机关归档文件整理方法.doc

机关归档文件整理方法一、归档文件归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。二、归档文件整理原则归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。三、归档文件整理方法归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件的定义：件是指归档文件的整理单位。1、一般情况下每份（单份）文件为一件。2、文件正本与定稿为一件。3、正文和附件为一件。4、原件与复印件为一件。5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。6、转发与被转发件为一件。7、正文与文件处理单为一件。8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。9、会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。10、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。12、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。第二节 文件整理程序 一收一集文件收集工作的原则：齐全完整，是收集工作的基本原则。1、全面收集即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的，不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是图纸、报表、声像材料等，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。2、重点收集从机构方面讲，本机关机要收发部门，各内部机构等是收集的重点。从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员，内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。3、帐外文件的收集“帐外文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件。（1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。（2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。（3）上级机关批转、转发本机关的文件。（4）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。（5）本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料以及领导班子民主生活会报告（一年两次）。（6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。党员统计年报表、团员统计年报表、干部统计年报表、离（退）休干部统计年报表、公务员统计年报表、机构编制、人事年报表、党政人才资源统计年报表、国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表、党内统计年报表、工资统计年报表、劳动情况统计年报表、保险福利费用构成情况年报表、国有资产统计年报表、各类业务综合或单项统计报表、纪检监察案件统计报表、审计结论。（7）领导干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。（8）本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。（9）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。（10）本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册。（如干部职工考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表等）（11）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。（12）本单位财产、档案交接凭证。（13）本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。（14）本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。（15）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料。（16）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。（17）本单位领导班子及成员的述职报告。（18）政府部门在采购过程中所形成的报告、标书、合同等。用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。4、检查已归档文件材料的质量（1）收文的正件与附件是否齐全完整。（2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。（3）发文的定稿与印件是否齐全完整。计算机输出的定稿，要附发文处理签。（4）检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件是否盖有单位印章，定稿与印件是否残缺不全等，凡手续不全或缺页的应补齐。（5）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复是否齐全完整。二、区分归档范围（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。（二）不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。三、分年度分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。现行机关的归档文件整理工作，是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。3、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。4、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。5、跨年度的会议文件，归入会议闭幕年度。6、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。7、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。8、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。9、回顾、纪念性文章，归入定稿或发表年度。10、翻印的文件，归入原件的所属年度。11、案件材料，归入结案年度。12、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。四、分类根据重庆市档案局要求，归档文件统一采用“保管期限年度”的方法进行分类。五、划分保管期限根据国家档案局8号令关于机关档案保管期限的规定，文书档案的保管期限为永久和定期两种。定期，分为30年和10年。