办公自动化培训手册.doc

办公自动化设备培训手册大专理科基础学院2012年5月目 录第一部分 富士施乐M105b一体机的使用方法1一、开启打印机1二、打印文稿2三、复印4四、扫描5第二部分 松下KX-FP706CN传真机的使用7一、传真功能：7二、复印功能：8三、电话功能：8第三部分 科密3628碎纸机使用流程8第四部分 云广868厚层切纸机使用流程9第五部分 DC-30A桌面式无线胶装机的使用10第六部分 科密WJD-Comet-C510点钞机的使用10第七部分 爱普生EB-C2020XN投影仪的使用11第八部分 使用光盘刻录大师6.1刻录光盘12第九部分 佳能IXUS115HS数码相机的使用13一、部件说明13二、数码照相机的拍摄方法14三、数码相机的设置方法16第十部分 考核项目171青岛滨海学院办公自动化培训讲义第一部分 富士施乐M105b一体机的使用方法在办公室的日常工作中，经常会对电子文稿进行打印操作，并且需要复印多份，或者是对已经有的文稿或图片进行扫描然后对其编辑，所以在日常办公中，需要对打印、复印和扫描能进行熟练操作。富士施乐M105b就是集打印、复印、扫描三项功能于一体的现代办公设备，其相应功能地实现具体操作如下：一、开启打印机第一步：按下“开机”按钮，如图1所示；第二步：打开前盖，如图2所示；第三步：将滑块向前拉，直到不能动为止，如图3所示；第四步：将长度导杆向前拉，直到不能动为止，如图4所示；第五步：调整纸张宽度导杆至最大宽度，如图5所示；第六步：将打印纸打印面朝上装入打印机，如图6所示；说明：在装入打印纸之前，先将打印纸前后弯曲，然后将其散开,在平面上对齐纸的边缘。第七步：调整纸张宽度导杆，直到它们轻微抵住打印纸的边缘；第八步：朝打印机方向滑动长度导杆，直到它触到打印介质；第九步：将纸张封盖推入打印机，让纸张封盖与纸盘上的标记对齐，如图7所示；第十步：在打印长文档之前，应确保输出接收盘完全展开，如图8所示。图1 图2 图3图4 图5 图6图7 图8说明：1、在翘起或卷曲的纸张上打印会导致卡纸，因此请在放置前将其整理弄平。2、输出接收盘加长旨在防止打印介质在完成打印作业后从打印机上散落下来。3、从中央输出接收盘中取出信封或小尺寸打印介质时，请抬起扫描仪。4、如果出现卡纸，请打开后盖，取出卡的纸，关闭后盖。二、打印文稿1、普通打印在办公中最常用的就是单面打印，或者是单页打印多份等常见的简单打印任务，怎样对这些文档进行打印呢？具体操作步骤如下：第一步：打开需要打印的文件；第二步：单击“文件”菜单下的“打印”，弹出打印对话框，如图9所示；第三步：在打印对话框中根据需要设置打印数据（如所需打印的页面或份数等），如图9所示；第四步：设置完毕，单击“确定”按钮，开始打印。2、手动双面打印有时候在打印时为了装订成册，或者是为了节约纸张等情况，可以对打印文件进行双面打印，如果打印机有双面打印功能，直接操作即可，但多数打印机没有双面打印功能，那就需要手动双面打印操作，具体操作步骤如下：图9第一步：打开需要打印的文件；第二步：单击“文件”菜单下的“打印”，弹出“打印”对话框，如图9所示；图10 第三步：在打印对话框中根据需要设置打印数据（如所要打印的页面或份数等）并选中“手动双面打印”，如图9所示；第四步：设置完毕，单击“确定”按钮，打印机开始打印奇数页，计算机上弹出如图10所示的对话框；第五步：打印完所有奇数页后，排好纸张重新放入纸张封盖上；第六步：单击图10所示的对话框中的“确定”按钮，开始打印偶数页。说明：开始手动双面打印时，将显示操作说明窗口。需要特别说明的是，此窗口一经关闭便无法再次打开。在双面打印完成之前请勿关闭此窗口。3、打印图片在办公中可能需要对一些资料图片或宣传图片进行打印，为了综合使用打印资源，可以对这些图片按自己的需要进行设置，并且在打印图片时也可以对其进行相应地设置，然后按需求进行打印。