王家荣-办公室行政管理篇00.doc

电话营销专家王家荣 整理 中国电话营销网XinXin100.COM 欢迎交流目 录第一章 公文处理4一、公文处理办法4（一）流程41发文流程：42收文流程：6（二）办法71总则72公文种类73公文格式84行文规则85发文办理96 收文办理117公文归档、销毁128公文管理129附则12二、内部工作单处理办法19（一）流程19（二）办法20附表：工作交办通知单21附表：工作催办通知单22附表：工作联系通知单23附表：工作落实反馈单24附表：工作请示单25附表：工作报告单26第二章 印信管理27一、印章管理办法27（一）流程27(二)办法27附表：用印申请单29二、介绍信管理制度30（一）流程30（二）办法31第三章 事务管理32一、通讯管理办法32附表：对讲机借用台帐33附表：中继线测试记录表33附表：话务值班记录表34话务员规范用语34二、公务用车管理办法35（一）流程35（二）办法38三、接待工作管理制度39（一）流程39（二）办法40四、电话记录制度43（一）流程43（二）办法44五、传真收发制度46六、复印管理制度48七、大事记编辑制度49八、救护车驾驶员值班制度50第四章 档案管理51（一）流程51（二）办法53第五章 信访管理59一、信访管理办法59（一）流程59（二）办法59第六章 办公室专业系统管理62一、办公室专业系统管理办法621目的622办公室系统岗位范围623系统人员的进出624.系统人员的管理625. 附则63附件：办公室系统项目服务协议64第一章 公文处理一、公文处理办法（一）流程 1发文流程：拟稿文书或综合管理员编号、登记相关部门负责人会签部门负责人审核秘书或综合管理员审核拟稿人修改、校对、打印综合部文书或综合管理员复核复印室印制、装订，通知主办部门取公文文书或综合管理员用印、登记、封发送项目部领导或委托人签发年度终了，文书或综合管理员整理、移交档案室。2收文流程：署名项目部和综合部的信件，由综合部文书或综合管理综合部文书或综合管理员进行收文登记登记，并填写收文笺项目部领导和部门收到的主送项目部的公文项目部领导和部门负责人开会带回的公文部门职能部门阅办综合部部长提出分办意见项目部领导批部门办理完毕，公文返回综合部文书或综合管理员综合部文书或综合管理员整理保存移交公司档案室年度终了，综合部文书或综合管理员整理不具备归档价值的，报综合部部长批准后销毁催办 （二）办法1总则1.1为使天津电力建设公司（以下简称公司）实施项目管理过程中的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本办法。1.2本办法所称公文是公司在实施项目管理过程中所形成的具有实施效力和规范体式的公务文书。1.3公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。1.4公文处理中应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。1.5公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和企业秘密的安全。1.6各级项目部的综合部是公文处理的管理部门，负责本项目部公文处理工作。 2公文种类项目部常用的公文的种类主要有：2.1请示：适用于向公司请求指示、批准。2.2报告：适用于向公司汇报工作、反映情况，提出意见或者建议，答复公司的询问。2.3决定：适用于对重大事项或重大行动作出安排，奖惩有关部门或人员。2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。2.5通知：适用于转发公司和与不相隶属单位的公文，发布规章制度、布置工作，任免项目部各部门负责人。2.6函：适用于与项目部无隶属关系单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2.7会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。3公文格式3.1公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。3.11涉及国家和企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。3.1.2：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。3.1.3 发文单位标识应当使用项目部全称或规范化简称。