公司报销制度.doc

公司资金报销流程及规则总则为严格执行公司规章制度，明确报销的内容及要求，提高财务运行效率，加强财务支出管理，规范费用报销程序，结合我公司具体情况，制定本财务管理制度。第一条 费用报销的一般规则（一） 日常费用包括差旅费、业务招待费、交通费、办公费、培训费、资料费、运杂费、物流费、低值易耗品及小额零星采购业务、工资福利费用等。费用报销实行预算管理，即在预算月度内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。（二） 对超过规定标准的各类费用支出、没有正式发票的费用支出等，原则上不予报销（相关规定详见发票管理办法）。（三） 费用报销审批流程1. 审批权限：公司各部门员工的所有费用报销，由经办人填写统一费用报销单，由各部门负责人审核，财务部负责人审批后报公司总经理审批同意。2. 审批流程：经办人部门负责人财务会计总经理出纳办款（四） 费用报销的时间每周五前交单，次周三报销（如有特殊情况造成规定时间未报销的，报由总经理批准方可进行报销处理）。适用范围A. 在职员工市内外及省外出差。B. 公司安排的外出培训、参加会议等工作。C. 客户及外来访客的接待。D. 本制度适用于公司所有人员。第二条 差旅费报销的规则(一) 因工作需要出差的，出差前应提前告知部门负责人并在钉钉上提交申请（市内出差超过4小时及市外出差、省外出差）。出差期限由派遣负责人视情况需要核定。(二) 出差原则上在省内、市内只能乘坐大巴、动车等公共交通工具，省外可乘坐普通铁路客车硬卧、动车或高铁二等车票，如时间紧急确需乘坐飞机的需提前以书面或通过办公软件系统提交部门负责人审批，并报总经理批准后方可乘坐，飞机票预订统一由行政部门负责，出差交通费用按实际交通票据金额据实报销。(三) 员工出差住宿费按照住宿发票实报实销，具体标准为：1. 北京、上海、广州、深圳等一线城市:总经理级及以上员工最高350元/晚/人；项目经理及其他员工最高280元/晚/人。2. 其他城市: 总经理级及以上员工最高300元/晚/人；项目经理及其他员工最高200元/晚/人。3. 如员工出差的城市为员工家庭所在地，必须经总经理批准后才能依据以上标准报销。4. 两个以上员工出差的住宿原则：在限额内，总经理以上的领导出差可以单独住宿，其他级别员工同性需合住并以其中高级别员工的标准报销双人间住宿费，逢单人或异性则可单独住宿并以该员工的相应级别标准报销住宿费。(四) 出差期间接待对口单位、客户的，经部门负责人审批同意后可单独进行报销。(五) 所有出差人员出差补贴标准：补贴金（餐费+市内交通费等）实行“包干”制，即指员工不分级别，市内无补贴，公共交通费报销 ，市外在外面办事人员在办事地提供食宿补贴（一、二线城市按40元/天执行，其他城市按30元/天执行）。如有特殊情况，须另提供书面申请。(六) 出差的出发时间及返回时间以车、船、机票上所载时间及外出申请单为准。(七) 出差人员返回公司后必须于七个工作日内申请报销，否则不予报账。(八) 报销需填写费用报销单经审批后可直接报销。第三条 业务招待费报销的规则(一) 业务招待费是指日常工作中发生的为开展各类业务经营和其他各类活动需要列支的接待费用，主要指以下费用：接待用餐及酒水费用、住宿费用、礼品费用、其他必要开支等。(二) 业务招待坚持对口接待的原则。接待陪同人员一般不应超过被接待人员的1.5倍，特殊情况的须经总经理审批。(三) 业务招待费实行提前申请、报销审批原则，程序如下：（1）各部门执行接待任务前，报由部门负责人审批，由部门负责人审批后报总经理审批。（2）接待申请部门严格按照经批准的预算金额进行接待。如果接待支出超过批准预算金额，超过部分由接待申请人员自行承担。遇到突发性接待任务不能按照正常审批程序审批时，由接待部门通过电话或办公软件审批系统向部门负责人汇报，汇报时应说明接待事由及各项接待费用的预算金额，经批准后方能执行接待任务。接待任务结束后，接待部门应及时补齐审批手续。(四) 业务招待费报销流程参照日常费用报销流程。第四条 办公用品及小额采购报销的规则(一) 为了合理控制费用支出办公用品、低值易耗品由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。(二) 为项目施工发生的零星材料采购，金额在1000元以下的为小额采购，小额采购的申购、采购均须经项目负责人审核批准后方可执行。采购报销审批流程同一般费用报销一致。(三) 报销程序：行政部门可以实行定点购买办公用品，月底集中开具发票，统一结账。报销人先填写费用报销单，附出入库单或购买清单、购置申请单，按日常费用审批程序报批。第五条 培训费、资料费等报销规则（一） 培训费：为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部统一管理、各部门培训需求应及时报送人力资源部。人力资源部根据实际需要编制培训计划报总经理审批。（二） 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写资料清单在报销前必须到行政部资料管理管理人员处进行登记。（三） 培训费、资料费报销流程同一般费用报销流程。