学代会工作细则.pdf

学代会工作细则 此文件为学代会日常工作纲领性文件 起草者为第二届学代会 2 20 目录目录 职责细化 3 学代会组织架构 4 学代会议事规则 5 意见收集方法 7 对执委会监督及弹劾条例 8 学代会纪律审查条例 11 学代会文件管理办法 13 全体学生投票决议办法 20 3 20 职责细化职责细化 代表权 1 代表学生的职责是每个代表基本的职责 2 学代会应代表学生参加校务委员会 主动参加与学生相关会议内容的讨论 3 学代会应在与学生有关问题 如教学问题 学生管理问题等 中传达同学意见 与校方沟通 保护学生权益 4 学代会应在会议和日常工作中及时有效接受同学的意见 按时公示有关文件 建 立有效沟通渠道 监督权和弹劾权 1 学代会须在执委会日常工作中主动了解其工作情况 或接收同学意见 2 学代会须审核执委会预决算文件 包括年初预算 每月结算 年末决算 和大于 500元的临时预算 以及人事任免 3 学代会必须负责监督学生会选举过程 以保证其公平公开公正 4 学代会有权弹劾执委会成员 具体弹劾过程及条件见 对执委会监督及弹劾条例 立法权 1 学代会有责任和权力制定 完善和审核学生会的宪章和其他重要规章 2 宪章修改按修宪规则执行 发起全民公投 学代会有权在重大事件中依照学代会细则中全民公投发起方案 发起全民公投 并按 公投结果决定重大议题 否决权 对于学代会做出的决定 主席可以否决 否决后交回学代会重新审议 若审议仍通过 则执委会必须接受并执行 对于主席做出的决定 学代会可以否决 4 20 学代会组织架构学代会组织架构 学代会由学生代表组成 其中包含负责人一人 主持人一人 秘书一至两人 虽然有不 同的职位但是在学代会内部各个代表地位平等 负责人 1 对外沟通 包括学校和执委会 负责人以负责人的身份对外沟通时一般需要代表学 代会已通过的决议 否则只能作为学生代表或普通同学发表意见 2 在每次会前收集 拟定议题 3 布置任务 负责人有保障学代会高效运行的义务 需要及时布置任务 安排其它代 表执行会议决议 4 负责人有权力对代表提出批评 5 定时查看公邮来信 sustc xuedai 密码 democracy 6 及时回复已解决的问题 7 任何代表不得用公邮发表个人意见 不得将公邮用于个人用途 主持人 主持人责任主要为主持会议 包括控制会场秩序 控制议题进程 有权力打断代表发言 或对代表提出批评 需要在会前熟悉议题 秘书 1 记录和整理会议记录及会议纪要 2 通知会议 3 收录文件 4 秘书工作有的时候很繁重 可适当选择 1 至 2 名秘书 5 发布通知 5 20 学代会议事规则学代会议事规则 会议方面 1 每次会议的最长时间为 2 小时 包括休息时间 会议超过该时间后 由主持人立刻 终止会议 如果大多数代表同意延长会议时间也可适当延长 未尽议题默认将推迟 至下次会议 若当前有议题在辩论 则辩论也同样放在下次会议上继续 若有特别 紧急 重要的议题 可另约时间召开后续会议 且在后续会议上只处理这些特别紧 急 重要的议题 2 会议进行 1 小时后 休息 10 分钟 3 在出现需要较多讨论的议题时 可由代表动议 进行非正式会议 非正式会议以沟 通为主 通过会谈的形式达到充分调动大家思维的目的 发言方面 1 每个议题 由动议人指定每位代表的最大发言次数 建议为 3 次 和每次最长发言 时间 建议为 90 秒 如果动议人没有指定最大发言次数和 1 每次最长发言时间 则默认按建议值进行 根据每个议题的具体情况作小范围调整 单纯的信息咨询 或者对会议作简短的建议不算发言次数 若有代表超出次数或时间仍想继续发言 须征得大多数代表的同意 2 在发言时先简短几句阐明自己的观点 如 赞成 反对或修改 然后再阐述理由 3 