3.1.4发文字号应当包括项目部代字、年份、发文序号组成。3.1.5公文应当在首页注明签发人姓名。3.1.6公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由项目部名称、文件事由、文种三部分组成。使用有文头的公文，标题中可省略项目部名称。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。3.1.7主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。3.1.8公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。3.1.9公文除“会议纪要”外，应加盖印章。3.1.10成文日期一般以负责人签发日期为准。3.1.11公文应当标注主题词。上行文应当在国家电力公司公文主题词表（附件3）范围内选词标注。3.1.12抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。32公文中各组成部分的标识规则，详见（附件1：天津电力建设公司公文格式）。33公文用纸采用国际标准A4型（297*210MM），左侧装订。4行文规则4.1行文应确有必要，注重效用。4.2行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。一般情况下不得越级行文，应逐级上报、逐级下达。紧急事项或需要各级周知办理的可越级行文，并应同时抄送被越过的单位。4.3项目部依据职权可以相互行文和向公司及相关业务部门行文，项目部可以函的形式同建设、监理等单位商洽工作、询问和答复问题。项目部的内设机构不得对外正式行文。4.4项目部与项目部、项目部与同级党组织、项目部与同级工会可以联合行文。4.5属于公司职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送职能部门处理。4.6项目部内设部门之间对有关问题未经协商一致，不得以项目部名义行文。如擅自行文，项目部应当责令纠正或撤消。4.7“请示”应当一文一事。向公司部门请示工作，不得主送公司两个部门。需要同时送其他部门的，应当用抄送形式。“报告”中，不得夹带请示事项。4.8除公司或职能部门负责人直接交办的事项外，不得以项目部的名义向公司或职能部门负责人报送“请示”和“报告“。4.9会议通知原则以电话或传真通知，确需文字通知的，由部门发通知。 4.10转发公文中如无补充内容，不必抄报原发文单位；如有补充，必要时只抄报补充部分。转发多单位转来的公文，如各单位没有补充内容，应只转发原始发文单位的公文。4.11项目部领导在各种会议上讲话，一般不单独发文，主要精神和要求可写入会议纪要。5发文办理5.1发文办理指以项目部名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、签发、校对、缮印、用印、登记、分发等程序。5.2发文由主办部门拟稿。公文草稿一律用A4打印，拟稿人负责填写发文笺后（详见附件 3），将公文草稿附后送部门负责人核签。5.2.1.草拟公文应当做到：符合国家的法律、法规和其他有关规定。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。公文的文种应当根据行文目的 、职权范围和与主送单位的行文关系确定。主送、抄送单位名称要准确，要使用全称、规范化简称、统称。文内使用非规范化简称，一般应当先用全称并注明简称。附件过多不能随文发送时，须在文中注明“附件另寄”字样。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应写具体的年、月、日。公文正文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”;附件的结构层次序数按贯标要求标注。必须使用国家法定计量单位。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。5.3会签、核稿、签发：5.3.1以项目部名义拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门可列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请项目部协调或裁定。5.3.2项目部发文由主办部门负责人核签后，交综合部秘书（或综合管理员）核稿，并由秘书呈送项目部负责人签发。 