第六条 运杂费、物流费等报销的规则(一) 运杂费是指施工中发生的请叉车费用、请汽车运输费用、请工人搬运卸货费；物流费是指销售出货到国内的快寄费、国内物流费、国外物流费、国外快寄费等。运杂费、物流费等实行提前申请、报销审批原则，程序如下：(二) 各部门执行费用预算前，应认真填写相关的费用申请审批表各项目，1000元以下部门经理审批，超过1000元报总经理审批。(三) 未经审批，私自支出费用的，由经办人承担。(四) 运杂费、物流费等报销流程参照日常费用报销流程。第七条 工资福利及相关费用支出制度及流程工资福利包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等。（一） 工资支付流程：（1）每月20日前由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部；（2）总经理提供职工月底奖金分配表；（3）财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；（4）按一般费用审核流程审批；（5）每月20日由财务部通过银行代发形式支付上月工资；（6）员工如对所发工资存在异议，可向到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。（二） 临时工资支付流程同工资支付流程。（三） 项目人员每月有200元限额内的交通补助（由项目地归家），需提供相应乘坐交通工具所开具的车票、发票予以报销，超出限额部分由个人承担。（四） 项目人员餐补按实际出勤天数乘以30元/天的标准随工资一同发放。（五） 其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单，经部门经理签字确认，财务负责人进行复核，审批后的报销单及支付标准交由财务部分办理报销流程，具体与一般费用报销流程一致。第八条 报销票据的粘贴与审核(一) 专用发票必须是发票联和抵扣联（普通发票必须是发票联），其他票据需用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作为报销的依据。(二) 内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，不得涂改，金额要准确，大、小写要保持一致。(三) 项目人员每月限额的交通补助（由项目地归家）需单独粘贴报账，并备注所在项目名称和交通补贴，不可与其他项目上交通费用混淆。(四) 项目上人员在粘贴票据时，应遵循材料类（含加工，材料运费，材料装卸费等与材料进场相关费用）、劳务类和费用类（如招待费、办公费、交通费等）三大类分别粘贴和填写报销申请单据。在费用报销单上要注明所在项目名称，在粘贴单上备注报销明细。(五) 发票抬头必须填写完整的公司名称和税号（详见公司开票信息）。(六) 所有支出的费用必须有发票，否则不予报销。如有特殊情况的报总经理批准方可进行报销。(七) 各种票据是财务报销的凭据，下列票据财务不予报销：1. 发票抬头公司相应信息填写错误；2. 发票开具时间超出报账时间（查看备注）；3. 内容填写不全，字迹不清或有明显涂改迹象的票据； 4. 无财务专用章的白条票据； 5. 无发票专用章或发票专用章残缺不清的发票；6. 发票专用章占压发票大小写金额；7. 数量、单价、金额不明确的票据； 8. 所有财务单据要一律用签字笔填写，否则视为无效票据。注：发票开具时间必须和报账时间在同一个季度，且每个季度的最后一个月22号后开具的发票不予报销。第九条 个人借支的规则(一) 出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回7个工作日内办理报销还款手续。(二) 业务借款：借支人须提供相关的合同、协议等有效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、账号。此类款项一般用于固定资产购置、物资采购、日常维修、房屋租赁等支出。(三) 项目备用金借款：经办人在申请项目备用金时，需先征得所在项目经理同意，并在钉钉办公软件上由项目经理向总经理提交申请，同时抄送财务部，同意后方可执行。(四) 其他临时借款，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项，主要是指招待费及其他零星支出，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。第十条 个人借支销账规则(一) 借款销账时应以借款申请单为依据据实报销，超出申请单范围使用的，须经总经理批准，财务人员方可进行销账处理。(二) 借款者原则上应在7日内办理销账手续。(三) 借款在7日内未还者原则上不得再次借款，借款人应及时到财务部办理报销还款手续，财务部应严格坚持“前账不清，后账不借”的原则，对逾期不报账的借款人，财务部有权从本人工资收入中扣还借款。(四) 试用期员工因工作需要确需借支差旅费或业务费，一律由总经理批准。且借支金额不得超过按实际考勤计算的工资数。(五) 借支人报账冲销的内容要和借款时填写的用途一致，借