办公室主任岗位培训.ppt

业务 技能培训档案管理 办公室主任 办公室主任的工作定位 办公室主任是一种名称 通常是指为本机关 本单位领导工作服务的综合办事机构和秘书工作机构的负责人和行政首长 办公室主任要敢于当领导 首先要服从领导的领导 日常工作中 不能把领导神化 他们也是人 领导分工 具体情况不一定完全掌握 一些思路 一些认识 一些决策仍有许多需要别人补充完善 当领导没有思路的时候 办公室主任要拿思路 当领导有思路的时候 办公室主任补充完善思路 在领导身边工作 一定要站的高看的远 从大局着手 随时给领导拾遗补缺 办公室主任的特点 政治性 协助领导贯彻公司的路线方针 政治态度坚决 辅助性 当好领导的参谋助手 服务性 为各位领导和员工工作服务 综合性 涉及各个方面工作 机密性 有的工作必须保密 双重性 既是秘书中的一员 又是秘书队伍的管理者 复杂性 办公室主任室实权派 掌管钱物 负责衣食住行 日日与领导员工为伴 难免受人嫉妒 遭人误会 但是要你能公平处事 以诚待人 清正廉洁 未雨绸缪 就一定能做一个称职的办公室主任 孔子曰 仁者不忧 智者不惑 勇者不惧 古人云 为政之要 在于得人 得人者得天下 要与领导保持同等距离 要与同事亲如兄弟 办公室主任的工作是 办实事 第一 不以事小而不为 从小事做起 第二 不以事急而盲为 应沉着果断 第三 不以事杂而乱为 要有条不紊 第四 不以事难而乱为 不怕揽矛盾 何为办实事 1 善于抓大事 但小事不抓 日积月累 就会酿成大事 2 知大知小 胸有全局 分清主次大小难易 避免一团麻 3 小中见大 小事孕育着大事 值班 考勤 会议通知 餐饮吃喝等这些 小事 稍有不慎就会捅大漏子 4 举轻若重 看似小事的经常性工作 要建章立制 用巧工去抓 抓一项带动几项 管原则不管具体 要充分相信你部下的能力能把事情办好 督查结果不查细节 用韧功夫去抓 明确专人 叮死不放 直到办完办妥为止 用细节功夫去抓 按部就班 严细缜密 不出纰漏 第一 不以事小而不为 从小事做起 第二 不以事急而盲为 应沉着果断 1 处理急事和突发性事件是办公室主任的家常便饭 是第一知情者 处置的第一道工序 一是要沉着应付 切忌自乱阵脚 二是要胸有主见 切忌唯唯若若 2 在处理过程中既要必须胸有主见 也不能乱表态 乱许愿 以免彻底解决问题埋下隐患 第三 不以事杂而乱为 要有条不紊 1 不乱为 要知重知轻 避免重要工作没有抓住 次要工作用过了劲 使过头 2 不乱为 就要知上知下 吃透了上情 办事才有方向 才有主心骨 3 不乱为 就要知书达理 知书 就是要多学习 提高理论水平高 通晓方方面面的知识 办事得心应手 知礼 是指工作方法多 讲艺术 不仅办了事 还能使大家心悦诚服 各方面都满意 4 不乱为 就要知规知矩 没有规矩不成方圆 第四 不以事难而怕为 不怕揽矛盾 1 两种选择 一是上推下卸 绕着走 二是不怕揽矛盾 不怕受委屈 不怕得罪人 不怕找麻烦 后者才是选择 2 一是讲责任 不管多难 义无反顾 挺身而出 二是讲品质 身先士卒 代领导冲锋陷阵 替领导分忧解愁 三是讲艺术 处事得体 处理问题不是一个面孔 一个腔调 一种方式 既讲原则 又讲灵活 因人因事施法 四是讲精神 敢于碰硬 柔中有刚 特别是在原则问题面前 要敢于碰硬 一味和为贵 别人不把你当回事 协调苍白无力 处理优柔寡断 就会什么问题也解决不了 什么事办不成 办公司文件的管理方案 一 档案工作原则1 企业档案是企业资产的重要组成部分 企业档案工作是企业生产 经营和管理的基础工作 企业档案工作应以统一管理为原则 坚持资源整合和资源开发 2 企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作 为企业生产 经营 管理和持续发展提供有效服务 满足企业各项活动在证据 责任和信息等方面的需要 3 企业档案管理的方法与技术应适应企业生产 经营和管理发展的需要 并以档案管理信息化为发展方向 办公司文件的管理方案 新员工的入职流程 1 填写甘肃银馨春天餐饮服务业有限责任公司员工入职登记表 号处为必填写部分个人信息必须真实有效2 身份证复印件一张3 一张近期1寸免冠照片4 员工对公司的一些规章制度进行了解 甘肃银馨春天餐饮服务业有限责任公司员工入职登记表 办公司文件的管理方案 已经办理入职手续的新员工 由办公室向接收部门开具以上通知单 已经办理入职手续的新员工 由办公室向宿管员开具以上通知单 因下列原因 公司可以辞退员工 1 受聘人因业务 技术水平差 经考核不能胜任岗位要求的 2 违反公司制度 