5.3.3核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。5.3.4以项目部名义制发的上行文，由项目经理或者执行经理签发；平行文或下行文由项目部分管经理签发，分管经理也可授权其他负责人签发，但公文“签发人”必须标注委托人的姓名。签发修改和签批公文，应用钢笔或毛笔。不得在文稿装订线外书写。已经签发的文稿，原则上不予改动，必须改动时，须重新请原签发人审定。 5.4编号、校对、复核、印制：5.4.1项目部发文由综合部文书或综合管理员负责编号并填写发文登记表（见附件4）。5.4.2项目部发文均由主办部门负责打印和校对。打印的公文要整洁、清晰、符合公文格式要求。校对要认真负责，保证质量。5.4.3主办部门校对后的公文，送综合部文书或综合管理员复核。重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。544复核无误的公文，由拟稿人送综合部复印室印刷。印制人员按照登记的份数进行印制并负责装订。装订一律在左侧并订两个书订，书订位置距左侧边缘10MM、上下边缘60MM。装订后及时通知拟稿人取走。5.5用印、封发：5.5.1项目部发文由综合部文书根据发文笺注明的份数加盖印章并负责登记、封发。5.5.2印章应加盖清楚、端正。6 收文办理收文办理包括拆封、签收、登记、审核、分办、批办、传递、承办、催办等程序。6.1拆封、登记：6.1.1项目部收到的所有信件、报纸均由综合部文书或综合管理员负责登记、分发。6.1.2署名项目部和综合部的信件，由综合部文书拆封、登记（收文登记表和收文笺详见附件6和附件7）。6.1.3署名项目部领导个人的信件，送请领导个人亲拆。6.1.4署名各部门的信件，由部门拆封登记。6.1.5项目部领导和各部门负责人收到的主送项目部的公文，应及时送综合部文书办理登记手续。6.1.6参加会议带回的公文，应送综合部文书办理登记手续。6.2.分办、批办：6.2.1项目部收文由综合部部长根据文件内容提出分办意见。一般业务公文按部门分工直送有关部门阅办；内容重要或涉及部门分工不明确的公文，按项目部领导分工送项目部分管经理阅批。紧急公文，应当提出办理时限。6.2.2审批公文时，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意或阅知。6.2.3各部门收到综合部部长分办和项目部领导批办的公文， 都要先经部门领导阅批，再交承办人办理。6.2.4各部门承办的公文应及时办理，做到件件有结果。特急公文随到随办，不得延误；急件应在限期内办完，一般公文原则在7天内办完。6.3传递：项目部领导批示各部门阅办的公文，由综合部文书负责传递。6.4催办：6.4.1项目部重要公文和有一定时限的公文，由综合部文书负责催办，并按要求日期将办理情况签注在收文笺上。6.4.2各部门负责人应经常检查本部门的公文承办情况，对长期拖延未办者，应督促办理并列为岗位年度考核内容。 7公文归档、销毁7.1公文办完后，应根据文书档案立卷、归档的有关规定及时整理立卷，项目部收发的公文由综合部文书按要求向公司档案室移交，部门办理的公文向公司对口职能部门移交。个人不得保存应当归档的公文。 7.2办理完毕无归档价值的公文，经综合部部长审批后，可以销毁。73销毁秘密公文应当送造纸厂由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中销毁绝密公文应进行登记。 8公文管理81公文由综合部文书或综合管理员统一收发、审核、用印、归档和销毁。82公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。83项目部撤消时，需要归档的公文整理后按有关规定移交公司档案室。84工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文进行移交、清退。9附则9.1本办法解释权属公司经理办公室。9.2本办法自2001年1月 日起实施。 附表 1、天津电力建设公司公文格式天津电力建设公司公文格式标淮（修订版） 1 用纸：国际标准A4型(210mm x 297mm)，纵向使用，双面印刷。 2 页边距：上、下、左、右边距各25毫米，页眉距边界15毫米，页脚距边界175毫米。 3 文头：文件头占A4纸的四分之一，下设一条横线(长160mm)，横线中不设五角星。文头用字由两部分组成：单位名称十文件，单位名称要用全称。文头要求在A4纸居中位置，横线距左、右边各25毫米。文件头一律印红，字型选用加深小初宋体。公司各部处室文件文头为“天津电力建设公司部门文件”。