如何编制制度.ppt

如何编制制度 2 制度指要求成员共同遵守的 按一定程序办事的规程或行动准则 如 工作制度 学习制度 在一定的历史条件下形成的政治 经济 文化等各方面的体系 如 社会主义制度 管理制度是指企业根据法律规定和董事会的命令 决定 在其权限范围内制定的 规范组织及其成员须共同遵守的 具有约束力的 按一定程序办事的规程或行动准则 管理制度是管理者管理思想与理念 管理方法与技巧的具体表现方式之一 什么是制度 2 问题一 每个人应该干什么 问题二 应怎样去干 问题三 怎样能干好 问题四 怎样算干好 问题五 干好干不好又怎么样 目标组织执行控制考核奖惩 什么是制度 3 制度分层 一 规程 1 对复杂 重大事项 价值等级为A 的业务流程和相应部门 岗位 的职责与权力 统称 规程 二 规定 2 对全局性 大事项 价值等级为B 的规范 统称 规定 三 规则 3 对重要事项的细分事项或一般性 局部事项 价值等级为C 的规范 统称 规则 层级较低的制度依据层级较高的制度制订 不得与层级较高的制度相抵触 4 制度体系的树型结构 公司发展战略现状业务流程公司文化未来管理团队 组织结构设计 公司治理结构组织结构图部门关系图部门职能划分各部门职务说明书 各个部门工作职责职能部门管理制度业务部门项目管理制度 质量手册 出发点 基干 树枝 各个岗位职责描述各个岗位操作程序业务规范 树叶 制度体系的梯次结构 根据管理的层次 幅度和授权决策次序 创原公司的管理制度可分为四个梯次 公司根本大法 公司基本制度 业务流程制度 操作规范 公司章程 法人治理结构与公司组织架构的界定 各部门职责说明 部门规章 质量手册项目管理手册其他程序文件 体系文件是规定管理活动的一整套系统文件 由四个层次构成 手册 规定管理方针和描述管理体系的文件 为进行某项活动或过程所规定的途径 描述具体的作业活动的文件 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据 体系文件的结构 7 记录表格 作业指导书 程序文件 QMS文件的结构 质量管理手册 程序文件 作业指导书及管理文件 表格 记录 四阶文件 三阶文件 二阶文件 一阶文件 注 图纸图样 PFMEA 管理计划书 技术规范 检验基准类等 体系文件的结构 8 符合性符合标准的要求 符合法律法规的要求 符合组织的质量方针和质量目标 满足产品特性要求 确定性在描述质量活动过程时 必须具有确定性 保证过程的一致性 确保过程结果的稳定 即做什么 what 为什么做 why 何时做 when 在哪里做 Where 由谁去做 who 怎样做 how 必须加以明确规定 编写的基本要求 原则 9 相容性体系文件之间应保持良好的相容性 即不仅要协调一致 不相互矛盾 而且要各自为实现总目标承担相应的任务 可操作性要符合组织的客观实际 使其具有可操作性 这是文件得以贯彻执行的重要前提 系统性体系本是一个由组织架构 程序 过程和资源构成的有机整体 应对过程输入 输出 过程之间的界面接口和相互关系 以及文件的层次 支持性 关系施以有效的控制 使质量管理体系文件形成一个有机的整体 编写的基本要求 原则 10 优化和高增值性每个过程都应权衡风险 利益和成本 寻求最佳的平衡 研究优化 首先要明确目标 识别约束条件 包括可能的各种负面效应 寻找可能的解决办法 实施最佳的方案 这种优化思路应贯穿文件编写全过程 在文件实施过程中 要持续进行动态优化 以获得最佳的增值效果 编写的基本要求 原则 11 预防预防是质量保证的精髓 在质量管理活动中 要预先对可能的各种影响因素作出有效控制安排 应注重如何发现各种潜在的不合格因素 并在体系文件中加以体现 闭环任何管理活动的安排均应善始善终 实施动态控制 并按照PDCA循环力求不断改进 在体系策划及文件编制时应体现闭环管理思想 普及性尽可能扩展到组织最低层次 编写的基本要求 原则 12 规范性 格式 内容 为保持文件的规范性 应用统一的要求来编写 