发言时不能跑题 不能进行人身攻击 4 同一时刻只能有一人享有发言权 如果只有一人举手 则不需要经过主持人同意 直接由该代表发言 若有多人同时举手 则由主持人分配发言权 有特殊规定的 除外 5 主持人可以不保持中立 可以参与具体议题的讨论 6 发言时不用面对主持人 可以直接对着其它代表 表决方面 1 只有当各成员发言权用尽 或没有成员再发言 主持人才能提请表决 2 赞成票多于反对票时动议通过 3 当有代表认为已表决过的动议未被考虑清楚时 可动议重新考虑 如果对 重新考 虑 的表决结果为通过 那么在对原议题再次讨论表决之后 仍然可以再次提出 重 新考虑 如果对 重新考虑 的表决结果为不通过 则不允许对原议题再次提出 重新考虑 不允许对重新考虑提出重新考虑 当尚未对议题进行表决 且认为议题尚不能进行表决时 可动议推迟该议题到指定 时间或者搁置该议题 4 动议一旦获得表决通过 即形成决议 在会议结束后须写入会议记录 并发给全体 与会成员和未到会成员 无论是否到会都应积极履行决议 对决议有异议的可在下 次会议上提出动议 5 没有参加会议的代表没有表决权 6 法定人数为总人数的 80 向下取整 6 20 礼仪方面 1 在他人发言时即使自己有不同的观点也不随便打断 2 尊重主持人 当主持人维持会场秩序时听从安排 3 尊重大多数代表的意见 当自己的意见不占多数时能体面地做出让步 4 发言前要举手 5 发言时不用起立 6 开会时不做与会议无关的事 旁听 1 当有同学到场旁听的情况下 由主持人给同学说明规则 2 由主持人灵活控制旁听同学与代表发言次序及次数 3 学生代表应给予旁听同学足够尊重 7 20 意见收集方法意见收集方法 学生代表权力来自于同学 需要保证充分代表同学的意见 所以及时收集意见和反馈工作 情况是有必要的 1 在会议之前接收到议题的同学需要在第一时间把议题内容发布在年级或班级群邮 件中 并欢迎非学生代表进行旁听 2 应充分尊重旁听同学的意见 3 各年级学生代表需要经常与本年级同学就各种议题进行交流 4 学代会任何文件无条件接受同学查询 5 在议题有重大争议问题时可公示 并由代表收集各年级同学意见 6 在决定重大议题时进行全民公投 此过程参见全民公投发起方案 7 每次会议后的会议纪要进行公示 8 由负责人负责于每学期第 10 周会议以及第 1 周会议后分别撰写半期工作总结和学 期工作总结 并进行公示 9 所有文件的具体公示方法详见 文件管理办法 8 20 对执委会监督及弹劾条例对执委会监督及弹劾条例 学代会监督权的形式包括 1 对执委会日常工作的主动了解及建议 2 对执委会预决算文件的审核 3 对执委会人事变动的审核 4 对学生会选举和各部门招新过程的监督 监督 1 参加执委会例会 a 学代会需要在执委会例会中派出代表进行旁听 b 代表在旁听过程中的发言除非已通过学代会表决 否则须声明仅代表个人 意见 c 代表在会议中所收集到的信息 需要整理后发布在学代会群里 2 对执委会提出建议 a 在日常工作中主动了解执委会工作 积极收集同学的意见和建议 b 得到对执委会的意见和建议后 代表可提起为一个议题 在会上进行讨论 达成解决方案后 有必要时可以以学代会的名义 由负责人与执委会主席 团进行交涉 提出意见 并要求其整改或反馈 c 及时把获得的反馈回复给提出意见的同学 3 对预决算文件的审核 a 学代会须审核执委会预决算文件 包括年初预算 半期结算 年末决算 和大于500元的临时预算 b 预算审查过程中以对其合理性审批为主 仅数额上提出建设性意见 c 决算和结算审查过程则主要对其与预算出入部分以及报表制作的规范性进 行审查 4 对执委会常规人事变动的审核 a 执委会各部门的招新过程学代会须派成员进行监督 到场代表需要做一些 必要的记录 