关于设备招标采购工作流程规范的研究.doc

关于设备招标采购工作流程规范的研究 物资设备招标采购工作流程规范是高校廉政风险内控机制建设的重要内容之一，也是当前高校探索实践的热点和难点问题。本课题从物资设备招标采购工作流程规范的内涵要素分析入手，研究把握流程规范的闭合管理系统的关键点及其逻辑结构关系。同时，通过对高校目前物资设备招标采购工作的现状分析，结合工作探索实践，提出针对性和可操作性的对策措施，以求对本领域工作改革创新能有所启迪和帮助。 一、高校物资设备招标采购工作存在廉政风险及流程规范的成因分析近些年，随着高校办学规模、开放式办学力度不断加大，高校发展与市场经济大环境的不断契合与同步，诱发高校滋生腐败现象的客观因素增多，廉政风险防范的工作难度不断加大。高校在物资设备招标采购工作中，结合国家招标投标法与政府采购法都制订了相关的规章制度、操作程序和监督方式，物资设备招标采购工作取得了一些成效。但由于各高校自身特点，高校物资设备招标采购工作仍存在需要加强和完善之处，主要表现在：一是物资设备采购工作计划性不强，招标采购工作难以及时、合理、有效地组织实施，造成了急事急办不按程序办事；二是相关制度还需进一步完善，一些制度没有从整体上把握制度的相互补充和配套；三是有的制度比较原则或过于宏观，没有程序性规定，缺乏可操作性，存在着制度执行不到位的现象；四是招标工作监督防范的重点环节不够明确等。 本课题从强化高校廉政风险内控机制建设这一主线出发，对物资设备招标采购工作的组织科学化、制度规范化、流程系统化以及监督机制化等建设途径进行专题性研究，实现对物资设备招标采购工作每个环节的系统管理，使得高校在物资设备采购环节中做到有规可循、有据可考，最终构建起切合高校实际的物资设备招标采购工作的闭合管理系统，以促进高校物资设备招标采购工作流程规范的内涵建设。 二、加强高校物资设备招标采购工作流程规范的对策建立和完善高校物资设备招标采购廉政风险防范的内部控制机制建设工作是一项系统性工程，组织科学化、制度规范化、流程系统化、监督机制化是流程规范建设的重要途径。本课题提出的高校物资设备招标采购工作流程规范的研究，是指高校物资设备政府采购项目以外，由高校自主组织实施的物资设备招标采购工作流程规范，招标采购的起点金额由高校结合自身情况制定。 (一)组织科学化建设 招标工作实行“统一领导，归口管理，管办分离”的组织模式。招标工作委员会由校长任主任，主管校长、纪委书记任副主任，下设招标工作办公室、物资设备招标采购工作组、专家评审组和监督组。招标工作办公室设在监察室，成员由监察室、设备处、财务处、审计处等有关部门组成；物资设备招标采购工作组设在设备处；专家评审组由项目主管部门人员、相关专业专家技术人员和使用部门人员三部分组成；监督组由监察室负责，成员由审计处、财务处、校长办公室、工会等有关部门组成。主要职责分别如下： 1.招标工作委员会：确定项目计划和重要项目的招标方式、程序、中标原则，研究解决招标工作中的重大事项等。 2.招标工作办公室：组织协调物资设备招标采购工作，负责一般项目招标方式的审批，评审专家的审核备案，对重要项目招标方式、程序、中标原则提出建议等。 3.物资设备招标采购工作组：招标采购项目具体招标方式的申请，编制招标文件，组织召开开标、评标会议，与中标单位办理合同签订，协调解决招标项目实施中出现的问题，检查监督招标项目的落实情况等。 4.专家评审组：审阅投标文件、审查投标样品，对投标文件中的问题向供应商提出质询；提出评审意见，推荐中标候选单位等。 5.监督组：对招标过程中执行政策法规情况的监督，审核招标文件和中标合同，审查参加投标单位的封标、资质等情况，监督招标程序的合法性、有效性、公正性；对招标过程中出现的问题提出意见或建议，必要时要求专家评审组对相关事宜重新复议等。 （二）制度规范化建设 规范立项决策行为是从源头上控制招标程序的实施。