而不能自行其是 百花齐放 逻辑性在内容安排及说明文字中 要符合逻辑规律 不能前后矛盾或说法不一 异常流的控制即 非正常的少数 指质量活动失控所造成的那一部分 异常流下的产品易失控而造成品质问题 如例紧急放行 设备漏检 标示丢失等 在体系文件中应对异常流有充分的控制措施 来预防失控 编写的基本要求 注意事项 13 编写的基本要求 注意事项 文字表达准确 顺畅 简练要注意文字表达的规范性 准确 就是要表达清楚 避免歧意 顺畅 就是要语句通顺 流畅 简练 就是要简洁 明了 体系文件要用词准确 例如 必须 应该 应 允许 注意 表示要求严格程度是不同的 不能用 是否 请 希望 等词 14 编写的基本要求 编写结构 15 编写的基本要求 编写结构 16 编写的基本要求 编写结构 17 名称一般而言 用于文件制度名称的有这样一些词语 规定 规范 规则 办法 条例和制度 目的目的是表述管理制度所要达到的目标 是对这个管理制度应该起到的作用一种目标性的描述 范围一是制度的适用范围 又称实施范围 另一个是制度内容的范围 定义当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用 或有可能影响管理制度的理解时 宜对这些词语加以解释说明 权责 职责与权限 权责为可选要素 当管理制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成且需要界定他们的职责时 应明确加以说明 必要时 即使管理制度中的事项只需一个部门完成 也可明确其职责 编写的基本要求 编写结构 18 工作要求工作要求是文件制度的主体内容 可用一章或若干章予以表述 本规则中所指 工作要求 是一般性推荐标题 明确该制度文件所要阐述的具体内容 项目和要求 构成制度实施过程的环节 制度实施的具体程序 控制制度实现或达成期望目标的方法 程序及标准 形成制度的过程 完善或修订制度的过程 制度生效的时间 与其他制度之间的关系等 当内容与要求涉及部门较多时 应明确各部门间的协作关系 协作方式和相互制约关系 分条描述要科学合理 逻辑关系清晰 属于一个条文内的事项应采用款 项 目的体系 文字要准确 简练 容易引起歧义的名词须作出明确解释 不得使用没有定义的简称 编写的基本要求 编写结构 19 表格记录 流程图等 终结线 特别说明 附录图表含有一些要求或规定 则一般应当置于正文内而不能放到附录中来 编写的基本要求 编写结构 20 幅面与页边距 名称 文件编号 章 条 段 列项 图 表 表单记录 终结线 特别说明 10 流程图 11 附录 文件制度的编写结构 21 编写段时不宜出现 悬置段 悬置段 是指在同一层次的条之前出现了未予编号的独立的一段文字表述 悬置段示例 5 1 5 1 1 5 1 2 这里红色部分就是悬置段 编写的基本要求 悬置段处理 编写的基本要求 编写时的思考方式 制度文件的思考方式为什么 Why 目的做什么 What 适用范围谁来做 Who 职责在哪里做 Where 何时做 When 作业内容如何做 How 辅助说明 术语定义 作业流程图相关文件 资料 使用表单 23 编写的基本要求 文字语句的表达 系统 无遗漏 准确 无歧义 精炼 不多一字 不少一字 实用 不空洞 可操作 24 编写的基本要求 排版的要求 页面设置为A4纸张纵向页边距为上 下2 54cm 左 右3 17cm页眉1 5cm 页脚1 75cm行间距24磅 25 列项通俗地说是指一个句子分几行来表述 列项可用下述形式引出 一个句子 一个句子的前半部分 该句子由分行列举的各项来完成 列项表述示例 5 7其它当与现行管理制度相冲突时 应表明处理原则 处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项 制度自本制度实施之日起即行废止 现行制度与本制度有抵触的 以本制度之规定为准 现行制度中与本制度之规定不相符的 应参照本制度予以修改 编写