XX集团-供应商管理制度(1.0版).doc

供应商管理制度编号：SD/ZD0706A-2012（试行）编制 成本管理中心 日期 2012、8 审核 日期 批准 日期 修订记录日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人XX基业控股股份有限公司2012-8目录1、目的22、适用范围23、术语和定义34、供应商管理基本流程：45、职责56、入库原则67、供应商资格审查程序78、补充供应商程序109、供应商库的使用1110、供应商的评审1210、供应商的维系及冲突管理1311、供应商违规处理1412、相关文件15供应商管理工作流程1、目的为了规范整个集团公司供应商的管理，客观评价供应商的履约能力，通过对供应商进行资质预审，建立集团合格供应商库，并通过此合格供应商库选择满足项目公司各项招标采购任务的拟定投标单位，在招标采购过程中及合同履约过程中对此供应商库及中标单位进行跟踪、评估，定期对供应商库进行维护，优胜劣汰，确保集团各项目公司开发项目全成本管理的最终实现。2、适用范围本办法适用于工程类供应商（包括总承包商、专业分承包商）设备材料供应商和服务类供应商（包括监理、勘察、设计、咨询顾问、营销策划/代理/模型/楼书、造价咨询与代理等）的管理工作。3、术语和定义3.1供应商：指材料、设备供应商、总承包商、专业工程分承包商及设计、咨询、代理等服务商。3.2合格供应商：指与本公司合作过且通过了履约评定为合格供应商，或是指国内外知名企业并经集团领导审批，直接入选集团公司合格供应商库的供应商。3.3战略合作伙伴：行业知名企业或已经评审为合格供应商，经批准确定为战略合作伙伴，或履约评定为优秀供应商。3.4可试用供应商：指经资质审查合格，具备向本公司提供产品或服务的资格，尚未合作或首次合作存在个别非关键点的问题，经履约审查为可试用的供应商。3.5不合格供应商：经资质审查或评审为不合格的供应商。3.6黑名单供应商：在招标采购或合同履约过程中存在违法、违规、严重违约等行为的供应商。3.7合作供应商：指向本公司提供直接用于项目建设或维护的材料、设备、施工安装以及服务的组织。4、供应商管理基本流程： 成本管理中心项目管理中心项目公司总部主管副总支持性文件供方到公司推销、相关部门推荐、总部网上征集公告、网上报名登记接收并初步判断是否适用，请其填写资格申请表或资格邀请调查表并提交资料，核实品牌是否优质及供方业绩与信誉适用我方填写入围资格预审审批表业内知名企业与我公司合作过有与大公司合作的经历列入不合格工供应商名录批准合格不合格组织公司考察及项目考察，填拟投标单位考察表及拟投标单位评估表和考察报告填写新增供应商审定表列入总部供应商名录试用使用后填写供应商履约评定表分别列入：优秀（继续延用、战略）合格（继续延用）可试用（改为试用）不合格（清除库）黑名单，另根据企业资质及知名度、产品特长细分类。批准合格批准合格批准合格参于审核参于审核主要考察人主要考察人主要评定人征集公告拟投标单位推荐表资格邀请调查表资格申请表入围资格预审审批表拟投标单位考察表拟投标单位评估表资格预审文件（含评审表）考察报告拟定投标单位审批表新增供应商审定表区域拟垄断供应商审定表供应商履约评定表供应商名录良好的业绩工程部为主要推荐部门推荐部门注：带区域特点的专业或垄断行业则可由项目公司负责资格预审前的工作报审。5、职责（下面提到的“*中心”均指控股总部各职能部门）5.1成本管理中心5.1.1 负责集中采购的供应商信息的收集、审查、组织考察和评审；5.1.2负责各项目公司的供应链整合范围内的供应商资格审核；5.1.3负责组织定期评审集团战略合作伙伴单位并将战略伙伴单位信息及详细资料在公司内部共享。