系统年终处理任务提示.doc

系统年终处理任务提示系统年终处理任务提示 产品产品 Fourth Shift 内容内容 小封 陈忱 生产维护 POYE 采购业务年终处理 POYE 批处理用来生成物料和供应商报告 同时还可以用来更新物料和供应商的统计信息 如果安装了四班的采购模块 则用 VPFR 批命令来完成更新供应商的统计信息的任务 POYE 批命令通常一年运行一次 POYE 的参数和功能如下 IR生成物料汇总的报告 IU更新物料统计值的报告 VR生成供应商的报告 VU更新供应商汇总值 M以外币形式打印 POYE 报告 如果在 N 年的最后一天 如 2008 年 12 月 31 日 用 IU 参数运行 POYE 来更新了 物料的统计值 那么在 N 1 年 12 月 31 日 即 2009 年 12 月 31 日 用参数 IR 生 成的报告会包括从 N 年 12 月 31 日至 N 1 年 12 月 31 日物料统计信息 POYE 报告提供 的是一份自上一次运行 POYE 批命令以来的所有库存物料的采购入库的汇总信息 它包括 物料号 物料描述 入库数量和入库金额 这份报告可以根据需要随时打印 但只有当您 要将数据重设为零时 才能使用更新的参数 POYE 命令还能提供一份供应商供货总量 发票面额和付款总额的汇总报告 请使用 VR 参数来生成自从上一次用 VU 参数运行 POYE 或用 VPFR 批处理来更新后的供应商的年 累计统计报告 VPFR 供货商供货情况报告 如果您安装了采购模块 就可以执行 VPFR 批处理来将供应商年累计总额设为零 R1 参数将供应商主文件明细记录中的供应商合计设为零 供应商合计包括全部的入库 付 款及发票金额 它还将供货商配置屏幕和供货商明细窗口的统计数据第一列重新设置为零 R2 参数则将这些屏幕显示的供货商情况统计数据的第二列重新设置为零 当重新设置统计数据为零后 当前系统的时间将被储存在被重新设置的每一组统计数据的 列首 当重新设置统计数据时 VPFR 批命令要求您至少指定报告中的一个 我们建议您把它保 存为磁盘文件 无需在这时指定历史明细 因为它存在于历史文件之中 您可以在任何时 候从 历史文件历史文件或 AUDT 屏幕中浏览 历史明细历史明细 直到做过 APPG 之后接收的数据才会从 数据库中清除掉 COYE 客户年终处理 COYE 批命令可以通过将客户年累计信息重设为零 从而为新的年度做准备 年累计年累计字 段可以在客户财务明细屏幕找到 如果按照年度跟踪这项信息 您必须在输入新一年度业 务之前运行 COYE 批命令 为了重新设定年累计信息 须做以下内容 1 完成所有当前年度的发货 发票打印和现金收入业务 运行 IVMC 批命令 7 5 版版 本以后运行本以后运行 ARMQ 批命令 批命令 来处理队列中或 MODCOMIV FIL 中未处理的记录 2 设置参数 U 来运行 COYE 批命令 这一命令更新客户主文件并将年累计字段设为 零 作为这一过程的一部分 会在年累计字段设为零之前生成一份列有客户信息的 报告 3 您也可以选择用参数 B 来运行 COYE 批命令 这一命令将重新计算每个客户的订 单的 登记价值登记价值 登记价值是客户所有下达订单的价值总和 这一价值存在于客户 主文件的记录里 但不显示在屏幕上 登记价值可以在 DUVD 屏幕通过选择主视 图和子视图来提取 登记价值是用来计算录入订单时显示在 COMT 客户订单 屏幕显示的现有赊销余额 当设置 B 参数来运行 COYE 批命令时 系统会重新计 算价值并改正可能发现的任何差异 这些修改之处会列示在 COYE 批命令的备查 文件里 您可以在一年的任何时间通过设置参数 B 来运行 COYE 批命令 从而更新登记价值 如果 定期运行这一批命令 要确保只用 B 参数来运行 一般只有在年终要将年累计字段重设为零时 才用 U 参数来运行 如不希望将这些字段设 为零值 则不要设定 U 参数运行 ITHU 库存历史更新 如果在总帐会计期末用 I 参数来运行 ITHU 批处理 则一定要确保 ITHU I 批处理在 GLPC 之前运行 ITHU 批处理应在新会计期间的生产业务发生之前的会计期末的最后一 天运行 如果当前时间超过了在 GLCF 中设置的结束日期 则用 P 期间 期间 参数来运行 ITHU I 批处理不能对已经用 GLPC 来关闭的会计期间来运行 销售分析 作为年终关帐的一部分 你必须将新的 财政年度财政年度输入到销售分析模块 在销售分析数据库 中的数据表中 选择 财政年度维护财政年度维护的表输入新的财政年度 如果此数据不输入 那么在新 的财政年度中处理第一个 MODCOMSL FIL 时候会报出错误 SH GLPER does not contain a G L period for XXXX SH GLPER 不包含 XXXX 总分类帐期间 XXXX 