解决措施 你认为如何有效避免上述案例中的问题 秘书人员应考虑 除了掌握基本的电脑技术知识外 需要从制度和管理上来做好电子信息的安全工作 而从技术上的解决则需要请教相关的专家和学者 1 安全管理责任制度 明确每个岗位和工作人员的安全管理职责 2 安全保护制度 保障信息安全 3 安全操作制度 4 安全检查制度 5 保密制度 四 正确处理突发事件 一 紧急情况的应对策略紧急情况是指发生的事情是不可预见的或者突发的 并可能带来危险 需要立即采取应对措施 尽力控制 每一个组织有责任保证在其办公地点的工作人员和来访者的安全 预防措施 1 以书面形式确定紧急情况处理程序 其中清楚地记录诸如火灾 人员受伤 突发疾病或者发生炸弹威胁等恐怖活动时的具体处理程序 例如 中国石油加油站管理规范 2 用上述处理程序培训所有人员 3 张贴有关的紧急程序 让所有人员了解 明确各级管理人员的任务和职责 一旦有情况 要确定相关的责任人 4 实行紧急情况模拟演练 如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适 并指导员工的应对行动 5 保证配备相关的设备和资源 以随时处理紧急情况 6 保证定期检查和更新设备 如灭火器 急救包 报警装置等 几类紧急情况 火灾炸弹威胁人员伤害或疾病 案例分析 时间 2003年1月17日地点 天地公司厂区人物 秘书高叶实习生小王工商日报来访者张萍女士事件 张萍女士踩到没有盖好又没有安全标志的井口内 小腿部表皮划伤出血和有膝盖疼痛状态 高叶的处理办法 1 道歉 扶起客人 2 通知急救员 或急救中心 3 填写公司的 事故情况记录表 4 填写公司的 工伤报告表 记录处理事件的相关细节 对实习生的提示 1 出现事故 尽量保持镇静 按照事故应对措施加以处理 如有人受伤 应立即救护 2 填写 事故情况记录表 的目的是为了记入发生事故的时间 地点 事故人姓名 发生事故或疾病的细节 以总结教训和为日后判定责任时使用 3 填写 工伤情况报告表 的目的是为了记录受伤人的基本情况和事故发生时间 地点 伤害的细节以及事故发生时采取的行动和急救处理 二 紧急情况记录常识 事故情况记录表 的内容 工伤情况报告表 的内容 课堂练习 下面有几个突发事件的虚拟情景 请同学分组完成各个情景 上台模拟 并进行讨论 情景一 住客报称有财物在客