5.1.4负责供应商资格预审、新增供应商、垄断行业供应商、拟定投标单位的审核并报总部领导审批；5.1.5负责配合项目公司在供应商履约过程中的冲突管理与协调；5.1.6负责供应商履约评审和维保评审的最终审核；5.1.7负责建立供应商信息库；5.1.8负责组织项目公司及相关部门跟踪、维护供应商库；5.1.9负责供应商的风险管理与风险控制。5.2专业管理部门（工程项目管理中心/规划设计中心/营销中心）5.2.1负责设置归口管理业务范围内的供应商资格初选条件，包括技术符合性及产品可选择性；5.2.2负责归口管理业务范围内的供应商预审；5.2.3参与归口管理业务范围内供应商考察并负责考察报告的起草；5.2.4参与供应商的维护。5.3项目公司工程管理部（营销部/物业部） 5.3.1负责对归口管理业务范围内的供应商推荐；5.3.2负责组织对归口管理业务范围内的供应商进行资质预审；5.3.3负责组织对归口管理业务范围内的供应商进行考察，包括生产能力、现场管理能力、施工组织能力、项目经理业绩、安全与质量防控能力、售后服务、产品技术规程等的考评，并负责考察报告的起草；5.3.4参与供应商的履约评审；5.3.5负责成本管理中心下发的有关供应商的月度、季度、年度报表的填报。5.4项目公司成本部5.4.1协助成本管理中心负责项目公司归口管理业务范围内的供应商库的建立；5.4.2负责归口管理业务范围内的供应商信息的收集、审查、组织考察和评审；5.4.3参与对归口管理业务范围内的供应商进行考察，包括企业信誉、财务状况、付款情况、市场价格水平等；5.4.4负责跟踪、维护供应商库；5.4.5负责成本管理中心下发的有关供应商的月度、季度、年度报表的汇总填报；5.4.6供应商管理责任部门。6、入库原则6.1所有拟定投标单位均要从控股总部供应商库中选择，招标前还应对其有针对性地进行资格审查包括实地考察，详见招标采购工作指引。6.2供应商库应保证每个专业分项同档次的供应商不少于三个。6.3对于行业知名企业，报总部主管领导审批后，直接列入合格供应商库，如中国建设招标网供应商库。6.4入选供应商库的条件：6.4.1中华人民共和国境内依法注册成立的独立企业法人；6.4.2具有相关行业施工或安装资质、安全生产许可证；6.4.3近三年内与国内知名房地产商有过合作关系；6.4.4财务状况良好，无债务纠纷、无不良资信记录；6.4.5近三年内没有发生相关行业政府监督部门查处、通报、停用等不良记录；6.4.6企业品牌优质，企业资质在同行业领先；6.4.7近三年业绩良好，社会信誉良好，客户评价高；6.4.8无重大安全、质量事故，合同履约率100%；6.4.9与我公司长期合作良好的企业。7、供应商资格审查程序7.1供应商的推荐与初选7.1.1项目公司、成本管理中心、工程项目管理中心等相关部门通过各种渠广泛收集供应商信息，为建立扩充供应商库做好储备；7.1.2控股总部在重点网站发布公告（仅限总部）由企业自行申请，或在公司OA系统发布公告由工程部门、成本部门等相关部门推荐。7.1.3项目公司主要负责当地行业垄断企业及地域特点企业的供应商的推荐，总部负责品牌企业、战略合作、总承包商等供应商的推荐。7.1.4供应商资格必须符合公司规定的供应商资格初选条件。7.2供应商资格预审初审：7.2.1推荐部门填写供应商推荐表或由报名供应商填写供应商调查表或供应商申请表并提交表中要求的附件资料；7.2.2成本管理中心或项目公司对其归口管理业务范围内的供应商提供的资料进行初审，是否满足我公司需要的施工与安装资质，产品是否符合项目需求，是否具有知名的自主品牌与诚信、是否具有本地区或是全国良好的业绩、是否与本公司有过互惠的合作、是否与大型房地产商有合作的经历、良好的业内口碑与信誉、是否出过质量问题或其他社会纠纷等。