b 执委会各个部门招新后需要提交一份新成员表格于学代会 由学代会与之 前监督时所作记录进行对比 但不需要学代会审核通过 c 各部门非部长成员辞职不需要通过学代会审核 但须递交说明性文件保证 学代会知情 5 部长及副主席辞职 a 部长及副主席辞职需要递交申请 递交辞职申请后 即表示个人明确 要求辞去该职务 不可撤回辞职申请 b 在学代会会议上讨论该申请 在此过程中递交申请的人员需要到场接 受询问 c 在学代会会议上通过该辞职申请 该申请才能生效 申请人才能卸任 9 20 d 学代会把审核通过的辞职申请加上学代会已通过字样公示 6 主席辞职 a 由主席递交申请 b 接到申请后的学代会需要组织一次听证会 学生会成员到场 并对全体学 生开放 会上辞职主席接受所有同学的意见 c 听证会过后学代会对主席的辞职进行内部审核 通过条件为学代会到会人 数的2 3赞同 d 最后学代会须把会议结果进行公示 弹劾 学代会应慎重行使弹劾权 其行使的对象为主席团成员 各部部长 以下为对非主席成员弹 劾办法 对于主席 需要召开全民公投进行弹劾 具体过程参见 全体学生投票决议办法 1 动用弹劾权需要在执委会成员发生严重违纪行为的情况下 如 a 执委会对意见拒不整改 反馈态度不积极 在沟通中不愿意进行交流 b 在选举等过程中没有遵守公平公开公正的行为 c 在学生会工作中利用职权为自己谋取私利或为他人谋取私利损害学生会 利益等 2 处罚的手段包括 批评 和 开除 a 批评 在对责任人指控通过后的较轻的处罚方案 具体为在各年级群 邮中公示调查报告后 公开批评 b 开除 最极端的手段 主要针对十分严重的违纪行为 且造成了非 常不良的影响 3 弹劾权的使用流程如下 a 由一名代表动议进行调查 该动议与一般动议一样需要附议 讨论和表 决 b 由负责人指派 或 无记名投票选举产生 一个 调查委员会 对该违纪行 为进行非公开调查 委员会成员由公认的正直而明断的代表组成 c 调查委员会可与被调查对象以及事件有关的人员在其自愿的情况下进行 交流 调查清楚事情的始末 找清责任人 在完成调查后进行由调查委 员会提交书面的调查报告 要求写明事件始末 责任人以及其有无或有 什么过错 是否应当或应当如何发起 指控 每个赞成这个结论的委员 会成员要在报告上签字 d 指控 的决议由负责人以正式通知的形式传达给被指控的相关责任人 可多人 在收到 指控 决议后 其有 7 天的时间准备自己的辩护 e 7 天后进行审理 具体审理流程如下 参照 罗伯特议事规则 第十版 p450 p452 页 i 主持人请所有除证人外的旁听人员回避 所有在场人员有责任 对会议内容保密 ii 主持人请秘书宣读 指控 如果被指控的责任人承认指控 10 20 那么没有必要再继续审理 而是直接讨论如何处罚 否则 按 照以下流程继续 iii 主持人解释一下接下来的审理流程 开篇陈词 控方在先 辩方在后 控方证人作证 辩方证人作证 如果有 双方出示反证 证明对方作证有不实之处 控方在 先 辩方在后 双方总结陈词 iv 在上述流程中 只允许控 辩双方发言 而且除询问证人之外 发言必须面向主持人 可以交叉询问 指由对方对本方证人进 行询问 每方至多询问同一证人两次 v 审理过程中 每一项指控都必须有一定的依据支持 可以通过 表决决定依据是否成立 可以根据审理的情况修改指控和依据 但只能缩小指控范围 不能增加新的指控 vi 如果表决结果是指控成立 那么会议继续讨论如何处罚 开 除 需要 三分之二表决 即赞成票达到总票数的三分之二 弃权不计入总票数 vii 请回被指控的对象 宣布结果 11 20 学代会纪律审查条例学代会纪律审查条例 纪律审查是必要的 但是必须慎用 在动用正式的纪律审查程序之前 尽可能寻找非正式 的解决办法 1 