各项目部文件文头为“天津电力建设公司项目部文件”，字型选用加深1号宋体。公司直属各单位文件文头由直属各单位全称十文件组成，其中“天津电力建设公司”选用加深2号宋体并在直属各单位名称前分两行排列，直属各单位名称选用加深宋体字，按照横排一行的要求，选用合适字号。 4 文号：公文编号由发文单位(部门)代字、发文年号和该年发文顺序号组成，位于文件头正下方、横线之上。排列顺序是发文单位(部门)代字，其次是发文年号，再次是顺序号。发文年号及顺序号使用阿拉伯数字，年号用方括号并写全称，单位(部门)代字一般不超过7个字，字型选用3号仿宋体。 5 密级：位置在文件头横线上左侧，字型选用3号黑体。等级为绝密、机密、秘密，排列顿序为密级、五角星、保密期限. 6 缓急时限：紧急公文可视缓急程度标明特急、急件，位置在文件头横线上，密级下行排列，字型选用3号黑体。 7签发：文件必须签发人，位置在文件头横线上方右侧，字型选用3号仿宋体。 8 公文主体：标题2号宋体，正文3号仿宋体。公文版面设24行，每行28个字，标题距横线下方空2行开始且居中排列，公文主送单位距标题下方空1行顶格开始，正文在主送单位下行空两格开始,正文中要明确发文目的、依据和使用范围以及归档要求。 9 带有附件的文件在正文后另起行空2格打印附件名称，字型选用3号仿宋体。 10 日期一律用汉字打印。且写全称，位置在公文最后一页下方偏右。 11 主题词、抄报、抄送、主办部门和会签部门、审核人和起草人、印发单位及时间，位置在日期下方顶格打印且用横线隔开，占文件版面最后几行，主题词选用3号黑体，其它选用3号仿宋体。 12页码：页码在页脚中居中标注，采用“共页，第页”的方式，选用5号仿宋体。如有附件，附件页码与正文连续标注。 13正文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。 14附件结构层次序数，第一层为“1”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”,第四层为“”。附件2、国家电力公司主题词表（略） 附件3：天津电力建设公司项目部发文笺签发： 年 月 日密级 缓急程度主办部门负责人：拟稿人： 月 日发文号津电建准电 号会签部门主题词标题主送单位抄报抄送给副本单 位送：发：附件名称及 文 号核稿 月 日缮印份数正文 份附件 份校对22附件4：天津电力建设公司项目部发文登记表日期顺序号发文号主送单位抄送单位内 容 摘 要件数签收卷号正文附件附件5：天津电力建设公司项目部收文笺天津电力建设公司项目部收文笺发文单位： 收文时间：类 别： 收文编号：文件名称：领导批示：分办意见：收回日期： 经办人签字：附件 6： 天津电力建设公司项目部收文登记表天津电力建设公司项目部收文登记表日期顺序号来文单位来文文号内 容 摘 要件数承办人收回日期卷号正文附件二、内部工作单处理办法（一）流程1、填写内部工作单2、发现接单部门不能按时完成工作催办。 部门负责人签发 1、接单部门负责人签字，并分办 2、本部门职责之外的工作，退回发单部门 承办人办理向发单部门（领导）反馈办理完毕，归档 流程（二）办法1为保证项目管理各项工作及时、高效地得到贯彻落实，并使之规范化、制度化、科学化，特制定本办法。2内部工作单的种类和适用范围21工作交办通知单，适用于项目部领导对有关部门布置工作。22工作联系通知单，适用于项目部部门之间、项目部与参与本项目施工的公司所属单位之间联系、商洽工作。23工作催办通知单，适用于经过调查发现，承办部门（单位）存在对会议议定和工作交办事项执行不力、落实缓慢情况，在规定完成期限前进行催办，督促其落实到位。24工作落实反馈单，适用于承办部门（单位）按时将工作落实情况和因故未完原因反馈给项目部领导或有关部门。25工作请示单，适用于有关部门向项目部领导或项目部向公司请求指示、批准。26工作报告单，适用于有关部门向项目部领导或项目部向公司汇报工作，反映情况，答复询问。3、内部工作单的处理31内部工作单应一式两份（格式详见附表），一份送承办部门（单位），一份留存备查。32内部工作单应由项目部领导签字或部门（单位）负责人签发，其中，工作请示、报告单由部门正职签发。号码自行编排。项目部领导确定的交办和催办事项由综合部负责办理；有关部门（单位）也要明确专人负责。33经理办公会、工作计划会确定的重点工作由综合部负责催办；各专业工作会议议定事项的催办工作由主办部门负责。34承办部门（单位）接到内部工作单后，要认真、按时办理，对不属于职权范围或特殊原因不能按时完成的事项，要在1天内向发单领导或部门反馈，否则视为能够按期完成。