企业档案管理办法[1].doc

档案管理办法编制日期:2006年1月编 制审 核批 准生效日期为实现公司档案归档管理和管理利用的标准化和规范化，严格公司档案管理,保证档案管理有效性、规范性，更好地为各项工作服务，根据中华人民共和国档案法和档案法实施办法的有关规定，结合本公司的实际情况，制定本办法。1 适用范围档案是指:物管公司总部及所属管理处、各职能部门在各项工作和活动中直接形成的，具有查考使用价值的各种不同形式和载体的原始记录，是准确、完整、系统地反映本公司物业管理和经营活动的真实内容和历史过程的重要依据，是公司的宝贵资源。2 定义员工在各项工作活动完结时，都应将工作中形成的各种档案材料交由所在部门的档案人员统一归档；各部门当年归集的档案材料应于次年六月底前完成档案整理和移交。3 档案管理机构和职责3.1 档案管理机构3.1.1根据档案工作实行统一领导、分级管理的原则，设立公司本部档案室，并由公司前台文员兼任档案管理员；各管理处相应设立管理处档案分室，并指定专人为档案管理员；管理处各职能部门设兼职档案管理员。对各种门类和不同载体的档案，采取档案实体，由本部档案室和各管理处档案分室保管。3.2公司本部档案管理员职责3.2.1认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、规定和办法。3.2.2制定和不断完善公司各项档案管理制度，创造良好的档案工作环境，逐步实现档案管理的制度化、规范化、科学化。3.2.3在统一领导、分级管理原则下，负责对公司各部门和各管理处、各职能部门的档案管理进行业务指导和监督、检查。3.2.4承担公司本部以及各管理处、各职能部门必须移交公司的各类档案的保管，并切实做好档案库室的保密、安全防患管理。3.2.5及时为公司各项工作提供档案服务，为领导决策提供可靠的数据。3.2.6积极开展档案的编研工作，编写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数字汇编和专题文件汇编等编研材料。3.2.7对档案定期进行统计、鉴定、销毁和移交工作。3.2.8办理领导交办的其他工作。3.3 管理处档案管理员职责3.3.1负责管理处各类档案的归档管理、编目、电脑著录工作；3.3.2负责管理处档案室日常各项管理事务，包括各类档案的接收、排列、标识、保管、保密、借阅、统计、销毁、移交以及档案库房的七防（防盗、防火、防潮、防虫、防尘和防有害微生物）等工作；3.3.3负责检查、指导和监督各职能部门兼职档案员的档案业务；3.3.4协助公司本部档案室拟写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数据汇编和专题文件汇编等编研材料；3.3.5按时完成管理处布置的工作任务和档案管理工作任务。3.4 职能部门兼职档案员职责3.4.1负责配合公司本部档案室和管理处档案室归档材料（会计档案除外）的收集、归档整理、编目、保管、移交工作）3.4.2做好所在职能部门档案的借阅登记工作。4 档案分类方法4.1 类目设置:本公司档案共设置六个一级类目，一级类目下设二、三、四、五级属类；二级属类按物管公司机构而设，三级属类按管理处机构而设，四级属类按各分职能部门而设，五属类按档案类别而设。如下图：类目名称一级类目代号二级属类代号三级属类代号四级属类代号五级属类代号业务类0物管公司G80本部RML行政人事部XZRS内部工作联系单W工程类1时代RMA（行政资料）XZ备忘录M文书类2岭南RMS（人事资料）RS会议纪要MU声像类3逸彩RMY财务部CW电子邮件E会计类4工程部GC传真F荣誉实物类5客服部KF物管理公司0保安部BA项目管理中心1合作公司2往来公司34.2一级类目名称解释：4.2.1业务类档案是指：反映本公司下属管理处从事物业管理与经营等职能活动的各种真实记载，包括大厦楼宇（小区）的配套设施的文件和图纸、业主或业主委员会的资料、租户资料及房屋维修任务书、委托书、各类协议合同、登记表、装修表、各类设备的操作规程，服务中心与业主（客户）之间的往来文书等。4.2.2工程类档案是指：各种办公、动力、汽车等设备仪器的使用说明书、安装说明书、系统图、线路图、装箱单、合格证、保修卡等资料；4.2.3文书档案是指：公司及各部门、管理处在各项行政事务、经营管理、党群工作中产生的各种书面记录，是本公司基本职能和历史概貌的真实反映。4.2.4声像档案是指：具有保存价值的照片（正底片）、录音、录象带、光（磁）盘、电影拷贝及有关文字说明，它反映本单位各项活动的生动而形象的真实历史记录。4.2.5会计档案是指：会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核心专业材料，它是记录和反映经营业务的重要史料和证据。（公司财务部指定一名专人进行会计档案归类）4.2.6荣誉（实物）档案是指国家、省、市各级政府颁发给本公司或对在管物业的各种奖旗、证、杯、牌、匾以及知名人士的提词、条幅、字画等，是记录和反映公司荣誉和业绩的实物见证。4.3档案的分类编号方法档案的一级大类采用阿拉伯数字代号，二级属类用一个英文字母和两个数字代号，三级属类和四级属类均用大写英文字母代号，五级属类用大写英文字母或阿拉伯数字，五级属类代号与案卷顺序号之间用一横线隔开，大类与各级属类之间用斜线隔开。