处罚的手段包括 批评 暂停会籍 和 开除 a 批评 包括会场上因多次违纪而被主持人 点名批评 和会场外因严重违纪而 被 公开批评 b 暂停会籍 指其代表资格被暂停 不能出席学代会的会议 不能以学生代表的 身份与各方交涉 当给予 暂停会籍 处罚时 应当明确暂停该代表会籍的时间 且最长不能超过一个月 暂停会籍 的决定应当向全校公布 如果该代表认错态 度良好 可视情况撤销对其的处罚 c 开除 最极端的手段 主要针对代表十分严重的违纪行为 且造成了非常不良 的影响 开除 的决定必须经过第 4 条中规定的纪律审查程序作出才能生效 2 对于轻微的违纪行为的处理办法 a 如果有代表在开会时不遵守议事规则 可由主持人或其他代表 请代表遵守秩序 对于顽固或者严重的违纪行为 在多次警告劝阻无效后 主持人可以 点名批评 并让秘书记录下违纪者的语言和行为记录下来 主持人的 点名批评 也要记录在 会议纪要中 b 如果有代表利用自己的代表身份做出损坏组织声誉 扰乱组织秩序 阻碍组织工作 的行为 造成了一定的不良影响 经学代会讨论表决通过 被审查的代表无权参与 投票 但有权参与讨论 可以给予该代表 公开批评 的处罚 具体处罚方法由 各代表商定 3 对于严重的违纪行为的处理办法 a 如果学生代表损坏组织声誉 扰乱组织秩序 阻碍组织工作 且造成了严重的不良 影响 可以启用以下的纪律审查程序 b 当会议需要进行纪律审查时 应当尽量在没有 非学生代表 在场的情况下进行 如果当前有 非学生代表 在场 除非有特殊需要 主持人有权要求其回避会议 c 由一名代表动议进行调查 该动议与一般动议一样需要附议 讨论和表决 d 由负责人指派 或 无记名投票选举产生 一个 调查委员会 对该代表的违纪行为 进行非公开调查 委员会成员由公认的正直而明断的代表组成 调查委员会可以与 被调查代表进行对话 且应当明确告知 如果他确实有问题 他应该首先寻求和解 或者申请退会 如果在学代会的会议上通过了该代表的退会申请 后续的指控和审 理工作就不用进行 否则就可能面对 指控 和 审理 e 委员会完成调查之后 需要以决议的形式在学代会的会议上书面提交调查结果 要 么声明此代表 没有过错 要么声明此代表 确实存在过错 并概括说明调查的过 程以及所提出的 指控 每个赞成这个结论的委员会成员要在报告上签字 f 指控 的决议由秘书以正式通知的形式传达给被指控的代表 从向其发出通知的时 刻起 其所有的 学生代表权利 除了跟审理有关的权利之外 被暂停 在收到 指 控 决议后 其有 7 天的时间准备自己的辩护 g 具体审理流程如下 参照 罗伯特议事规则 第十版 p450 p452 页 i 主持人请所有 非学生代表 回避 作为证人的 非学生代表 可留在会 场 所有在场人员有责任对会议内容保密 12 20 ii 主持人请秘书宣读 指控 如果被指控的代表承认指控 那么没有必要再 继续审理 而是直接讨论如何处罚 否则 按照以下流程继续 iii 主持人解释一下接下来的审理流程 开篇陈词 控方在先 辩方在后 控方证人作证 辩方证人作证 如果有 双方出示反证 证明对方作证有不实之处 控方在先 辩方在后 双方总结陈词 iv 在上述流程中 只允许控 辩双方发言 而且除询问证人之外 发言必须 面向主持人 可以交叉询问 指由对方对本方证人进行询问 每方至多询 问同一证人两次 v 除被指控的代表外 所有的学生代表 无论他在审理中是什么身份 都留 下来参与讨论和表决 非学生代表 需要回避 vi 审理过程中 每一项指控都必须有一定的依据支持 可以通过表决决定依 据是否成立 可以根据审理的情况修改指控和依据 但只能缩小指控范围 不能增加新的指控 vii 如果表决结果是指控成立 那么会议继续讨论如何处罚 开除 需要 三 分之二表决 