具体操作步骤如下：第一步：选中图片；第二步：在窗口左侧图片任务窗格下选择“打印该图片”；第三步：进入“图片向导”进行设置；第四步：布局选择：选择打印照片是“全页方式”或选择打印照片的尺寸；第五步：单击“下一步”：开始打印；第六步：打印完成后，单击“完成”，关闭打印向导。4、取消打印在打印过程中，有时候发现了文稿中的错误，需要及时改正，或者打印文件错误，或者是出现没有墨等情况，需要取消正在打印的作业。取消打印有三种操作方式，请按自己的操作熟练程度或方便程度使用其中的一种即可。具体操作步骤如下：（1）通过操作面板取消打印要在开始打印之后取消作业，按操作面板上的“停止”按钮。说明：此时将仅取消当前正在进行的打印作业，所有后续作业将继续打印。（2）从任务栏取消打印作业发送打印作业时，任务栏的右角上将出现一个小的打印机图标。第一步：双击任务栏中的打印机图标，弹出“打印机”窗口，显示打印作业的列表；第二步：选择要取消的作业；第三步：按Delete键；第四步：单击“打印机”对话框上的“是”，取消打印作业。（3）从桌面取消打印作业第一步：单击“开始”按钮；第二步：单击“打印机和传真”命令，显示可用打印机的列表；第三步：双击在发送作业时所选的打印机，打印机窗口中将显示打印作业的列表；第四步：选择要取消的作业；第五步：按Delete键；第六步：单击“打印机”对话框上的“是”，取消打印作业。三、复印图11 打印完文档后，常常需要对其复印多份，或者是需要缩小或扩大复印等特殊的复印要求，可以使用复印功能。具体操作步骤如下：第一步：将纸张放入输稿器；第二步：打开原稿盖，将原稿正面朝下放到稿台玻璃上，使之与稿台玻璃左上角的定位导杆对齐，如图11所示；第三步：按“复印”按钮；第四步：在操作面板上进行复印设置：包括复印份数、复印尺寸、对比度及图像质量等（要清除设置，请按CA(全部清除)按钮）；第五步：按“启动”按钮开始复印。设置复印选项有下列几项：1、复印份数：按“复印”按钮，利用数字键盘输入复印份数；2、分页：您可以对复印输出件进行排序。例如，如果是复印两份由三页组成的原稿，则先打印出一份三页文档，然后再打印第二份完整的文档；说明：复印含有大量数据的原稿可能会耗尽可用的内存空间，如果出现内存不足的情况，请在操作面板上将分页转至无，以此取消分页。3、倍率选择：可以对所复印图像的尺寸进行放大或缩小(25%-400%)；4、去除底色：您可以压缩原稿的背景以增强复印件上的文字效果；5、多张合一：可以打印两个原稿图像并复印到一页纸上；6、上下边消除量、左右边消除量：指定复印的上、下、左、右边距；7、中间消除量：指定复印的中间边距。说明：1、复印时无需连接计算机。2、稿台玻璃上若有杂质可能会导致复印件上出现黑点，请保持稿台玻璃的清洁。3、稿台玻璃上每次只能放入一页。4、可随时通过按停止按钮取消复印作业。5、请勿过度用力将较厚的原稿向稿台玻璃推压，这可能使玻璃破碎并导致人员受伤。四、扫描在办公室的文字处理工作中，常常需要对已经有的图片和文字资料介质转换为能在计算机上进行编辑的图像，可以使用扫描仪将这些文件扫描为自己需要的资料，然后对其进行编辑。扫描时所选的分辨率设置取决于项目类型及图像或文档扫描到计算机上后的用途。为获得最佳效果，请使用推荐的设置，如表1所示。表1打印文档类型与分辨率对照表类型分辨率文档300dpi黑白，或200dpi灰阶或彩色原稿质量较差或文字较小400dpi黑白，或300dpi灰阶照片和图片100-200dpi彩色，或200dpi灰阶喷墨打印机图像150-300dpi高分辨率打印机图像300-600dpi1、扫描到计算机如果需扫描的对象扫描后需要立即进行编辑或扫描仪已经与计算机连接，可以直接把扫描结果存入计算机中。