数字通信公司采购管理程序.doc

西特吉企业数字通信公司程 序 文 件 文件名称：采购管理程序 文件编号：XT-QP-07-02 版次状态：1/0 文件分发号： 受控状态： 编 制： 审 核： 批 准： 制定日期：2005-04-28 生效日期：2005-05-07 未经许可 不得复印 西特吉企业数字通信公司文件编号XT-QP-07-02文件名称采购管理程序版 次页 次制定日期2005-4-28生效日期2005-5-071/01/5修 订 记 录 章节号修 订 内 容页次修订审核批准版次生效日期 西特吉企业数字通信公司文件编号XT-QP-07-02文件名称采购管理程序版 次页 次制定日期2005-4-28生效日期2005-5-071/02/51 目的确保采购的物料（含托外加工物料）质量满足规定要求，且价格合适，供应及时。2 适用范围凡供应本公司产品用原辅材料、零配件、包装物和托外加工等均适用。3 定义供应商（标准中的供方）4 职责4.1总经理负责采购合同的批准。4.2采购部4.2.1负责采购合同的编制。4.2.2负责采购实施。4.2.3负责采购物资的催交及进货的交验。4.3品管部负责进货（料）验收。4.4仓库负责采购需求的提供。4.5品管部、生产部负责新开发供应商样品的确认。4.6财务部负责采购资金的准备。5 工作程序5.1原料仓库负责定期向采购部提供原辅材料的库存量信息。5.2生产部和原料仓库负责制定库存物料的最低安全存量，当低于最低安全存量时，由仓库开出请购单向采购部请购。5.3原料仓库接获制造命令单后提出缺料分析，并按规定的时间填写请购单提供给采购部，采购部接到请购单后，如是原辅材料，按规定转化为采购合同，并备齐采购文件（必要时包含采购质量保证协议）。5.4零用料及各单位非生产用物（料），应填写请购单，并经部门主管批准，由采购部实施采购（但办公用品及设备由总部办公室负责采购）。5.5如是委托外厂加工物料也由采购开具采购合同，写明加工数量、重量、规格、单价，使用的材料、交货要求、图纸或实样及品质要求等内容经采购主管核准后发外加工。5.6原料仓库或使用部门开具请购单时应详细写明所请购的产品名称、规格、型号、数量、用途、交期等，特殊型号、规格的应附实样或图纸及品质要求。5.7新供应厂商开发时，采购部应先作供应商评估（按供应商管理办法的规定执行）。西特吉企业数字通信公司文件编号XT-QP-07-02文件名称采购管理程序版 次页 次制定日期2005-4-28生效日期2005-5-071/03/5物料需求权责部门 相关说明 表 单原料仓库 提供物料需求 请购单订购或外协采购部厂商录访评估 采购部 供应商管理办法合同条款洽谈采购部 报价单财务部查价、备款财务部起草采购合同 采购部 采购合同 批准采购合同 总经理发出采购合同采购部催交货 采购部验 收 品管部入 库原料仓库存 档 采购部5.8采购部对合格供应商作询价、报价的工作，经比价、议价后决定供应厂商。5.9采购实施5.9.1经比价、议价和样品试用的合格供应商进一步作报价处理。A、 报价应有两家以上的厂商。西特吉企业数字通信公司文件编号XT-QP-07-02文件名称采购管理程序版 次页 次制定日期2005-4-28生效日期2005-5-071/04/5B、报价单由采购人员整理，报总经理批准。5.9.2采购人员接到请购单应进一步进行比价、议价作业，经财务进行查价环节，最后编制采购合同呈总经理批准，实施采购。5.9.3属下列情况不比价，只进行议价：A、 独家制造B、 独家代理C、 专利品D、 原厂商的零配件无替代品时E、 客户特别指定的供应商或原材料5.10采购合同由总经理批准后，由采购员发送给厂商，并在三天内咨询厂商，以确认订单的有效性。5.11订单跟催管理为保证交期，采购人员应在进料/出货日期之前，以电话或传真进行跟催或前往货源处跟催。结果记录于“采购合同”上。5.12采购合同5.12.1若需要变更采购合同内容时，应主动通知供应商变更交期/数量/规格等，并将变更事项记录于“采购合同”上。5.12.2若供应商违反“采购合同”内容规定，本公司将根据“采购合同”有关条款要求，进行索赔或取消订单。5.13验收入库5.13.1原料仓库根据采购合同上的内容与供应商提供的送货单进行比对，确认来料品名、规格、数量无误后通知品管进行检验。5.13.2品名、规格不符合者直接退货拒收。5.13.3数量短少者，经检验合格以实数点收入库，并通知采购要求供应商按期补数。5.13.4采购材料交货后的检验依产品监视和测量控制程序执行，必要时由本公司品管人员先行至供应商处做不定期检查，以确保品质。5.13.5当公司或顾客需要在供应商处检验或验证时，应在“采购合同”上注明，并规定检验/验证的标准，作为放行依据。5.14材料入库按仓库管理办法执行。5.15订单管理西特吉企业数字通信公司文件编号XT-QP-07-02文件名称采购管理程序版 次页 次制定日期2005-4-28生效日期2005-5-071/05/5请购单、采购合同采购联应由采购部保存一年。5.16相关供应商的管理按供应商管理办法执行。6相关文件6.1供应商管理办法7表单和记录7.1请购单 TX-CG-FM-001 7.2采购合同 TX-CG-FM-002 西特吉公司请购单 NO：请购部门： 年 月 日材料编号材料名称规格型号请购数量估计单价用途交付日期备 注批准： 审核： 请购人： TX-CG-FM-001版次：1/0 西特吉公司请购单 NO：请购部门： 年 月 日材料编号材料名称规格型号请购数量估计单价用途交