招标采购的范围包括各类招标起始金额以上的物资设备，以及一次金额未达但全年连续同类业务累计金额超过招标起始金额的采购项目。高校可以从制定专业和实验室中长期发展规划入手，加强教学行政年度购置计划和专项资金购置计划的管理。物资设备采购计划需要由校领导召集设备、财务、审计等职能管理部门参加的物资设备购置计划汇审会议，对全校各部门购置计划经费分配额度进行审定、批复。涉及重要事项决策、重要项目安排和大额度资金使用的物资采购项目，还要遵守“三重一大”制度的规定。 以制定物资设备招标采购工作实施办法、物资设备招标采购及审核工作流程为基础，补充完善相关管理制度。例如，物资设备管理制度包括验收入账、日常管理、损坏赔偿、调剂和报废处置等具体规定；物资设备采购监督管理制度包括设备采购立项审核、采购方式申请审批、招标评审专家申请审批等具体规定；物资设备采购审计制度包括资质审查、物资设备合同审核等具体规定；物资设备采购财务管理办法包括物质设备采购的报账程序、签字手续、需要报审的资料等。 （三）流程系统化建设 流程系统化建设体现在：全程性。对招标项目的监督工作要贯穿从招标立项到合同实施完毕的全过程，实施招标准备阶段、招标实施阶段和合同执行阶段的全过程监督，形成操作流程和监督流程并行的两条主线；针对性。将操作流程中易于发生问题的环节和部位设为内部控制点，加强对内部控制点的监督力度；可操作性。在内部控制点上，做到“一事一申请，处处留痕迹”，做到内控点责任人的可循性。“一事一申请”是指：在控制点上，用户单位或招标工作办公室应按照工作流程和报审资料的规定，向招标工作委员会办公室或监督组提出书面申请，待通过审核或审批后方可执行申请事宜。“处处留痕迹”是指：在内控点的申请、审核或审批过程中，应用规定的书面文件，手写签字，“谁职责、谁签字、谁负责”。由于在内部控制点上递进式的层层监控，以及内控点责任人的可循性，因此在招标过程中，即使出现了某一内控点上的监督缺失，也会在下一个控制点上被发现，从而保证了招标监督工作的连续性。违规叫停制。在招标程序审批审核过程中，监督组对于不按照规定执行招标程序的行为一经发现要立即叫停、不签署任何审核意见，同时向招标工作委员会汇报。 招标项目立项。招标项目立项审核是从源头上对物资设备招标采购廉政风险的防范。物资设备招标采购工作组在招标前要充分做好市场信息调研组织工作，召开由用户单位、纪检、审计及相关部门参加的论证会议，在招标立项申请表上对主要物质设备技术要求、项目预（概）算等出具论证结论，对项目的合理性、可行性、资金来源情况发表意见，并提出招标方式申请。对于采购计划外的招标项目需上报招标工作委员会审批，校领导按照“三重一大”的议事规则和决策程序，对招标项目立项进行审批；采购计划内的一般招标项目可直接报招标工作办公室对招标方式进行审批。 招标文件的编制与审核是物质设备招标采购廉政风险的关键控制点，通过招标文件的审核，可以防范投标单位资质要求、评标标准不公正等现象的发生，有利于评标工作的顺利进行。物质设备招标采购工作组负责编制招标文件，对招标项目的技术要求、投标人资格标准、评标标准等内容要求负责。审核工作由监督组负责，审核的重点是投标单位应具有相关的从业许可资格和资质要求、招标事项及技术指标等要明确、评标标准应具有可比性、投标文件提交地点应指定在监督组，投标人违规惩戒措施等。对于数额较大或重要的招标项目，招标文件应要求投标人在递交投标书的同时，缴纳一定数额的投标保证金。 标书发放。招标文件经审核后，物资设备采购工作组负责招标文件的发放工作，并确保领取招标文件的投标单位不少于开标规定数目。 确定评审专家是物资设备招标采购廉政风险的关键内控点。由于评审专家对评审结果起着至关重要的作用，为了防范招投标单位与评审专家违规现象的发生，将评审专家的申请与审批职能相分离，招标工作办公室和物资设备招标采购工作组均对专家评审组的名单负有保密责任。