35内部工作单办理完毕后，应根据公司有关规定，及时整理、归档。不具备归档和存查价值的内部工作单，经过鉴别并经部门（单位）负责人批准，可以销毁。4本办法适用于公司各项目部。41本办法自印发之日起执行。附表：工作交办通知单编号：交办领导（部门）交办时间承办部门（单位）通知时间事项名称要 求 完成 时 间承办部门（单位）接单人签字事项内容 附表：工作催办通知单编号：事项来源交办时间事项名称要 求 完成 时 间催办部门（单位）催办时间承办部门（单位）接单人签字事项内容 具体要求附表：工作联系通知单编号：.发单部门（单位）领导签字协办部门（单位）通知时间事项名称要 求 完成 时 间协办部门（单位）接单人签字事项内容附表：工作落实反馈单编号：2事项来源交办时间事项名称实 际 完成 时 间反馈部门（单位）负责人签字事项内容办理情况 附表：工作请示单编号： 签发人： 呈送领导（部门）呈送时间呈报部门（单位）呈报人呈报事项事项内容 批示 签字： 年 月 日附表：工作报告单编号： 签发人： 呈送领导（部门）呈送时间呈报部门（单位）呈报人呈报事项事项内容 批示 签字： 年 月 日第二章 印信管理一、印章管理办法（一）流程(二)办法 为保证印章的绝对安全和正确使用，分清职责，提高办事效率，避免和减少因印章管理不当造成的损失，特制定本办法。 1.印章的刻制 1.1公司经理办公室根据机构成立的文件刻制印章 2.印章的管理 2.1项目部印章由综合部文书保管。 2.1.1保管印章要牢固加锁，用完印章要随手锁好，不要敞开保管柜或任意放置在办公桌上。用章要在办公室内，不得携出办公室。 2.1.2凡文件、报表、证书、材料等需加盖项目部印章的，全部由综合部文书负责办理。 2.2项目部印章的使用实行“统一管理，分级负责”的批准原则。并实行授权委托制度、用印审批制度和用印备案制度。 2.3使用印章都要记录在案（以下简称审批表），并实行先办手续，后用印章的原则。 2.3.1项目部各部门使用项目部印章时，经办人首先到综合部领取审批表，由部门领导审核签字后，报主管领导审批签字，经办人持已签发的审批表到综合部，由文书根据审批表确定的印章种类和枚数进行加盖印章，审批表由办公室留存。 2.3.2在需加盖印章的文件、报表、证书、材料上已有审批人签字的，经办人在审批表上注明即可，勿需再行审批。 2.3.3审批人因公出差不在项目部，由文书与审批人电话联系，经审批人同意，可先行加盖印章并在审批表上注明请示用印的枚数及请示时间，待审批人回项目部，由经办人负责补办批准手续并送文书留存。 3印章的停用与销毁 3.1项目部机构撤销后,综合部部长将印章交公司经理办公室，经理办公室负责统一销毁。附表：用印申请单 年 月 日申请部门经办人签字部门领导签字用印文件材料题目用印种类用 印数项目部 领 导 签 字二、介绍信管理制度（一） 流程（二）办法 介绍信，是项目部对外联系工作，商洽事务等派出人员持有的凭证。 1.介绍信的管理 1.1介绍信与用印紧密相连，所以，介绍信由综合部文书负责掌管。 2.介绍信的使用要求 2.1介绍信有信文和存根两部分。信文交持有人携带。存根留项目部存查。 2.2启用成本的介绍信，要事先编好顺序号码（包括存根、信文、骑缝），骑缝号数字要求大写。 2.3开介绍信要经过主管领导审批，经办人、主管领导要在存根上签字。 2.4介绍信内容明确具体，不要含糊笼统。 2.5介绍信要填写有效期（有效期不得超过七天）。 2.6介绍信开出后未用,应交回文书,粘贴在存根上。2.7保管介绍信要同保管印章一样,牢固加锁,防止丢失、被盗；严禁开空白介绍信。第三章 事务管理一、通讯管理办法 为加强现场通讯设施、器材的管理，提高使用效率，保证现场通讯畅通，制定本制度。 1项目准备阶段： 11项目部成立之初，由公司经理办公室根据工程情况，从当地电话局申请24部直线电话。12经理办公室根据项目施工总平面图及当地具体条件，组织拟定初步通讯方案，协商项目部确定。 13根据初步方案，经理办公室组织专业通讯人员现场考查，了解现场布局，研究现场平面图，设计主干电缆布线图、电话室通讯设备安装图。 131设计通讯电缆布线图，要保证最短路途及电缆安全。 132设计电话室设备安装平面图，要包括总机、电源、配线架、话务台、防静地板、地线的安装。 14经理办公室确定使用已完工现场回收的设备清单及需购买的设备清单。141经理办公室对需购置设备进行市场考查、选型。收集各厂家通讯设备的技术指标、报价，确定厂家并协商价格，经公司主管经理审批、同意后购置。5综合部组织安装。151为防止通讯电缆损坏，主干电缆原则上采用架空方式，架空电缆要架设电缆吊线，电缆吊线造镀锌钢绞线。