即赞成票达到总票数的三分之二 弃权不计入总票数 viii 请回被指控的代表 宣布结果 4 辞职 a 决定辞职的代表须在例行会议上书面提交辞职申请 并签字 递交辞职申请后 即 表示个人明确要求辞去学生代表的职务 不可撤回辞职申请 b 辞职申请由秘书转发给所有代表 每位代表可以非正式地讨论该代表的辞职申请 c 在下一次的例行会议上 正式讨论该代表的辞职申请 并进行表决 表决比例要求 三分之二表决 如果表决通过 该代表辞职申请就被批准 并不设顶替 5 会议考勤办法 a 每位代表的到场情况和到场时间由秘书记入会议记录 并随会议纪要一起公示 请 假 迟到或缺席的代表必须向秘书说明原因 并由秘书记入会议记录 b 请假 如果代表由于特殊情况会迟到或缺席 须提前通知秘书 一般情况至少提前 半天 并由秘书报告给负责人 负责人根据请假情况可调整会议开始时间 请假 理由需要在会上进行表决 若表决未通过则仍然算迟到 缺席 c 迟到 会议开始后 5 分钟到场 即视为迟到 在一个任期内迟到超过 3 次 取消该 代表下次竞选学生代表的资格 并 公开批评 与会议记录一起张贴 屡犯不改 的 可执行纪律审查程序将其开除 d 缺席 会议开始后 30 分钟内未到场 即视为缺席 在一个任期内缺席超过 1 次 取消该代表下次竞选学生代表的资格 并 公开批评 与会议记录一起张贴 屡 犯不改的 可执行纪律审查程序将其开除 6 未尽事宜 参照 罗伯特议事规则 第十版 13 20 学代会文件管理办法学代会文件管理办法 文件种类 1 宪章修正案 2 执委会递交文件 人事任免文件 常规财政预算结算 大于 500 元的临时财政预算 3 学代会内部文件 代表提案 学代会章程 对同学意见的反馈 4 与校方有关的文件 学校所做有关学生的决策 对校方的意见和建议 5 记录性文件 会议记录 学代会工作总结 文件按具体情况可进行添加 处理方案 1 宪章修正案 严格按照修宪规则来实行 2 审核文件 a 提前递交文件 i 递交到群邮 并由执委会配合负责人通知到每一个代表 ii 常规文件如常规人事任免 执委会工作报告 常规财政预算结算 须 提前至少三天 若未达到提前天数递交文件 学代会有权拒绝审议 iii 临时文件如临时预算 由文件的递交方与负责人协商尽早递交文件 也可临时召开紧急会议 b 代表阅读文件 i 在此期间可自由与文件递交人讨论 ii 代表须于会议开始前至少六个小时在群邮里发消息表示对此文件的 意见 没有意见也需要表达没有意见 iii 由秘书催促代表给出意见 并负责收集意见反馈给文件递交方 iv 临时文件没有时间提前阅读可在会上进行阅读 并当场给出意见由 主持人收集 c 议题讨论前的准备 i 在审核此文件的议题开始之前 由主持人投影出整理后的各个代表 给的意见 并由文件的递交方给出解释或处理意见 ii 此过程可以进行询问但不允许辩论 d 开始议题的讨论 根据学代会议事规则 e 修改 i 文件交还递交人修改后 仍然走递交文件 代表阅读文件 代表提 出意见 讨论的步骤 ii 根据修改量得大小可适当把时间缩短或在网络上进行这些工作 f 得到终稿 i 最后由学代会通过的文件成为文件终稿 ii 终稿与公示时的文件完全一致 iii 终稿通过的过程可在网上进行 但必须每位代表给出投票意见 负 责人负责提醒代表阅读并发表意见 3 撰写文件 a 初稿的撰写 i 由代表提出的提案须由该代表自己或组织一个小组撰写初稿 14 20 ii 如果是学代会共同的文件 则由负责人安排任务交给各个代表分别 撰写并统和成为初稿 b 在规定时间内上交整理好的初稿 最好为开会前三天 c 代表阅读初稿 i 在此期间可自由与文件撰写人讨论 ii 代表须于会议开始前至少六个小时在群邮里发消息表示对此文件的 意见 没有意见也需要表达没有意见 