代表新的财政年度 年底还需要特别考虑的是工厂日历和订单号自动赋予功能的维护 工厂日历 根据公司下一个年度的作息计划 维护工厂日历的 工作日工作日和 非工作日非工作日 只有拥有 FCMT 屏幕中 CLD1 代码访问权的四班用户才有可能维护工厂日历的内容 从四班屏幕的工具栏中单击 工厂日历工厂日历图标 或者从四班工具菜单打开工厂日历 打开工厂 日历后下拉 编辑编辑 菜单 选择 允许更改工厂日历允许更改工厂日历 选择需要修改的日期后通过双击鼠标 把粗体的工作日该为正常字体的非工作日 或者把正常字体的非工作日改为粗体的工作日 订单号自动赋值 如果公司的订单号自动赋值功能中包含标识年份的内容 则需要调整下一个年度的订单号 例如 公司的订单号可能以 MON 开头 其中 N 代表当前年份 如 9 即 2009 年 MO9 为了维护下一个年度的订单号 需要把订单前缀改成 M10 即 2010 年 每 一种订单类型 即客户订单 生产订单和采购订单都可以分别定义 16 种前缀 在 R7 4 版本以前 只有具备 CNFG 和 WACF 屏幕权限的四班用户才可以维护该功能 具体做法是 1 先进入 CNFG 屏幕 再转到 WACF 屏幕 窗口应用程序配置 2 在 WACF 屏幕 选择 订单号赋值设置 进入订单前缀维护界面 3 更新操作完成后 按 Enter 键保存修改内容 按 ESC 键退出屏幕 在 R7 4 版本以后 通过 OACF 屏幕来维护该功能 具体做法是 直接进入 OACF 屏幕 选择 订单类型订单类型 将 订单格式符订单格式符定义好 回车保存即可 下图为 R74 以前的版本 下图为 R74 版本 财务维护 总分类帐 GLPC 是一个简单的过程 当用户在财政年度年终结帐 运行 GLPC 将完成以下任务 1 将已过帐的凭证的 历史类型历史类型改为 H 以便 GLHP 能做下载处理 2 将收入和费用帐号结成零 3 为新的财政年度的第一个会计期间产生例行凭证 4 产生并将留存盈余凭证过到 00 期间 用户可以看到并打印这些凭证 5 重置统计帐户为零 6 新的会计年度中当前期间为 01 特别提示 GLPC 总帐期末关帐 是四班系统期末关帐中一个非常重要的处理过程 此过程将更新 财务数据库中包括财务和日期的许多记录 一旦 GLPC 任务失败 会导致这些数据未被更 新 因此 强烈建议用户在运行 GLPC 前遵行以下原则 1 首先 所有其他用户应退出四班系统 2 执行 GLPC 前 系统管理员应做好数据库备份 这样 万一过程失败需要恢复数 据库时 不致于丢失数据 3 执行 GLPC 任务时 报告去向应选择 2 磁盘 而不是 1 打印机 因为选择 1 打印机 当发生打印阻塞等打印故障时 容易导致 GLPC 任务失败 此时将 必须恢复备份重新运行 GLPC 4 运行完 GLPC 后 请检查任务备查文件以确认过程成功完成 如果运行 GLPC 发 生错误 请检查备查文件和例外报告 除 凭证尚未过帐 等普通错误信息外 请与 支持顾问联系 以确认是否需要恢复数据库重新执行 GLPC 以前年度总帐调整 GLJP 屏幕可以用于以前年度的业务调整 当 GLAU 过帐后 收入类或费用类帐户的发生 额将被自动转入 GLCF 上设置的留存盈余帐号 所属的会计期间为下一个年度 00 期间 月底结帐和年底结帐说明 四班系统中月底结帐和年底结帐都是通过 GLPC 功能来完成的 当运行 GLPC 过程时 系统比较 GLCF 总分类帐设置 总分类帐设置 屏幕上的当前会计期和本年度最后一个会计期间来判断 GLPC 完成的是月底结帐还是年底结帐 四班系统在做 月底结帐月底结帐时 采用的是 表结法表结法 即不对收入类和费用类帐户进行结转 而 是通过总帐报告定义将收入类帐组与费用类帐组相减得出本期利润 在做 年底结帐年底结帐时 系统采用 帐结法帐结法 即在年底结帐时一次性结转收入类和费用类帐户的 余额 在运行完 GLPC 后 系统会自动生成一张会计月份为 00 来源代码 Source Code 为 GLJE 凭证录入号 Journal Entry No 为 RE 的结转凭证 这张凭证将整个年度的收入类帐 户的余额从借方转走 将整个年度的费用类帐户的余额从贷方转走 它们之间的差额转入 GLCF 屏幕设置的 留存收益帐户留存收益帐户 特别提示 当年末关帐 GLPC 任务完成后 请检查相关备查文件及报告 同时需在 GLCF 上确认会计 期间是否转到下一年度 01 会计期间 如有异常请及时与支持部联系 为避免发生问题 请在年末关帐前完整备份数据库 并确认留存盈余帐号的组织设置 如 在 GLCF 上主帐号格式为 CC DDD PP AAAAA 留存盈余帐号的组织格式符为 CC 那么 在 GLOS 中必须完整定义组织 01 000 00 至此 GLPC 年底关帐结束 模块模块 APSM Accounts Payable ARS