具体操作步骤如下：第一步：将单个文档朝下放到稿台玻璃上；第二步：关闭原稿盖；第三步：按“扫描”按钮；第四步：选择“扫描至计算机”，按“OK”键；第五步：选择“扫描至应用程序”，按“OK”键；第六步：按向下的下三角按钮，选择“文件格式”设置，文件格式使用下三角选择JPEG（根据情况可选择PDF，TIFF）,按“OK”键；第七步：按下“开始”按钮，计算机上弹出启动程序对话框，如图12所示；第八步：选择要启动的程序，如Word，单击“确定”按钮，系统自动创建一个Word新文档，并弹出“要扫描什么”的对话框，如图13所示；第九步：单击“预览”按钮，查看扫描预览结果，如图14所示；第十步：如果满意，单击“扫描”按钮，进行扫描；第十一步：扫描结束，保存文档即可。 图12 图13 图14 图152、扫描到USB存储设备有时需要对扫描的结果带到其它地方使用，可以直接对扫描到计算机的对像进行复制，或者是在扫描时直接将扫描结果传到USB存储设备中进行携带，具体操作步骤如下：第一步：将USB存储设备插入打印机的USB驱动器，如图15所示；第二步：在稿台玻璃上放置扫描用的原稿；第三步：关闭原稿盖；第四步：按“扫描”按钮，选择“扫描至USB内存设备”，按“OK”按钮第五步：选择要保存文件的文件夹，按“OK”按钮；第六步：按“开始”按钮，开始扫描；第七步：扫描完后提示“是否有下一页”，根据实际情况选择并进行后续操作。说明：1、选择“是”，提示放入新的原稿，进行相关操作。2、选择“否”，提示“扫描已完成，可以取出USB设备”。第二部分 松下KX-FP706CN传真机的使用图16 在日常办公中经常使用的设备还有传真机，虽然电子邮件，网络的文件传输功能已经很强大，但仍然有很多时候需要对一些特殊的文件，如需要双方签名的合同，证明等进行传真确认，那就要求职员能熟练的使用传真机。松下KX-FP706CN传真机按钮图，如图16所示扬声器文稿引导板载纸盘记录纸支架记录纸入口记录纸出口拉力板前盖文稿出口文稿入口绿色钮（后盖开盖钮）后盖一、传真功能：传真操作有两个，一种是手动接收传真，一种是当人不在传真机前或不在办公室时设置成自动接收传真。具体操作步骤如下:1、手动接收传真：第一步：发送方将要发送的文件（标题向下，要发送的页面向后）放入文稿入口；第二步：给接收方拨传真号码；第三步：接收方接听电话，并将接收纸放入记录纸入口；第四步：接收方按“传真（开始）”键；第五步：发送方听到提示音，按“传真（开始）”键，传真开始发送。2、自动接收传真需要自动接收传真时，要先按下“自动接收”按钮（红灯亮），使传真机处于自动接收传真工作状态！第一步：发送方将要发送的文件（标题向下，要发送的页面向后）放入文稿入口；第二步：给接收方拨传真号码；第三步：接收方电话铃声响两声之后；第四步：发送方听到提示音，按“传真（开始）”键，传真开始进行。二、复印功能：有时候单个文件的复印，也可以通过有复印功能的传真机来完成。具体操作步骤如下：第一步：将要复印的文件放入文稿入口；第二步：将空白纸放入记录纸入口；第三步：按“复印”按钮，复印开始。三、电话功能：说明：此功能必须保证不能设置自动接收，也就是自动接收灯不亮。第三部分 科密3628碎纸机使用流程在办公过程中，有时为了防止废弃文件不进行规范处理而泄漏有关机密，需要对这些废弃文件进行粉碎处理，因此，碎纸机也是办公室必备的办公设备之一，这里介绍的是科密3628碎纸机，其结构如图17、18所示，如何使用碎纸机呢？具体操作步骤如下:第一步：接通电源；第二步：将纸张垂直放入进纸口，自动进行碎纸；说明：1、如有紧急情况需要停止可以按下“手动退纸”键，将纸取出。2、如果自动进纸功能失效或特殊要求，可反复按下“手动进纸”键碎纸。3、纸箱装满后拉出纸箱，将纸屑倒入垃圾箱清理，如特别机密文件可碎纸后再焚烧处理。4、碎纸过程中注意手指安全、注意不要将除纸张之外的其他物品放入进纸口（如笔、订书钉、大头针、回型针等，装订好的纸张一定要拆开后去掉订书钉等）；5、注意领带及衣服边角等不要进入进纸口；图17 图18 6、下班后关闭电源，清理纸箱。第四部分 云广868厚层切纸机使用流程图19有些单位常常需要对打印或复印的文件进行切割并进行胶装，使用切纸机完成对纸张的切割操作，使用胶装机完成对文件胶装成册。