外贸统计工作交接说明.doc

外贸部统计工作交接说明一、外贸统计主要工作：1、 下生产联系单：下单后由各业务员去各部门签字下发，最后把联系单资料交由统计建档案袋保管（资料包括生产联系单、中英文合同、合同评审，配置明细单，如有信用证需要信用证复印件与信用证评审），然后根据生产联系单资料登记合同履行记录本，登记合同台账与月合同报表。2、 外贸收款：A:每个月1号15号给财务室李科长报收款计划。B:银行通知款到后到银行办理结汇手续（带上电子口岸卡），中行水单取回后需要订核销单号然后在国家外汇管理局应用平台网站上进行申报。C:水单取回后向业务员询问每笔款应属哪套机款在水单上注明客户名，机型，应收款数，然后由总经理签字、复印。正本交于财务室，复本留存。根据复本登记销售记录表、收款记录表与合同履行记录本，然后放入档案袋保管。3、 销售：每套机子装箱前由学静通知装箱日期，机子发货后要在系统里开销售票（有订单的根据订单开，没订单的单开），要给财务王立敏开出口商业发票（这个根据做单员做的商业发票开）。系统的销售票开好后在一楼销售部打印，由部门经理、总经理签字后去财务室盖章（销售发票红联留财务，白联留存，黄联给财务室白会计，发货单与出库单下发到各个库房），根据销售发票白联登记销售记录表与合同履行记录本，然后放入档案袋保管。4、 核销单：每套机子发货前需要订核销单的，要与做单员核对核销单号，注意收过款订过核销单的不能重复订。给立敏开的出口商业发票也要在核销记录表上记录。大概一个月后货代会把发了货的报关单与核销单寄回公司也要在核销记录表核对信息并做记录，然后整理好给财务王立敏做核销退税用。（退税用资料有报关单，核销单，水单，出口商业发票，提单，箱单，发货单陆运的要运单）。5、 日常费用：外贸日常费用有外贸部费用，外贸安装部费用，外贸包装费用组成，费用票上要有外贸部经理签字才能做统计。6、 运费：货代运费发票寄回后由吴文静会计核对签字、外贸部经理签字、总经理签字后发可汇出，陆运费交由财务室汇出，海运费同外贸统计去市中行办理汇款。运费单复印后要在销售记录表与费用记录表上做记录，然后放入档案袋保管。7、 提成算法:业务员提成=业务员提成额(实际入账金额-运费保费-代理佣金)*提成比例;经理提成=(业务员提成额-业务员提成)*0.2%.月底要给康会计出预提提成数.8、 全年销售记录表：根据各国销售记录表登记全年销售记录表。9、 月底报表：每个月底要做销售报表，合同报表，考勤报表，收汇报表，报表分发给外贸部经理，总经理，董事长每人一份。10、 每月月底要根据康会计出的客户欠款明细表核对客户欠款情况.11、 考勤表：月底根据考勤员考勤表统计。12、 埃塞代理佣金单：根据各国销售记录表做埃塞代理佣金表，要与埃塞麻雪梅核对。13、 往年档案存放情况：以上所有记录2006-2010年记录均在电脑上外贸文件夹中存放，2007-2010年合同履行记录本每年一本，2007-2009年档案在一楼109室存放，2010年档案在四楼存放。任何人查看档案要有外贸部经理批准方可查阅;并且不能取走,如有需要取走查看的也要经外贸部经理批准.14、 外贸部所有印章和证件由统计负责保管.15、 外贸部在用品由统计负责与后勤库吴国英核对.16、 中小企业开拓资金申报:每年要往商务局报中小企业开拓资金资料.接到通知后登陆中小企业开拓资金网站(企业代码:13012360190700-3,密码waimao-208英文状态下输密码),进入后进行项目申报,(一般申报境外市场考察申报)根据业务员报上来的资料填写(资料包括出国日期,回国日期,合同意向金额,主要是简短报告),填好后打印两份,重点是填好后要到财务上查报的各个项目所发生的费用票(主要是飞机票收据与电子客票,费用票),然后逐张复印,向业务员要行程表和考察报告,最后把整理好的各个项目装订到一起报到市商务局.二、外贸统计工作其它注意事项：（一）U8系统1、下销售订单：计划科通知下销售订单，过程：供应链销售管理销售订货销售订单增加填写（表头填写销售类型，客户名称，销售部门，业务员，完工日期；表体根据物料编码填写存货编码，数量等）保存。2、出库业务：供应链库存管理出库业务材料出库单配比生产订单号（根据销售订单过滤）选中要出库的订单显示表体确定生单（注意：如有出不了影响生单的与库房联系，产品出不完不能办入库。）3、入库业务：供应链库存管理入库业务产成品入库单增加生产订单号（通常根据销售订单号过滤）选中机型确定生成产成品入库单保存（切记入外贸库）审核。4、开销售票：供应链销售管理销售开票销售普通发票（红字销售普通发票）增加有订单的根据销售订单开没订单的单开（税率为0，机组与大型机组要指定项目）保存复核出库业务销售出单审核出库单（切记只审外贸库的）打印签字盖章。5、开三包票：供应链销售管理销售发货发货单增加填写（销售类弄切记是机件出库）保存审核。6、开其它出库单：供应链库存管理出库业务增加根据内部产口出库单填写（注意外贸三个部门的票要开到各个部门）。以上为U8系统开票事项，开票过程中要随时与库房核对存货编码和库房，以免开票过程中出错。（二）其它注意事项：1、销售票金额与出口商业发票金额不一致时的情况，及时跟各业务员沟通。2、收到同一个客户把不同机子的款一起汇来时，要跟业务员核对每套机子应收金额。3、埃塞开销售票切记是扣除佣金后的金额，但开商业发票是包含佣金的，收到款做销售记录表时，实际入账一栏也要输扣除佣金的金额。埃塞佣金中涉及其它不属销售情况的,要及时与经办人和业务员沟通,以保证佣金单的准确.4、埃及客户打款分两次打，对公收款与报关金额一致，剩余款项不在报关金额中。5、客户名称以前有英文的延用以前的，新增的客户名称要用中文。6、销售提成一般是一季度一算，但是前提是所以费用票要回来全，代理的提成切记扣出来,实际入账金额为实际收到的人民币金额.7、各国销售记录表