（一）永久保管的文书档案主要包括：1、本机关制定的法规政策性文件材料；2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；5、本机关机构演变、人事任免等材料；6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；8、同级机关、下级机关关于重要业务的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。（二）定期保管的文书档案主要包括：1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；4、本机关一般性事务管理文件材料；5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。详见国家档案局8号令关于机关档案保管期限的规定。六、修整文件1、修裱破损文件使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱。2、复制字迹模糊或易褪变的文件包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件。常用的复制方法是复印。3、去除易锈蚀的金属物4、超大纸张折叠大于A4幅面的纸张要折叠成A4幅面。要注意尽量减少折叠次数，折痕处尽量位于文字、图表字迹之外。七、装订（一）装订要求：1、归档文件以 “件”为单位逐件进行装订。2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。3、装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，左侧与下侧（底边）对齐。（二）装订方法用线和不锈钢钉装订1、线装法。属永久和30年保管期限的，根据文件的厚薄，文件页数较少时，采用“缝纫机”左上角装订；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。2、对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。3、定期保管的可用钉书机装订。八、排列文件（一）按事由排列将同一事由的相关文件排列在一起。具体步骤如下：1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、定期分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。2、在同一保管期限内的文件按事由结合时间、重要程度来排列。即在同一保管期限内，将文件先按不同事由（问题）分开，将同一事由的相关文件排列在一起。（1）单一事由、单一责任者的文件，按归档文件形成时间的先后顺序排列。（2）几个事由、单一责任者的文件，先把不同事由的文件分开，在每个事由里按文件形成时间的先后顺序排列，然后再按事由的重要程度排列。重要事由在前，次要事由在后。（3）单一事由、几个责任者的文件，先把不同责任者的文件分开，在每个责任者的文件内，按文件形成时间的先后顺序排列，然后再接责任者地位高低依次排列。（4）本机关与外机关协商某项工作或某一事项形成的文件，应以本机关在前，外机关在后的顺序排列。（5）报刊杂志、简报、信息等（指本机关编辑出版的，不包括新闻单位），按期刊号的先后顺序排列。（三）零散文件的排列零散文件插入所属年度进行排列的方法，一是将其排列在同一保管期限的最后，并在备考表中注明；二是将其排列在相邻文件的后面，即将其与所属事由中的相关文件订在一起，在目录备注栏中注明“此件为两件” 。九、编号（一）件号1、室编件号室编件号，即在归档文件整理时编制的件号，其编制方法和要求：（1）归档文件排列顺序固定之后，应逐件编写件号。（2）在同一年度，同一保管期限内，按照归档文件排列的先后顺序，从“1”开始编制件号。即一年三个流水号，永久从“1”开始，30年从“1”开始，10年从“1”开始，依次编制。（3）不得断号，重号，跳号。2、馆编件号 不填（二）页号页号编写方法和要求：1、 以件为单位，逐页编写顺序号，一份文件为一个流水号。归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要补编页号。（如：正文和附件、正文和定稿、请示和批复、函与复函、报告与批示、转发件与被转发件、办法与实施细则、收文处理单与正式文件等作为一份文件编制件号归档），要重新编写页号，即要给这份文件以完整连贯的总页码。2、单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷的为两页，编两个号。折叠的大张文字材料或图表，不管折几折，凡是单面有字的为一页，编一个号，双面有字的为两页，编两个号。3、不得重编、漏编页号。（三）盖归档章1、归档章的位置归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。不要压字迹，不要与收发章或领导批示文字交叉在一起。2、归档章的项目及填写方法归档章的项目有全宗号、年度、保管期限、年度、室编件号、馆编件号等。（1）全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。（2）年度：是文件的形成年度，以四位阿拉件数字标注，如2009年。（3）保管期限：按归档文件划定的保管期限填写，是哪种保期限就填写哪一种。三种保管期限可分别简称为“永久”、“30”、“10”。（4）室编件号：按归档文件排列顺序编写的件号填写，由档案室负责填写。（5）馆编件号：由档案馆负责填写。十、编制归档文件目录（一）归档文件应逐件编写目录（二）归档文件目录中所列项目应逐项准确地填写归档文件目录设有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。其填写方法如下：1、件号：填写归档章上室编件号。2、责任者：填写制发文件的机关或个人（标明职务），即文件的发文机关或署名者。（1）填写通用简称。（2）以落款（盖章）单位为准填写，不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写。（3）报表的责任者，应填写填报单位，即盖章单位，而不是报表的印制或发送单位。（4）联合发文，只填写主办单位。即联合发文的文件字号属于哪个单位，哪个单位就是主办单位。如为查阅方便，可把所有联办单位全部填入责任者栏内。（5）问文与复文作为一件时（请示与批复、函与复函、转发与被转发等），只填写复文单位即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的单位即可。3、文号：填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成。如：宾阳档发2009 12号。（1）联合发文，填写主办单位文号即可。（2）报告与批示、转发与被转发、请示与批复等，只填写批示、转发、批复件文号即可。4、题名：填写文件标题。（1）凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的，应照原题名填写，不得随意更改或简化。（2）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名（包括补充和改换题名），外加方括号 填写。原题名只有文种的，应根据文件内容补充拟写文件题名。文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。如：“关于贯彻执行中发198529号文件的通知”，从文件题名中看不出文件的内容，实际上是关于加强档案工作的领导的文件，填写题名时，应补充为“关于贯彻执行中发198529号文件加强档案工作的领导的通知”。批复不另行文，只在请示件上签批请示意见，可在请示件题名的后面补充