7.2.3资料不合格的报主管领导批准后进入不合格供应商库，合格的填写入围资格预审审批表报流程审批。7.3供应商资格审查7.3.1由成本管理中心组织相关部门对通过资格预审初审的供应商进行实地考察，并发放资格预审文件，对各供应商按要求填报的资格文件进行评审，同时由项目公司工程部组织各相关部门对归口管理业务范围内的供应商进行实地考察，参与考察的人员必须由业务需求部门及成本部等三个人以上组成。7.3.1.1实地考察内容包括：资质证书、营业执照、专业认证证书原件等； 供应商业绩、公司组织架构、公司管理等综合实力及服务质量；供应商成本管理能力，资金情况；工厂加工生产能力，设备是否先进，专业生产许可资质；实地考察类似项目或产品的施工进度、质量、售后服务及客户评价等；技术与项目要求的符合性、施工等项目可选用型；产品颜色、样式、外观、质感等项目可选用型；7.3.1.2投标单位资格审查文件填报内容（包括但不限于）所有上报资格均需在有效复印件上加盖公章（红色）营业执照是否年检，是否有效资质证书是否有效，专业认证证书是否有效，安全生产许可证是否有效项目经理资格证书近三年同类工程项目的业绩，提供合同与验收报告项目经理近三年的同类工程项目业绩，提供与项目经理有关的合同与验收报告（暂不考察）近三个企业财务状况，提供财务报表等，企业信誉证明履约能力，包括人员配备、设备、机械、资金等法人委托书及身份证无重大违规、违约行为等7.3.2考察结束后由工程部或业务需求部门组织填写拟投标单位考察表及拟投标单位评估表及考察报告，及，汇同参加考察的人员给出资格评审表综合评定，综合意见只有“合格”“不合格”两个选项。控股总部成本管理中心参与供应商的考察与评审。7.4供应商审定由成本管理中心或项目公司成本部（按其归口管理业务范围内）依据资格预审审批表、拟投标单位考察表及拟投标单位评估表、考察报告及相关资料，填写新增供应商审定表上报流程审批。所有未合作过的供应商入库后审定为“可试用”，对于已合作过的供应商则按履约评定等级审定。7.5垄断行业供应商审定对于行业垄断企业一般不需要进行市调考察，但要给出充分的垄断认证，满足我方基本需要可直接填写区域拟垄断供应商审定表上报流程审批后直接入库。8、补充供应商程序8.1供应商不足时8.1.1若库中没有满足本项目某专业的供应商或是供应商达不到三个以上，则应在项目合约规划阶段或项目总招标计划阶段提出增加申请报成本管理中心，由成本管理或由项目公司负责归口管理业务范围内的供应商库的补充建立。8.1.2重复以上7.1-7.4条内容。8.2个别供应商存在缺陷时8.2.1若在单项招标前期阶段发现现有的供应商库个别供应商不能满足招标要求，则应提出增加申请报成本管理中心，由项目公司相关部门负责组织拟定投标单位的资格审查。8.2.2重复以上7.1-7.3条内容。8.2.3由成本管理中心或项目公司成本部（按其归口管理业务范围内）依据资格预审审批表、拟投标单位考察表及拟投标单位评估表、考察报告及相关资料，汇同从库中所选拟定投标单位，填写拟定投标单位审定表上报流程审批。通过拟定投标单位审定表审批后可直接进入可试用供应商库。9、供应商库的使用9.1供应商库的组成XX基业控股股份有限公司供应商库（简称：XX供应商库）暂由四个库组成，分别为供应商名录1、供应商名录2、供应商名录3、供应商名录4，其中：供应商名录控股公司供应商库，包括服务类、施工类、设备材料类三大类别。供应商名录廊坊项目公司供应商库，包括区域特点的供应商、行业垄断供应商，是对供应商名录的补充。 