4.3.1业务类： 0/G80/RMS/KF/*001-案卷顺序号 五级属类(档案类别代号/两个中文简称或英文字母) 四级属类(所属职能部门代号/客户服务部) 三级属类(所属管理处代号/岭南管理处） 二级属类(物管理公司代号) 一级类目（产品业务类）*事物形式及代号为：图纸、资料、任务书、委托书、协议合同、登记表、装修表、操作规程、往来文书等。4.3.2工程类： 1/G80/RMS/GC/*001-案卷顺序号 五级属类(档案类别代号/一个中文简称或英文字母) 四级属类(所属职能部门代号/工程部) 三级属类(所属管理处代号/岭南管理处） 二级属类(物管理公司代号) 一级类目（工程类）*事物形式及代号为：使用说明书、安装说明书、系统图、线路图、装箱单、合格证、保修卡等；4.3.3文书类 2/G80/RMS/XZRS/XZ/M0001-案卷顺序号 五级属类(档案类别代号/物管公司备忘录) 四级属类(所属职能部门代号/行政人事部/行政资料) 三级属类(所属管理处代号/岭南管理处） 二级属类(物管理公司代号) 一级类目（文书类）4.3.4声像类： 3/G80/RMS/XZRS/*001-案卷顺序号 五级属类(档案类别代号/一个中文简称或英文字母) 四级属类(所属职能部门代号/行政人事部) 三级属类(所属管理处代号/岭南管理处） 二级属类(物管理公司代号) 一级类目（声像类）*事物形式及代号为：照片（正底片）、录音、录象带、光（磁）盘、电影拷贝、文字说明等；4.3.5会计类： 4/G80/RMS/CW/*001-案卷顺序号 五级属类(档案类别代号/一个中文简称或英文字母) 四级属类(所属职能部门代号/财务部) 三级属类(所属管理处代号/岭南管理处） 二级属类(物管理公司代号) 一级类目（会计类）*事物形式及代号为：会计凭证、会计帐簿、会计报表等4.3.6荣誉（实物）类： 5/G80/RMS/XZRS/JQ001-案卷顺序号 五级属类(档案类别代号/奖旗) 四级属类(所属职能部门代号/行政人事部) 三级属类(所属管理处代号/岭南管理处） 二级属类(物管理公司代号) 一级类目（会计类）*事物形式及代号为： 奖旗JQ、证书ZS、奖杯JB、奖牌JP、匾B、提词TC、字画ZH、条幅TF。5 档案的归档整理5.1 归档整理5.1.1是指对档案材料进行分类、排列、装订、编号、编目、装盒（袋），使之有序化的过程；5.1.2理应以公司制定的各类档案的归档范围和保管期限表为依据；5.1.3归档文件材料必须齐全、完整，凡有原件的，不能以复印件归档；5.1.4文件要用A4标准纸型，统一使用不褪色的炭素墨水或蓝黑墨水书写，书写要求字迹清楚；修改文稿时，尽量不要在纸的顶边写字。5.2 各类档案归档整理要求5.2.1业务类档案5.2.1.1按年度、机构、保管期限的方法组成案卷；5.2.1.2编写卷内目录，并排列于卷首，与案卷一起装订；5.2.1.3封面统一使用档案局标准科技档案封面，采用三孔一线方法装订成卷；5.2.1.4用阿拉伯数字顺序编页码，统一装订字体；5.2.1.5将案卷放入统一的档案盒内（每盒装的案卷数量视容量而定），并填写档案盒面的内容；5.2.1.6编制卷内目录和案卷目录。5.2.2工程类档案5.2.2.1区分设备种类、型号，按机构种类、型号的方法排列；5.2.2.2逐分编号，盖归档案章并填写相关内容（归档章样式与文书档案归档章同）；5.2.2.3编制档案目录；5.2.2.4装入专用档案袋（图纸折成A4规格），逐项填写袋面内容。5.2.3文书档案5.2.3.1以件为单位整理，每份文件材料为一件，即正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件。转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；5.2.3.2区分文件材料的不同年度、不同机构（问题）和不同保管期限；5.2.3.3以件装订，属永久和长期保管的档案必须使用档案专用不锈钢书订；5.2.3.4按年度、机构、保管期限的方法，采用阿拉伯数字顺序对每件归档文件材料编件号，以确定文件的排列顺序；5.2.3.5每件文书首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容：归档章示图存档日期存档编号存放地点存档期5.2.3.6编制归档文件目录；5.2.3.7归档文件按件号顺序装入标准档案盒，并填写档案盒封面、盒背脊及备考表项目。5.2.4声像档案5.2.4.1分照片、录音带、录象带、光（磁）盘等四种类型：a) 照片档案由底片、照片和说明三部分组成。b) 底片：放入底片袋内，底片号标在底片袋的右上方，底片号格式为：机构流水号，例：0136，按底片号顺序将底片插入底片册；c) 说明：文件说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，要求文字简洁、语言通顺、一般不超过200字，用阿拉伯数字表示时间。说明的格式为：d) 照片：统一使用照片档案册存放，首先确定照片固定位置，然后标注照片的题名（在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称），不超过30字；照片号按案卷内照片的顺序编排，同时注明照片底片的编号。