iii 由秘书催促代表给出意见 并负责收集整理意见 d 议题讨论前的准备 i 在审核此文件的议题开始之前 由主持人投影出整理后的各个代表 给的意见 并由文件的撰写人给出解释或处理方案 ii 此过程可以进行询问但不允许辩论 e 开始议题的讨论 根据学代会议事规则 f 会议意见的整理 i 由秘书根据会议记录 整理得到修改意见 包括已经统一的意见以 及未统一的意见 并上传 ii 意见需要在会后一天内上传 g 意见处理 i 统一的意见直接修改 由负责人分配任务 ii 未统一的意见由提出该不同意见的各个代表撰写详细方案或理由 或由负责人分配任务 h 修改 i 文件修改后 仍然经过递交文件 代表阅读文件 代表提出意见 讨论的流程 ii 根据修改量得大小可适当把时间缩短或在网络上进行这些工作 i 得到终稿 i 最后由学代会通过的文件成为文件终稿 ii 终稿与公示时的文件完全一致 iii 终稿通过的过程可在网上进行 但必须每位代表给出投票意见 负 责人负责提醒代表阅读并发表意见 15 20 公示方案 1 执委会递交审核并通过的文件 由执委会进行公示 署学生会名 2 学代会内部文件在终稿通过后进行公示 3 文件终稿通过后两天内由秘书公示 4 公示分为纸质以及电子版 电子版发往各个年级或班级公邮 纸质版张贴在学校 各个公告栏 5 文件的公示期为一周 听取意见 1 在会议之前按照正常流程公示议题 初稿不公示但接受同学查阅 2 在文件公示期中 代表接受同学的质询 并对于可解释的问题 给提出质询的同 学进行解释 对于无法解释的问题须重新递交学代会讨论 3 在文件有重大争议问题时可公示出来 并由代表收集各年级同学意见 存档方法 1 文件的终稿由秘书分两份存档于网盘及移动硬盘中 2 分类 a 文件分年度存档 b 文件分类别存档 3 文件名为文件名加上文件编号 文件编号为为终稿得到的时间加类别加序号如 20130101Z001 意思为 2013 年 1 月 1 日执委会的递交文件 此文件为本年度此类 文件的第 001 份 4 存档后的文件接收同学自由查阅 文件与校方有关时的特殊处理方法 1 学校给出与同学有关的文件后由负责人交给上传至公邮 并通知各个代表进行 阅读 2 各个代表在两天内给出意见 若没有意见则不予讨论 若有代表提出意见则由 负责人整理并在下一次例会前上传群邮 3 各个代表阅读意见在会上进行讨论得到处理方式 如对同学收集意见 或撰写 文件给出对学校的反馈 后由负责人分配任务进行处理 4 将写好的文件在各个年级公邮中进行公示 接受同学意见 并修改原文件 修 改后的文件由负责人发给校方相关负责人 并将校方的反馈发到各个年级公邮 中 可视情况将文件在公告栏中张贴 会议记录和工作总结 1 秘书在每次会议后一天内整理出会议记录和会议纪要 并上传群邮 2 代表在群邮中表决通过会议记录和会议纪要 此步骤于下次会议之前完成 16 20 3 公示通过后的会议纪要 4 由负责人负责于每学期第 10 周会议以及第 1 周会议后分别撰写半期工作总结和 学期工作总结 处理方式与会议记录类似 各种文件模板 会议纪要模板 会议纪要 南方科技大学学代会 20130101Y001 时间 地点 主持人 记录人 参会者 旁听人员 会议结果 议题 1 内容 如学代会换届办法 结果 每班先提名本班代表 至少 1 名 至多 5 名 议题 2 如同学对会议结果有疑问 欢迎同学查阅具体会议记录 学代会公邮为 南方科技大学学生代表委员会 年 月 日 会议记录模板 17 20 会议记录 南方科技大学学代会 20130101J001 时间 地点 主持人 记录人 参会者 旁听人员 会议记录 议题 1 议题内容 提议人 动议 1 提议人 投票结果 赞成 票 反对 票 弃权 票 代表姓名