如无架空条件，采取地埋方式。电缆走向根据施工情况，绕开有可能被挖掘地区，并于电缆上覆细土20cm，铺经砖保护，回填土后，要用警示标志加以警示。152经理办公室配合厂家对已安装设备进行调试，并检查、验收。153综合部对所有设备建帐立志。台帐上报经理办公室一份。2项目实施阶段：21项目部设专人负责通讯设施日常管理与维护，建立管理与维护制度。211通讯管理人员要每天填写总机运行情况记录，发现问题及时处理。 212用户申报的故障，要于申报当时着手处理。 213每周2次巡查主干电缆，观察周围环境变化，发现异常情况及时处理。214与总机厂家、当地电话局保持密切联系。22根据现场及总机情况，设2-3名专职话务员。 221话务员接听电话要使用普通话，并使用规范的文明用语。 222要按时交、接班，不迟到、不早退、不脱岗。 223不得在话务室聊天、吃东西、干私活。224接听电话要快速、准确，总机振铃三声，必须有话务员接听。 225转接电话快速、准确，外线转分机后，话务员应按规定监听三秒，如占线或无人接听，话务员应及时向对方反馈，或转接其它号码。226注意观察总机运行情况，及时记录用户的故障申报并通知机务员。按时填写话务值班记录。227交接班前，填写中继线路测试记录表，发现故障及时通知机务员维修。3项目竣工阶段：31项目竣工后，经理办公室对设备台帐中所有设备进行验收，有回收价值的设备、材料等，由综合部负责运津。附表：对讲机借用台帐序号名称型号机号借用单位借用人日期还期经办人备注附表：中继线测试记录表测试人： 年 月 日话码测试结果采取措施恢复情况附表：话务值班记录表班次总机及线路故障用户申报故障卫生情况值班人话务员规范用语1 你好，*项目部。（接电话）2 对不起，占线。（转电话）3 对不起，没人接。4 请稍等，我做一下记录。（所找人员不在，由话务员记录代为转达。）5. 请您大点声好吗？（来电声音小）二、公务用车管理办法（一）流程（二）办法1车辆调度 11项目部公务用车，由综合部统一协调、调度、分配使用。按照来宾用车、领导用车、银行取送款、各部门（单位）用车的顺序，由综合部车辆调度人员派车。 12综合部应根据用车人、用车时间、办事规格的不同，得当安排车辆。 13各部门应提前一天向综合部提出用车申请，以便合理安排使用。 14综合部日常必须保留一辆备用车，以备应急使用。 15各部门用车，一律填写派车单。司机见单出车，出车完毕将派车单上交综合部。 16除项目部领导用车外，部门用车最远距离不超过100公里。2车辆租赁21综合部负责从公司小客车队租赁车辆。22租赁办法按津电建办19993号关于印发“天津电力建设公司小型客车租赁试行办法”的通知规定执行。23租赁费用按计财20001号关于印发2000年小客车队承包办法的通知有关规定执行。附表：派 车 单用车申请（使用单位填）派车（综合部填）事 由车号车型司机乘车人数用车时间综合部签字拟往地点自 往 自 往 行驶纪录(司机填)行驶里数路码指数经办人签字 至部门领导签字司机签字三、接待工作管理制度（一）流程接到接待通知 向有关领导汇报制订接待方案（附件1）交有关领导审核 批准后通知有关部门做好相关准备 根据来宾级别、来访目的，制订接待方案（附件） 安排来宾饮食、起居 安排返程票务、送站事宜 （二）办法1接待工作原则：11接待工作要坚持热情、周到、适度的原则。12综合部为接待工作的归口管理部门，负责公司上级领导视察，兄弟单位领导参观、考察，公司机关各处室负责人及以上领导指导工作，办公室业务系统人员来访，及项目部领导交办的接待工作。2接待工作要求：21接到接待通知后，及时向有关领导汇报，根据来宾目的和要求，制定接待方案（附件1），责任落实到人，呈分管领导审批后尽快实施。22视来宾的级别与来访目的，除向来宾提供“接待方案”（附件2）外，附加简要的工程概况及工程进度（附件3）。 23接待人员要树立宾客致上，为来宾服务的思想。对宾客的衣、食、住、行都要安排得当，服务周到，态度谦虚，用语文明。在向来宾介绍情况时，要谦虚谨慎，不懂、不清楚的事不乱说。 24提高接待工作效率，主动协助来宾办理各项事务，提前迎接客人、安排好起居生活、商议活动日程、安排领导同客人见面、组织好客人活动、安排宴请，根据需要准备纪念品。 25安排好来宾返程事宜、协助客人结算、征求客人对接待工作的意见。提醒客人带好自己的物品、送客人到车站(机场)、通知来宾单位客人返程日期和车船、飞机班次。 3接待标准： 31凡业主、甲方及上级领导到项目部视察，由项目部主要领导陪同；用餐标准为50100元人。 32外地参观学习团体，由项目部有关领导出面看望；用餐标准为3050元人。 