云广868厚层切纸机整体外形如图19所示。如何正确地使用切纸机，进行纸张切割呢？具体操作步骤如下：第一步：调整档纸板到需要的位置旋紧；第二步：抬起压纸板把手；第三步：抬起切纸刀把手到最高位；第四步：将纸整齐放入，紧贴档纸板；说明：如果需装订成册的，先装订成册，再切割。第五步：按下压纸板把手，压紧；第六步：拨动安全把手到“开”位，用力按下切纸刀把手进行切纸；第七步：抬起切纸刀，检查切纸情况，如有未切纸张，重新按下切纸刀切纸，直到切纸完毕；第八步：抬起切纸刀把手到最高位；第九步：抬起压纸板把手，松开档纸板，取出纸张；第十步：将压纸板和切纸刀归位。第五部分 DC-30A桌面式无线胶装机的使用图20 对装订好并且切割好的手册进行胶装，怎样正确的使用胶装机，下面以DC-30A桌面式无线胶装机（如图20所示，）为例说明如何使用胶装机。第一步：打开电源，将温控仪温度调至170左右；第二步：当仪表盘“on”灯熄灭即可装订；第三步：首先反转胶装槽，更换热压槽夹隔板，打开热压槽夹隔板加热电源，3分钟左右即可精装；第四步：将精装书皮放入胶装槽内，拉开定位装置，将书皮靠右侧对齐；第五步：将需胶装材料整理整齐，靠近右侧定位柱放入胶装槽内，夹紧；第六步：拉动拉杆反转胶装槽；第七步：启动铣刀装置匀速经过铣槽一个循环；第八步：刷胶一个循环；第九步：截取隔书线，粘贴书籍前端，塑胶带截取2段粘贴于前端和后端；第十步：反转，挤压3到5秒钟，拉开槽口装置，移动精装资料；第十一步：从底部取出精装资料，进行修整。第六部分 科密WJD-Comet-C510点钞机的使用每个单位都会有现金往来，尤其是财务部等部门对现金的往来比较频繁，需要使用点钞机对钞票进行点数或点出现金的多少，或者防止使用或流通假币，减少自己的损失，那就可以使用点钞机来完成这些工作，节省人工点钞的时间及并保证交易的正确性。对科密WJD-Comet-c510点钞机（如图21所示）的使用具体操作步骤如下：图21第一步：接通电源；第二步：按功能键选择“计数”或是“计金额”；第三步：将钞票整理整齐从入钞口放入；第四步：从出钞口取走钞票，并查看结果。图22第七部分 爱普生EB-C2020XN投影仪的使用在日常工作中，有时需要用到投影仪播放产品介绍、市场分析报告、项目策划等演示文稿，掌握投影仪与电脑的简单连接操作、并能对投影仪进行简单的系统设置，使之能够顺利的工作。对投影仪的操作步骤如下：第一步：用电源线将投影仪连接到电源插座；第二步：使用VGA线将电脑与投影仪进行连接；说明：如果要连接视频设备，应使用视频线。第三步：打开幕布说明：常用的幕布有自动幕和支架幕，根据具体情况进行操作即可。第四步：使用投影仪上的开机按钮，或者使用遥控器上的开机键（如图22所示）启动投影仪。第五部：启动计算机。说明：新式投影仪一般能自动识别输入信号模式，此时可操作输入设备进行相关演示；如果投影仪没有信号，则需要使用遥控器调节输入模式；如果输入模式正确还无信号，则需检查连接线和输入设备是否有问题，也可以按下投影仪控制面板或遥控器的【SourceSearch】按钮搜索信号。第六步：使用完毕，收起幕布，同时按两次投影仪上的开机按钮，或者按两次遥控器上的开机键关闭投影仪。第八部分 使用光盘刻录大师6.1刻录光盘图23图24在日常办公中，有时需要对一些文件进行备份或是将公司的宣传材料制作成宣传光盘，这时就需要用到刻录光盘功能。要实现光盘刻录功能，必须具备三个条件：安装刻录软件、安装刻录机或者安装刻录光驱、空白光盘。刻录软件也有多种，这里以“光盘刻录大师6.1”为例。具体刻录步骤如下：图25图26第一步：在光驱中放入空白光盘；图27第二步：启动光盘刻录程序，如图23所示，用鼠标指向左侧四种功能，在右侧会出现子功能，根据自己的需要选择一种，如：刻录数据光盘，单击“刻录数据光盘”图标，进入刻录数据CD/DVD向导，如图24所示；第三步：选择刻录光盘类型。