物资设备招标采购工作组填写拟聘专家审批表，于开标前规定时限内交招标工作办公室审核备案；招标工作办公室从拟聘专家审批表中审核确定奇数位评审专家名单及备选专家名单，于规定时限内通知物资设备招标采购工作组。 接收投标书。监督组需要在规定的时间内收集投标书，对过时的投标书不予受理；投标单位按照投标顺序签到，形成投标厂家会议签到表，此顺序将作为评标过程中专家询标的顺序依据。 封标及资质审查。监督组对投标文件封标情况以及资质情况进行审查，重点检查的内容是投标文件包装口是否密封，投标文件中资质情况是否与招标文件要求一致等，并于开标前当场宣布封标和资质情况。 评标是物质设备招标采购廉政风险的关键控制点，也是招标工作能否顺利完成的关键所在。评审专家应按照招标文件确定的评标标准和方法，审阅投标文件、审查投标样本，对投标人进行评审和比较。评标过程中对于认为所有投标都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标。评审专家对所提出的评审意见承担个人责任。监督组负责监督评标现场的工作纪律遵守情况，尤其要防范专家评审组在质询和评标过程中带有倾向性意见发生，监督组不参加评标。 确定评审结果。评审专家组长和监督组组长填写评标结论汇总表，此表由各评审专家和监督组成员确认签字后生效。评审专家组长对汇总的评审意见负责，监督组组长对招标过程的评价意见负责。 中标通知。物资设备招标采购工作组确定中标单位后，在规定时限内公示中标结果。公示无异议或异议不成立的，向中标单位发出中标通知书。 中标合同的拟定与审核。物资设备招标采购工作组按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。中标合同审核由监督组负责，重点审核合同内容是否与中标结果一致、结算方式是否符合财务制度规定、是否留有合同尾款、验收标准是否合理等。 签订合同。物资设备招标采购工作组与中标单位在规定时限内签订合同，合同订立后报监督组存查备案。 拨付款。业务主管部门应按照财务制度规定填写付款报账单，并附合同和发票原件，报校领导审查签批后，由财务处审核签字手续、复核合同条款，审核无误后办理付款。 验收转固是物质设备招标采购廉政风险的关键控制点。为了鉴证合同事项的真实履行，落实验收责任，业务主管部门应组织用户单位等有关方面共同验收，审核用户单位填写的设备仪器验收单。业务主管部门在验收人签字、用户单位负责人签字手续完备的情况下，签发固定资产验收凭证交由财务处。财务处在审核报账材料齐备的情况下，办理固定资产入账手续。 尾款结算是物质设备招标采购廉政风险的关键控制点。为了防止有质量缺陷的物资设备违规购入，在保质期满并达到规定要求后，用户部门应出具使用情况报告，该报告是真实反映物资设备质量的基础资料，用户单位对该报告的真实性负责。业务主管部门提出结款申请，附合同报校领导审批后，由财务处审核签字手续、复核合同条款，审核无误后办理付款手续。 （四）监督机制化建设 一是工作纪律要求。物资设备招标采购工作必须依照国家招标投标法、地方政府有关政策、法规及学校有关规章制度办理各项事宜。招标中坚持“公开、公平、公正”的原则，科学优选投标单位。在招标过程中不得发生明招暗定的现象和有意拆解项目规避招标的行为；与投标方有直接或间接利害关系的人员应当回避；工作人员不得离开招标现场或接打电话；评标委员会成员不得私下接触投标人，不得收受投标人的财物或者其他好处等。 二是工作责任追究。对于有以下情形的，根据情节轻重追究相关领导及有关人员责任：按规定应该招标而没有招标，自行进行采购的；未经审核批准自行招标的；任何个人利用职权违反规定，通过暗示、弄虚作假、泄露标底或设置障碍干预招标工作正常进行的；与中标人订立背离合同实质性内容的协议的。对责任人的处罚处分决定应按照