e) 每一案卷都必须编制卷内目录，并有完整和标准格式的照片案卷目录；f) e、大张照片应单独存放，并在卷内目录的备考栏内注明“大张”g) 录音带、录象带、光（磁）盘：应分别有文字说明和题名（参见照片的文字说明和题名的要求），分别进行编号和编制目录5.2.5会计档案5.2.5.1分凭证类，帐簿类，财务报告类和其他等四种方式整理立卷；5.2.5.2会计档案案卷的质量要求参照会计法规和本公司财务管理的规定；5.2.5.3会计档案目录由财务部兼职会计档案员负责集中统一按年度编制。5.2.6荣誉（实物）类5.2.6.1分别按时间顺序编号；5.2.6.2每一实物档案均要贴归档标签；5.2.6.3编制目录：标签的示图为：管理处实物形式编号产生时间6 档案的保管6.1 各管理处的各类档案（会计档案除外），由各管理处档案室保管，档案目录必须于每年六月底前送交一份到公司本部档案室，由公司本部档案室编制公司各类档案总目录。管理处撤并时，全部档案必须移交公司本部档案室。6.2公司会计档案和各管理处会计档案，分别由公司财务部和各管理处档案室保管一年后，移交公司本部档案室集中保管。6.3 各管理处保管的档案应分部门分类排列，以方便查阅利用；公司本部档案室保管的档案应以全宗进行分类排列，并应有明晰的标引。6.4档案室必须门窗坚固、安全，窗户要有遮阳光设施，保持通风，室温保持在14-24摄氏度，湿度在45-60%以内，要经常清洁，无杂物堆放；要有防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防虫等设施。6.5档案进室或借出、移交，要进行登记，每年要对室藏情况进行一次清点，发现问题及时采取措施。6.6综合档案室要建立全宗卷，将在管理本全宗过程中形成的，能够说明本全宗历史情况的各种文件材料，组成专门案卷。6.7档案员调动工作时，应在离岗前办好交接手续。6.8要定期进行库藏档案的清点核对工作。档案室应做好帐物相符的统计工作，库藏档案因移交、销毁等注销帐户时，要保留依据。6.9要经常检查档案的保管情况，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。6.10档案借出，必须严格执行审批和登记手续，归还的档案须及时整理入库上架。7 档案的保密7.1本公司档案密级及保密期限应在文件材料形成或收文登记时标识，密级分为三级，即机密、秘密、普通。7.1.1机密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理决策、财务档案等。7.1.2秘密档案包括：ISO质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司文件、工程图纸、工作计划、总结等。7.1.3普通档案包括：公司的通知、通告、公司对业主公开的文件等。7.2档案保密制度7.2.1档案工作人员要严格遵守党和国家有关保密工作的规定，遵纪守法，忠于职守，自觉维护公司的秘密。7.2.2档案工作人员不得私自将档案材料带出本公司或借给他人，严禁携带档案材料到公共场所。7.2.3严格遵守和执行档案借阅审批手续，按批准范围查阅档案。摘录或复印秘密以上的档案材料，应通过机要部门传送。7.2.4坚持做到六不：a) 对档案内容不该说的绝对不说；b) 不该借阅的绝对不借；c) 不该复印、复制的绝对不复印、复制；d) 不在公共场所、私人通信、非保密本、普通电话、电报、邮件、谈论、记录，传达属于国家的机密档案；e) 不在不利于保密的地方存放和携带属于国家机密的档案；f) 非档案工作人员，不得随意进入档案库房；7.2.5按上级有关规定，配合保密部门，做好密级档案的鉴定、降密和解密工作。8 查阅利用8.1权限：公司层领导可查阅公司所有档案；部门负责人可查阅本部门所有档案，公司员工根据审批查阅有关档案。8.2查阅/借阅/复印：均应在档案室的文件查阅/借阅/复印登记表中登记。8.3 查阅/借阅/复印审批程序：属权限内无须审批，权限外的由档案员开具档案查阅/借阅/复印审批单给查阅人办理审批手续，属部门的档案，由部门负责人审批，属管理处的档案由管理处主任审批，属公司本部的档案，由办公室主任审批；外单位到本公司查阅档案资料的，必须执有单位介绍信，经办公室主任或公司领导同意。8.4 复印密级档案的，机密档案报总经理审批；秘密档案的由办公室主任审批；普通档案由部门负责人审批。8.5 借用档案的单位或个人未经公司领导批准，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拆散、翻印、转借或破损档案。9 档案销毁9.1 每二年对档案的保管期限进行一次清查，超过保管期限的，由各档案员列写销毁清单，交由综合档案室档案员汇总后，报办公室主任审核，经审核无误后报总经理批准，由办公室指定2名人员监销，并在销毁档案清单上签名，然后在相应的档案目录上注明“销毁”字样。10 归档范围和保管期限表档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，永久为