33一般性业务联系，陪客与来宾职务大体相等即可；用餐标准为2030元人。34其它来访接待用餐标准为1020元人。35严格控制陪餐人员人数。陪同公司及以上领导用餐人数限制在3人以内；陪同兄弟单位和公司级领导用餐人数限制在2人以内，其它人员一律不陪餐。附件1：供领导审批接待方案XXXXX工程项目部接待方案来访人基本情况介绍：姓名 单位 职务 性别 民族 来访目的：到达方式及时间：是否需要书面汇报：接待方案：项目 责任人 标准 时间 地点 陪同领导 汇报材料准备 纪念品购买 来宾证、安全帽发放 住宿安排用餐安排 车辆安排 会议室准备主管领导意见：附件2：交外部来宾接待安排XXXXX工程项目部接待安排欢迎词：来宾日程安排：时间 活动内容 地点 联系人联络电话：陪同领导介绍:姓名 职务四、电话记录制度（一）流程（二）办法 为准确、及时传达各类公务信息，制定本制度。 记录内容： 1公司领导指示； 2公司机关各部门通知事项； 3项目部领导指示； 14公司直属单位告知的事宜； 5外单位告知的事宜。 要求： 1须用统一格式记录电话主要内容，来电单位名称、来电人姓名、联系电话、来电时间、具体事由、记录人姓名和记录时间。2电话记录要求详细、准确、字迹清楚。 3电话记录要及时送综合部部长提出拟办意见,记录人按拟办意见迅速送交项目部领导阅示或通知部门办理。4重要事宜，记录人要催办和督办，并及时向领导反馈办理结果。25年底要对电话记录进行清理，报综合部部长审批后销毁。附件： 接 收 电 话 记 录来电单位来电日期来电人姓名 来电人联系电话 收电人内 容拟办意见处理结果 承办人 承办日期五、传真收发制度 为准确、及时传送、接收信息，规范传真格式，制定本制度。1要求11综合部为传真接收责任部门，要指定专人负责传真机使用及收发，并建立收发登记制度。12发送传真必须使用公司指定传真格式。13能够采用电子邮件等其它形式传送的信息原则上不使用传真机传送。 14工作时间接收传真15分钟内，通知接收单位。未指定接收单位的，送综合部部长提出拟办意见,接收人按拟办意见迅速送交项目部领导阅示或通知部门办理。15接收、发送传真，应先登记。 2记录内容与要求 1须用统一格式记录传真主要内容，发送、接收单位名称，发送（接收）人姓名，发送（接收）时间、记录人姓名和记录时间。 2传真收发记录要求详细、准确、字迹清楚。发 送 传 真 记 录序号发送时间发往单位（部门）主 要 内 容发送人签字页数接 收 传 记 录序号接收时间发送单位（部门）主 要 内 容接收人签字页数六、复印管理制度为规范复印管理，做好服务，制定本制度。1复印内容：1项目部、各专业公司与工作有关的文件、资料。12带密级文件、企业营业执照、资质证书等由综合部部长批准后复印。2复印程序:21复印前，各部门、各单位按规定认真填写“复印登记表”（附件1），经本部门、单位领导签字同意后送复印室。22复印员按复印登记内容、要求复印。23项目部文件由复印员装订完毕交综合部文书；其它资料复印完毕后，由复印员电话通知经办人。3复印要求： 3. 1普通资料，复印员要在收到1小时内复印完毕。急件要急办。32要避免多印、少印、错印、漏印。33凡复印份数超过30份，应使用速印机印刷。34复印员要严格遵守项目部保密制度。附表：复印登记表复印部门：时间：复印内容：经办人签字：部门领导签字：纸张类型：张数：七、大事记编辑制度1为进一步做好公司项目管理方面大事、要事的记载工作，特制定本制度。2“大事记”记载内容：凡是对今后有考证价值的重要工作，工程里程碑进度，突发的一些重大事件，均在记载范围之列：2.1项目部的重要会议、重要活动以及参加国家、地方或行业的重要会议。2.2本工程的里程碑进度。2.3项目部印发的重要决定、规章制度等。2.4项目部主要领导调动、任免、奖惩等情况。2.5项目部机构的重大变化。2.6公司取得的重大成绩和科技成果。2.7上级单位及有关单位领导来项目部检查指导工作及其它重要活动。2.8项目部发生的重大事故、灾情及处理情况。 2.9需要记载的有价值的其它大事、要事。3.编写要求3.1应按时间顺序记载，并标明序号。3.2一般应一事一记。对大事、要事的时间、地点、人物、因果等力求记清楚，必要的数据也要记录。3.3“大事记”记载要完整、真实、准确、及时，文字要简洁，做到大事、要事不漏记。4.工作要求：4.1项目部各部门要设专人记载“大事记”，记载的“大事记”要利用电脑存储，每月进行整理打印，并报送综合部1份。4.2综合部负责项目部“大事记”的记载整理工作，每季末向公司经理办公室报送本季度“大事记“。4.3年度“大事记”经过整理后，送公司