情节严重或批评教育后仍不改的 3 因公司岗位设置变化 不再需要本岗位而本人又不能或不愿从事其他岗位工作的 员工因自身原因 可以向公司提出辞职 向所在部门负责人提交书面离职申请 员工将经部门经理 店长批复的离职申请交到办公室主任处 办理离职手续 凡有下列情况者公司予以除名 1 严重违反公司规章制度的 2 因违反国家或公司规章制度给社会或公司造成经济损失的 还将追究法律责任 3 离职申请尚未批准之前 却故意违反公司制度 Diagram 辞职 辞退 除名 对除名员工将在全公司公告 且永不录用 员工离职 应提前填写以上辞职书 交由各部门区域负责人批复 合同工和长期计时工应提前30天 临时计时工应提前一周 员工离职流程表 1 公司通知文件 按下发时间先后排列归纳 做到一年一清理 2 员工人事档案 除电子表格外 离职员工的信息及时删除更新 入职原始档案按员工入职时间先后顺序排列归档 离职员工的档案至少保存半年 3 内部培训资料 电脑资料拷到移动硬盘分类备份 重复资料删除 纸质资料包括菜谱 管理手册 标准流程 消防安全资料 食品卫生安全资料 老照片等 4 食药局文件 包括食药局下发的各类通知 检查回执单 废弃油脂回收记录本 餐用具消毒记录本 员工健康证等 5 消防部门文件 消防检查通知 消防培训记录 消防检查回执单 6 设施设备维保资料 产品的保修卡 说明书 发票复印件 联系人电话 7 标签 每类文件的封面按类别贴标签 8 办公用品 设立购 领 存流水账本 领用人要签字确认 二 对档案进行整理 理出目录 三 对后勤的管理 1 对员工宿舍的管理 宿舍整改标准1 床铺 统一用公司卧具 干净整齐 标签定位 2 地面 无垃圾杂物 3 行李 每个房间留一空上铺 行李箱及纸箱整齐码放 4 床底 只允许放一双拖鞋 一双工作鞋 5 衣柜 按人分配 标签区分 不上锁 6 盆子 统一放置在洗漱间盆架上 7 暖瓶烧水壶 宿管员保管 保证开水的烧和分送 8 洗澡票 每人一月两张 由办公室主任每月5日集中发放到位 9 节约 爱护宿舍公物 做到人走灯息 人离水关 宿舍标准图片 2 对保安部 工程部的管理 1 对下班提包人员进行检查 2 对进入店面的陌生人进行查问 3 巡店 水 电 气 报警器开关情况 4 对工程部的日常维修材料进行盘点 5 对工程部的维修进行督促和落实 3 对考勤的考核 休息安排 1 每天打卡4次 上下班时间 发送位置2次 早晚各1次 中途外出办公事打不了卡的只需发送办事点位置到群里 同时让办公室主任在原始考勤上作备注 自己编写未打卡理由视同无效2 未打卡1次扣款20元 迟到早退扣款同上 3 已经打卡签到 但岗位上不见人或电话打不通 出勤无效 视为旷工 4 休息时须在位置群告知并要给办公室主任打召呼 5 利用上班时间干私事 纪律散漫 4 办公室资料 证照的保管 证照全套照片 电梯年检资料 天然气申报资料 检查记录 食药监管局办理体检流程 消防设备备案 1 借阅的时候进行登记借件人与借出人签字登记并写明日期2 归还的时候也要进行登记同时也要对归还日期与人员进行登记3 对新增文件也要进行登记并分类存放档案的分类管理 消防知识 1 消防的四个能力 A 检查消除火灾隐患能力B 扑救初期火灾能力C 组织疏散逃生能力D 宣传教育能力2 消防器材的种类 A 灭火器B 消防栓C 灭火毯D 消防沙E 喷淋3 灭火器的使用方法 A 拿起上下摇晃B 拔掉铅封C 一手拿柄 一手拿管最前端E 对准火势的根部进行喷撒灭火距离2 3米 站在火势的上风口 注 ABC灭火器使我们常用的灭火器 4 灭火毯的使用A 将灭火毯的全部拉开B 两手握住同一端两角呈垂直状态C 由内向外慢慢铺上 直到油锅的火灭掉为止5 消防栓的正确使用方法1 打开消防栓门并按动红色按钮2 一人拿水袋跑向着火地点3 另一人接好水袋与消防栓的接头 健康证的办理 1 对象 凡从事食品生产 经营人员和公共场所从业人员 均须持 健康证 上岗 2 办证程序 从业人员在上岗前或上岗期间 每年必须进行一次健康体检 体检时需要带一寸照片2张 体检合格并接受卫生知识培训合格后 方可领取 健康证 体检不合格者 需凭复检通知单和本人身份证进行复检 3 办证地点 各地区疾病预防控制中心健康证输流程图 1 领体检表2 到收费处交表3 内科 外科检查4 照相5 抽血6 X光透视7 领取回执单8 卫生知识培训工矿企业从业人员体检合格者于第2个工作日下午 饮食行业和公共场所从业人员体检合格者于第5个工作日后到健康检查科办证室领取健康证 办证时需提供 体检办证回执单 及卫生知识培训合