如：选择烧录数据CD，单击“下一步”，进入刻录向导第二步，添加需要刻录的文件和文件夹，如图25所示；第四步：单击“添加”按钮，弹出“请选择要刻录的文件或文件夹”对话框，找到并选中要刻录的文件或文件夹，单击“添加”按钮，如图26所示，当文件大小达不到750MB时，自动再次弹出“请选择要刻录的文件或文件夹”对话框，继续选择并添加文件，直到接近于CD光盘容量。如果不想添加别的文件，单击“关闭”按钮即可；图28第五步：把所有要刻录的文件添加完毕后，单击“下一步”按钮。进入到刻录向导第三步，选择刻录设备，设置光盘刻录参数，如图27所示；第六步：设置好刻录参数后，单击“烧录”按钮。开始烧录光盘，出现“正在烧录数据”对话框。说明：如果光驱中没有放入光盘，会自动弹出光驱，并出现提示对话框，如图28所示，放入光盘，单击“确定”按钮，就可开始烧录光盘。第九部分 佳能IXUS115HS数码相机的使用在日常工作生活中，常常会用到相机记录精彩瞬间或必要的图像资料。常使用的相机一般按用途可以将数码相机简单分为：单反相机（如图29所示），卡片相机（如图30所示），长焦相机（如图31所示）。单反数码相机指的是单镜头反光数码相机；卡片数码相机在业界内没有明确的概念，仅指那些小巧的外形、相对较轻的机身以及超薄时尚的相机。长焦数码相机指的是具有较大光学变焦倍数的机型，能拍摄较远景物的相机。图24图24图24下面以佳能IXUS115HS数码相机说明一下使用中的设置问题。一、部件说明相机组成如图32所示：麦克风；镜头；扬声器；变焦杆；快门按钮；电源按钮；模式开关；指示灯；闪光灯；三脚架插孔；直流电连接器断子盖；存储卡/电池仓盖图32相机的模式开关如图33所示：方向按钮以及FUNC./SET（功能/设置）按钮如图34所示：二、数码照相机的拍摄方法1、一般拍摄过程第一步：按电源按钮，启动照相机；图33图34第二步：将模式开关设置为；第三步：将相机对准拍摄主体，相机会在确定场景过程中发出咔咔的操作声音；第四步：进行拍摄构图。向一侧按变焦杆会拉近被摄体，使其显得更大；向一侧按变焦杆会推远被摄体，使其显得更小。第五步：对焦并拍摄说明：半按快门按钮进行对焦；全按快门按钮进行拍摄。第六步：拍摄后立即查看图像说明：拍摄照片后，图像在液晶显示屏上显示约2秒；若要图像持续显示，当显示屏上显示图像时需按下FUNC./SET（功能/设置）或DISP.（显示）按钮；若要停止图像显示，半按快门即可。2、自动拍摄拍摄者需要加入合影时，可使用自拍拍摄。具体步骤如下：第一步：按电源按钮，启动照相机；第二步：按按钮，按/按钮选择，然后再次按；接着按/按钮选择，最后按按钮，设置后将会显示，此设置相机将会在按下快门按钮10秒后拍摄。第三步：拍摄。半按快门按钮对焦被摄体，然后全按快门按钮。说明：自拍计时开始后，指示灯（前面）会闪烁并响起自拍提示音；快门释放前2秒，指示灯（前面）闪烁的速度及提示音的频率会加快；如果开启了闪关灯，则指示灯（前面）会一直保持亮起，而不是闪烁。第四步：自拍计时开始后，若要取消拍摄，请按MENU按钮；要恢复原来的设置，请在步骤2中选择。说明如果在步骤2中选择，则在按下快门按钮2秒后进行拍摄；如果在步骤2中选择，则可设置从按下快门按钮到拍摄为止的自拍延迟时间（030秒）和拍摄数量（110张）。3、拍摄短片相机能自动选择所有设置，只需按短片按钮即可拍摄短片；如果长时间连续拍摄，相机可能会发热。拍摄短片具体步骤如下：第一步：按电源按钮，启动照相机；第二步：将模式开关设置为；第三步：进行拍摄构图。向一侧按变焦杆会拉近被摄体，使其显得更大；向一侧按变焦杆会推远被摄体，使其显得更小。第四步：按“短片”按钮进行拍摄；拍摄开始后，松开短片按钮。说明：画面上下会出现黑色条，拍摄时不会将此部分记录下来；相机会响起一次提示音，然后便开始拍摄短片。记录和已拍摄时间出现在画面上；拍摄期间切勿触碰麦克风；在拍摄期间，除了“短片”按钮外，请