供应商名录无锡项目公司供应商库，包括区域特点的供应商、行业垄断供应商，是对供应商名录的补充。供应商名录中国建设招标网供应商库。9.2所有需要招标的拟定投标单位均应从供应商库中选取，并优先选取供应商名录控股总部之供应商，再选供应商名录2、3项目公司之供应商，后选供应商名录4之知名供应商。9.3每次招标前资格选择不少于5家，抽取控投总部供应商不少于2个（只选3家时不少于1家）。9.4每次招标前均应对其所选供应商进行资格考察包括实地考察等。9.5项目公司每月对供应商库做增减报表，控股总部定期（暂定半年）对各库更新一次，资格预审审批阶段由成本管理中心审核入库分配原则，由项目公司负责更新归口管理业务范围内的供应商库。供应商库的更新需按流程上报审批后，按照统一代码增减供应商。统一代码不得改变，一个供应商对应一个代码。9.6供应商库编号如下：ABC-DE-FGHIJ其中：ABC=201代表控股总部供应商库，301代表廊坊区域供应商库，401代表无锡区域供应商库，501代表中国建设招标网供应商库；DE为一类级别，01为服务类，02为施工类，03为设备材料类；FG为二类级别，以服务类为例：01为设计类，02为勘察咨询类；HIJ为三类级别，以服务设计类为例：100为方案设计，200建筑设计，300景观设计，400室内设计等。详见供应商库分类编号。9.7供应商库的分类管理，根据供应商的考察与考评，按照资质等级、产品定位等级、企业特长及履约评定等级将供应商分类归档，以便使用。10、供应商的评审10.1履约评审在合同履行完成后（除保修部分内容外），由项目公司成本部组织工程、物业、设计营销等相关专业管理人员根据各自职责对合作的供应商的技术、质量、交货/工期、服务和管理水平进行综合评价；各评价部门填写供应商履约评定表上报流程审批；此表应在合同履行完成后及时评定，此评定决定原供应商延用与否，评定结果分为优秀（继续延用、战略）合格（继续延用）可试用（改为试用）不合格（清除库）黑名单等状态。10.2维保评审保修期满之后，由物管公司评审供应商保修服务及配合工作，做为供应商定期评审的重要依据。10.3定期评审10.3.1一年进行一次维护评审，包括与联系人的核实，基本资料的审核、企业业绩的补充、社会信誉的调查及业主使用的情况调查，并按照50%的比例对供应商库进行实地再考察，各评价部门同时填与供应商履约评定表上报流程审批。10.3.2供应商履约评定表完成后成本管理中心应及时在供应商名录中更改评估级别，若有不合格的供应商应在供应商名录中标注，取消其参加投标的资格。10.3.3供应商的评定应将是否贿受贿等廉政内容列入评定范围，每发现一次降级使用或做为不合格等级，严重者直接进入黑名单，不得录用。11、供应商的维系及冲突管理11.1供应商的日常管理由成本管理中心负责，由工程管理中心及项目公司相关部门参与协办。11.2建立定期的合作情况调查机制，及时发现问题并解决问题，成本管理中心及业务管理部门每半年访问供应商一次，及进提交一份对每个供应商进行评价的报告，包括合作情况、生产状况、供应商的发展动态等信息，做为供应商定期评审的重要依据。11.3成本管理中心每年必须与合作供应商会谈一次，沟通并解决发现的问题，保证与合作供应商之间有一定管理层次上的沟通，检查合作的工作成绩并交换双方的意见和未来发现规划，建立合作供应商月报制度，成本管理中心应及时组织调查处理合作供应商反应的问题，并将信息及时反馈给相关合作供应商，直至问题的解决。11.4重大问题即时报告制度，对于各项目公司或合作供应商反应的有关危及双方品牌及合作诚信的重大问题，成本管理中心和需求部门应在24小时内组织调查。11.5公司应组织同战略合作伙